Dans Mews, vous configurez et personnalisez les fonctions des utilisateurs afin de fournir en toute sécurité à tous vos employés, via leurs comptes utilisateurs, l'accès minimal dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur travail grâce à leurs autorisations. Les autorisations sont gérées par le biais de fonctions. Vous attribuez des fonctions aux utilisateurs et chaque fonction contient un ensemble d'autorisations qui définissent les actions que l'utilisateur peut effectuer.

Cela signifie que vous pouvez :

• Créer des fonctions et les configurer avec des autorisations spécifiques.
• Attribuer à chaque employé, y compris aux nouveaux arrivants, une fonction spécifique, ce qui leur confère automatiquement les autorisations correspondantes sur leur compte utilisateur.
• Si vous disposez de Mews Multi-Property, vous gérez les autorisations de vos utilisateurs sur l'ensemble de vos multiples établissements, en créant des fonctions centrales à partir du compte de votre portefeuille. Cela signifie que vous attribuez à un utilisateur exactement les mêmes autorisations, correspondant à sa fonction dans tous vos établissements, via votre compte Mews Multi-Property. Pour en savoir plus sur les utilisateurs et les fonctions dans Mews Multi-Property, consultez ce guide.
• L'utilisation de fonctions pour gérer les autorisations des utilisateurs vous permet d'attribuer plusieurs autorisations à la fois. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de documenter ou de vous souvenir des autorisations exactes à activer pour chaque nouvel utilisateur, en fonction de ses fonctions. Cela permet de réduire le temps et les efforts nécessaires à la gestion de plusieurs établissements, tout en offrant un meilleur contrôle des autorisations des utilisateurs et en limitant le nombre d'utilisateurs disposant de droits plus étendus que nécessaire. Le nombre de fonctions que vous pouvez créer et configurer dans Mews n'est pas limité.

Grâce au système d'autorisations détaillé, les autorisations sont classées par domaine d'activité et vous pouvez les configurer pour des actions spécifiques telles que la consultation, la création, la modification, la suppression et l'exportation.

Au sommaire de ce guide :

• Configurer de nouvelles fonctions d'utilisateur
  • Si vous êtes un établissement Mews en cours d'implémentation
  • Si vous êtes déjà un établissement Mews
• Supprimer une fonction d'utilisateur
• Attribuer des fonctions aux nouveaux employés
• Configurer les fonctions d'utilisateur lors de l'ajout d'un nouvel établissement

 

Configurer de nouvelles fonctions utilisateur

 Dans Mews Operations, vous pouvez :

• Créer et personnaliser de nouvelles fonctions d'utilisateur au sein de votre établissement.
• Utiliser ou supprimer les fonctions d'utilisateur par défaut ou étendre les autorisations dans Mews Operations.

Mews propose des fonctions prédéfinies correspondant aux postes courants du secteur de l'hôtellerie. Vous pouvez utiliser ces fonctions telles quelles, ou les modifier et les dupliquer pour les adapter à vos besoins opérationnels.

Remarque : Si vous utilisez Mews Multi-Property et que vous avez configuré des fonctions centrales, vous pouvez les consulter dans votre compte d'établissement, mais vous ne pouvez ni les modifier ni les supprimer. Pour ce faire, rendez-vous dans votre portefeuille. Pour en savoir plus, consultez ce guide.

Si vous êtes un établissement Mews en cours d'implémentation

1. Dans Mews Operations, cliquez sur le menu principal > Gestion des utilisateurs > Fonctions La gestion des fonctions s'effectue sur la page Fonctions, qui sert de centre de contrôle des accès. Une liste de fonctions prédéfinies s'affiche.

Pour modifier une fonction prédéfinie

1. Faites défiler l'écran jusqu'à la fonction que vous souhaitez modifier et cliquez dessus.
1. Vous pouvez modifier le nom de la fonction, et
2. Cliquez sur le menu déroulant Modifier la fonction pour choisir les autorisations que vous souhaitez accorder à cette fonction.   
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Pour créer une nouvelle fonction

1. Cliquez sur Ajouter une fonction.
2. Saisissez les informations telles que le nom de la fonction et la catégorie de la fonction.
3. Cliquez sur le menu déroulant Autorisations attribuées* pour sélectionner les autorisations que vous souhaitez accorder à cette fonction au sein de votre établissement. 
4. Cliquez sur Créer.

Cette opération crée votre nouvelle fonction et l'ajoute à la liste. 

 

Si vous êtes déjà un établissement Mews

1. Dans Mews Operations, cliquez sur le menu principal > Gestion des utilisateurs > Fonctions.
2. Pour créer une nouvelle fonction, cliquez sur Ajouter une fonction.
3. Saisissez les informations telles que le nom de la fonction.
4. Cliquez sur le menu déroulant Autorisations attribuées* pour sélectionner les autorisations que vous souhaitez accorder à cette fonction au sein de votre établissement. ​​​​​​
5. Cliquez sur Créer.

 

Le nombre de fonctions que vous pouvez créer dans Mews n'est pas limité. Vous pouvez modifier à tout moment et aussi souvent que nécessaire la fonction que vous avez créée, y compris les autorisations qui y sont associées. Les utilisateurs bénéficient immédiatement de leurs autorisations mises à jour.

 

Supprimer une fonction d'utilisateur

Vous pouvez également supprimer une fonction d'utilisateur dans votre établissement.

Remarques :

• Vous ne pouvez pas restaurer les fonctions supprimées ; vous devez en créer une nouvelle.
• Si vous utilisez Mews Multi-Property et que des fonctions centrales ont été configurées, vous ne pouvez ni modifier ni supprimer ces fonctions depuis le compte d'un établissement individuel. Pour ce faire, rendez-vous dans le compte de votre portefeuille. Pour en savoir plus sur les fonctions centrales, consultez ce guide.

Pour supprimer une fonction d'utilisateur :

1. Dans Mews Operations, cliquez sur le menu principal > Gestion des utilisateurs > Fonctions.
2. Cliquez ensuite sur la fonction que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez ensuite sur dans le coin supérieur droit.
4. Cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression.

 

Attribuer des fonctions aux nouveaux employés

Lorsque vous définissez et configurez les fonctions d'utilisateur dans Mews, il est beaucoup plus simple, plus sûr et moins sujet aux erreurs

• d'attribuer des fonctions aux comptes utilisateurs de vos nouveaux employés au sein de votre établissement, ainsi que
• lors de l'attribution de fonctions aux comptes utilisateurs, lorsque vous ajoutez de nouveaux établissements à votre chaîne.

Pour attribuer des fonctions aux nouveaux employés

1. Dans Mews Operations, cliquez sur le menu principal > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs.
2. Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur à l'établissement pour ajouter un nouveau compte d'utilisateur.
3. Dans la section Fonctions et autorisations, cliquez sur l'une des options suivantes :
• Administrateur : pour activer toutes les autorisations. Les utilisateurs administrateurs peuvent également modifier le contenu de la fenêtre de modification de l'historique ; c'est pourquoi Mews recommande de n'utiliser cette option que pour les comptes d'employés occupant des postes à responsabilité.
• Fonctions : pour attribuer directement une fonction à partir du menu déroulant Sélectionner une fonction, que vous avez déjà créée et configurée avec des autorisations prédéfinies.
• Aucune autorisation : pour refuser toutes les autorisations.
4. Si vous sélectionnez Fonctions, choisissez une ou plusieurs fonctions.

Vous pouvez attribuer une ou plusieurs fonctions à un utilisateur. Les autorisations de plusieurs fonctions se combinent.

5. Saisissez les champs restants comme expliqué ici et cliquez sur Créer.

Cette opération crée le compte utilisateur de votre nouvel employé et lui attribue les autorisations que vous avez choisies pour lui.

 

Configurer les fonctions d'utilisateur lors de l'ajout d'un nouvel établissement

Lors de l'implémentation d'un nouvel établissement :

1. Mews importe les fonctions des utilisateurs de l'entreprise ainsi que l'entreprise dans un seul fichier.
2. S'il n'y a pas de fonctions d'utilisateur configurées à importer, Mews paramètre et configure automatiquement des fonctions prédéfinies pour un nouvel établissement.

Ces fonctions prédéfinies s'inspirent d'études de cas courantes dans le secteur de l'hôtellerie et vous pouvez les modifier après leur configuration.

Pour en savoir plus sur les différentes autorisations des utilisateurs dans Mews, consultez ce guide.

 

Cette opération permet de configurer et de personnaliser les fonctions des utilisateurs dans Mews Operations.