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NederlandsDans Mews Operations, vous pouvez ajouter des utilisateurs et leur attribuer des droits d'accès dans Mews. Vous pouvez consulter les utilisateurs existants, en ajouter de nouveaux ou les supprimer de Mews via l'écran Utilisateurs de Mews Operations. Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur, vous pouvez sélectionner les fonctions à lui attribuer, personnaliser ses autorisations et son accès à Mews. Pour en savoir plus, consultez le guide sur la gestion des autorisations des utilisateurs.
Remarques :
- Pour ajouter ou retirer un utilisateur dans Mews, vous devez posséder la fonction Administrateur ou disposer de l'autorisation Créer et gérer les utilisateurs.
- Pour des raisons de sécurité, à moins que vous ne soyez un Administrateur dans Mews, vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux utilisateurs administrateurs, ni donner des droits d'administrateur à un utilisateur, ni retirer des utilisateurs administrateurs.
- Vous devez vérifier votre identité pour autoriser votre compte Mews et pouvoir effectuer cette action. Pour en savoir plus, consultez le guide sur la vérification de votre identité dans Mews Operations.
Dans Mews Operations :
- Vous pouvez :
- Ajouter des utilisateurs avec les mêmes autorisations, ou moins d'autorisations, que vous.
- Attribuer l'autorisation « Recevoir les messages des clients » à un utilisateur qui dispose de l'autorisation « Afficher les données des clients », même si vous ne possédez pas vous-même cette autorisation.
- Vous ne pouvez pas :
- Retirer votre compte utilisateur du système ou modifier vos propres fonctions ou autorisations. Pour ce faire, vous devez demander à un autre administrateur de retirer votre compte utilisateur.
Au sommaire de ce guide :
Ajouter un utilisateur
Vous pouvez ajouter des utilisateurs sur l'écran Utilisateurs dans Mews Operations.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs en :
- Cliquez sur
Ajouter un nouvel utilisateur à l'établissement et en indiquant son adresse e-mail, à laquelle le système envoie automatiquement un e-mail d'invitation à accéder à son nouveau compte utilisateur.
- Pour accéder à Mews, l'utilisateur doit accepter l'invitation. Tant qu'elle n'a pas été acceptée, le compte de l'utilisateur a le statut « En attente ». Cette étape est nécessaire pour finaliser l'ajout d'un utilisateur dans Mews.
- Vous pouvez voir le statut des comptes utilisateur dans la colonne Statut. Cette colonne est très utile pour obtenir une vue d'ensemble de vos utilisateurs actifs, identifier les utilisateurs inactifs à retirer ou encore suivre les utilisateurs avec le statut En attente, c.-à-d. ceux auxquels une invitation a été envoyée.
- Lorsqu'un utilisateur accepte l'invitation, le système crée un compte Mews University afin que l'utilisateur concerné puisse accéder aux activités de formation qui correspondent au rôle que vous lui avez attribué.
En savoir plus sur la manière dont les employés peuvent accéder à leur compte utilisateur Mews.
Remarques :
- Vous ne pouvez attribuer à l'utilisateur que vous ajoutez que les mêmes autorisations que celles dont vous disposez vous-même.
- Mews envoie un e-mail au nouvel utilisateur pour lui indiquer comment procéder pour terminer de paramétrer son compte.
- Vous pouvez mettre à jour le nom d'un utilisateur uniquement si vous possédez l'autorisation « Créer et gérer les utilisateurs ».
- L'adresse e-mail que vous ajoutez doit être valide lorsque vous créez le compte utilisateur correspondant.
Pour ajouter un utilisateur :
-
Dans Mews Operations, allez dans le menu principal
> Gestion des utilisateurs > Utilisateurs :
-
Cliquez sur
Ajouter un nouvel utilisateur à l'établissement dans le coin supérieur droit. La fenêtre suivante s'ouvre :
-
Dans le champ E-mail *, saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur.
-
Cliquez sur le champ Parcours d'apprentissage * pour sélectionner le parcours d'apprentissage que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur :
Sélectionner le parcours d'apprentissage Mews University qui correspond à la fonction occupée par l'utilisateur
Sélectionnez le parcours d'apprentissage Mews University sur la base de la fonction occupée par l'utilisateur dans votre établissement.
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Parcours d'apprentissage |
Fonctions, responsabilités |
Directeur général | Pour les directeurs généraux, propriétaires d'établissements, PDG, ou les employés qui occupent un poste de direction. |
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Responsable financier |
Pour tout employé qui effectue des opérations financières et/ou qui travaille quotidiennement avec des rapports financiers. |
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Agent de réception |
Pour les réceptionnistes, agents de réception ou autres membres junior de votre département de réception. |
Responsable de la réception | Pour les responsables de la réception, superviseurs ou responsables de la répartition des chambres. |
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Agent du service d'étage |
Pour tout employé qui effectue des tâches de service d'étage ou de maintenance. |
Responsable du service d'étage | Pour les membres senior du service d'étage. |
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Administrateur des établissements |
Pour les responsables du projet d'implémentation et de la configuration du PMS au niveau de l'établissement, par exemple, le directeur informatique, le responsable des applications ou encore le responsable de la formation. |
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Responsable des réservations et des revenus |
Pour les employés qui occupent des rôles qui impliquent de gérer les réservations et les revenus. Ce parcours d'apprentissage peut également être attribué aux employés des départements commerciaux, tels que le directeur commercial ou le responsable du développement commercial. |
| Agent de réservations | Pour les membres junior du département responsable des réservations ou qui font partie d'une équipe qui gère les réservations, la facturation et la création de contrats de sociétés et d'agences de voyages. |
- Cliquez sur le champ Département pour sélectionner le département que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur. Vous devez créer un département avant de pouvoir l'attribuer à des utilisateurs.
- Cliquez sur le champ Responsable pour sélectionner le responsable de l'utilisateur, c.-à-d. son responsable hiérarchique. Vous pouvez également saisir le nom du responsable souhaité.
- Dans la section Fonctions et autorisations, vous pouvez choisir parmi plusieurs options, selon les autorisations que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur. En savoir plus sur le type d'accès que les différentes autorisations permettent à vos utilisateurs. Voici les options disponibles :
- Administrateur : pour attribuer toutes les autorisations à l'utilisateur. Remarque : Les utilisateurs avec cette autorisation peuvent également modifier la fenêtre de modification de l'historique. Nous vous recommandons donc de l'attribuer uniquement aux employés qui occupent un poste à haute responsabilité. De plus, en tant que bonne pratique de sécurité, nous vous recommandons également d'attribuer cette autorisation avec parcimonie, autrement dit, à un nombre limité d'employés.
- Fonctions : pour attribuer une fonction que vous avez déjà paramétrée avec des autorisations prédéfinies à l'utilisateur en cliquant sur le menu déroulant Fonctions *. Si aucune fonction n'apparaît dans la liste, vous pouvez apprendre à les mettre en place et à les configurer. Remarque : En tant que bonne pratique, nous vous recommandons d'attribuer au moins une fonction à la plupart des utilisateurs.
- Autorisations individuelles : pour attribuer des autorisations spécifiques à l'utilisateur. Si vous choisissez cette option, le champ Sélectionnez des autorisations * apparaît. À partir de là, vous pouvez choisir les autorisations que vous souhaitez attribuer au nouvel utilisateur. Remarque : En tant que bonne pratique, nous vous recommandons de ne pas utiliser cette option.
- Pas d'autorisation : pour restreindre considérablement les accès de l'utilisateur dans le système..
-
Dans la section Paramètres avancés, cochez la case Recevoir les messages des clients si vous souhaitez autoriser l'utilisateur à lire et à répondre aux messages des clients. Remarque : Vous pouvez attribuer cetteautorisation aux utilisateursqui disposent de l'autorisation « Afficher les données des clients », même si vous ne possédez pas vous-même cette autorisation. Une fois cette option activée, l'utilisateur peut voir les nouveaux messages, mais pas ceux qui ont été envoyés avant son activation.
-
Si, dans le cadre de ses fonctions, l'utilisateur gère de l'argent, cliquez sur le champ Caisses pour sélectionner la caisse que vous souhaitez lui attribuer. Remarque : Vous devez créer une caisse avant de pouvoir l'attribuer à des utilisateurs.
-
Cliquez sur
.
Une fois ces étapes effectuées, le système envoie une invitation par e-mail au nouvel utilisateur. Ce dernier doit l'accepter pour pouvoir être ajouté au système.
Vous pouvez vérifier les paramètres Fonctions et autorisations d'un utilisateur dans la fenêtre Utilisateur détaillée, comme dans la capture d'écran ci-dessous.
Partager des liens d'invitation
Si vous avez ajouté un nouvel utilisateur, mais que ce dernier ne s'est pas encore connecté à son compte Mews Operations, vous pouvez copier le lien d'invitation qui figure sur son profil et le lui envoyer, en guise de rappel. Si l'utilisateur ne peut pas accéder à la boîte de réception associée à son compte, cette étape est obligatoire. Remarque : Le lien d'invitation est disponible uniquement si le statut de l'utilisateur est « En attente », autrement dit, seulement si l'utilisateur ne s'est pas encore connecté à Mews Operations.
Pour partager le lien d'invitation d'un nouvel utilisateur :
- Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal
> Paramètres > Utilisateurs.
- Localisez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez copier le lien d'invitation dans la liste des utilisateurs. Pour aller plus vite, saisissez le nom de l'utilisateur dans la barre de recherche ou cliquez sur Filtrer par et utilisez les filtres disponibles.
- Cliquez sur le bouton
puis sur Afficher les détails.
- Vous accédez au profil de l'utilisateur concerné. Cliquez sur Copier le lien d'invitation.
- Envoyez le lien à l'utilisateur pour inviter ce dernier à se connecter pour la première fois à son compte. Remarque: vous pouvez partager le lien via tout autre moyen de communication que vous utilisez, par exemple Microsoft Teams.
Les utilisateurs peuvent se connecter à Mews Operations même s'ils ne sont pas présents physiquement dans votre établissement. De ce fait, il est crucial de supprimer les comptes utilisateur des anciens employés dès qu'ils ne travaillent plus dans votre établissement.
Remarques :
- Seuls les administrateurs ou les utilisateurs qui possèdent l'autorisation Créer et gérer les utilisateurs peuvent retirer un utilisateur.
- Retirer un utilisateur n'a aucun impact sur les actions que celui-ci a effectuées dans Mews Operations. Ainsi, votre système et vos données sont précis, ce qui est idéal à des fins d'audit.
- Si vous supprimez un utilisateur qui gère une équipe, Mews réattribue automatiquement les membres de son équipe au superviseur direct de l'utilisateur supprimé.
- Si l'utilisateur que vous souhaitez retirer est responsable d'un service Séjour, vous devez d'abord accéder aux paramètres du service et retirer cet utilisateur du champ « Employé responsable » avant de pouvoir le retirer du système. Pour en savoir plus, consultez le guide Créer ou supprimer un service supplémentaire.
Pour retirer un utilisateur :
- Dans Mews Operations, allez dans le menu principal
> Gestion des utilisateurs>Utilisateurs.
- Cliquez sur
à côté de l'utilisateur que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Retirer l'utilisateur comme ci-dessous :
- Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur Retirer pour confirmer. Remarque : Il s'agit d'une action irréversible.
Pour en savoir plus, consultez le guide Modifier un utilisateur dans Mews Operations
.