Nota: Este artículo hace referencia a un libro mayor antiguo de Mews Operations. Si tu propiedad utiliza la nueva función de Libros mayores,

• utiliza el nuevo Informe de actividad del libro mayor. El nuevo informe está diseñado específicamente para contables y proporciona una visión más completa de los saldos y operaciones del libro mayor. Puedes obtener más información en nuestro artículo de preguntas frecuentes.

El Libro de contabilidad de Mews Operations es un resumen de todos los perfiles de cliente con saldos impagados/no liquidados en sus cuentas. Los propietarios, managers, contables, recepcionistas y agentes de reservas pueden utilizar el libro de contabilidad para supervisar y gestionar los ingresos y gastos, así como para garantizar la exactitud de los informes financieros. Puedes utilizar el Libro de contabilidad en cualquier etapa de tus operaciones financieras diarias para registrar y rastrear los ingresos y gastos, reconciliar los pagos de los huéspedes y revisar los registros financieros de las propiedades para asegurarte de que son precisos y conformes a las normativas vigentes.

En la parte superior del informe, resaltado en naranja por el icono Pendiente de resolver, están los perfiles que requieren una acción inmediata, dado que los huéspedes ya han realizado el check-out. El Libro de contabilidad muestra los importes de las siguientes dos formas:

• Importes positivos adeudados a la propiedad por el cliente.
• Importes negativos adeudados al cliente por la propiedad.

Puedes ver los detalles de estas transacciones utilizando el informe en Modo Detallado. 

Para ver el Libro de contabilidad en Mews Operations,

• en la sección Finanzas del Dashboard, haz clic en   (Libro de contabilidad), o
• ve a Menú principal  > Finanzas > Libro de contabilidad.

En este artículo te explicamos:

• Cómo configurar los filtros de este informe
• Los campos del informe
• Las etiquetas de estado

Cómo configurar los filtros de este informe

Puedes ajustar los datos mostrados en el Libro de contabilidad utilizando los siguientes filtros:

• Modo
  • Detallado: Para ver una lista detallada que incluye cada artículo individual de las cuentas de los clientes.
  • Agrupado: Para ver únicamente los totales de los clientes.
• Tipo
  • General: Todas las cuentas de huéspedes con saldos pendientes, incluidos los gastos por cobrar (es decir, facturas).
  • Libro de huéspedes: Todas las cuentas de huéspedes con saldos abiertos.
  • Gastos por cobrar: Todas las cuentas con pagos pendientes o atrasados.
• Fecha: Selecciona una fecha y hora concretas para restringir los resultados del informe a un periodo de tiempo determinado
• Agrupar por: Indica en qué orden quieres que aparezcan las variables del informe:
  • Categoría contable: Para ver según las categorías contables utilizadas en tu propiedad.
  • Propietario de la cuenta: Para ver a todos los dueños de reservas con saldos abiertos, ordenados alfabéticamente por apellido.
  • Fecha de consumo: Para ver por orden cronológico desde el cobro más antiguo hasta el más reciente.
  • Servicio: Para ver el informe agrupado por servicios pedidos.
• Perfil: Para ver artículos de un perfil de cliente o empresa concreto. Nota: Para buscar un perfil, introduce cualquier parte del nombre del perfil. A continuación, haz clic en el perfil deseado para cumplimentar el campo automáticamente. 
• Tipo de perfil: Para ver los artículos asignados a una Empresa o Cliente
  • Empresa: Ver artículos asignados a empresas.
  • Cliente: Ver artículos asignados a clientes.
• Impuesto: 
  • Incluido: Para incluir impuestos en el informe.
  • Excluido: Para ver sólo los ingresos, sin impuestos. 

• Opciones:
  • Resaltar pagos abiertos: Este filtro resalta las cuentas en las que Mews contabiliza un pago abierto/no liquidado. Esta opción se aplica en países donde las propiedades pagan IVA al cerrar cuentas, como la República Checa, Alemania y Dinamarca. Siempre debes cerrar las cuentas abiertas con pagos completos, incluyendo depósitos.

• En el caso de propiedades que pagan IVA al liquidar una cuenta, Mews selecciona esta opción por defecto.
• Para las propiedades en países que no pagan IVA al liquidar una cuenta, esta opción está disponible pero no se selecciona por defecto.

Campos del informe 

• La primera columna depende de tu selección en el filtro Agrupar por. En modo Detallado, el informe agrupa los artículos contables según una de las siguientes opciones. Puedes hacer clic en el botón + para ampliar un grupo y ver más detalles sobre los artículos individuales.
  • Categoría contable
  • Fecha de consumo
  • Propietario
  • Servicio
• Tipo de perfil: El tipo de perfil del propietario de los artículos Empresa o Cliente.
• Consumido: La fecha en que ese artículo fue consumido o contabilizado en la cuenta del cliente. Nota: la información de esta columna sólo se mostrará cuando ejecutes el informe en el modo Detallado.
• Cerrado: La fecha en que el artículo se pagó y se cerró. Esta columna aparecerá normalmente en blanco. Nota: la información en esta columna sólo aparecerá si ejecutas el informe en el modo Detallado.
• Ingresos pasados abiertos: Artículos consumidos pero que aún figuran en una cuenta abierta, por ejemplo, artículos del minibar cargados en las cuentas de los huéspedes una vez finalizada su reserva.
• Facturas sin pagar: Facturas emitidas, pero aún no saldadas.
• Prepagos abiertos: Prepagos registrados en cuentas que aún no se hayan cerrado.
• Ingresos futuros cerrados: Artículos que aún no se han consumido pero que ya han sido pagados y cerrados en la cuenta antes de la llegada (por ejemplo, el pago por un alojamiento no reembolsable para una reserva en el futuro). Mews recomienda no cerrar las cuentas antes de la fecha de salida, ya que no es posible cambiar los detalles de la reserva una vez cerrada la cuenta
• Libro de depósitos: Un resumen de todos los pagos (por ejemplo, depósitos), contra el cual no se han contabilizado todavía los ingresos consumidos.
• Libro de huéspedes: Un resumen general de todos los ingresos consumidos que no se han pagado o que están en una cuenta que aún debe cerrarse.
• Libro de contabilidad general: La suma total del Libro de Depósitos y el Libro de Huéspedes. Los valores positivos representan el importe total de los ingresos adeudados a la propiedad. Los valores negativos representan cualquier cantidad debida al cliente.

Etiquetas de estado

Mews marca artículos con etiquetas de estado para que puedas tomar las medidas necesarias.

Las etiquetas de estado son:

• Pendiente de resolver: Artículos que el huésped aún no ha consumido y que no tienen pagos para ser saldados. Nota: Cuando realizas el check-in de una reserva para el autor de la misma, Mews etiqueta el artículo usando el estado Pendiente de resolver y no En la propiedad por las siguientes razones:

• • El propietario de la reserva es el huésped y no el autor de la reserva.
  • En escenarios que implican depósitos, Mews cierra el depósito positivo contra el pago, y el depósito negativo permanece abierto con los artículos que el huésped aún no ha consumido. El autor de la reserva permanece en el Libro de contabilidad con una cantidad adeudada a la propiedad hasta que cierres la cuenta al final de la reserva. Una vez cerrada la cuenta, Mews elimina la etiqueta y no requiere ninguna acción.