Preguntas frecuentes sobre los libros mayores de Mews Operations

Puedes utilizar los libros contables de Mews Operations para gestionar y supervisar la actividad financiera de tu propiedad en las cuentas operativas y en las cuentas de los huéspedes. Puedes utilizarlos para hacer un seguimiento de los depósitos para futuras estancias, supervisar los saldos durante la estancia de un huésped y consultar el rendimiento financiero general. Puedes completar estas acciones durante tus operaciones diarias de finanzas o de atención al público, especialmente cuando gestiones check-ins, facturación o el cierre de tu periodo contable.

 

Para acceder a los libros mayores:

En Mews Operations, ve a menú principal > Finanzas > Libros Mayores.

 

En esta guía encontrarás respuesta a las siguientes preguntas frecuentes:

• ¿Dónde está ahora el informe de contabilidad?
• ¿Por qué veo discrepancias entre el Informe de contabilidad y el Informe de actividad del libro mayor?
• ¿Por qué veo diferencias entre los nuevos libros contables/informe de actividad de los libros y los valores de mi sistema de contabilidad?
• El libro de contabilidad tiene un aspecto diferente. ¿Puedo acceder al antiguo libro de contabilidad?
• ¿Dónde está la función de vincular los pagos a las reservas?
• ¿Sigue siendo necesario realizar una auditoría nocturna?
• ¿Puedo editar un asiento del libro mayor realizado en el pasado?
• ¿Cómo investigo una entrada?
• ¿Puedo acceder a versiones anteriores del Balance de comprobación?
• ¿Por qué faltan algunos de mis datos anteriores en los libros de contabilidad?
• ¿Por qué no puedo ver las fechas futuras?
• ¿Por qué aparece el error "No es posible abrir cuentas eliminadas" en el Libro de huéspedes?
• ¿Por qué veo cuentas cerradas en el libro de depósitos o en el libro de huéspedes?
• ¿Cómo puedo entender qué representa el libro sin ingresos y en qué se diferencia de los impuestos?
• ¿Por qué veo cuentas devueltas en el libro de depósitos o en el libro de huéspedes si compensan la cuenta original?

 

¿Dónde está ahora el informe de contabilidad?

Sigues teniendo acceso al Informe de contabilidad, pero ahora tiene un nuevo nombre. Para reflejar mejor su finalidad, Mews lo ha renombrado como Informe de pedidos.

 

¿Por qué veo discrepancias entre el Informe de contabilidad (Informe de pedidos) y el Informe de actividad del libro mayor?

Mews no cuadra los informes, y es un comportamiento esperado. El Informe de actividad del libro mayor es un nuevo informe construido sobre un nuevo marco en materia de informes. Los datos son inmutables, y el sistema gestiona las correcciones mediante principios contables de doble entrada. Mews diseñó el nuevo Informe de actividad del libro mayor para abordar algunas de las limitaciones de los informes existentes. Algunas de las principales diferencias son:

• la notificación de correcciones.
• la contabilización de noches cuando el sistema realiza el check-in de las reservas. El Informe de contabilidad permite cambios dentro del margen de edición de históricos, por lo que cualquier modificación realizada durante ese margen puede crear discrepancias entre los dos informes.

Puedes obtener más información al respecto en esta guía.

 

¿Por qué veo diferencias entre los nuevos libros contables/informe de actividad de los libros y los valores de mi sistema de contabilidad?

Mews diseñó originalmente las integraciones contables para utilizar los datos del Informe de contabilidad. Esto significa que es posible modificar los datos dentro del margen de edición de históricos, y que dichos datos no son inmutables.

Si utilizas una integración de contabilidad, actualízala para utilizar el nuevo punto final y ver los mismos datos inmutables en tu sistema contable. Si utilizas Omniboost para M3, QuickBooks o Xero, estas integraciones se han actualizado y están disponibles utilizando nuestro nuevo conjunto de datos contables. Omniboost sigue trabajando en la actualización de las integraciones restantes. Nota: Si tu integración de contabilidad no está gestionada por Omniboost, ponte en contacto con tu socio de integración para hablar sobre la actualización de la integración.

Una vez actualizada, puedes habilitar la integración actualizada en Mews Marketplace.

Si necesitas ayuda para activar o actualizar tu integración:

• Ponte en contacto directamente con tu socio de integración.
• Si experimentas problemas técnicos, envía un ticket de soporte a través del Asistente virtual de Mews.

 

El libro de contabilidad tiene un aspecto diferente. ¿Puedo acceder al antiguo libro de contabilidad?

Basándose en los comentarios de los usuarios, Mews ha actualizado los libros de contabilidad, y ahora están disponibles como libros independientes, en lugar de una única vista combinada. Si necesitas consultar datos históricos, todavía puedes acceder al Libro de contabilidad a través del enlace de la página Libros Mayores. Si accedes al antiguo libro mayor para ver datos en directo, en Mews nos gustaría saber por qué los nuevos libros mayores no satisfacen tus necesidades. Te rogamos que nos envíes tus comentarios a través del formulario que encontrarás al final de este artículo de ayuda.

 

¿Dónde está la función de vincular los pagos a las reservas?

Esta función se lanzó originalmente para ayudar a Mews a identificar con qué pago estaba relacionada una reserva. Tras consultar con los usuarios, Mews entiende que el pago ya está relacionado con la(s) reserva(s) en la misma cuenta, por lo que esta vinculación no es necesaria y puede deducirse del contexto dentro de cada cuenta.

Cuando el sistema procesa un pago automáticamente, Mews sigue vinculándolo a la reserva, si procede. Esto te permite ver,

• el motivo de tu propiedad para hacer el cobro
• a qué cuenta se aplica

Nota: No es necesario vincular manualmente los pagos a las reservas en Mews.

 

¿Sigue siendo necesario realizar una auditoría nocturna?

No es necesario realizar una auditoría nocturna manual. Mews cierra automáticamente el día siguiendo la configuración de tu día hábil.

 

¿Puedo editar un asiento del libro mayor realizado en el pasado?

No. Todos los asientos del libro mayor son inmutables. El sistema crea correcciones contabilizando una nueva contrapartida.

 

¿Cómo investigo una entrada?

Puedes usar el Informe de actividad del libro mayor para filtrar y consultar las entradas detalladas por libro, perfil, fecha o tipo de transacción.

 

¿Puedo acceder a versiones anteriores del Balance de comprobación?

Sí. Utiliza el selector de fechas para ver y descargar el Balance de comprobación de cualquier día laborable anterior a la fecha de publicación de los nuevos libros.

 

¿Por qué faltan algunos de mis datos anteriores en los libros de contabilidad?

Sólo puedes ver datos anteriores en los nuevos libros mayores a partir de la fecha de publicación.

 

¿Por qué no puedo ver las fechas futuras?

Los datos contables reflejan el momento en que se produce un evento y el sistema lo contabiliza en contabilidad. Puedes utilizar el Informe de pedidos para consultar previsiones y datos futuros.

 

¿Por qué aparece el error "No es posible abrir cuentas eliminadas" en el Libro de huéspedes?

Este error aparece porque la cuenta ya no existe en el sistema, aunque siga mostrándose en una instantánea del libro mayor.

 

Esta situación se produce cuando:

• La cuenta contiene artículos en el momento en que se genera la instantánea del libro mayor
• Mueves los artículos de la cuenta después de la instantánea
• Eliminas la cuenta una vez movidos los artículos
• Intentas abrir la cuenta desde la instantánea del libro mayor

 

Dado que el sistema elimina la cuenta, no es posible acceder a sus detalles.

 

Por ejemplo:

• Creas una cuenta y añades artículos
• El sistema genera una instantánea del libro mayor
• Mueves los artículos a otra cuenta
• Eliminas la cuenta original
• Abres la instantánea del libro mayor y seleccionas la cuenta eliminada
• Aparece el mensaje de error

Nota: Las instantáneas del libro muestran datos históricos. Si eliminas una cuenta después de la instantánea, no podrás abrirla desde esa vista.

 

¿Por qué veo cuentas cerradas en el libro de depósitos o en el libro de huéspedes?

Ves cuentas cerradas en el libro de depósitos o en el libro de huéspedes porque los informes de contabilidad siguen el principio de devengo. Esto significa que el sistema reconoce los ingresos cuando se prestan los servicios, no cuando la cuenta se cierra o se paga.

Una cuenta permanece visible en el libro hasta que se consumen y contabilizan todos los elementos incluidos en ella.

Por ejemplo, si cierras una cuenta antes de la estancia de un huésped o durante el check-in, la cuenta seguirá apareciendo en el libro hasta la fecha de check-out, cuando se contabilice la última noche.

• El libro muestra todos los elementos de la cuenta que se han consumido.

• Una cuenta cerrada o pagada puede seguir incluyendo elementos futuros.

• La cuenta desaparece del libro únicamente cuando se han contabilizado todos los elementos y el cliente ha pagado la cuenta.

Nota: Que una cuenta esté cerrada no significa que se hayan prestado todos los servicios. El libro refleja cuándo se consumen los servicios, no cuándo se paga la cuenta.

Este comportamiento garantiza que los datos financieros sean precisos y estén alineados con los principios contables.

 

¿Cómo puedo entender qué representa el libro sin ingresos y en qué se diferencia de los impuestos?

El libro sin ingresos representa pasivos, no ingresos. Muestra importes que cobras pero que no reconoces como ingresos obtenidos.

• Incluye impuestos aplicados a los ingresos, como el impuesto sobre el valor añadido o los impuestos estatales. El sistema muestra el importe del impuesto y la categoría contable está vinculada al elemento al que se aplica dicho impuesto.

• También incluye las tasas turísticas, tanto si las añades como producto como si las aplicas mediante una regla de producto.

Por ejemplo, cuando contabilizas un producto con impuestos, los ingresos se registran en un libro de ingresos, mientras que el importe del impuesto aparece en el libro sin ingresos como un pasivo.

Nota: Si cambias la clasificación de la tasa turística de un producto, el cambio solo se aplica a los productos creados posteriormente.

 

¿Por qué veo cuentas devueltas en el libro de depósitos o en el libro de huéspedes si compensan la cuenta original?

Ves cuentas devueltas en el libro de depósitos o en el libro de huéspedes porque el sistema registra cada evento contable por separado. Una devolución no elimina la cuenta original del libro.

El libro sigue el principio de devengo. Esto significa que los ingresos se reconocen cuando se prestan los servicios, no cuando una cuenta se paga o se devuelve.

Por ejemplo, si creas una cuenta y después aplicas una devolución completa, el sistema muestra:

• La cuenta original como ingreso registrado.

• La cuenta devuelta como reversión de ese ingreso.

Ambos registros permanecen visibles para garantizar la exactitud de los informes financieros.

• El libro muestra una pista de auditoría completa de todas las transacciones

• La cuenta original y la cuenta devuelta representan dos eventos contables distintos

• Las cuentas permanecen visibles hasta que se consumen y contabilizan todos los elementos incluidos en ellas

• Los elementos salen del libro de depósitos cuando comienza la estancia y empieza el consumo

Nota: Una cuenta devuelta no elimina la transacción original del libro. El sistema mantiene visibles ambos registros hasta que se consumen todos los servicios relacionados para garantizar la exactitud de los informes y la trazabilidad.