Hemos rediseñado la forma en que Mews realiza el seguimiento de la actividad financiera para ofrecerte visibilidad en tiempo real, precisión a prueba de auditorías y una conciliación diaria totalmente automatizada, sin trabajo manual ni estrés por las auditorías nocturnas.

 

Para acceder a los libros mayores:

En Mews Operations, ve a menú principal > Finanzas > Libros Mayores.

 

Este artículo aborda los siguientes temas:

• Novedades en los libros de contabilidad y en el balance de comprobación
• Los tres principales libros de contabilidad
• Cómo el Balance de comprobación contribuye a la precisión financiera
• Cómo utilizar los nuevos libros mayores y el balance de comprobación en cada rol
• El día hábil configurable
• Cambios relacionados

 

Novedades en los libros de contabilidad y en el balance de comprobación

Mews contabiliza ahora toda la actividad financiera (cargos, pagos, impuestos y créditos) de manera automática y en tiempo real en libros de contabilidad específicos. Estas entradas son inmutables: no se pueden editar ni sobrescribir. Cualquier corrección crea una nueva entrada, manteniendo un rastro claro y rastreable de cara a auditorías.

Ahora también tienes acceso a un Balance de comprobación diario, que resume los saldos de cada libro mayor y te ayuda a conciliar con más confianza, sin exportaciones manuales ni cálculos numéricos nocturnos. El informe se sincroniza con tu día hábil configurable. El sistema contabiliza las transacciones basándose en tu hora de cierre operativo, no en el reloj.

 

Los tres principales libros de contabilidad

1. Libro de depósitos

Realiza un seguimiento de los pagos recibidos antes de consumir una estancia o servicio (prepagos).

• Ejemplo: Un huésped paga un depósito una semana antes de su llegada o antes de un tratamiento de spa programado.
• Estos fondos se consideran un pasivo hasta que se entregue la estancia o el servicio.

2. Libro de huéspedes

Registra todos los cargos y pagos de huéspedes que han realizado el check-in en tu propiedad.

• Ejemplo: Durante una estancia, los cargos de la habitación, el desayuno y los artículos del minibar se registran en el libro de huéspedes.
• Este libro de contabilidad muestra los cargos consumidos y los pagos realizados hasta la fecha, ofreciendo una visión en tiempo real de lo que debe el huésped en cualquier momento de su estancia.

3. Libro mayor

Realiza un seguimiento de los saldos facturados aún no liquidados, normalmente facturados a empresas, agencias de viajes o huéspedes de larga estancia.

• Ejemplo: Una factura emitida a un cliente corporativo durante o después de la estancia, dependiendo de la configuración de facturación.
• Este libro representa las cuentas por cobrar de tu propiedad. Una vez que emites una factura, el sistema registra aquí el saldo, independientemente del estado de pago.

Cada libro mayor tiene su propia pestaña en la pantalla Libros mayores y puede filtrarse por fecha, perfil, propietario de la cuenta, etc.

 

Cómo el Balance de comprobación contribuye a la precisión financiera

El Balance de comprobación es tu instantánea financiera diaria, que ofrece un resumen completo de:

• Ingresos
• Partidas no relacionadas con los ingresos (por ejemplo, impuestos, ajustes)
• Pagos
• Saldos en cada libro mayor
• Posición financiera total del hotel

Mews genera automáticamente el informe al final del día hábil configurado, reflejando toda la actividad a partir de esa hora. Los datos se bloquean (inmutables) en función de la fecha de contabilización para garantizar la integridad de cara a auditorías.

• Dónde encontrarlo: En Mews Operations, ve a menú principal > Finanzas > Libros mayores > Balance de comprobación.
• Formatos de exportación: Excel o PDF.
• Vistas históricas: Utiliza el selector de fecha para acceder al informe de cualquier día hábil anterior.

 

Cómo utilizar los nuevos libros mayores y el balance de comprobación en cada rol

Personal de contabilidad

• Utiliza el Balance de comprobación para la conciliación diaria, mensual y de final de año.
• Accede al Informe de actividad del libro mayor para obtener una vista detallada a nivel de transacción.
• Exporta datos inmutables para su uso en auditorías, declaraciones fiscales o sistemas de contabilidad externos.

Personal de recepción

• Utiliza el Libro de huéspedes para ver al instante lo que deben tus clientes, sin necesidad de revisar las cuentas individualmente.
• Comprueba el Libro de depósitos para confirmar los prepagos antes del check-in o de la prestación del servicio.
• Reduce las sorpresas en el momento del check-out y responde más rápidamente a las preguntas de los clientes.

Personal de dirección

• Supervisa los saldos diarios y el rendimiento de todos los libros contables en tiempo real.
• Obtén visibilidad de las facturas impagadas o de los grandes pasivos de depósitos.
• Deja que el sistema gestione el cierre financiero diario sin intervención manual.

 

El día hábil configurable

Para ayudarte a gestionar los informes financieros y la conciliación en tu propiedad, puedes asegurarte de que tus informes y libros de contabilidad reflejan con exactitud la actividad real de tu negocio estableciendo tu jornada comercial de modo que incluya las transacciones que se producen después de medianoche, como los cargos de los puntos de venta o de los check-in tardíos. Completa esta configuración en los ajustes de tu propiedad en Mews Operations para evitar discrepancias entre los ingresos previstos y los declarados, o si tus operaciones suelen prolongarse hasta altas horas de la noche.

Una vez configurado, Mews utiliza la hora de cierre del día hábil definida para agrupar y calcular cargos e ingresos en informes y libros mayores. Esto garantiza un seguimiento más preciso de la actividad operativa, sobre todo si ésta continúa de madrugada.

Resultados clave: 

• Los cargos contabilizados después de medianoche pero antes de tu hora de cierre se registran como parte del día hábil anterior 

• Los ingresos se ajustan mejor a las operaciones reales (por ejemplo, cargos del restaurante a altas horas de la noche o tasas cobradas a clientes que no se presentan a la hora del check-in) 

• El Informe de administrador y los libros mayores utilizan la misma lógica, lo que reduce el esfuerzo a la hora de realizar la conciliación 

• Puedes ver los parámetros utilizados por el Informe de administrador en la pestaña Parámetros de la exportación 

 

Cambios relacionados

Como parte de este lanzamiento,

• El Informe de contabilidad y su archivo de exportación pasarán a llamarse Informe de pedidos para reflejar mejor su función en el nuevo sistema de libros de contabilidad.
• Se eliminará la vinculación de los pagos a las reservas: ahora los pagos se asociarán automáticamente a los artículos de la misma cuenta.
• Seguirás teniendo acceso completo al Libro de contabilidad original a través del enlace de la nueva pantalla de Libros mayores.
• Si cargas manualmente los datos en tu sistema de contabilidad, utiliza la exportación del Informe de actividad del libro mayor para obtener transacciones detalladas (actualmente solo disponible para descarga manual, aunque está previsto ofrecer la posibilidad de programar las exportaciones próximamente).