Conciliar periódicamente los datos financieros almacenados en tus libros es esencial para mantener la precisión en todos los sistemas contables. Mews actúa como tu principal fuente de confianza para ingresos, pagos y saldos contables. Garantizar que estos datos se reflejan correctamente en otros sistemas conectados ayuda a la preparación para las auditorías y a facilitar los procesos de cierre de fin de mes. 

 

La conciliación periódica de los libros financieros permite a los departamentos financieros: 

• Identificar y corregir las discrepancias de contabilización 
• Confirmar que los pagos externos coinciden con los registros internos 
• Validar los saldos del libro mayor antes de exportarlos al software de contabilidad 
• Mantenerse preparados de cara a auditorías y agilizar los cierres mensuales 

 

En este artículo te explicamos: 

• Cómo conciliar tus libros en Mews Operations 
  • Paso 1: Conciliar los datos dentro de Mews 
  • Paso 2: Conciliar con sistemas externos 
  • Paso 3: Conciliar con el software de contabilidad 

 

Cómo conciliar tus libros en Mews Operations 

Para conciliar tus libros en Mews Operations, primero tienes que acceder al informe Balance de comprobación. Este informe te proporciona un resumen de alto nivel de la actividad financiera clave de un día seleccionado, incluyendo: 

• Ingresos 
• No ingresos  
• Pagos 
• Saldos del Libro de huéspedes, Libro mayor y Libro de depósitos

 

Para conciliar tus libros, sigue los pasos descritos a continuación:  

 

Paso 1: Conciliar los datos dentro de Mews 

Paso 1.1: Conciliar los totales del Balance de comprobación 

1. Utiliza los totales de alto nivel del Balance de comprobación para confirmar que los saldos y movimientos son consistentes y se transmiten correctamente. 
2. Comprueba el Saldo arrastrado: Confirma que el saldo arrastrado coincide con el Saldo final del día anterior. 

   Nota: El Saldo arrastrado y el Informe del libro contable (General) deberían coincidir. Las discrepancias se producen cuando:

   • utilizas la función de depósitos.
   • realizas cambios en el margen de edición de históricos.
   • procesas check-ins tardíos. Los antiguos libros de contabilidad contabilizan los datos según la fecha de consumo, mientras que los nuevos libros de contabilidad contabilizan después del check-in.

 
 

 

3. Comprueba que los créditos son iguales a los débitos: Asegúrate de que el Saldo de cierre es igual al Saldo total del libro mayor. Este proceso permite validar que las diferencias acumuladas entre los ingresos obtenidos y los pagos recibidos se reconcilian con los saldos acumulados en el Libro de depósitos, Libro de huéspedes o Libro mayor.

 
  

1.2 Conciliar el Balance de comprobación con informes detallados 

Si detectas alguna discrepancia o deseas investigar más a fondo, puedes examinar los detalles subyacentes utilizando otros informes de Mews para asegurarte de que los totales del balance de comprobación están respaldados por transacciones individuales.  

1. Informe de actividad del libro mayor: 
   1. Confirma que los totales de Ingresos, No ingresos y Pagos coinciden con los del balance de comprobación. 
   2. Verifica los desgloses por categoría contable. 
       
       
2. Informes (Libro de huéspedes, Libro mayor y Libro de depósitos): 
    Para cada libro: 
   1. El Saldo del día anterior en el balance de comprobación debería coincidir con el saldo final del libro el día anterior. 
      
      Por ejemplo:
      
      Balance de comprobación el 10/06
      
      Libro de depósitos el 9/06. 
       
   2. El Saldo del día actual debe coincidir con el saldo final del día actual. 
      
      Por ejemplo
      
      Balance de comprobación el 10/06
      
      Libro de depósitos el 10/06 
       
   3. El movimiento del libro debe coincidir con la suma de operaciones del Informe de actividad del libro mayor para ese libro. Puedes obtener más información sobre el seguimiento de saldos entre libros mayores en el artículo de ayuda Informe de actividad del libro mayor. 
      
       
       

 

Paso 2: Conciliar con sistemas externos 

Para asegurarte de que Mews está alineado con sistemas externos como proveedores de pago y TPV, verifica lo siguiente: 

1. Puntos de venta: Utiliza la pestaña Puntos de venta del Balance de comprobación para cotejar la actividad de cada punto de venta con los registros de tu sistema TPV. 
2. Pagos: 
   1. Pagos en efectivo: Concilia con el efectivo recibido físicamente. 
   2. Pagos con tarjeta: Concilia los totales con el terminal de tarjetas  
   3. Transferencias bancarias: Concilia con tus extractos bancarios. 
3. Pagos en línea: Concilia con la exportación del Informe de pagos . 
4. Pagos: Para conciliar los pagos reales con el dinero recibido, utiliza el Informe de transacciones. 
5. Ingresos de POS: Si utilizas sistemas TPV externos, comprueba que los ingresos contabilizados en categorías contables específicas coinciden con los informes de esos sistemas. 

Paso 3: Conciliar con el software de contabilidad 

Por último, confirma que los datos exportados o sincronizados en tu programa de contabilidad reflejan con exactitud el balance de comprobación y los informes del libro mayor en Mews. 

 

Para hacerlo puedes: 

• Generar un resumen diario en tu programa de contabilidad. 
• Cotejar los ingresos, impuestos y pagos con los totales de Mews. 
• Validar que los asientos se ajustan a los códigos contables o del libro mayor correctos. 

 

Nota: Para eliminar discrepancias, asegúrate de actualizar el método de importación a tu sistema contable para utilizar los nuevos datos contables del libro mayor.

 

Ahora ya sabes cómo auditar los saldos de tu libro mayor para su validación interna en Mews, y cómo cotejar los saldos de tu libro mayor con el software de contabilidad externo para asegurarte de que tus datos financieros son precisos, completos y están listos para su auditoría.