Let op: Dit artikel heeft betrekking op een eerder overzichtssysteem in Mews Operations. Als je accommodatie de nieuwe Overzichtsfunctie gebruikt:

• gebruik dan het nieuwe Activiteitenrapport accountingoverzichten. Het nieuwe rapport is speciaal ontworpen voor accountants en biedt een completer overzicht van overzichtssaldi en transacties. Meer informatie vind je in ons artikel Veelgestelde vragen over overzichten in Mews Operations.

HetAccountingoverzicht in Mews Operations is een overzicht van alle gastprofielen met onbetaalde/niet-verrekende saldi op hun accounts. Accommodatie-eigenaren, managers, accountants, receptie- en reserveringsmedewerkers kunnen allemaal het overzicht gebruiken om omzet en kosten bij te houden en zo voor nauwkeurige financiële rapportage zorgen. Je kunt het Accountingoverzicht in elke fase van je dagelijkse financiële activiteiten gebruiken om omzet en uitgaven te registreren en bij te houden, betalingen van gasten te verwerken en de financiële gegevens van de accommodatie te controleren op juistheid en compliance.

Bovenaan het rapport, gemarkeerd in het oranje met de tag Af te handelen, zijn de profielen waar onmiddellijke actie voor nodig is, omdat de gasten uitgecheckt hebben. Het Accountingoverzicht geeft bedragen op de volgende twee manieren weer:

• Positieve bedragen die nog aan de accommodatie betaald moeten worden door de gast.
• Negatieve bedragen die door de accommodatie aan de gast verschuldigd zijn.

Je kunt de details van deze transacties bekijken door de optie Gedetailleerde modus van het rapport te filteren. 

Om het Accountingoverzicht in Mews Operations te bekijken:

• klik op het dashboard in het gedeelte Financiën op , of
• ga naar het hoofdmenu > Financiën > Accountingoverzicht.

In dit artikel leer je meer over:

• De filters in het rapport instellen
• De velden in het rapport begrijpen
• Statuslabels

De filters in het rapport instellen

Je kunt data in het Accountingoverzicht verfijnen met de volgende filters:

• Modus
  • Gedetailleerd: Bekijk een gespecificeerde lijst met elk item dat op gastaccounts staat.
  • Gegroepeerd: Bekijk alleen de gast-totalen.
• Type
  • Algemeen: Alle gastaccounts met openstaande saldi, inclusief nog te ontvangen betalingen, d.w.z. facturen.
  • Gastenoverzicht: Alle gastaccounts met openstaande saldi.
  • Nog te ontvangen: Alle accounts met openstaande of achterstallige factuurbetalingen.
• Datum: Selecteer een specifiek tijdstip en datum waarvoor je het rapport wilt bekijken.
• Groeperen op: Geef aan in welke volgorde je de rapportvariabelen wilt weergeven.
  • Accountingcategorie: Weergave in volgorde van de accountingcategorieën die gebruikt worden in je accommodatie.
  • Eigenaar van rekening: Bekijk alle eigenaren met openstaande saldi, alfabetisch op naam gerangschikt.
  • Verbruiksdatum: Weergave in chronologische volgorde, beginnend met de oudste betaling tot aan de meest recente.
  • Dienst: Bekijk het rapport gegroepeerd op de bestelde diensten.
• Profiel: Bekijk items van een specifiek gast- of bedrijfsprofiel. Let op: Om een profiel op te zoeken, tik je een deel van de profielnaam in. Klik dan op het gewenste profiel om het veld automatisch in te vullen. 
• Profieltype: Bekijk items die zijn toegewezen aan Bedrijven of Gasten.
  • Bedrijf: Bekijk items die aan bedrijven zijn toegewezen.
  • Gast: Bekijk items die aan gasten zijn toegewezen.
• Belasting: 
  • Inclusief: Maak belasting in het rapport inbegrepen.
  • Exclusief: Bekijk alleen omzet, zonder belasting. 

• Opties:
  • Markeer open betalingen: Dit filter markeert accounts waarvoor Mews een open/niet-verrekende betaling opboekt. Deze optie is van toepassing in landen waar accommodaties de btw op het moment van het verrekenen betalen, zoals Tsjechië, Duitsland en Denemarken. Je moet openstaande rekeningen met volledige betalingen, inclusief aanbetalingen, altijd sluiten.

• Voor accommodaties die btw betalen wanneer ze een rekening verrekenen, selecteert Mews standaard deze optie.
• Voor accommodaties in landen die btw niet betalen wanneer ze de rekening verrekenen, is deze optie beschikbaar, maar niet standaard geselecteerd.

De velden in het rapport begrijpen 

• De eerste kolom is afhankelijk van je selectie bij het filter Groeperen op. In de Gedetailleerde modus worden accountingitems gegroepeerd op een van de volgende opties. Klik op de +-knop om een groep uit te klappen en meer details te bekijken over individuele items.
  • Accountingcategorie
  • Verbruiksdatum
  • Eigenaar
  • Dienst
• Profieltype: Het profieltype van de item-eigenaar, Bedrijf of Gast.
• Verbruikt: Datum waarop het item werd verbruikt of op de gastrekening werd opgeboekt. Let op: De informatie in deze kolom alleen wordt weergegeven als je het rapport in de Gedetailleerde modus uitvoert.
• Gesloten: Datum waarop het item werd betaald of gesloten. Deze kolom is meestal leeg. Let op: De informatie in deze kolom alleen wordt weergegeven als je het rapport in de Gedetailleerde modus uitvoert.
• Open omzet in het verleden: Items die verbruikt zijn maar nog steeds op een open rekening staan, bijvoorbeeld minibar-items die zijn toegevoegd aan gastaccounts nadat de reservering is afgelopen.
• Onbetaalde facturen: Facturen die zijn uitgereikt, maar nog niet zijn verrekend.
• Open vooruitbetalingen: Vooruitbetalingen die zijn opgeboekt op rekeningen die nog niet zijn gesloten.
• Gesloten toekomstige omzet: Items die nog niet zijn verbruikt maar al betaald zijn en op een rekening zijn gesloten voor aankomst, m.a.w. een niet-restitueerbare accommodatiebetaling voor een gast die in de toekomst verblijft. Mews raadt aan om de rekeningen niet voor vertrek te sluiten omdat je de details niet kunt wijzigen wanneer een rekening is gesloten.
• Aanbetalingsoverzicht: Een overzicht van alle vooruitbetalingen, oftewel aanbetalingen, waar nog geen verbruikte omzet tegen opgeboekt is.
• Gastenoverzicht: Een overzicht van alle verbruikte omzet die nog niet is betaald, of op een rekening staat die nog gesloten moet worden.
• Algemeen overzicht: Een totale som van het Aanbetalingsoverzicht en het Gastenoverzicht. Positieve waarden vertegenwoordigen het totale bedrag aan omzet dat verschuldigd is aan de accommodatie. Negatieve waardes vertegenwoordigen bedragen die terug te betalen zijn aan de gast.

Statuslabels

Mews markeert items met statuslabels zodat je de nodige acties kunt uitvoeren.

De statuslabels zijn:

• Af te handelen: Items die de gast nog moet verbruiken en waarvoor nog geen betaling is gedaan. Let op: Als je een reservering met een boeker incheckt, markeert Mews het item met Af te handelen en niet met In huis om de volgende redenen:

• • De gast is de eigenaar van de reservering en niet de boeker.
  • In gevallen waar aanbetalingen betrokken zijn, sluit Mews het positieve bedrag tegen de betaling en blijft de negatieve aanbetaling open met de items die de gast nog moet verbruiken. De boeker blijft op het Accountingoverzicht staan met een bedrag dat aan de accommodatie verschuldigd is totdat je de rekening aan het einde van de reservering afrondt. Nadat je de rekening sluit, verwijdert Mews het label en is er geen actie nodig.