L’intégration Police tchèque génère automatiquement des rapports qui contiennent toutes les informations client exigées par la police tchèque. Les rapports sont envoyés à l’adresse e-mail que vous spécifiez lorsque vous connectez l’intégration et sont générés au format requis pour pouvoir les importer sur le portail en ligne du bureau de la police des étrangers. Vous n’avez donc qu’une seule chose à faire : importer le rapport.
 

Avant que vous puissiez paramétrer cette intégration, vous aurez besoin de vous enregistrer auprès du bureau de la police des étrangers. Cette dernière vous transmettra votre code établissement (vous en aurez besoin pour connecter l’intégration) et vous donnera l’accès au portail en ligne sur lequel vous pourrez importer les rapports. Pour en savoir plus sur les informations requises par la police tchèque, cliquez ici.

Remarque : Il ne s'agit pas d'une intégration directe. Vous devrez importer manuellement le rapport généré sur la plateforme du bureau de la police des étrangers.

 

Étape 1 : Paramétrer l’intégration

Les rapports sont créés par compte établissement dans Mews Operations. Si les autorités locales dont vous dépendez exigent que vous créiez des rapports par adresse (plutôt qu’un seul rapport global pour l’ensemble de votre entreprise), vous devrez : a) créer une intégration Police tchèque pour chaque adresse, puis b) sélectionner toutes les catégories d’espaces comprises dans cette adresse lorsque vous paramétrez l’intégration.

1. Allez dans Menu principal > Marketplace.

2. Dans la section Environnement juridique, sous Intégration Police tchèque, cliquez sur Voir plus.

3. Cliquez sur Connecter.

4. Remplissez les informations relatives à votre établissement.
   - Utilisez le champ Catégorie d’espace pour choisir les catégories d’espaces à inclure dans le rapport. Cela est particulièrement utile si vous devez créer des rapports par adresse. Il vous suffit de sélectionner toutes les catégories d’espaces comprises dans cette adresse. Si vous ne sélectionnez pas de catégorie d’espace, toutes les catégories d’espaces seront incluses dans le rapport.
   - Dans le champ E-mails du destinataire, saisissez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer l’export. Il doit s’agir d’une personne qui travaille dans votre établissement. Cette personne publiera le rapport sur le portail en ligne de la police tchèque.
   - Si vous souhaitez transmettre le rapport de police chaque jour à une heure précise, saisissez le délai d’envoi du rapport (après minuit) dans le champ Heure d’exécution du rapport quotidien. Par exemple, si vous réglez l’Heure d’exécution du rapport quotidien sur 10 minutes, le rapport sera envoyé chaque jour à 0 h 10.

5. Cliquez sur Créer.

Remarque : Nous vous recommandons de générer le rapport le matin pour vous permettre d’avoir plus de temps pour corriger les éventuelles erreurs.
 

Étape 2 : Vérifier les profils client

Les informations contenues dans les rapports proviennent des profils client. Assurez-vous donc de remplir les informations requises pour tous vos clients. Vous recevrez un e-mail tous les jours vous rappelant de vérifier si les profils de vos clients sont complets pour le jour précédent l’export (dans la pratique, cela signifie que vous avez un jour entier pour vous assurer que tout est rempli avant de devoir transmettre le rapport).

1. Allez dans Menu principal > Profils > Rapport Profils client.

2. Dans les champs Début et Fin, saisissez la date d’hier.
   - Par exemple, si la date d’hier était le 25 janvier, sélectionnez 25/01/2019 à 12 h pour le Début et 26/01/2019 à 12 h pour la Fin.
   
   Remarque : Il est extrêmement important que vous définissiez le mode approprié pour toutes les intégrations de rapport des profils client afin de garantir la cohérence des données exportées. Si vous n’utilisez pas le mode approprié, l’export échouera et vous recevrez un message d’erreur. Mews a configuré tous les rapports de police de manière à exporter uniquement les rapports dans le mode légalement accepté. Dans Mews, ce rapport est généré par défaut avec le mode Arrivée.

3. Cliquez sur OK, puis sur Voir le rapport.

4. Complétez les profils avec des champs Obligatoire.
   - Toute personne faisant partie d’une réservation (titulaire de la réservation inclus) doit être ajoutée comme compagnon pour garantir l’exactitude de votre reporting.
   - Une fois que vous avez renseigné tous les champs requis par la police tchèque, le rapport sera classé comme complet à 100 %.

5. L’intégration génère automatiquement le rapport et il est envoyé à l’adresse e-mail que vous avez indiquée lorsque vous avez connecté l’intégration.

Étape 3 : Publier le rapport

Vous avez une fenêtre de deux jours pour importer le rapport sur le portail en ligne de la police tchèque. Par exemple, un rapport avec des informations client en date du 1er janvier doit être importé le 3 janvier.

1. Téléchargez le rapport (vous le recevrez par e-mail à l’adresse que vous avez indiquée dans le champ À lorsque vous avez connecté l’intégration).
   - Si vous ne recevez pas l’e-mail et qu’il n’apparaît pas dans vos courriers indésirables, veuillez contacter le support.

2. Importez-le sur le portail en ligne de la police tchèque.

3. Consultez le relevé du rapport émis par la police tchèque sur le portail.
   - Si tout est en ordre, vous n’avez rien de plus à faire.
   - Si le rapport présente des erreurs, vous devez compléter les informations manquantes et immédiatement republier le rapport. N’oubliez pas que le rapport est généré avec des informations datant d’il y a deux jours. Assurez-vous donc d’avoir sélectionné la bonne période lorsque vous vérifiez les informations manquantes dans les profils client.
    

Utiliser l’intégration

L’intégration rapporte les informations requises par la police tchèque. Si vous ne vous assurez pas que les profils client sont complets à 100 %, votre rapport est susceptible d’être rejeté. Afin d’éviter cela et de ne pas avoir à courir après les informations des clients de manière rétrospective, veillez à ce que votre équipe de réception connaisse précisément les informations qu’elle doit collecter lors du check-in. Les champs obligatoires sont les suivants :

• Prénom
• Nom
• Nationalité
• Date de naissance
• Papier d’identité
• Adresse
• Numéro de visa touristique, dans le cas où le client est originaire d’un pays qui exige un visa.

Remarque : Ces champs ne s'appliquent pas aux clients tchèques, car ceux-ci n'ont pas besoin d'être déclarés auprès de la police.