Cómo crear un presupuesto en Mews Events

Un presupuesto en Mews Eventos es una propuesta formal de servicios y tarifas que te ayuda a conseguir reservas para eventos. En un presupuesto puedes esbozar los detalles del evento, los precios y los servicios adicionales, garantizando la transparencia a los clientes potenciales. Un presupuesto bien configurado mejora las tasas de conversión al proporcionar ofertas claras y adaptadas a las necesidades del cliente. 

Los detalles que configures en un presupuesto siguen la plantilla, lo que garantiza la coherencia de los precios y las ofertas de servicios. Cuando envías el presupuesto a los clientes por correo electrónico, reciben un enlace específico donde pueden acceder al presupuesto y revisar la oferta. 

 

Nota: Cuando creas un presupuesto, Mews Events le asigna un identificador único, que puedes utilizar para seguir y procesar el presupuesto según los procedimientos internos de tu propiedad'. 

 

Para crear un presupuesto, primero tienes que configurar lo siguiente en Mews Eventos: 

• Dentro de Ajustes configura: 
  • Plantilla de presupuesto 
  • Plan de actos 
  • Términos y condiciones 
  • Políticas de cancelación 
• Dentro de Servicios configura: 
  • Servicios que quieres ofrecer a los clientes, por ejemplo, catering u ofertas especiales. 

 

En este artículo puedes aprender cómo configurar un presupuesto en Mews Eventos y enviarlo a los clientes: 

• Paso 1: Configurar la cabecera del presupuesto 
• Paso 2: Añadir servicios
• Paso 3: Añadir peticiones especiales 
• Paso 4: Añade ofertas especiales
• Paso 5: Selecciona una política de cancelación 
• Paso 6: Configurar el pago
• Paso 7: Configurar la presentación comercial
• Paso 8: Añade comentarios
• Paso 9: Revisar y enviar el presupuesto

 

Paso 1. Configurar la cabecera de la cita 

1. En Mews Eventos, ve al menú principal > Citas.
   
    
2. Haz clic en + Crear presupuesto. Nota: El botón Ir al motor de reservas abre una página en la que puedes añadir un presupuesto utilizando el motor de reservas. Esto es útil cuando un cliente llama con una solicitud de evento, pero sólo permite las opciones de configuración definidas en el tipo de evento. Los presupuestos creados en el motor de reservas aparecen en la cola "Por procesar" en Presupuestos.  
3. Configurar la cabecera de la cita. Nota: Los campos marcados con un asterisco * son obligatorios.
   
   Encabezado del presupuesto
   
   

   1. Haz clic en Encabezado de cita para ampliar la sección.
       
   2. En la sección Cliente, añade los datos de contacto, el país y la dirección del huésped de .
      Nota:
      • El sistema asigna automáticamente el número de presupuesto, y no puedes cambiarlo. 
      • El campo Identificador fiscal es obligatorio en algunos entornos jurídicos,por ejemplo, Bélgica.
      • Esta información se envía a Mews Operaciones. El sistema utiliza esta información para actualizar el perfil del cliente y la cuenta.
   3. En la sección Evento: 
      1. Escribe el nombre conciso e informativo del evento.  
      2. Selecciona el tipo de Evento. 
      3. Selecciona el tipo de cliente, basándote en los perfiles de Mews Eventos. 
      4. Elnombre del Plan debe reflejar la configuración en Planes de eventos, basada en tres valores:
         • Tipo de evento 
         • Tipo de cliente
         • Número de asistentes (capacidad).
           Cuando guardas la cabecera, el sistema encuentra la coincidencia más cercana y rellena el nombre del plan automáticamente. Nota: Si introduces un nombre de plan personalizado, el sistema puede anularlo. Si ningún plan de eventos coincide con la configuración, el nombre del plan será por defecto "Otros" y aparecerá como tal en Planes de eventos. 
      5. Configura las fechas de llegada y salida. 
      6. Introduce el número de asistentes. 
      7. En Idioma por defecto, selecciona el idioma por defecto para que tu presupuesto se muestre en el motor de reservas y en el correo electrónico que reciben tus clientes potenciales.  
   4. Opcionalmente, en la sección Correo electrónico, haz clic en + Añadir correo electrónico para configurar la dirección de correo electrónico a la que se enviarán las copias del presupuesto. Estos destinatarios sólo pueden ver el presupuesto y no pueden editarlo. 
   5. Opcionalmente, en Referencia cliente final, añade el número de referencia que aparecerá tanto en el presupuesto como en la factura de depósito. En la mayoría de los casos, es sólo para uso interno. 
   6. En el Buscador de lugares, selecciona un valor de las opciones disponibles.  
   7. Haz clic en Guardar.  

        

    

Paso 2: Añadirservicios

1. Haz clic en Servicios para ampliar la sección.
2. Haz clic en + Añadir servicio.
   
    
   
   
3. Haz clic en Tipo de servicio. 
4. Selecciona un servicio del menú desplegable y configura las opciones correspondientes. 
5. Haz clic en Añadir. 
6. Personaliza el servicio según proceda. Nota: El tipo de servicio "Otros" te permite utilizar valores negativos, por ejemplo, cuando quieras crear un descuento. 
7. Utiliza los iconos de acción disponibles en la parte derecha de tu servicio: 
   • Elimina un servicio 
   •   Duplica un servicio 
   •   Reordenar servicios
8. Para añadir más servicios, haz clic en + Añadir servicio. Nota: Puedes utilizar el botón + Duplicar un día para reutilizar la configuración y ahorrar tiempo al añadir servicios. 
9. Haz clic en Guardar. 

 

Paso 3: Añadir peticiones especiales 

1. Haz clic en Solicitudes especiales para ampliar la sección. 
2. Haz clic en + Añadir solicitud. 
3. Rellena el formulario:
    
      
   1. Añade el título de la solicitud.  
   2. Añade la descripción de la solicitud. 
   3. Selecciona la fecha. 
   4. Añade una breve descripción de la solicitud en el presupuesto. 
   5. Utiliza el control deslizante para marcar la solicitud como No se puede organizar, según corresponda. 
   6. Configura la cantidad y el precio. 
4. Para añadir más solicitudes, haz clic en + Añadir solicitud. 
5. Haz clic en Guardar. 

Aquí también puedes gestionar las solicitudes recibidas a través del motor de reservas. Indica si: 

• El cliente puede hacer una solicitud de forma gratuita. 
• Hay una tasa adicional vinculada a la solicitud. 
• No se puede organizar la solicitud. 

 

Paso 4: Añade ofertas especiales

1. Haz clic en Ofertas especiales para ampliar la sección.
2. Configura cualquier servicio gratuito, como aparcamiento, mejoras de categoría u otras ofertas para el huésped.  
3. Haz clic en Guardar. 

 

Paso 5: Selecciona la política de cancelación

1. Haz clic en Políticas de cancelación para ampliar la sección. 
2. Selecciona una de las opciones disponibles para ajustar la política de cancelación: 
   • Estricto 
   • Intermedio 
   • Flexible 
3. Haz clic en Guardar. 

Nota: Para personalizar las políticas de cancelación, ve a la sección Información legal en Configuración.

 

Paso 6: Configurar el pago  

1. Haz clic en Pago para ampliar la sección. 
2. Selecciona el tipo de pago. 
3. Configura la fecha de validez del presupuesto. Establece la fecha de caducidad del presupuesto si el cliente no paga el evento. 
4. Opcionalmente, para bloquear espacios durante todo el periodo de la cita, marca la casilla de opción Firme. 
5. Opcionalmente, para permitir que los clientes potenciales negocien contratos, marca el botón Mostrar contrapropuesta en el cuadro de presupuesto. 
6. Opcionalmente, para añadir un depósito, haz clic en + Añadir depósito. Configura el porcentaje de ingreso y el plazo de pago, según corresponda. 
    
7. Haz clic en Guardar.

 

Paso 7: Configurar la presentación comercial

1. Haz clic en Presentación comercial para ampliar la sección.
    
2. Selecciona las casillas para especificar los elementos que se muestran en el presupuesto. Puedes: 
   • Ocultar la sección "Extras 
   • Mostrar la proforma antes de la presentación comercial, y 
   • Ocultar política de cancelación. 
3. Opcionalmente, adjunta un archivo PDF o un enlace con contexto adicional,por ejemplo, las ofertas de tus socios comerciales o anuncios oficiales. 
4. Haz clic en Guardar. 

 

Paso 8: Añade comentarios 

1. Haz clic en Comentarios para ampliar la sección.
    
2. Utiliza los campos de texto libre para añadir: 
   • Comentarios internos: No son visibles en el presupuesto y son para uso interno de tu personal. 
   • Comentarios del cliente: Son visibles en el presupuesto y los puede ver el cliente. 
3. Haz clic en Guardar. 

 

Paso 9: Revisar y enviar el presupuesto 

1. Vuelve a comprobar la cantidad y las tarifas que figuran en Servicios. 
2. Para revisar la configuración, en la parte superior de la página de configuración del presupuesto, haz clic en > Vista previa del presupuesto. Esto abre una página aparte con tu presupuesto. 
3. Una vez verificado, haz clic en Confirmar y enviar. 
4. Haz clic en Confirmar en la ventana emergente del mensaje para compartir el presupuesto con el cliente. 

 

Esto crea un presupuesto que ahora aparece en la cola "A procesar" de la página principal de Presupuestos. 

 

Puedes obtener más información sobre cómo editar una cita en Mews Eventos aquí.