Pour transférer des prépaiements ou des soldes impayés depuis votre ancien système de gestion hôtelière (PMS), vous devez soit les saisir manuellement dans Mews en tant que paiements externes, soit utiliser la fonctionnalité d'acompte de Mews.

• Si vous avez déjà déclaré la TVA pour vos futurs séjours, vous devez utiliser les acomptes.
• Dans le cas contraire, vous devez ajouter un paiement externe.

Ajouter des paiements externes (TVA non déclarée)

Étape 1 : Créer une catégorie comptable pour les prépaiements 

1. Cliquez sur menu principal > Paramètres > Établissement.  
2. Cliquez sur Finances puis sur Catégories comptables. 
3. Cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit pour créer une catégorie comptable dédiée à ces prépaiements. 

Étape 2 : Activer l'option Règlement croisé

1. Cliquez sur menu principal > Paramètres > Établissement. 
2. Cliquez sur Finances puis sur Configuration comptable. 
3. Dans le champ Types de paiements externes, activez l'option Règlement croisé.

Étape 3 : Sélectionner la catégorie comptable pertinente  

1. Sur l'écran Configuration comptable, accédez à l'onglet Catégories comptables. Faites défiler la page jusqu'à la section Paiements externes et cliquez sur le menu déroulant sous Règlement croisé. 
2. Sélectionnez la catégorie comptable que vous avez créée. 

Étape 4 : Créer les profils client/de société 

Pour pouvoir débiter ces soldes, vous devez créer les profils client/de société correspondants. 

• Si vous utilisez un fichier d'importation, pour tous les séjours futurs, importez-le avec les réservations. 
• Si vous créez les réservations manuellement, créez les profils client avec les réservations. 
• Vous devez créer manuellement les comptes paymaster dans le système pour facturer des sociétés. 
• Pour les soldes ouverts concernant des réservations passées, en dehors de votre fenêtre de modification de l'historique, vous devez créer manuellement les profils client dans le système. Pour découvrir comment créer des profils client, consultez ce guide. Pour découvrir comment créer des profils de société, consultez ce guide.  

Étape 5 : Ajouter les soldes 

1. Recherchez le profil client souhaité.
2. Allez dans l'onglet Facturation. 
3. Trouvez la facture pertinente, cliquez sur la flèche à côté de Encaisser un paiement, puis sur Ajouter un paiement externe. 
4. Cliquez sur Paiement externe, saisissez le montant qui a été payé sous Montant et sélectionnez Règlement croisé sous Type. Cliquez ensuite sur Soumettre. 

Étape 6 : Vérifier les soldes transférés 

Une fois que vous avez ajouté tous les paiements, exécutez un rapport Comptable. Sélectionnez l'option « Catégorie comptable » dans le filtre Grouper par et comparez les montants finaux avec le rapport de votre ancien PMS afin de vous assurer que le solde est correct. 
 

Étape 7 : Clôturer la facture dans votre ancien PMS 

1. Raccourcissez la réservation du client dans votre ancien PMS et clôturez la facture (vous devez avoir le feu vert de votre comptable). 
2. Générez un rapport avec ces paiements. 
3. Créez les nuitées restantes avec le tarif correspondant pour une nuitée dans Mews et informez le client qu'il recevra deux factures distinctes. 

Vous savez désormais comment transférer des paiements depuis votre ancien PMS si vous n'avez pas déclaré la TVA.