Vous devez importer les réservations de séjour dans Mews Operations pour continuer à gérer les réservations qui commencent avant la mise en service et se terminent après la mise en service. Vous effectuez cette action lors de la migration du système, après avoir importé des réservations futures et avant de commencer vos opérations quotidiennes sur Mews Operations.

Avant d'importer vos réservations de séjour, veillez à importer vos réservations futures. 

Au sommaire de ce guide :

• Comment importer des réservations de chambres d'hôtel sur Mews Operations?
  • Étape 1 : Raccourcir la réservation dans votre PMS actuel
  • Étape 2 : Ajouter la réservation à Mews Operations
    • Ajouter les réservations manuellement (option recommandée)
    • Importer les réservations de recouche
      • Sélectionnez le fichier d'importation dans votre ordinateur.
      • Mettre à jour la feuille de calcul d'importation
      • Importer les clients
  • Étape 3 : Vérifier l'importation des réservations
  • Erreurs lors de l'importation
    • Erreurs dans Mews Operations
    • Erreurs dans le modèle
      • Format incorrect des dates du modèle
    • Le statut En attente ne s'actualise pas
  • Résoudre les problèmes d'importation

 

Comment importer des réservations de chambres d'hôtel sur Mews Operations?

Étape 1 : Raccourcir la réservation dans votre PMS actuel

1. Créez chaque réservation dans Mews Operations avec la nouvelle date d'arrivée, c'est-à-dire votre date no-go service. Par exemple, si votre date de mise en service est le 15 mars, la réservation doit commencer le 15 mars.
2. Clôturez le projet de loi. Les clients avec des réservations de recouche recevront deux factures pour leur séjour — l'une émise par votre ancien PMS (depuis la date d'arrivée jusqu'à la date de mise en service) et l'autre par Mews Operations (depuis la date de mise en service jusqu'à la date de départ).

• un exemplaire de votre ancien système de gestion hôtelière, de la date d'arrivée à la date de mise en service, et
• un à partir de Mews Operations, de la date de mise en service à la date de départ.

Étape 2 : Ajouter la réservation à Mews Operations

Vous pouvez ajouter manuellement des réservations de type "recouche" dans Mews Operations, ou en les important.

Ajouter les réservations manuellement (option recommandée) 

C'est l'option recommandée, car elle permet à votre équipe de s'entraîner à créer des réservations dans le système de réservation et de se familiariser avec le système avant la mise en service. Mews Operations et de se familiariser avec le système avant la mise en service. Utilisez cette option lorsque vous avez un nombre réduit de réservations à gérer. Si vous avez un grand nombre de réservations de séjours, la création manuelle peut prendre beaucoup de temps. Dans cette étude de cas, utilisez l'option importer.

 

Note: Si des réservations sont déjà importées automatiquement à partir d'un directeur/directrice de canal ou d'une agence de voyages en ligne, vous n'avez pas besoin de les recréer. Attribuez l'espace adéquat pour terminer l'installation.

 

Pour ajouter manuellement des réservations :

1. Dans le cadre de Mews OpérationsCréer chaque réservation
2. Fixez la date d'arrivée à votre date de mise en service. Par exemple, si votre mise en service a lieu le 15 mars, la réservation commencera le 15 mars.
3. Fixez la date de départ à la date de départ initiale.
4. Entrez leprix restant pour le séjour après la mise en service. Par exemple, une réservation séjourne pendant 3 nuits, mais seules les nuits 2 et 3 sont ajoutées à Mews. Mews a été mis en service le deuxième jour de la réservation. Vous ne devez maintenant ajouter le prix que pour les jours qui se trouvent sur Mews.

 

Importer les réservations de recouche

Vous pouvez également importer vos réservations de séjours dans Mews Operations. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes.

 

Importer la réservation à l'aide du modèle d'importation

Utilisez cette option si vous gérez un nombre important de réservations de type "recouche". Préparez et téléchargez le fichier en suivant la procédure décrite dans l'article d'aide. Comment télécharger et mettre en ligne un fichier d'importation.

 

Lors de la préparation du fichier d'importation, vous devez :

• Fixezla date d'arrivée à votre date de mise en service.
• N'incluez que les débits restants après la mise en service.
• Ajoutez le numéro de la chambre attribuée pour que le client reste dans l'espace qu'il occupe déjà.

 

 

Sélectionnez le fichier d'importation dans votre ordinateur.

1. Allez dans le menu principal : > Paramètres > Établissement.
2. Cliquez sur l'icône Importer des clients dans le coin supérieur droit.
3. Cliquez sur l'icône Télécharger le modèle vide , dans le coin supérieur droit. 

Mettre à jour la feuille de calcul d'importation

1. Ouvrez le fichier Excel.
2. Ajoutez la réservation avec la nouvelle date d'arrivée (votre date de mise en service).
3. Dans la colonne Prix total, ajoutez les coûts restants de la réservation. Ce prix ne doit pas inclure des sommes qui ont fait l'objet d'un règlement avant la mise en service.
4. Dans la colonne Numéro de chambre attribué, ajoutez le numéro de chambre correspondant dans Mews afin que les réservations soient attribuées correctement.
5. Enregistrez la feuille de calcul Excel.

Importer les clients

1. Dans Mews Operations, allez dans le menu principal > Paramètres > Établissement.
2. Cliquez sur l'icône Importer des clients dans le coin supérieur droit.
3. Sous Fichier, cliquez dans la zone grise pour télécharger le fichier sur votre ordinateur.
4. Cliquez sur Importer les clients. Vous recevez un e-mail une fois l'importation terminée.
5. Affichez le statut de l'importation dans la File d'attente des installations.

• Si l'importation échoue, cliquez sur l'importation pour afficher une liste détaillée des erreurs.
• Mews marque les importations réussies en vert avec la mention Succès dans la colonne d'état.

 

Étape 3 : Vérifier l'importation des réservations

Vérifiez le rapport Réservations pour vous assurer que les réservations ont été importées correctement :

1. Cliquez sur Rapport de réservation sur le Tableau de bord Mews ou allez dans le menu principal > Réservations > Rapport de réservation.
2. Dans le filtre Origines, sélectionnez Importation.
3. Cliquez sur Voir le rapport.

Erreurs lors de l'importation

En cas de problème avec l'importation, vérifiez le rapport d'erreurs pour en connaître la raison.

Pour voir le rapport :

1. Dans Mews Operations, allez dans le menu principal >Files d'attente>Installations.
2. Cliquez sur l'installation souhaitée dans la colonne Code pour afficher les erreurs. 

 

Erreurs dans Mews Operations

Vous devez corriger certaines erreurs directement dans Mews Operations, par exemple, en cas de faute de frappe dans le nom d'un produit. 

Pour corriger l'erreur :

1. Corrigez les informations incorrectes dans Mews Operations (par exemple, le nom de produit mal orthographié).
2. Allez dans le menu principal >Files d'attente>Installations.
3. Cliquez sur l'installation souhaitée, dans la colonne Code.
4. Cliquez sur l'icône Exécuter pour exécuter la tâche à nouveau.
5. Actualisez l'écran des éléments de la file d'attente d'installation pour mettre à jour l'état du téléchargement.

 

Erreurs dans le modèle

Certaines erreurs surviennent, car le système n'identifie pas les informations contenues dans le modèle. Voici les raisons les plus fréquentes :

• Allez dans Menu principal > Paramètres > Établissement.
• Le fichier utilisé est obsolète.
• Suppression de l'onglet Société du modèle.

Une fois que vous avez corrigé ces erreurs, vous pouvez importer le fichier dans Mews Operations.
 

Format de date incorrect dans le modèle

1. Ouvrez le modèle dans Excel.
2. Sélectionnez la colonne entière contenant le format de date incorrect (par exemple, Date d'arrivée).
3. Dans la barre d'outils, cliquez sur l'onglet Données.
4. Dans la section Outils de données, cliquez sur Convertir.

5. Assurez-vous que l'option Délimité est sélectionnée, puis cliquez sur Suivant.

6. Cliquez à nouveau sur Suivant. 
7. Sous Format des données en colonne, sélectionnez Texte.

8. Cliquez sur Terminer. 

 

Le statut En attente ne s'actualise pas

Si l'état du téléchargement sur l'écran des éléments de la file d'attente d'installation est en attente depuis longtemps, contactez l'équipe du service client de Mews pour qu'elle puisse enquêter.

Note : Ne téléchargezpas le fichier à nouveau. Si l'importation initiale a abouti et que vous réimportez le fichier, des doublons de vos réservations seront créés dans le système. Vous devrez les annuler manuellement, ce qui aura un impact négatif sur vos statistiques en matière d'annulation.

 

Résoudre les problèmes d'importation

1. En Mews Operations, allez dans le menu principal > Files d'attente > Installations.
2. Ouvrez l'élément d'installation.

À vérifier:

• Statut de l'importation
• Détails de l'erreur

3. Corrigez les problèmes éventuels dans le fichier ou dans Mews Operations, puis téléchargez à nouveau le fichier corrigé.

 

Les causes courantes d'erreurs sont les suivantes:

• Format de date incorrect, par exempleJJ/MM/AAAA.
• Modèle obsolète avec des noms d'en-tête incorrects
• Inadéquation entre le fichier et la façon dont les noms de chambres, de tarifs ou de produits apparaissent sur le site Mews.
• Surréservations ou chambres bloquées lorsqu'il n'y a pas d'espace disponible pour les dates de réservation.
• Références à des entités qui n'existent pas encore sur Mews, telles que des occupants, des sociétés ou des agences de voyages.
• Codes de pays incorrects, par exemple, utilisation de UK au lieu de GB