Gérer les réservations de groupe à l'aide d'une rooming list

Mews Operations

Dans Mews, la fonctionnalité « Rooming list » vous permet d'importer des données clients directement dans le profil client correspondant dans le système et d'appliquer automatiquement les préférences des clients en matière de chambre en une seule action, sans devoir mettre à jour chaque profil de la réservation de groupe de manière individuelle.

Pour ce faire :

  • Téléchargez une rooming liste vierge dans n'importe quelle réservation de groupe, puis
  • envoyez-la aux clients et importez-la, une fois dûment remplie, dans Mews Operations.
Remarque : Seuls les établissements qui ont opté pour les plans Advanced et Enterprise peuvent utiliser cette fonctionnalité.

 
Au sommaire de ce guide :

 

Étape 1 : Télécharger le modèle

  1. Trouvez une réservation de groupe en utilisant la barre de recherche ou en cliquant sur le calendrier sur le tableau de bord. Remarque : Si vous utilisez le calendrier, cliquez sur le bouton Gérer dans la fenêtre Smart detail.
  2. Accédez à l'onglet Groupes.
  3. Dans la section Rooming list, cliquez sur  Téléchargement pour télécharger un fichier Excel sur votre appareil. Le système y ajoute automatiquement les informations du titulaire de la réservation.
 
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Remarque : Assurez-vous de ne pas modifier la réservation entre le moment où vous téléchargez le modèle et le moment où vous importez le fichier dûment rempli dans Mews Operations.

 

Étape 2 : Remplir le modèle

À ce stade, vous devez envoyer le modèle à une personne qui fait partie de la réservation de groupe. Le fichier doit être rempli conformément aux instructions suivantes :

  • Les colonnes A à F ne doivent pas être modifiées (elles sont préremplies par le système).
  • Chaque ligne doit contenir les informations d'un client spécifique.
  • Si la colonne Identification client est vide, le système se base sur le champ Adresse e-mail pour déterminer le profil client à utiliser.

 

Si l'adresse e-mail correspond à un profil client existant dans Mews Operations, le système attribue l'espace à ce client.  Si l'adresse e-mail ne correspond à aucun profil client existant dans Mews Operations, le système crée un profil avec les informations qui figurent dans le fichier.

 

Remarques :

  • Si la rooming list contient des données client contradictoires, le système affiche le message d'erreur suivant : « Un compte client avec cette adresse e-mail existe déjà. ». Le système attribue un espace à un profil client de la rooming list uniquement si le champ Identification client du fichier Excel est vide. 
  • Vous ne pouvez pas ajouter d'adresse e-mail à un profil client existant si celle-ci figure déjà sur un autre profil client.
 

Explication des champs

ChampDescription
Numéro de confirmationLe numéro de confirmation de la réservation.
Catégorie d'espaceLa catégorie d'espace du séjour du client.
ChambreLa chambre du séjour du client.
Date d'arrivéeLa date d'arrivée du client.
Date de départLa date de départ du client.
Identification clientUn code unique qui identifie chaque client de la réservation de groupe. Remarque : Si vous modifiez ce champ, des erreurs peuvent survenir. 
E-mail L'adresse e-mail du client.
Nom de famille *Le nom de famille du client. Remarque : Il s'agit d'un champ obligatoire.
PrénomLe prénom du client.
SexeLe sexe du client, comme indiqué sur son passeport.
NationalitéLa nationalité du client. Remarque : Saisissez le code pays alpha-2 (ISO 3166), par exemple, pour la France, « FR ».
Date de naissanceLa date de naissance du client, au format JJ.MM.AAAA.
Pièce d'identitéLe type de pièce d'identité fourni par le client, par exemple, « Permis de conduire » ou « Passeport ».
Numéro de la pièce d'identitéLe numéro de la pièce d'identité du client. Remarque : Si le champ Pièce d'identité est renseigné, ce champ est obligatoire.
Pays de la pièce d'identitéLe pays qui a émis la pièce d'identité du client. Remarque : Saisissez le code pays alpha-2 (ISO 3166), par exemple, pour la France, « FR ».
Ville de délivrance de la pièce d'identitéLa ville qui a émis la pièce d'identité du client.
Date de délivrance de la pièce d'identitéLa date à laquelle la pièce d'identité du client a été émise, au format JJ.MM.AAAA.
Date d'expiration de la pièce d'identitéLa date d'expiration de la pièce d'identité du client, au format JJ.MM.AAAA.
 

Étape 3 : Importer le fichier dans Mews Operations

  1. Trouvez la réservation.
  2. Accédez à l'onglet Groupes et allez dans la section Rooming list.
  3. Cliquez dans la zone grise ou glissez-déposez-y le fichier pour l'importer. Trouvez la rooming list mise à jour et cliquez sur OK.
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  1. Cliquez sur Télécharger. Une fois ces étapes effectuées, la réservation est mise à jour dans Mews Operations.

Pour découvrir comment ajouter des réservations à un groupe, consultez ce guide.

 

 

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