Groepsreserveringen beheren met een kamerlijst

Mews Operations

De kamerlijst-functie in Mews laat je gastgegevens direct importeren naar de gastprofielen en automatisch kamervoorkeuren in een stap toepassen, zonder dat je individuele profielen van een reserveringsgroep hoeft bij te werken.

Om dit te doen:

  • Importeer een blanco kamerlijst van een groepsreservering, en
  • Stuur deze naar gasten en importeer hem daarna terug in Mews Operations.
Let op: Deze functie is alleen beschikbaar voor Enterprise- en Pro-pakketten.

 
In dit artikel kun je het volgende leren:

 

Stap 1: De template downloaden

  1. Vind een groepsreservering door deze in te voeren in de zoekbalk, of door naar de Tijdlijn te gaan via het Mews-dashboard en er daar op de klikken. Let op: Als je de Tijdlijn gebruikt, klik je in het 'Smart detail'-venster op Beheren.
  2. Ga naar het tabblad Groep.
  3. In het gedeelte Kamerlijst, klik je op Downloaden. Hierdoor begint een download van een Excel-bestand waar de gegevens over de reserveringseigenaar al in staan.
 
afbeelding.png

Let op: Zorg ervoor dat je geen veranderingen aan de reservering maakt tussen het downloaden van de template en het weer terug naar Mews te importeren.

 

Stap 2: De template invullen

Stuur de template vervolgens naar iemand uit de groepsreservering. Zorg ervoor dat ze het volgens deze specificaties invullen:

  • Wijzig niets in de kolommen A t/m F, die vooraf al ingevuld zijn.
  • Elke rij bevat individuele gastgegevens.
  • Als de kolom Gast identificatie leeg is, bepaalt het veld E-mail het gastprofiel dat gebruikt wordt.

 

Als het e-mailadres overeenkomt met een gastprofiel in Mews Operations, wijst Mews die gast toe aan de ruimte.  Als het e-mailadres niet met een gastprofiel in Mews Operations overeenkomt, creëert Mews een nieuw gastprofiel met de gegevens in het werkblad.

 

Let op:

  • Als de kamerlijst tegenstrijdige data van gasten bevat, geeft Mews de foutmelding Er bestaat al een gastaccount met dit e-mailadres. Mews wijst alleen een gastprofiel uit de kamerlijst toe als de Excel-rij geen Gast-ID bevat. 
  • Het is niet mogelijk om een e-mailadres toe te voegen aan een bestaand profiel terwijl een ander profiel al over dat exacte e-mailadres beschikt.
 

Uitleg over de velden

VeldBeschrijving
BevestigingsnummerHet bevestigingsnummer van de reservering.
RuimtecategorieDe ruimtecategorie van het verblijf van de gast.
KamerDe kamer van het verblijf van de gast.
AankomstdatumDatum waarop de gast aankomt.
VertrekdatumDatum waarop de gast vertrekt.
Gast identificatieEen unieke code die elke gast in de reserveringsgroep identificeert. Let op: Pas dit veld niet aan, hierdoor kunnen fouten optreden. 
E-mail E-mailadres van de gast.
Achternaam*Achternaam van gast. Let op: Dit is een verplicht veld.
VoornaamVoornaam van gast.
GeslachtGeslacht van de gast zoals in het paspoort staat vermeld.
NationaliteitNationaliteit van gast. Let op: Gebruik de Alpha-2-landcode, bijvoorbeeld"FR" voor Frankrijk.
GeboortedatumGeboortedatum van gast. (DD.MM.JJJJ)
IdentiteitsdocumentHet soort identiteitsdocument verstrekt door de gast, bijvoorbeeld, "Rijbewijs" of "Paspoort".
Nummer identiteitsdocumentHet identiteitsdocumentnummer van de gast. Let op: Dit veld is verplicht als het veld Identiteitsdocument ingevuld is.
Land identiteitsdocumentHet land dat het identiteitsdocument van de gast heeft uitgegeven. Let op: Gebruik de Alpha-2-landcode, bijvoorbeeld "FR" voor Frankrijk.
Stad van uitgave identiteitsdocumentDe stad die het identiteitsdocument van de gast heeft uitgegeven.
Datum van uitgave identiteitsdocumentDe datum van uitgave van het identiteitsdocument van de gast, DD.MM.JJJJ
Vervaldatum identiteitsdocumentDe vervaldatum van het identiteitsdocument van de gast, DD.MM.JJJJ
 

Stap 3: Het bestand naar Mews Operations uploaden

  1. Vind de reservering.
  2. Ga naar het tabblad Groep en zoek hier het gedeelte Kamerlijst.
  3. Klik in het grijze gebied of sleep een bestand naar het gebied om het te uploaden. Vind de bijgewerkte kamerlijst en klik op OK.
afbeelding.png
  1. Klik op Uploaden. Het systeem werkt de reservering bij in Mews Operations.

Je kunt hier meer leren over hoe je reserveringen aan een groep kunt toevoegen.

 

 

Was this article helpful?
01



Feedback