Het versturen van een betaalverzoek in Mews Operations is een vriendelijke en efficiënte manier om gasten eraan te herinneren dat nog openstaande rekeningen bij je hebben. Wanneer ze het betaalverzoek per e-mail ontvangen, kunnen ze gelijk met hun kaart betalen.

Betaallinks in herinneringen:

• Elke herinnering per e-mail bevat een betaallink.
• Je kunt herinneringen individueel of in bulk versturen. Voor herinneringen voor losse facturen voegt Mews de link en de bijlage van de factuur aan de e-mail toe.
• Als je meerdere facturen in één herinnering verstuurt, bevat elke pdf-bijlage een eigen betaallink.

Meer informatie over Hoe je de e-mail met factuurherinnering kunt aanpassen zodat deze een link voor betaalverzoeken bevat.

Let op:

• De functionaliteit voor factuurherinneringen en links naar betaalverzoeken op facturen is alleen beschikbaar als je het volgende aanvinkt in je Accountingconfiguratie,
  • Het vakje Bijhouden van nog te ontvangen bedragen ingeschakeld onder Opties
  • Het vakje Voeg link voor betaalverzoek toe (actief tot 30 dagen na vervaldatum factuur) onder Verzoekconfiguratie factuurbetaling
• Alleen accommodaties die gebruikmaken van de Mews Payments-gateway kunnen betaalverzoeken versturen. Meer informatie vind je in ons hulpartikel Welke Mews Payments-integratie wordt gebruikt voor betaalverzoeken?
• Meer informatie over het verzenden van te betalen facturen via e-mail vind je hier.

In dit artikel lees je meer over:

• Een betaalverzoek versturen 
• Betalingen ontvangen
  • Als de betaling gelukt is
  • Als de betaling mislukt is
• Al je betaalverzoeken bekijken

Een betaalverzoek versturen

Let op:Mews stuurt automatisch betaalverzoeken voor betalingen vanuit de Mews Booking Engine en de Guest Portal. Dit komt omdat de gast direct contact heeft met deze systemen en verwacht te betalen. 

Om een betaalverzoek aan een gast te sturen:

1. Open het gastprofiel. In Mews Operations volg je deze stappen:

• • typ de naam van de gast of het bedrijf in de zoekbalk van Mews.

2. Klik op het tabblad Rekeningen en klik vervolgens op de relevante rekening.
3. Klik op Betaling verwerken.

4. Mews geeft het zijvenster Betaling verwerken weer.

5. Klik op Betaalverzoek.
6. Vul de relevante velden in en klik op Indienen.

7. Mews stuurt de gast een e-mail met de vraag om het betaalverzoek te voldoen.

Zodra Mews de betaallink verzendt, zal het systeem:

• de status In afwachting tonen naast de vervaldatum en het betalingstype Betaalverzoek op de rekening.

Let op:

• Het systeem toont alleen de optie Rekening sluiten op de rekening zodra de gast de betaling heeft gedaan.
• Als de link voor het betaalverzoek verloopt, wijzigt Mews de status in Betaalverzoek verlopen op de rekening.

Je kunt ook een betaalverzoek naar een gast sturen vanaf het tabblad Betalingen in het gastprofiel. Dat kan als volgt:

1. Ga naar het tabblad Betalingen.

2. Klik in het gedeelte Betaalverzoeken op + Betaalverzoek. 

3. Vul de volgende velden in.

   • Koppel het betaalverzoek aan een rekening: Klik op het keuzemenu om te selecteren voor welke rekening dit betaalverzoek moet worden betaald. Je kunt kiezen uit Eigen of Bijbehorende rekeningen. Let op: Als je geen betaling wilt ontvangen voor een bestaande rekening, klik dan op Nieuwe rekening creëren om een nieuwe rekening aan te maken voor de betaling.

   • Reden: Klik op het keuzemenu om een reden voor het betaalverzoek te selecteren.

   • Selecteer betaalmethodes: Klik op het keuzemenu om de betaalmethodes te selecteren die je gebruikt om de betaling te innen.

   • Bedrag: Voer het bedrag van de betaling in.

   • Valuta: Klik op het keuzemenu om te selecteren welke valuta je wilt gebruiken voor de betaling.

   • Vervaldatum: Klik op het keuzemenu om de datum te selecteren waarop het betaalverzoek moet verlopen.

   • E-mailadres: Voer het e-mailadres van de gast in om het betaalverzoek naartoe te sturen.

   • Bericht aan gast: Voer het bericht in dat de gast ontvangt bij het betaalverzoek.

   • Interne opmerking: Voer indien nodig een opmerking in voor het personeel van de accommodatie.

4. Klik op Indienen.

5. Mews stuurt de gast een e-mail met de vraag om het betaalverzoek te voldoen.

Betalingen ontvangen

Gasten kunnen het betaalverzoek gelijk betalen vanuit hun e-mail met gebruik van een betaalkaart.

Als de betaling gelukt is

• Mews toont de status Voltooid naast de kaartgegevens en de betaalmethode Betalingsverzoek op de rekening.
• Creëert Mews een taak in Mews Operations om je op de hoogte te brengen van de betaling.
• Je moet de betaling verplaatsen naar een open rekening met de relevante rekeningitems.
• Als je automatische verrekening hebt ingeschakeld, moet je de rekening sluiten met de aangevraagde betaling om te vermijden dat je het bedrag twee keer in rekening brengt. 
• Als je een betaalverzoek gebruikt om vooruitbetalingen te innen, moet je mogelijk aanbetalingen gebruiken om de vooruitbetaling in evenwicht te brengen.

Als de betaling mislukt is

De gast kan proberen opnieuw te betalen tot het verzoek verloopt.

• Als je het betaalverzoek annuleert: De gast kan geen pogingen meer doen om te betalen.
• Als het betaalverzoek verloopt: De gast kan geen pogingen meer doen om te betalen.

Al je betaalverzoeken bekijken

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Betalingsrapport.
2. Om het rapport te filteren zodat je betaalverzoeken kunt bekijken:

• Selecteer Betaalverzoeken onder Filter.
• Onder Status selecteer je de huidige status van de betaalverzoeken die je wilt bekijken.

• Om alleen verlopen betaalverzoeken te bekijken, selecteer je Verlopen.
• Om alle betaalverzoeken te bekijken, kies je Selecteer alle.

3. Klik op Rapport weergeven.