Das Senden einer Zahlungsanforderung in Mews Operations ist eine freundliche und effiziente Möglichkeit, Gäste daran zu erinnern, dass sie dir Geld schulden. Sobald sie die E-Mail mit der Zahlungsanforderung erhalten haben, können sie sofort mit ihrer Karte bezahlen.

Zahlungslinks in Zahlungserinnerungen:

• Jede Erinnerungs-E-Mail enthält einen Zahlungslink.
• Du kannst Zahlungserinnerungen einzeln oder in großen Mengen versenden. Bei einzelnen Rechnungserinnerungen fügt Mews den Link in den E-Mail-Text und den Anhang der Rechnung ein.
• Wenn du mehrere Rechnungen in einer Zahlungserinnerung versendest, enthält jeder PDF-Anhang einen eigenen Zahlungslink.

Erfahre mehr darüber, wie du die E-Mail zur Rechnungserinnerung so anpasst, dass sie einen Link zur Zahlungsanforderung enthält.

Hinweis:

• Die Funktionen Rechnungserinnerung und Zahlungsanforderung auf Rechnungen sind nur verfügbar, wenn du in der Buchhaltungskonfiguration Folgendes auswählst:
  • Forderungsverfolgung aktiviert unter Optionen.
  • Feld „Link zur Zahlungsanforderung hinzufügen“ (aktiv bis zu 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung) unter Konfiguration der Zahlungsanforderung für Rechnungen
• Nur Unterkünfte, die das Mews Payments-Gateway nutzen, können Zahlungsanforderungen senden. Mehr erfährst du in unserem Hilfeartikel Welche Mews Payments-Integration wird für Zahlungsanforderungen verwendet?
• Mehr über das Versenden von Rechnungen, die per E-Mail bezahlt werden sollen, erfährst du hier.

In diesem Artikel erfährst du mehr über Folgendes:

• So sendest du eine Zahlungsanforderung 
• Zahlungen erhalten
  • Wenn die Zahlung erfolgreich ist
  • Wenn die Zahlung fehlschlägt
• Alle Zahlungsanforderungen anzeigen

So sendest du eine Zahlungsanforderung

Hinweis: Mews sendet automatisch Zahlungsanforderungen für Zahlungen aus der Mews Booking Engine und dem Guest Portal. Das liegt daran, dass der Gast direkt mit diesen Systemen interagiert und eine Zahlung erwartet. 

So sendest du eine Zahlungsanforderung an einen Gast:

1. Öffne das Profil des Gasts. Mache dafür in Mews Operations Folgendes:

• • Gib den Namen des Gastes oder der Firma in die Suchleiste in Mews ein.

2. Klicke auf den Tab Abrechnung und dann auf die entsprechende Rechnung.
3. Klicke auf Zahlung abwickeln.

4. Mews zeigt das Seitenfenster Zahlung abwickeln.

5. Klicke auf Zahlungsanforderung.
6. Fülle die entsprechenden Felder aus und klicke auf Absenden.

7. Mews sendet dem Gast eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, die Zahlungsanforderung zu bezahlen.

Sobald Mews den Zahlungslink sendet, macht das System Folgendes:

• es zeigt den Status Ausstehend zusammen mit dem Ablaufdatum und der Zahlungsart der Zahlungsanforderung auf der Rechnung an.

Hinweis:

• Das System zeigt nur die Option Rechnung schließen auf der Rechnung an, sobald der Gast die Zahlung leistet.
• Wenn der Link zur Zahlungsanforderung abläuft, ändert Mews den Status in Zahlungsanforderung abgelaufen auf der Rechnung.

Du kannst auch eine Zahlungsanforderung an einen Gast über den Tab Zahlungen im Gästeprofil senden. Um dies zu tun,

1. Gehe zum Tab Zahlungen.

2. Klicke im Bereich Zahlungsanforderungen auf + Zahlungsanforderung. 

3. Fülle die folgenden Felder aus:

   • Zahlungsanforderung mit der Rechnung verbinden: Klicke auf das Dropdown-Menü, um auszuwählen, für welche Rechnung diese Zahlungsanforderung die Zahlung entgegennehmen soll. Du kannst wählen zwischen Eigenen oder Zugehörigen Rechnungen auswählen. Hinweis: Wenn du eine bestehende Rechnung nicht bezahlt haben möchtest, klicke auf Neue Rechnung erstellen, um eine neue Rechnung für die Zahlung zu erstellen.

   • Grund: Klicke auf die Dropdown-Liste, um einen Grund für die Zahlungsanforderung auszuwählen.

   • Zahlungsmethode auswählen: Klicke auf das Dropdown-Menü, um die Zahlungsmethode auszuwählen, mit der du die Zahlung einziehen möchtest.

   • Betrag: Gib den Betrag der Zahlung ein

   • Währung: Klicke auf das Dropdown-Menü, um die Währung auszuwählen, die für die Zahlung verwendet werden soll.

   • Ablaufdatum: Klicke auf die Dropdown-Liste, um das Datum auszuwählen, an dem die Zahlungsanforderung ablaufen soll.

   • E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse des Gastes ein, an den die Zahlungsanforderung gesendet werden soll.

   • Nachricht an den Gast: Gib die Nachricht ein, die der Gast mit der Zahlungsanforderung erhält.

   • Interner Hinweis: Gib bei Bedarf einen Hinweis für das Personal in der Unterkunft ein.

4. Klicke auf Abschicken.

5. Mews sendet dem Gast eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, die Zahlungsanforderung zu bezahlen.

Zahlungen erhalten

Gäste können die Zahlungsanforderung sofort per E-Mail mit einer Zahlungskarte bezahlen.

Wenn die Zahlung erfolgreich ist

• Mews zeigt den Status Abgeschlossen zusammen mit den Kartendetails und der Zahlungsart der Zahlungsanforderung auf der Rechnung an.
• Mews erstellt eine Aufgabe in Mews Operations, um dich über die Zahlung zu informieren.
• Du musst die Zahlung auf eine offene Rechnung mit den entsprechenden Rechnungsposten verschieben.
• Wenn du die automatische Abrechnung aktivierst, musst du die Rechnung mit der angeforderten Zahlung abschließen, um eine doppelte Abbuchung zu vermeiden. 
• Wenn du eine Zahlungsanforderung verwendest, um eine Vorauszahlung einzuziehen, musst du eventuell Anzahlungen verwenden, um die Vorauszahlung auszugleichen.

Wenn die Zahlung fehlschlägt

Der Gast kann die Zahlung erneut versuchen, bis die Anforderung abläuft.

• Wenn du die Zahlungsanforderung abbrichst: Der Gast kann nicht mehr versuchen, zu bezahlen.
• Wenn die Zahlungsanforderung abläuft: Der Gast kann nicht mehr versuchen, zu bezahlen.

Alle Zahlungsanforderungen anzeigen

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Finanzen > Zahlungsbericht.
2. So filterst du den Bericht, um Zahlungsanforderungen anzuzeigen:

• Wähle unter Filter die Option Zahlungsanforderungen aus.
• Wähle unter Status den aktuellen Status der Zahlungsanforderungen aus, die du anzeigen möchtest.

• Um nur abgelaufene Zahlungsanforderungen anzuzeigen, wähle Abgelaufen aus.
• Um alle Zahlungsanforderungen anzuzeigen, wähle die Status Alle anzeigen.

3. Klicke auf Bericht anzeigen.