Réception 

Équipe du matin

• Rapport d’aperçu des réservations : vérification des arrivées/départs* (et non-présentations le cas échéant) pour d’éventuelles notes spécifiques en attente de résolution concernant les réservations, vérification des tarifs, vérification de la répartition des chambres, etc. *En cas de demande d’arrivée anticipée, essayez d’attribuer un espace « Inoccupé » et effectuez le suivi nécessaire avec l’équipe du service d’étage 🤝

• Check-ins en ligne : gestion des préautorisations manquantes*, impression des cartes d’enregistrement, préparation des clés et vérification que les clients peuvent récupérer leurs clés sans problèmes.

• Rapport sur les clients dans l'établissement: effectuez tous les check-in des clients.

• Assurez le suivi des tâches, messages et classements en suspens.

• Vérification des « Réservations facultatives manquées » dont l’échéance est dépassée. Une fois que l’échéance est dépassée, contactez les clients pour faire le point ou remettez l’espace en circulation.

• Balance des encours : vérifiez les soldes ouverts et clôturez les factures équilibrées.

• Remise de la caisse .

Shift de l'après-midi

• Rapport d’aperçu des réservations : vérification de l’attribution de chambres inspectées pour les arrivées restantes et de la facturation des frais appropriés pour les départs tardifs.

• Check-in en ligne: assurez-vous que les fiches d'enregistrement sont imprimées.

• Rapport sur les clients dans l'établissement: effectuez tous les check-in des clients.

• Assurez le suivi des tâches, messages et classements en suspens.

• Balance des encours : vérifiez les soldes ouverts et clôturez les factures équilibrées.

• Rapport des réservations (mode détaillé, réservation avec date d’arrivée au lendemain) : vérification de toutes les arrivées du jour qui suit pour vous assurer que les notes, répartitions des chambres et frais sont corrects.

• Profils des clients : vérification de la mise en jour correcte de tous les profils internes.

• Remise de la caisse .

Équipe de nuit

• Rapport d’aperçu des réservations : vérification de l’attribution de chambres inspectées pour les arrivées restantes.

• Rapport des réservations (mode détaillé, réservation avec date d’arrivée au lendemain) : vérification de tous les départs du jour suivant pour s’assurer que les factures sont prêtes en vue des départs anticipés.

• Balance des encours : vérification des soldes ouverts et clôture des factures équilibrées.

• Journal des écritures: effectuez le check-in des ajustements effectués au cours de la journée.

• Rapport de gestion : vérification du rapport de la journée pour s’assurer que tous les revenus affichés sont corrects et qu’aucune erreur n’a été commise par l’équipe.

• Les non-présentations: effectuez un check-in de toutes les réservations et résolvez-les dès que possible.

• Assurez le suivi des tâches, messages et classements en suspens.

• Impression des cartes d’enregistrement pour les arrivées du lendemain (si cela fait partie de la procédure interne).

• Profils des clients : vérifier la présence de profils de clients séjournant dans l’établissement en attente de mise à jour.

• **Fermeture/transmission de caisse : si votre solde flottant au moment de la fermeture de la caisse est positif par rapport au solde de départ, vous devez saisir le montant du « solde de départ » comme valeur de base. Si le montant final est négatif par rapport au solde de départ, vous devez saisir le montant final de votre solde flottant.

Service d'étage

• État de l'espace: aperçu de tous les détails de la chambre.

• Vous pouvez exporter le rapport du statut d’espace sur Excel afin de pouvoir décomposer les tâches du personnel ou filtrer les clients dont le séjour dure 3, 6, 9… jours, par exemple, afin de déterminer à quel moment le linge de lit doit être changé.

Direction

Rapport Réservations

• Réservations créées la veille : demandes spécifiques, paiements non remboursables, suivi des réservations avec informations de carte bancaire manquantes ou échecs de paiement.

• Rapport relatif aux non-présentations (Filtres : grouper par motif d’annulation ; annulé le).

• Réservations commençant le jour même : demandes spécifiques, paiements non remboursables, suivi des réservations avec informations de carte bancaire manquantes ou échecs de paiement.

Rapport Occupation

• Ce rapport permet un aperçu schématique de tous les types de chambres, du nombre de chambres dans chaque catégorie et des réservations confirmées (business-on-the-books) par jour pour chaque type de chambre. Le récapitulatif vous fournit un aperçu de l’occupation, du tarif journalier moyen et des chambres réservées.

• Exporter le rapport sous Excel vous permet de le répartir par type de chambre, et tous les nombres sont divisés en colonnes pour en permettre une manipulation et une inspection facile.

Rapport Disponibilité

• Lorsque le moteur de réservation Mews ou le Channel manager est connecté, il récupère la disponibilité directement à partir de ce rapport. Si vous souhaitez mettre en place de la surréservation ou bloquer des chambres à la vente, c’est donc ici que vous devrez le faire.

Rapport de gestion

• Il sert de récapitulatif principal utilisé par la direction pour analyser les performances de l’hôtel de la veille, du mois précédent et de l’année précédente.

• Ce rapport indique les revenus hors taxes. Si vous souhaitez inclure les taxes, cochez la case « Inclure les taxes » et actualisez le rapport.

• Vous pouvez également programmer l'exportation des rapports : Comment programmer l'exportation de rapports ?

Planification des équipes (réception, service d’étage, F&B)

• Statistiques d’aperçu des réservations : sélectionnez plusieurs dates pour afficher le nombre d’arrivées, de départs, de séjours (applicables pour les services de Réception, Service d’étage et F&B)

• Rapport Produits : le rapport indique le nombre total de clients en interne un jour donné et la quantité de produits vendus dans chaque catégorie. Ce rapport peut être utilisé par la cuisine/le restaurant pour planifier le nombre de petits-déjeuners/déjeuners/dîners préréservés ou qui pourraient être vendus sur place en fonction du nombre total de clients qui séjournent à l’hôtel. Le service d’étage peut aussi l’utiliser pour le suivi du nombre de lits supplémentaires réservés si vous utilisez des produits pour la gestion des lits supplémentaires.

• Rapport d’activité : représentation graphique selon les heures et jours de la semaine pour vous aider à identifier et analyser les périodes de forte activité opérationnelle. Chaque chef de service peut sélectionner les activités pertinentes pour ces périodes et planifier les équipes en conséquence, en tenant compte des données historiques fournies.