En tant que collaborateur du service financier ou des opérations, vous comparez vos états de comptabilité avec les rapports de registre comptable dans Mews Operations lors du passage à un nouveau système de reporting. Vos rapports de comptabilité comprennent le rapport Articles facturables, le rapport de balance des tiers et le Grand journal. Comprendre les raisons de ces écarts vous permet d'accorder votre confiance au nouveau système de reporting et d'aborder la transition en toute sérénité.

 

Dans cet article, vous trouverez des informations sur :

• Pourquoi pourrait-il y avoir des incohérences entre les rapports ?
• Que se passe-t-il lorsqu'un client effectue le check-in après la fin du jour ouvrable ?
• En quoi les modifications apportées aux éléments d'une commande ont-elles une incidence sur les rapports ?
• Quel est l'impact des annulations ou des ajustements sur les rapports ?
• Que se passe-t-il si un produit est associé à une réservation dont la date est postérieure ?
• Qu'est-ce que la fenêtre de modification de l'historique ?
• En quoi la définition du jour ouvrable influe-t-elle sur le reporting ?

Pourquoi pourrait-il y avoir des incohérences entre les rapports ?

Vos rapports de comptabilité et vos rapports du registre comptable enregistrent des données financières selon différents critères.

• Vos rapports de comptabilité montrent des données basées sur la date de consommation
• Les rapports du registre comptable montrent des données basées sur la date de comptabilisation

Le système ajoute le revenu à la comptabilité qu'après avoir fourni le service et effectué le check-in de la réservation associée. Cette approche garantit la conformité avec les principes de comptabilité, selon lesquels vous ne comptabilisez le revenu que lorsque vous le réalisez. Dans la plupart des cas, les données figurant dans vos rapports de comptabilité et de registre comptable concordent. Des différences n'apparaissent que dans les situations ci-dessous.

Vous pouvez toujours modifier les données de vos états de comptabilité dans la fenêtre de modification de l'historique. Les données des états comptables sont immuables : le système enregistre toute modification apportée à un registre comptable sous la forme d'une contre-écriture, c'est-à-dire une nouvelle écriture datée du jour même qui annule la valeur initiale. Pour en savoir plus sur l'impact de la fenêtre de modification de l'historique sur vos données, consultez la rubrique « Qu'est-ce que la fenêtre de modification de l'historique ? » ci-dessous.

Que se passe-t-il lorsqu'un client effectue le check-in après la fin du jour ouvrable ?

Si un client effectue le check-in après la fin du jour ouvrable, le système reporte l'ajout du revenu à la comptabilité.

• La consommation apparaît à la date d'origine dans vos rapports de comptabilité
• Dans les états du registre comptable, le revenu est ajouté à la date réelle d'enregistrement de l'opération.

Par exemple, un client réserve un séjour pour une date donnée, mais effectue le check-in le lendemain. Le rapport Articles facturables montre le revenu à la date de séjour prévue, tandis que le rapport d’activité des balances montre le revenu à la date réelle d’arrivée.

En quoi les modifications apportées aux éléments d'une commande ont-elles une incidence sur les rapports ?

Si vous modifiez un élément de commande après le jour ouvrable, dans la fenêtre de modification de l'historique, chaque rapport traite cette modification différemment.

• Vos états de comptabilité montrent la valeur actualisée à la date de consommation initiale
• Les rapports de registre comptable conservent la valeur d'origine et ajoutent une écriture de correction à la date de la modification

Si vous examinez les données pour toutes les dates, depuis la saisie initiale jusqu'à la date de la modification, les deux types de rapport montrent la même valeur totale. Ces différences n'apparaissent que lorsque vous comparez une seule date. À cette date, vos états de comptabilité montrent la valeur actualisée, tandis que les états du registre comptable montrent toujours la valeur d'origine, car l'écriture de correction est ajoutée à une date ultérieure.

Quel est l'impact des annulations ou des ajustements sur les rapports ?

Si vous annulez une réservation après le jour ouvrable compris dans la fenêtre de modification de l'historique, les rapports reflètent cette situation différemment.

• Vos états de comptabilité retirent le revenu de la date initiale
• Les états du registre comptable conservent l'écriture d'origine et y ajoutent des écritures de contre-passation à des dates ultérieures

Dans vos rapports de comptabilité, l'écriture comptable initiale relative au revenu n'apparaît pas. Dans les rapports de registre comptable, la somme des écritures portant sur plusieurs dates est égale à zéro, ce qui permet de disposer d'une piste d'audit complète.

Que se passe-t-il si un produit est associé à une réservation dont la date est postérieure ?

Si un produit est lié à une réservation dont la date est postérieure, le système reporte l'ajout d'élément en comptabilité.

• La consommation est enregistrée en fonction du moment où le client consomme le produit
• L'écriture de comptabilité est ajoutée lorsque le client effectue le check-in pour la réservation associée

Par exemple, un client commande un service pour un séjour donné, mais le relie à une réservation ultérieure. Le revenu n'est comptabilisé qu'au moment où ce séjour ultérieur commence.

Qu'est-ce que la fenêtre de modification de l'historique ?

La fenêtre de modification de l'historique est une fenêtre glissante qui définit le délai pendant lequel vous pouvez mettre à jour une transaction à compter de sa date et de son heure de consommation.

Les modifications que vous effectuez dans cette fenêtre ont des répercussions différentes sur les rapports :

• Vos rapports de comptabilité mettent à jour les données historiques
• Les rapports de registre comptable enregistrent les ajustements sous forme de nouvelles écritures

Pour en savoir plus sur la fenêtre de modification de l'historique, consultez notre guide d'aide intitulé « Configurer vos fenêtres de modification de l'historique ».

En quoi la définition du jour ouvrable influe-t-elle sur le reporting ?

La définition du jour ouvrable détermine à quel moment un jour ouvrable se termine et un autre commence.

Si votre jour ouvrable ne correspond pas à votre activité opérationnelle, vous pouvez constater des écarts entre les rapports.

Par exemple, une activité effectuée après minuit peut relever de la journée opérationnelle précédente, mais elle apparaît le lendemain dans la comptabilité.

Pour en savoir plus sur le rapprochement de vos rapports de comptabilité avec les rapports de registre comptable, consultez notre guide d'aide intitulé « Comment rapprocher les rapports de comptabilité avec les rapports de registre comptable dans Mews Operations ».