Mews Accounts Receivable (AR) ist eine Reihe miteinander verknüpfter Features, die die Rechnungsstellung, den Zahlungseingang und den Abgleich mit offenen Salden für Deine Unterkunft automatisieren – und das alles direkt in Mews Operations. Anstatt zwischen Mews, Deinem Bankportal und Tabellenkalkulationen hin- und herzuwechseln, um nachzuverfolgen, wer was bezahlt hat, verwaltet AR den gesamten Lebenszyklus der Rechnung innerhalb von Mews: von der Rechnungsstellung über den Zahlungseingang bis zum Abschluss der Rechnung in Deinem Ledger.

 

AR ist für das operative Hotelpersonal mit Zugriff auf die Finanzbücher in Mews sowie für Dein Finance-Team bestimmt. Es ist für Unterkünfte gedacht, die mit einer Rechnungsstellung nach dem Aufenthalt arbeiten; typischerweise Firmenkonten, Reiseagenturen, Gruppenbuchungen und Langzeitgäste, die auf eine ausgestellte Rechnung zahlen, anstatt beim Check-out.

 

In diesem Artikel erfährst du mehr über:

• Accounts Receivable in Mews Operations
  • Was zu Accounts Receivable gehört
  • So funktioniert der Lebenszyklus der Rechnung
  • Verfügbarkeit
  • So fängst du an
  • So richtest du die Automatisierung der Rechnungen ein
  • Sonderfälle bei der Aktivierung
  • So deaktivierst du
  • Berechtigungen

Accounts Receivable in Mews Operations

Was beinhaltet Accounts Receivable?

Accounts Receivable umfasst mehrere Funktionen. Die manuellen Funktionen sind Teil von Mews und können kostenlos genutzt werden. Die automatisierten Funktionen kannst du mit einem Accounts Receivable-Abonnement freischalten.

 

Manuelle Accounts Receivable (in Mews enthalten):

• Stelle Rechnungen manuell aus und verwalte sie
• Externe Zahlungen manuell abgleichen
• Eine Zahlung manuell mit einer oder mehreren Rechnungen verknüpfen
• Sende einzelne oder mehrere Zahlungserinnerungen manuell
• Zahlungen mit einer oder mehreren Rechnungen verrechnen
• Erinnerungen: Versendet eine E-Mail-Erinnerung zur Begleichung einer Rechnung. Kann für eine oder mehrere Rechnungen an denselben Schuldner versendet werden.
• Zahlung für mehrere Rechnungen verbuchen: Eine eingegangene Zahlung wird gleichzeitig auf mehrere offene Rechnungen angerechnet. Rechnungen werden automatisch abgeschlossen und abgeglichen.

 

 

Du kannst entweder Manuelle oder Automatisierte Accounts Receivable aktivieren. Wenn du automatisierte Forderungen auswählst, schaltet das System automatisch auch manuelle Forderungen ein. Wenn du eine der Optionen auswählst, aktiviert Mews die Rechnungserfassung. Wenn du Accounts Receivable nicht auswählst, deaktiviert das System die Verfolgung von Rechnungen. Sobald das System aktiv ist, erfasst es ausgestellte Rechnungen im City Ledger als noch nicht bezahlt, wo du ausstehende Beträge überwachen, Mahnungen versenden und Zahlungen bearbeiten kannst. Siehe Aktivieren und Verwalten der Verfolgung von Forderungen und The City Ledger.

 

Automated Accounts Receivable

Hinweis: Alle Features, die im manuellen AR verfügbar sind, bleiben auch im automatisierten AR aktiv.

 

• Automatische Rechnungsstellung: Du kannst Rechnungen für einzelne Aufenthalte erstellen und diese beim Check-out automatisch mit einer konfigurierbaren Verzögerung versenden. Geht über die Abrechnungsautomatisierung.
• Rechnungsübersicht: Ein zusammenfassendes Dokument, in dem alle ausstehenden Rechnungen einer Firma für einen bestimmten Zeitraum mit Zahlungsanweisungen aufgeführt sind. Nützlich für Konten mit mehreren offenen Rechnungen.
• Automatische Erinnerungen (bald erhältlich): Versendet automatisch eine E-Mail-Erinnerung zur Begleichung der Rechnung. Kann für eine oder mehrere Rechnungen an denselben Schuldner versendet werden.
• Zahlungslink für Rechnungen (Zahlungsanforderung per Rechnung): Fügt Rechnungen einen Zahlungslink hinzu, damit Gäste oder Firmen direkt online bezahlen können. Du kannst die unterstützten Zahlungsmethoden in den Einstellungen der Buchhaltungskonfiguration konfigurieren.
• Zahlungslink für Rechnungen (Zahlungsanforderung per Rechnung): Fügt Rechnungen einen Zahlungslink hinzu, damit Gäste oder Firmen direkt online bezahlen können. Du kannst die unterstützten Zahlungsmethoden in den Einstellungen der Buchhaltungskonfiguration konfigurieren. Du kannst diese Option deaktivieren.
• Zahlung für mehrere Rechnungen verbuchen: Eine eingegangene Zahlung wird gleichzeitig auf mehrere offene Rechnungen angerechnet. Das System schließt und gleicht Rechnungen automatisch ab.
• Mews Überweisungen: Zieh Zahlungen für Rechnungen per Banküberweisung ein – mit einer eigenen IBAN von Mews für jeden Zahler. Die Beträge werden täglich auf dein Hauptkonto des Hotels überwiesen.
• AR-Abgleich: Eingehende Zahlungen werden automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet, wenn ein Verwendungszweck angegeben wird; für alle anderen Fälle ist ein manueller Abgleich möglich.
• Intelligenter Abgleich (bald erhältlich): Von der KI vorgeschlagene Zahlungszuordnungen mit Zuverlässigkeitsbewertung, damit die Mitarbeiter die Zuordnungen schneller prüfen und genehmigen können. Reduziert den Zeitaufwand für Ausnahmen und nicht zugeordnete Zahlungen.

 

So funktioniert der Lebenszyklus der Rechnung

Automated Accounts Receivable deckt vier Phasen des Lebenszyklus der Rechnung ab:

 

Phase 1 – Ausstellung. Wenn du eine Reservierung erstellst, die einer Regel der Abrechnungsautomatisierung entspricht, plant das System eine Rechnung zur Abrechnung ein. Die Mitarbeiter können das direkt in der Reservierung sehen. Wenn etwas fehlt, zum Beispiel eine Steuernummer , eine Rechnungsadresse oder eine E-Mail-Adresse, erstellt das System die Rechnung nich'; stattdessen wird eine Aufgabe generiert, in der du aufgefordert wirst, die fehlenden Angaben einzugeben – mit direkten Links zu den Feldern, die noch ausgefüllt werden müssen –, und du musst die Rechnung manuell ausstellen.

Hinweis: Insbesondere wenn eine E-Mail-Adresse fehlt, stellt das System die Rechnung zwar aus, versendet sie aber nicht und erstellt dafür eine Aufgabe.

Wenn der Gast auscheckt und noch ein ausstehender Betrag offen ist, erstellt das System automatisch die Rechnung. Die PDF-Datei landet im Posteingang des Zahlungspflichtigen innerhalb des für die Unterkunft konfigurierten Zeitraums, ohne dass manuelle Schritte nötig sind.

 

Phase 2 – Nachverfolgung. Überfällige Rechnungen tauchen weiter im City Ledger auf. Anstatt einzelne PDF-Dateien erneut zu versenden, können die Mitarbeiter eine einzige Abrechnung verschicken, die alle ausstehenden Rechnungen eines Zahlers umfasst, zusammen mit einer Übersicht über die Beträge und Zahlungsanweisungen. Die automatische Erinnerung ist bald erhältlich.

 

Phase 3 – Einziehen. Zahler haben zwei Zahlungsmöglichkeiten. Bei einer Online-Zahlung klickt der Zahler direkt in der Rechnung-E-Mail oder im PDF-Dokument auf „Weiter zur Zahlung “ und bezahlt mit einer der Zahlungsmethoden, die die Unterkunft freigeschaltet hat. Bei einer Überweisung hat jeder Zahler eine eindeutige IBAN ( Mews ), die zusammen mit einem Verwendungszweck auf der Rechnung aufgedruckt ist; er trägt die Daten in sein Bankkonto ein und tätigt die Überweisung. In beiden Fällen werden die Zahlungsbelege direkt bei Mews erfasst, sobald sie eingehen, und automatisch der Rechnung zugeordnet. Die Rechnung wird auf „bezahlt“ gesetzt, sobald die Zahlung verbucht ist, und das System entfernt sie aus dem City Ledger, sobald sie vollständig beglichen ist.

 

Phase 4 – Abgleich. Der Abgleich bestätigt, dass die Beträge auf deinem Immobilienkonto mit den von Mews erfassten Beträgen übereinstimmen. Bei Überweisungen erstellt der Bankpartner von „ Mews“ für jeden täglichen Stapel eine Auszahlung. Die ID der Auszahlung erscheint auf der Überweisung und ist im Bericht zur Auszahlung zu finden. Von dort aus können die Mitarbeiter den Weg vom Kontoauszug bis zur Rechnung nachvollziehen.

 

Verfügbarkeit

Automated Accounts Receivable steht Unterkünften in Ländern der Eurozone (EUR) zur Verfügung; weitere Märkte werden nach und nach hinzugefügt. Bei Überweisungen innerhalb von AR werden derzeit nur SEPA-Überweisungen in Euro unterstützt.

 

Die ersten Schritte

Die Einführung von AR ist eine Entscheidung auf Unternehmensebene. Nur Benutzer mit Administrator-Berechtigungen können es aktivieren. Hinweis: Wenn du das AR-Abonnement aktivierst, wird die Überwachung der Rechnungen (Verfolgung der Forderungen) für deine Unterkunft automatisch aktiviert, sofern sie nicht bereits aktiv ist. Das bedeutet, dass das City Ledger Modul ab sofort verfügbar ist und dir einen vollständigen Überblick über offene Rechnungen und Fälligkeitssalden bietet.

 

So aktivierst du es:

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Einstellungen > Unterkunft > Finanzen > Accounts Receivable.
2. Schau dir die Vorteile an und klick auf „Optionen vergleichen“, um zu sehen, was in den einzelnen Tarifen enthalten ist.

3. Aktiviere den Schalter Automated Accounts Receivable.
4. Akzeptiere die Bedingungen für Automated Accounts Receivable.
5. Geh zum Onboarding Dashboard, um die Unternehmensüberprüfung beim Bankpartner (KYC) zu starten. Sobald die Genehmigung vorliegt, sind alle AR-Funktionen verfügbar und dein Abonnement beginnt. 

 

 

So richtest du die Automatisierung der Rechnungen ein

Sobald AR aktiv ist, konfigurierst du die Rechnungsautomatisierung innerhalb des „Abrechnungsautomatisierungs“-Ablaufs. Mehr dazu erfährst du im Hilfeartikel So versendest du Rechnungen automatisch in Mews Operations.

 

Sonderfälle bei der Aktivierung

• Die Verfolgung der Forderungen ist nicht konfiguriert: Mews aktiviert sie automatisch, sobald du die Debitorenbuchhaltung aktivierst. Es ist kein manuelles Eingreifen erforderlich.
• Reaktivierung während der Nachfrist: Wenn deine Unterkunft zuvor über AR verfügte und sich nach der Deaktivierung in der 60-tägigen Nachfrist befindet, kannst du sie wieder aktivieren. Bestehende spezielle Bankkonten bleiben weiter aktiv, und ab dem Aktivierungsdatum werden wieder neue Konten eingerichtet.
• AWX hat den Antrag abgelehnt: Wenn der Bankpartner (AWX) den KYC-Antrag ablehnt, wird die AR-Aktivierung nicht abgeschlossen. Schreib an Mews – wir helfen dir bei den nächsten Schritten.

 

 

So deaktivierst du

Wenn du dich für die Deaktivierung entscheidest, bleiben die AR-Features nach der Deaktivierung noch für eine 60-tägige Karenzzeit aktiv. In dieser Zeit:

• Für neue Zahlerprofile werden keine neuen, eigens für „ Mews “ bestimmten IBANs vergeben.
• Bestehende Sonderkonten nehmen weiterhin Zahlungen entgegen und gleichen diese ab.
• Du kannst die Zahlung der Rechnungen, die bereits versendet wurden, noch vor Abschluss der Buchhaltung einziehen.

 

Nach Ablauf der Nachfrist werden alle dafür vorgesehenen Bankkonten geschlossen, und Überweisungen werden nicht mehr über Mews abgewickelt. Mews sendet 3 Tage vor Ablauf der Nachfrist eine Benachrichtigung.

 

Um die Funktion zu deaktivieren,

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Einstellungen > Unterkunft > Finanzen > Accounts Receivable.
2. Deaktiviere den Schalter Automated Accounts Receivable.
3. Setze ein Häkchen und klicke auf Deaktivieren.

 

Berechtigungen

Nur Benutzer mit Administrator-Berechtigungen können Automated Accounts Receivable aktivieren oder deaktivieren. Benutzer ohne Administratorrechte können die Seite „Accounts Receivable“ und das Optionsfeld „Vergleichen“ anzeigen, aber die Umschaltfunktion ist für sie deaktiviert. Wenn ein Benutzer ohne Administratorrechte versucht, den Schalter zu bedienen, erscheint folgende Meldung: "Du kannst dieses Feature nicht aktivieren, da du nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügst. Bitte wende dich an deinen Administrator."