Mews Accounts Receivable (AR) es un conjunto de características interconectadas que automatizan el proceso de emisión de facturas, cobro de los pagos correspondientes y reconciliación de los saldos pendientes de tu propiedad, todo ello directamente en Mews Operations. En lugar de tener que ir cambiando entre Mews, el portal de tu banco y hojas de cálculo para llevar un control de quién ha pagado qué, AR gestiona todo el ciclo de vida de las facturas dentro de Mews: desde la emisión de la factura, pasando por la recepción del pago, hasta el cierre de la factura en tu libro.

 

AR está destinado al personal operativo del hotel que tenga acceso a los libros de contabilidad de Mews y a tu equipo de contabilidad. Está pensado para propiedades que trabajan con facturación posterior a la estancia; normalmente cuentas corporativas, agencias de viajes, reservas de grupo y huéspedes de estancias de larga duración que pagan contra una factura emitida en lugar de al realizar el check-out.

 

En esta guía aprenderás:

• Accounts Receivable en Mews Operations
  • Qué incluye Accounts Receivable
  • Cómo funciona el ciclo de vida de una factura
  • Disponibilidad
  • Cómo empezar a usarla
  • Cómo configurar la automatización de las facturas
  • Casos extremos de activación
  • Cómo desactivarlo
  • Permisos

Accounts Receivable en Mews Operations

Qué incluye Accounts Receivable

Accounts Receivable incluye varias funciones. Los manuales forman parte de Mews y son de uso gratuito. Puedes desbloquear las funciones automáticas con una suscripción a AR.

 

Accounts Receivable manual (incluido con Mews):

• Emitir y gestionar facturas manualmente
• Reconciliar manualmente los pagos externos
• Vincula manualmente un pago a una o varias facturas
• Enviar recordatorios de pago, ya sean individuales o masivos, de forma manual
• Procesar pagos correspondientes a una o varias facturas
• Recordatorios: Envía un correo electrónico para recordar el pago de una factura. Se puede enviar para una o varias facturas del mismo deudor.
• Procesar el pago de varias facturas: aplica un único ingreso a varias facturas pendientes a la vez. Las facturas se cierran y se reconcilian automáticamente.

 

 

Puedes activar Accounts Receivable Manual o Automatizado. Si seleccionas «Cobros automatizados », el sistema también activa automáticamente los «Cobros manuales ». Cuando elijas cualquiera de las dos opciones, Mews activa el seguimiento de las facturas. Si no seleccionas Accounts Receivable, el sistema desactiva el seguimiento de facturas. Una vez activado, el sistema registra las facturas emitidas como pendientes de pago en el libro mayor municipal, donde puedes controlar los saldos pendientes, enviar recordatorios de factura y tramitar los pagos. Consulta «Cómo activar y gestionar el seguimiento de cuentas por cobrar » y «El libro mayor municipal».

 

Modo automatizado de Accounts Receivable

Nota: Todas las características disponibles en la gestión manual de cuentas por cobrar siguen activas en la gestión automática de cuentas por cobrar.

 

• Emisión automática de facturas: puedes emitir facturas por una sola estancia y enviarlas automáticamente al finalizar la reserva, con una configuración de retraso. Se configura a través de la automatización de facturación.
• Resumen de facturas: un documento que recoge todas las facturas pendientes de una empresa durante un periodo determinado, junto con las instrucciones de pago. Es útil para cuentas con varias facturas pendientes.
• Recordatorios automáticos (próximamente): envía automáticamente un correo electrónico para recordar el pago de una factura. Se puede enviar para una o varias facturas del mismo deudor.
• Enlace de pago de facturas (Solicitudes de pago mediante factura): añade un enlace de pago a las facturas para que los huéspedes o las empresas puedan pagar directamente por Internet. Puedes configurar los métodos de pago admitidos en los ajustes de «Configuración de contabilidad». Te informo de que...
• Enlace de pago de facturas (Solicitudes de pago mediante factura): añade un enlace de pago a las facturas para que los huéspedes o las empresas puedan pagar directamente por Internet. Puedes configurar los métodos de pago admitidos en los ajustes de «Configuración de contabilidad». Te informo de que... Puedes desactivar esta opción si quieres.
• Procesar el pago de varias facturas: aplica un único ingreso a varias facturas pendientes a la vez. El sistema cierra y reconcilia las facturas automáticamente.
• Mews Transferencias bancarias: Cobra los pagos de las facturas mediante transferencia bancaria utilizando un IBAN específico de Mews para cada pagador; los fondos se ingresarán a diario en la cuenta bancaria principal de tu hotel.
• Conciliación de cuentas por cobrar: Los pagos recibidos se asocian automáticamente a la factura correspondiente cuando se utiliza una referencia de pago; para el resto de casos, se puede realizar una conciliación manual.
• Conciliación inteligente (próximamente): la IA sugiere coincidencias de pagos con una puntuación de fiabilidad para ayudar al personal a revisar y aprobar las coincidencias más rápido. Reduce el tiempo dedicado a las excepciones y a los pagos sin correspondencia.

 

Cómo funciona el ciclo de vida de una factura

Automated Accounts Receivable abarca cuatro fases del ciclo de vida de la factura:

 

Fase 1 — Problema. Cuando creas una reserva que cumple una regla de automatización de facturación, el sistema programa una factura para su tramitación. El personal puede verlo directamente en la reserva. Si falta algún dato, por ejemplo, un NIF, una dirección de facturación o una dirección de correo electrónico, el sistema no crea la factura'; en su lugar, genera una tarea en la que se te pide que introduzcas la información que falta, con enlaces directos a los campos que hay que rellenar, y tendrás que emitir la factura manualmente.

Nota: En concreto, si falta una dirección de correo electrónico, el sistema emite la factura, pero no la envía, y crea una tarea al respecto.

Cuando el huésped realiza el check-out y queda algún importe pendiente, el sistema crea automáticamente la factura. El PDF llega a la bandeja de entrada del pagador'en el plazo establecido en la configuración de la propiedad, sin que sea necesario realizar ninguna acción manual.

 

Fase 2 — Persecución. Las facturas vencidas siguen apareciendo en el libro mayor del Ayuntamiento. En lugar de volver a enviar archivos PDF por separado, el personal puede enviar un único extracto que cubra todas las facturas pendientes de un cliente, con un resumen de los importes y las instrucciones de pago. La función de recordatorios automáticos estará disponible próximamente.

 

Fase 3 — Recopilar. Los usuarios pueden pagar de dos formas. Con el pago online, el pagador hace clic en «Continuar con el pago» directamente desde el correo electrónico de la factura o el PDF y paga con cualquiera de los métodos de pago que haya habilitado la propiedad. Con una transferencia bancaria, cada pagador tiene un IBAN único Mews impreso en la factura junto con una referencia de pago; copian los datos en su banco y hacen la transferencia. En ambos casos, los pagos se registran automáticamente en Mews en cuanto se reciben y se asocian a la factura de forma automática. La factura pasa a «pagada» en cuanto se registra el pago, y el sistema la elimina del libro mayor municipal cuando se ha liquidado por completo.

 

Fase 4 — Reconciliar. La conciliación confirma que el saldo de tu cuenta bancaria coincide con lo que ha registrado Mews. En el caso de las transferencias bancarias, el socio bancario de « Mews» crea un pago para cada lote diario. El ID del pago aparece en la transferencia bancaria y se puede consultar en el informe de pagos. A partir de ahí, el personal puede hacer un seguimiento desde el extracto bancario hasta la factura.

 

Disponibilidad

Automated Accounts Receivable está disponible para las propiedades que operan en países de la zona del euro (EUR), y se irán añadiendo más mercados con el tiempo. Las transferencias bancarias en AR solo admiten actualmente transferencias SEPA en euros.

 

Para empezar

Activar la RA es una decisión que se toma a nivel de empresa. Solo los usuarios con permisos de administrador pueden activarlo. Nota: Cuando actives la suscripción a AR, el seguimiento de facturas (seguimiento de cuentas pendientes de cobro) se activará automáticamente para tu propiedad si aún no está activo. Esto significa que el módulo de libro mayor ya está disponible, lo que te permite tener una visión completa de las facturas pendientes y los saldos pendientes.

 

Para activarlo:

1. En Mews Operations, ve al menú principal > Ajustes > Propiedad > Finanzas > Accounts Receivable.
2. Echa un vistazo a las ventajas y haz clic en «Comparar opciones » para ver qué incluye cada plan.

3. Activa la opción Automated Accounts Receivable.
4. Acepta los términos y condiciones de AR: &.
5. Ve al panel de control de la implementación para iniciar el proceso de verificación de la empresa con el socio bancario (KYC). Una vez aprobadas, todas las características de RA estarán disponibles y empezará tu suscripción. 

 

 

Cómo configurar la automatización de las facturas

Una vez que AR esté activo, puedes configurar la automatización de las facturas dentro del flujo de automatización de facturación. Puedes obtener más información en el artículo de ayuda «Cómo enviar facturas automáticamente» en Mews Operations.

 

Casos extremos de activación

• El seguimiento de cuentas pendientes de cobro no está configurado: Mews lo activa automáticamente cuando activas AR. No hace falta realizar ninguna acción manualmente.
• Activación durante el periodo de gracia: Si tu propiedad ya tenía AR y se encuentra en el periodo de gracia de 60 días tras la desactivación, puedes volver a activarla. Las cuentas bancarias específicas ya existentes continúan funcionando y, a partir de la fecha de activación, se vuelven a abrir cuentas nuevas.
• AWX ha rechazado la propiedad: si el socio bancario (AWX) rechaza la solicitud de KYC, la activación de AR no se completa. Escribe a Mews para que te ayuden con los siguientes pasos.

 

 

Cómo desactivarlo

Si decides darte de baja, las características de RA seguirán activas durante un periodo de gracia de 60 días tras la desactivación. Durante este tiempo:

• No se emiten nuevos IBAN específicos de Mews para los nuevos perfiles de pagador.
• Las cuentas específicas ya existentes continúan recibiendo y reconciliando los pagos.
• Puedes terminar de cobrar las facturas que ya hayas enviado antes de cerrar las cuentas.

 

Una vez finalizado el periodo de gracia, se cerrarán todas las cuentas bancarias específicas y ya no se tramitarán las transferencias bancarias a través de Mews. Mews envía una notificación tres días antes de que termine el periodo de gracia.

 

Para desactivarlo,

1. En Mews Operations, ve al menú principal Ajustes > Propiedad > Finanzas > Accounts Receivable.
2. Desactiva la opción Automated Accounts Receivable.
3. Marca la casilla y haz clic en «Desactivar».

 

Permisos

Solo los usuarios con permisos de administrador pueden activar o desactivar Automated Accounts Receivable. Los usuarios que no sean administradores pueden ver la página «Accounts Receivable» y el panel de opciones «Comparar», pero el botón de activación está desactivado para ellos. Si un usuario que no sea administrador intenta usar el botón de activación/desactivación, aparecerá un mensaje: « "» No puedes activar esta característica porque no tienes los permisos necesarios. Ponte en contacto con tu administrador."