Mews Accounts Receivable (AR) est un ensemble de fonctionnalités interconnectées qui automatisent la manière dont votre établissement émet des factures, encaisse les paiements correspondants et effectue le rapprochement avec les soldes en cours, le tout directement dans Mews Operations. Au lieu de passer sans cesse de Mewsà votre portail bancaire et à des tableurs pour suivre qui a payé quoi, AR gère l'intégralité du cycle de vie des factures au sein de Mews: de l'émission de la facture à la réception du paiement, en passant par la clôture de la facture dans votre registre comptable.

 

AR est destiné au personnel opérationnel de l'hôtel ayant accès à Mews aux registres comptables et à votre équipe de comptabilité. Ce système est destiné aux établissements qui pratiquent la facturation après le séjour ; il s'agit généralement de comptes d'entreprise, d'agences de voyages, de réservations de groupe et de clients en long séjour qui règlent leur facture après réception de celle-ci plutôt qu'au moment de l'effectivement du check-out.

 

Dans cet article, vous trouverez des informations sur :

• Accounts Receivable dans Mews Operations
  • Ce qu'inclut Accounts Receivable
  • Fonctionnement du cycle de vie d'une facture débiteur
  • Disponibilité
  • Comment se lancer 
  • Comment mettre en place l'automatisation de la facturation débiteur
  • Cas limites d'activation
  • Comment désactiver
  • Autorisations

Accounts Receivable dans Mews Operations

Ce qu'inclut Accounts Receivable

Accounts Receivable regroupe plusieurs fonctionnalités. Les versions manuelles font partie du site Mews et sont gratuites. Vous pouvez débloquer les fonctionnalités automatisées grâce à un abonnement AR.

 

Accounts Receivable manuel (inclus avec Mews):

• Émettre et gérer les factures manuellement
• Rapprocher manuellement les paiements externes
• Associer manuellement un paiement à une ou plusieurs factures débiteurs
• Envoyer manuellement des rappels de paiement, qu'il s'agisse d'un seul paiement ou en masse
• Traiter les paiements correspondant à une ou plusieurs factures débiteurs
• Rappels: envoie un e-mail de rappel concernant le paiement d'une facture débiteur. Peut être envoyé pour une ou plusieurs factures adressées au même débiteur.
• Traitement du paiement de plusieurs factures débiteurs: permet d'imputer un seul encaissement à plusieurs factures débiteurs en cours simultanément. Les factures débiteurs sont clôturées et rapprochées automatiquement.

 

 

Vous pouvez activer Accounts Receivable en mode Manuel ou Automatisé. Si vous sélectionnez « Comptabilité clients automatisée », le système active automatiquement la « Comptabilité clients manuelle » également. Lorsque vous sélectionnez l'une ou l'autre de ces options, « Mews » active le suivi des factures débiteurs. Si vous ne sélectionnez pas Accounts Receivable, le système désactive le suivi des factures. Une fois activé, le système recense les factures débiteurs émises comme impayées dans la Balance des débiteurs, où vous pouvez suivre les soldes impayés, envoyer des rappels et traiter les paiements. Veuillez consulter les sections « Activation et gestion du suivi des comptes débiteurs » et « La Balance des débiteurs ».

 

Accounts Receivable automatisé

Remarque: toutes les fonctionnalités disponibles dans la gestion manuelle des comptes clients restent actives dans la gestion automatisée des comptes clients.

 

• Émission automatisée des factures: vous pouvez émettre des factures pour un seul séjour et les envoyer automatiquement lors du paiement, avec un délai configurable. Configuré via l'automatisation de facture.
• Relevés de factures: document récapitulatif répertoriant toutes les factures débiteurs impayées d'une société sur une période donnée, accompagné des instructions de paiement. Utile pour les comptes comportant plusieurs factures débiteurs en cours.
• Rappels automatisés (prochainement): envoie automatiquement un e-mail de rappel concernant le paiement d'une facture. Peut être envoyé pour une ou plusieurs factures adressées au même débiteur.
• Lien de paiement des factures (Payment Request): ajoute un lien de paiement aux factures afin que les clients ou les sociétés puissent payer directement en ligne. Vous pouvez configurer les méthodes de paiement prises en charge dans les paramètres de configuration comptable.
• Lien de paiement des factures (Payment Request): ajoute un lien de paiement aux factures afin que les clients ou les sociétés puissent payer directement en ligne. Vous pouvez configurer les méthodes de paiement prises en charge dans les paramètres de configuration comptable. Vous pouvez choisir de désactiver cette option.
• Traitement du paiement de plusieurs factures débiteurs: permet d'imputer un seul encaissement à plusieurs factures débiteurs en cours simultanément. Le système clôture et rapproche automatiquement les factures débiteurs.
• Mews Virements bancaires: Percevez le paiement de vos factures débiteurs par virement bancaire à l'aide d'un IBAN dédié Mews pour chaque payeur ; les fonds sont versés quotidiennement sur le compte bancaire principal de votre hôtel.
• Rapprochement des comptes clients: les encaissements sont automatiquement affectés à la facture débiteur correspondante lorsqu'une référence de paiement est indiquée ; un rapprochement manuel est possible dans tous les autres cas.
• Rapprochement intelligent (prochainement : correspondances de paiement suggérées par l'IA , accompagnées d'un score de fiabilité, afin d'aider le personnel à examiner et à approuver plus rapidement les correspondances.) Réduit le temps consacré au traitement des exceptions et des paiements non correspondants.

 

Fonctionnement du cycle de vie d'une facture débiteur

Automated Accounts Receivable couvre quatre phases du cycle de vie de la facture :

 

Phase 1 — Problématique. Lorsque vous créez une réservation qui correspond à une règle d'automatisation de facture, le système programme la création d'une facture débiteur. Le personnel peut le voir directement sur la réservation. Si des informations manquent, par exemple un numéro d'identification fiscale , une adresse de facturation ou une adresse e-mail, le système ne crée pas la facture'; il génère une tâche vous demandant de fournir les informations manquantes, avec des liens directs vers les champs à compléter, et vous devez alors émettre la facture manuellement.

Note: en particulier, si une adresse e-mail est manquante, le système émet la facture débiteur, mais ne parvient pas à l'envoyer, et crée une tâche à cet effet.

Lorsque le client effectue le check-out et qu'il reste un solde à régler, le système génère automatiquement la facture débiteur. L'arrivée du fichier PDF dans la boîte de réception de l''a lieu dans les délais définis lors de la configuration de l'établissement, sans qu'aucune intervention manuelle ne soit nécessaire.

 

Phase 2 — Poursuite. Des factures impayées continuent d'apparaître dans la Balance des débiteurs. Au lieu de renvoyer des fichiers PDF un par un, le personnel peut envoyer un relevé unique regroupant toutes les factures débiteurs en souffrance d'un payeur, accompagné d'un récapitulatif des montants et des instructions de paiement. La fonctionnalité de rappels automatisés sera prochainement disponible.

 

Phase 3 — Collecte. Les payeurs peuvent effectuer leur paiement de deux manières. Lors d'un paiement en ligne, le payeur clique sur « Continuer au paiement » directement depuis l'e-mail contenant la facture débiteur ou depuis le fichier PDF, puis effectue le paiement en utilisant l'un des modes de paiement proposés par l'établissement. Dans le cadre d'un virement bancaire, chaque payeur dispose d'un IBAN unique Mews imprimé sur la facture débiteur, accompagné d'une référence de paiement ; il copie ces informations dans son système bancaire et effectue le virement. Dans les deux cas, les paiements sont automatiquement enregistrés sur Mews dès leur réception et mis en correspondance avec la facture débiteur. La facture débiteur passe au statut « payée » dès que le paiement est enregistré, et le système la supprime de la Balance des débiteurs une fois qu'elle a été intégralement réglée.

 

Phase 4 — Rapprochement. Le rapprochement permet de vérifier que le solde de votre compte bancaire immobilier correspond bien aux données enregistrées par Mews. Pour les virements bancaires, le partenaire bancaire de « Mews» effectue un versement pour chaque lot quotidien. L'identifiant de versement figure sur le virement bancaire et peut être consulté dans le rapport de versement. À partir de là, le personnel peut établir un lien entre le relevé bancaire et la facture débiteur.

 

Disponibilité

Automated Accounts Receivable est disponible pour les établissements situés dans les pays de la zone euro (EUR) ; d'autres marchés seront ajoutés progressivement. Les virements bancaires dans AR prennent actuellement en charge uniquement les virements SEPA en euros.

 

Comment commencer

La mise en œuvre de la réalité augmentée relève d'une décision au niveau de l'entreprise. Seuls les utilisateurs disposant d'autorisations d'administrateur peuvent l'activer. Remarque: Lorsque vous activez l'abonnement AR, le suivi des factures débiteurs (suivi des comptes débiteurs) est automatiquement activé pour votre établissement s'il ne l'est pas déjà. Cela signifie que le module de la Balance des débiteurs est désormais disponible, vous offrant ainsi une visibilité complète sur les factures débiteurs impayées et l'ancienneté des soldes.

 

Pour l'activer :

1. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Paramètres > Propriété > Finances > Accounts Receivable.
2. Consultez les avantages et cliquez sur « Comparer les options » pour découvrir ce que comprend chaque formule.

3. Activez l'option Automated Accounts Receivable.
4. Acceptez les conditions générales d'AR &.
5. Accédez au tableau de bord d'onboarding pour lancer la procédure de vérification de l'entreprise auprès du partenaire bancaire (KYC). Une fois approuvées, toutes les fonctionnalités de réalité augmentée sont disponibles et votre abonnement prend effet. 

 

 

Comment mettre en place l'automatisation de la facturation débiteur

Une fois l'AR activée, vous configurez l'automatisation de facture dans le flux « Automatisation de facture ». Pour en savoir plus, consultez le guide d'aide « Comment envoyer des factures débiteurs automatiquement » à l'adresse Mews Operations.

 

Cas limites d'activation

• Le suivi des comptes débiteurs n'est pas configuré : Mews l'active automatiquement lorsque vous activez la gestion des comptes débiteurs. Aucune intervention manuelle n'est nécessaire.
• Activation pendant un délai de grâce : si votre établissement disposait auparavant de la fonction AR et se trouve actuellement dans le délai de grâce de 60 jours suivant sa désactivation, vous pouvez le réactiver. Les comptes bancaires dédiés existants continuent de fonctionner et de nouveaux comptes sont à nouveau ouverts à compter de la date d'activation.
• AWX a rejeté l'établissement : si le partenaire bancaire (AWX) rejette la demande de vérification d'identité (KYC), l'activation de l'AR n'est pas menée à bien. Contactez Mews pour obtenir de l'aide concernant les étapes suivantes.

 

 

Comment désactiver

Si vous décidez de vous désinscrire, les fonctionnalités de réalité augmentée resteront actives pendant une période de grâce de 60 jours après la désactivation. Au cours de cette période :

• Aucun nouvel IBAN dédié à l' Mews n'est attribué aux nouveaux profils de payeurs.
• Les comptes dédiés existants continuent de recevoir et de rapprocher les paiements.
• Vous pouvez finaliser le recouvrement des factures débiteurs déjà envoyées avant la clôture des comptes de comptabilité.

 

À l'issue de la période de grâce, tous les comptes bancaires dédiés seront clôturés et les virements bancaires ne seront plus traités via Mews. Mews envoie une notification trois jours avant la fin du délai de grâce.

 

Pour désactiver,

1. Dans Mews Operations, accédez au menu principal Paramètres > Propriété > Finances > Accounts Receivable.
2. Désactivez l'option Automated Accounts Receivable.
3. Cochez la case, puis cliquez sur « Désactiver ».

 

Autorisations

Seuls les utilisateurs disposant de droits d'administrateur peuvent activer ou désactiver Automated Accounts Receivable. Les utilisateurs non administrateurs peuvent consulter la page « Accounts Receivable » et le panneau d'options « Comparer », mais le bouton de basculement est désactivé pour eux. Si un utilisateur non administrateur tente d'utiliser le bouton bascule, le message suivant s'affiche : « "» Vous ne pouvez pas activer cette fonctionnalité car vous ne disposez pas des autorisations requises. Veuillez contacter votre administrateur."