In diesem Artikel wird erklärt, wie die Abrechnungsautomatisierung in Mews Operationsfunktioniert – darunter, wie du sie konfigurierst, wann ihre Auslösung erfolgt und wie sie Posten über verschiedene Reservierungen hinweg verwaltet.

Die Abrechnungsautomatisierung bei Mews Operations weist abrechnungsfähige Posten und Services automatisch den jeweiligen Reservierungsinhabern zu, wodurch manuelle Abrechnungsaufgaben reduziert werden und die Kosten bei Einzel- und Gruppenreservierungen übersichtlich bleiben. Immobilienverwalter und -verwalter nutzen es, um zu steuern, wie Mews Abbuchungen zuweist und steuert. Die Abrechnungsautomatisierung läuft ab dem Moment, in dem du eine Reservierung erstellst, und wird jedes Mal erneut ausgelöst, wenn du sie aktualisierst. Um Abrechnungsautomatisierungen zu erstellen oder zu ändern, benötigst du neben der Berechtigung zum Bearbeiten deiner Unterkunft auch die Berechtigung „Abrechnungsautomatisierungen erstellen und verwalten “.

In der Standardeinstellung wendet Mews die Abrechnungsautomatisierung auf jede Reservierung an. Du musst keine Regeln konfigurieren. Wenn du eine individuelle Abrechnungsautomatisierung erstellst, setzt sie die Standardlogik außer Kraft, wenn ihre Bedingungen zutreffen.

 

 

In diesem Artikel findest du Antworten auf: 

• Wie funktioniert die standardmäßige Abrechnungsautomatisierung?
• Wie erstelle und konfiguriere ich eine Abrechnungsautomatisierung? 
• Welche Berechtigungen werden benötigt, um Abrechnungsautomatisierungen zu erstellen und zu ändern? 
• Wann wird eine Abrechnungsautomatisierung ausgelöst? 
• Hat die Einrichtung einer neuen Abrechnungsautomatisierung Auswirkungen auf meine älteren Reservierungen? 
• Was passiert, wenn ich eine neue Reservierung anlege? 
• Was sehe ich auf dem Abrechnungsbildschirm für Reservierungen? 
• Was passiert mit Posten, die nicht von der Abrechnungsautomatisierung erfasst werden? 
• Was passiert, wenn ich eine Reservierung so ändere, dass die Automatisierung nicht mehr gilt? 
• Was passiert mit meinen bestehenden Abrechnungsautomatisierungen? 
• Für welche Posten gilt die Abrechnungsautomatisierung? 
• Was löst die erneute Ausführung der Abrechnungsautomatisierung aus? 
• Was passiert, wenn die Abrechnungsautomatisierung nicht mehr funktioniert? 
• Was passiert, wenn eine andere Abrechnungsautomatisierung zum Tragen kommt? 
• Kann die Abrechnungsautomatisierung Positionen aus meinen manuell erstellten Rechnungen übernehmen? 

 

Wie funktioniert die Standard-Abrechnungsautomatisierung?

Die standardmäßige Abrechnungsautomatisierung hilft dir, Rechnungen ohne manuellen Aufwand zu organisieren. Sobald du oder der Gast Posten zu einer Reservierung hinzufügt, werden diese automatisch auf eine einzige Rechnung weitergeleitet. Du musst keine Regeln erstellen, damit sie funktioniert.

Diese Automatisierung läuft kontinuierlich und gilt für alle buchbaren Services und Zusatzservices. Es sortiert die Rechnungen nach Reservierungsgruppen, was Fehler reduziert und beim Check-out Zeit spart.

So funktioniert es

1. Du oder der Gast erstellen eine Reservierung.
2. Die Abrechnungsautomatisierung erstellt für jede Reservierungsgruppe eine eigene Rechnung.
3. Alle Abbuchungen werden auf die Rechnung des Gastes weitergeleitet. Wenn der Reservierung eine Firma zugeordnet ist, verknüpft Mews diese Firma auch mit der Rechnung.
4. Jeder Gesetzentwurf wird nach der Reservatsgruppe benannt. Ein Gesetzentwurf könnte zum Beispiel den Namen „Smith-4-11-33C9“ tragen.
5. Sie markiert die Rechnung mit einem Icon für die Automatisierung und fügt dem Aktionsprotokoll den Vermerk „Vom System erstellt“ hinzu.
6. Durch die Abrechnungsautomatisierung werden alle zusätzlichen Reservierungspositionen in die Gruppenrechnung aufgenommen.
7. Durch die Abrechnungsautomatisierung werden alle verknüpften Reservierungen zur Gruppenrechnung hinzugefügt. Wenn für den Reservierungsinhaber der Produktgebühren keine Reservierungsgruppenabrechnung vorliegt, erstellt Mews eine neue Rechnung in diesem Gastprofil.

Wie sie mit anderen Abrechnungsautomatisierungen zusammenarbeitet

Wenn du deine eigene Abrechnungsautomatisierung erstellst, hat deine Regel immer Vorrang vor der Standard-Abrechnungsautomatisierung, sobald die Bedingung erfüllt ist. Die standardmäßige Abrechnungsautomatisierung gilt nur, wenn keine individuelle Automatisierung für die Reservierung oder die Posten vorhanden ist.

Wie erstelle und konfiguriere ich eine Abrechnungsautomatisierung? 

Du kannst die Abrechnungsautomatisierung direkt auf der Seite „Einstellungen zur Abrechnungsautomatisierung“ oder über eine Reservierung bzw. einen Verfügbarkeitsblock erstellen und konfigurieren. 

Wenn John Smith zum Beispiel eine Reservierung vornimmt, bei der die Abrechnung durch Abrechnungsautomatisierung an die Firma ZadehCo weitergeleitet wird, bleibt John Smith der Reservierungsinhaber, aber ZadehCo ist der Rechnungsempfänger. Du kannst dies in deiner Automatisierung konfigurieren.

 

Welche Berechtigungen werden benötigt, um Abrechnungsautomatisierungen zu erstellen und zu ändern? 

Um Abrechnungsautomatisierungen zu erstellen und zu ändern, brauchst du: 

• eine Berechtigung zur Bearbeitung deiner Unterkunft 
• die Berechtigung Abrechnungsautomatisierung erstellen und verwalten 

 

Wann wird eine Abrechnungsautomatisierung ausgelöst? 

Wann die Abrechnungsautomatisierung ausgelöst wird, hängt von dem von dir konfigurierten Automatisierungszeitpunkt ab:

• Die kontinuierliche Automatisierung wird jedes Mal ausgelöst, wenn du oder der Gast eine Reservierung erstellt oder bearbeitet. Wenn du zum Beispiel einen Aufenthalt verlängerst oder einen neuen Service hinzufügst, wendet Mews die Automatisierung an.
• Die monatliche Automatisierung löst einmal im Monat an dem Tag und zu der Uhrzeit aus, die du konfigurierst. Sie enthält die fakturierbaren Posten eines bestimmten Zeitraums, der auf deinen Einstellungen basiert.

Hinweis: Die standardmäßige Abrechnungsautomatisierung wird immer dann ausgelöst, wenn du eine Reservierung, einen Reservierungsartikel oder ein mit einer Reservierung verknüpftes Produkt in Mews hinzufügst, es sei denn, eine bestimmte Bedingung verhindert dies.

 

Hat die Einrichtung einer neuen Abrechnungsautomatisierung Auswirkungen auf meine älteren Reservierungen? 

Nein, die Abrechnungsautomatisierung gilt nicht rückwirkend für bestehende Reservierungen, auch wenn sie die Bedingungen erfüllen. 

Wenn du oder der Gast jedoch eine bestehende Reservierung änderst, die den Bedingungen der Automatisierung entspricht, löst Mews die Automatisierung erneut aus und wendet sie auf die aktualisierte Reservierung an. 

 

Was passiert, wenn ich eine neue Reservierung anlege? 

Wenn eine Abrechnungsautomatisierung für eine neue Reservierung gilt:

• Mews zeigt in der Übersicht der Reservierung die Meldung „Abrechnungsautomatisierung angewendet“ an.
• Die Abrechnungsautomatisierung leitet alle Posten oder Services, die du oder der Gast der Reservierung hinzufügt, automatisch der jeweiligen Rechnung zu, sofern sie die Bedingungen der Automatisierung erfüllt.

Du kannst die Details der Automatisierung einsehen, indem du:

• die Reservierungsdetails aufklappst.
• auf Abrechnungsautomatisierung angewendet in der Übersicht klickst.

 

Was sehe ich auf dem Abrechnungsbildschirm für Reservierungen? 

Wenn für eine Reservierung eine Abrechnungsautomatisierung gilt, wird auf dem Abrechnungsbildschirm Folgendes angezeigt:

• Ein Icon auf automatisierten Rechnungen.
• Eine Option Automatisierung anzeigen im Menü, die eine Übersicht der Automatisierung öffnet.

 

Was passiert mit Posten, die nicht von der Abrechnungsautomatisierung erfasst werden? 

Die standardmäßige Abrechnungsautomatisierung gilt für alle Reservierungen, Reservierungspositionen und mit einer Reservierung verknüpften Produkte und erstellt dafür eine Rechnung.

Wenn du jedoch ein Produkt ohne Link zur Reservierung hinzufügst, leitet Mews es zu den „Unbezahlten Posten“ weiter.

 

Was passiert, wenn eine Reservierung mit einer Automatisierung geändert wird, sodass die Automatisierung nicht mehr gilt? 

Wenn deine Änderung die Bedingungen aufhebt, die die Automatisierung ausgelöst haben: 

1. zeigt Mews eine Warnmeldung.
2. kannst du entscheiden, was mit den betroffenen Posten geschehen soll: 
   1. Klicke auf Posten verschieben, um sie zurück in den Bereich Unbezahlte Posten zu verschieben, oder
   2. Klicke auf „Zurück“, um die Änderung abzubrechen.

Hinweis: Wenn du die Abrechnungsautomatisierung einrichtest und den Zeitplan auf Kontinuierlich stellst, kannst du eine Reservierung bearbeiten, ohne dass Mews die Abrechnungsautomatisierung von dieser Reservierung entfernt. 

 

Was passiert mit meinen bestehenden Abrechnungsautomatisierungen? 

Deine früheren Abrechnungsautomatisierungen, z. B. die, die du vor der aktualisierten Automatisierungslogik erstellt hast, funktionieren weiterhin wie erwartet:

• Mews kennzeichnet diese in der Übersicht „Abrechnungsautomatisierungen“ mit „Alte Version“.
• Sie werden nur einmal ausgelöst, wenn du oder der Gast die Reservierung anlegt.

Hinweis: Du kannst alte Abrechnungsautomatisierungen noch bearbeiten oder löschen, aber du kannst keine neuen mit der alten Logik erstellen.

 

Für welche Posten gilt die Abrechnungsautomatisierung?

Änderungen an der Abrechnungsautomatisierung gelten nur für Positionen in Rechnungen, die von der Abrechnungsautomatisierung erstellt werden. Du erkennst diese Rechnungen am -Icon im Abrechnungsbildschirm.

Hinweis: Eine manuell erstellte Rechnung ist jede Rechnung, die kein Automatisierungs-Icon aufweist. Die Abrechnungsautomatisierung ändert keine Posten in manuell erstellten Rechnungen.

Welche Posten sind davon betroffen?

• Posten in automatisierten Rechnungen oder unbezahlte Posten werden neu gesteuert, sobald die Abrechnungsautomatisierung erneut ausgelöst wird.
• Die Abrechnungsautomatisierung berücksichtigt keine Positionen, die du in eine manuell erstellte Rechnung einfügst.
• Wenn du Posten manuell in eine automatisierte Rechnung verschiebst, gilt die Abrechnungsautomatisierung bei der nächsten Auslösung weiterhin für diese Posten.

Wichtiges Verhalten

• Wenn ein Posten in einer automatisierten Rechnung oder unter „Ausstehende Posten“ aufgeführt ist, wird er in folgenden Fällen weitergeleitet:
  • Die Abrechnungsautomatisierung erfährt erneut eine Auslösung
  • Du änderst den Reservierungsinhaber
• Wenn ein Posten in einer manuell erstellten Rechnung steht, bleibt er dort stehen.

 

Was löst die erneute Ausführung der Abrechnungsautomatisierung aus?

Die Abrechnungsautomatisierung wird ausgelöst, wenn bestimmte Änderungen an einer Reservierung oder im System auftreten.

Die Abrechnungsautomatisierung wird ausgelöst, wenn:

• Du erstellst eine Reservierung
• Du aktualisierst eine Reservierung
• Du fügst einer Reservierung Produkte oder Services hinzu
• Du fügst einen Posten für das Kassensystem hinzu, der mit einer Reservierung verknüpft ist
• Du änderst Details der Reservierung, die sich auf die Bedingungen der Abrechnung auswirken, wie zum Beispiel:
  • Firma
  • Reiseagentur
  • Gastprofile, darunter Reservierungsinhaber, Bucher oder Begleitperson
  • Rate
  • Reservierungsgruppe
• Du führst Reservierungsgruppen zusammen
• Die geplante Zeit für die automatische monatliche Abrechnungsautomatisierung ist erreicht
• Du aktualisierst eine Abrechnungsautomatisierung, die bestimmte Reservierungen oder Reservierungsgruppen umfasst, und klickst auf „Elemente verschieben“

Zusätzliches Verhalten

• Wenn eine Reservierung mit einer Abrechnungsautomatisierung übereinstimmt, werden die Posten der entsprechenden Rechnung gesteuert und weitergeleitet.
• Sollte eine andere Abrechnungsautomatisierung zum Tragen kommen, werden die Posten auf die neue Rechnung weitergeleitet.
• Wenn keine Sonderlösung für die Abrechnungsautomatisierung gilt, übernimmt die Standard-Abrechnungsautomatisierung die Reservierung.

Hinweis: Die Abrechnungsautomatisierung prüft bei jeder Auslösung die Bedingungen und steuert die Posten entsprechend der aktuellen Reservierungskonfiguration.

 

Was passiert, wenn die Abrechnungsautomatisierung nicht mehr funktioniert?

Wenn eine Reservierung die Bedingungen für die Abrechnungsautomatisierung nicht mehr erfüllt, wird die Routenplanung automatisch aktualisiert.

Was passiert mit den betroffenen Posten?

• Mews entfernt die Abrechnungsautomatisierung aus der Reservierung.
• Die betroffenen Posten werden an die Standard-Abrechnungsautomatisierung weitergeleitet.
• Wenn eine andere Abrechnungsautomatisierung greift, werden die Posten in die neue Rechnung weitergeleitet.

Wenn du beispielsweise eine Firma aus einer Reservierung entfernst und die Abrechnungsautomatisierung von dieser Firma abhängt, Mews stellt die Abrechnungsautomatisierung ein und aktualisiert die Artikelzuordnung.

 

Was passiert, wenn eine andere Abrechnungsautomatisierung zum Tragen kommt?

Wenn durch eine Aktualisierung der Reservierung eine andere Abrechnungsautomatisierung zur Anwendung kommt, werden die Posten automatisch weitergeleitet.

Umleitungsablauf

1. Durch die Abrechnungsautomatisierung werden Posten aus der vorherigen automatisierten Rechnung entfernt.
2. Die Posten werden in den Bereich Unbezahlte Posten verschoben.
3. Die neue Abrechnungsautomatisierung gilt.
4. Die Posten werden in die neue Rechnung weitergeleitet.

Das siehst du als eine einzige Transaktion zwischen Rechnungen im Abrechnungsbildschirm.

 

Kann die Abrechnungsautomatisierung Positionen aus meinen manuell erstellten Rechnungen übernehmen?

Bei der Abrechnungsautomatisierung werden Posten aus manuell erstellten Rechnungen nicht übernommen.

Verhalten bei der Steuerung von Posten

• Die Abrechnungsautomatisierung verwaltet Posten ausschließlich in automatisierten Rechnungen.
• Die Posten in manuell erstellten Rechnungen bleiben unverändert.

Hinweis: Eine manuell erstellte Rechnung ist jede Rechnung, die kein Automatisierungs-Icon aufweist. Weitere Informationen findest du im Bereich „Für welche Posten gilt die Abrechnungsautomatisierung? “ in diesem Artikel.