Die Abrechnungsautomatisierung in Mews Operations ermöglicht es dir, Regeln aufzustellen, um automatisch Rechnungen zu erstellen und den Reservierungsinhabern zuzuweisen. Du kannst deine Regeln für die automatische Abrechnung so konfigurieren, dass sie kontinuierlich oder monatlich ausgeführt werden. Du kannst sie aber auch auf der Grundlage von Gastprofilen, individuellen Reservierungen oder Reservierungsgruppen anwenden. Damit entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen manuell anzupassen oder wiederkehrende Abrechnungsaufgaben zu erledigen. 

 

Mews steuert Abrechnungen aus Integrationen automatisch, wenn du die Abrechnungen über die Abrechnungsautomatisierung in Zusatzservices einrichtest. Dies funktioniert, wenn Mews oder der Integrationspartner die LinkedReservationID an die Posten in der Bestellung anhängt.  

 

Mews leitet Posten nicht automatisch weiter, wenn: 

• Die Abrechnung außerhalb des Aufenthalts erfolgt, z. B. vor dem Check-in oder nach dem Check-out, oder 
• Der Gast mehrere aktiven Reservierungen hat. 

 

Hinweise:  

• Um Abrechnungsautomatisierungen zu erstellen oder zu bearbeiten, musst du die Abrechnungsautomatisierung erstellen und verwalten-Berechtigung haben. 
• Jede Unterkunft kann bis zu 1300 Abrechnungsautomatisierungen erstellen. Um innerhalb dieses Limits zu bleiben, lösche alle nicht mehr benötigten Einträge, insbesondere die für Gruppen oder Reservierungen. Wenn sie die gleichen Bedingungen haben, kannst du auch mehrere Firmen in eine Automatisierung einbeziehen, um so die Gesamtzahl der Automatisierungen zu reduzieren. 

 

In diesem Artikel findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du eine Rechnungsautomatisierung in Mews Operations erstellst: 

• Schritt 1: Timing-Konfiguration einrichten 
• Schritt 2: Den Service, buchbare und zusätzliche Produkte und Posten auswählen
• Schritt 3: Bedingungen konfigurieren 
• Schritt 4: Rechnungsverantwortlichen konfigurieren
• Schritt 5: Rechnungsautomatisierung überprüfen 

 

Schritt 1: Konfiguration des Timings einrichten 

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Betriebsabläufe > Abrechnungsautomatisierung. 
2. Klicke auf Automatisierung erstellen. 
3. Gib die folgenden Details ein: 
   • Name: Gib den Namen der Automatisierung ein. 
     Hinweis: Verwende spezifische Namen wie NovaCon F&B-Abrechnung 2025. Vermeide generische Namen wie „Regel 1“. 
   • Beschreibung: Gib eine Beschreibung der Automatisierung ein. 
   • Timing: Wähle aus, wann Mews die Automatisierung auslöst. 
   • Kontinuierlich: Mews löst die Automatisierung jedes Mal aus, wenn sich die Reservierung ändert. Dies gilt von der Buchung bis zum Check-out. 
   • Monatlich: Mews löst die Automatisierung einmal im Monat aus.

• • • Wenn du Monatlich auswählst, gibst du die folgenden Details ein: 
      • Tag des Monats: Gib den Tag des Monats ein, an dem Mews diese Automatisierung auslösen soll. 
      • Zeit: Gib die Uhrzeit ein, zu der Mews diese Automatisierung auslösen soll. 
      • Konsumierungszeitraum für jede Rechnung: Wähle den Zeitraum aus, den Mews in die Automatisierung einbeziehen soll. 
        • Monat vor dem Automatisierungsdatum: Zum Beispiel stellt Mews am 1. Mai Posten und Services mit Verbrauchsdatum im April in Rechnung. 
        • Gleicher Monat wie das Automatisierungsdatum und der Monat davor: Zum Beispiel stellt Mews am 1. Mai die gültigen Posten und Services mit Verbrauchsdaten vom April in Rechnung. 
        • Gleicher Monat wie das Automatisierungsdatum: Zum Beispiel stellt Mews am 2. Mai Posten und Services mit Verbrauchsdaten im Mai in Rechnung. 
        • Gleicher Monat wie das Automatisierungsdatum und der Monat danach: Zum Beispiel stellt Mews am 31. Mai Posten und Services mit Verbrauchsdaten im Mai und Juni in Rechnung. 
        • Monat nach dem Automatisierungsdatum: Zum Beispiel, am 31. Mai stellt Mews die anwendbaren Posten und Services mit Verbrauchsdaten im Juni in Rechnung.

Hinweis: Um Monate mit unterschiedlichen Tagesanzahlen zu berücksichtigen, kannst du „30 oder letzter Tag“ auswählen, um die Automatisierung entweder am 30. oder am letzten Tag des Monats auszulösen, je nachdem, was zuerst eintritt. 

 

4. Klicke auf Weiter. 

Hier konfigurierst du, wann Mews deine Abrechnungsautomatisierung auslöst. 

 

Schritt 2: Den Service, buchbare und zusätzliche Produkte und Posten auswählen

1. Unter Buchbare Services:
   1. Klicke auf den Schalter für jeden Service, den du in die Automatisierung einbeziehen möchtest. 
   2. Markiere die Kästchen, um auszuwählen, welche Posten du in die Rechnungsautomatisierung einbeziehen möchtest. 
   3. Wenn du das Kästchen Produkte markierst, wählst du aus, wie Mews die Posten für diesen Service abrechnen soll: 
      1. Alle Produkte (inkl. neu erstellter): Um alle Produkte aus diesem buchbaren Service einzuschließen. 
      2. Ausgewählte Produkte: Um nur bestimmte Produkte aus diesem buchbaren Service aufzunehmen. Klicke auf e, um Produkte auszuwählen. 
      3. Ausgewählte Produktkategorien: Um nur bestimmte Produktkategorien in diesen buchbaren Service aufzunehmen. Klicke auf , um Kategorien auszuwählen. 
2. Unter Zusatzservices:
   1. Klicke auf den Schalter für alle Services, die du in die Automatisierung einbeziehen möchtest. Hinweis: Die Automatisierung wirkt sich nur auf Posten aus zusätzlichen Services aus, wenn sie sich auf einer Rechnung befinden, die mit einer Reservierung verknüpft ist, die die Bedingungen für die Automatisierung erfüllt. 
   2. Markiere die Kästchen, um auszuwählen, welche Posten du einbeziehen möchtest. 
   3. Wenn du das Kästchen Produkte markierst, wähle Folgendes aus: 
      1. Alle Produkte (einschl. neu erstellte Produkte) 
      2. Ausgewählte Produkte 
      3. Ausgewählte Produktkategorien
      4. Ausgewählte Buchhaltungskategorien 

1. 4. Wenn du das Kästchen Benutzerdefinierte Posten (über API aus der Integration) anklickst, wähle Folgendes aus: 
      1. Alle Posten 
      2. Ausgewählte Buchhaltungskategorien
         Hinweis: Benutzerdefinierte Posten benötigen eine LinkedReservationID. Mews weist keine ID zu, wenn der Gast mehrere aktive Reservierungen hat oder wenn die Posten außerhalb des Zeitraums des Aufenthalts liegen. 

Hinweis: Wenn du Buchhaltungskategorien sowohl für die Option Produkt als auch für die Option Benutzerdefinierte Posten auswählst, sind die Kategorien synchronisiert. 

Damit wählst du die Services und Postenarten aus, die Mews in die Automatisierung einbezieht. 

 

Schritt 3: Bedingungen konfigurieren 

1. Klicke unter Bedingungen auf die Schalter für die Bedingungen, die du in die Automatisierung aufnehmen willst. Du kannst jetzt Steuerungsregeln festlegen, die auf den folgenden Punkten basieren: 
   1. Gastprofil: Verschiebe Abbuchungen zu einem bestimmten Gast, wenn sein Profil zur Reservierung hinzugefügt wird, unabhängig davon, ob er der Reservierungsinhaber, der Bucher oder die Begleitperson ist. 
   2. Reservierungsgruppe: Wende die Automatisierung auf alle Reservierungen innerhalb einer Gruppe an. 
   3. Individuelle Reservierung: Wende die Automatisierung nur auf eine Reservierung an. 
   4. Firmen-/Reiseagenturprofil: Wende die Automatisierung auf ein oder mehrere Firmen- oder Reiseagenturprofile an. 
   5. Raten: Wende die Automatisierung auf eine oder mehrere Raten an. 
   6. Reservierungen, die in Online-Reiseagenturen vorausbezahlt wurden: Wende die Automatisierung nur auf eine vorausbezahlte Reservierung bei einer Online-Reiseagentur an. 

Du kannst auch Bedingungen kombinieren, indem du mehrere Optionen auswählst. Zum Beispiel:

• • • Reservierungsgruppe und Gastprofil 
    • Reservierungsgruppe und Profil der Firma oder Reiseagentur 
    • Reservierungsgruppe und Raten 

Hinweis: Wenn mehrere Automatisierungen angewendet werden, priorisiert Mews sie in folgender Reihenfolge: 

1. 1. 1. Individuelle Reservierung 
      2. Reservierungsgruppe 
      3. Gastprofil 
      4. Reiseagentur 
      5. Unternehmen 
      6. Ratengruppe 

Hier werden die Regeln festgelegt, die bestimmen, wann und wie Mews die Abrechnungsautomatisierung anwendet. 

 

Schritt 4: Rechnungsverantwortlichen konfigurieren 

1. Wähle die Zielrechnung für die Abbuchungen aus. Du kannst alle ausgewählten Posten an ein Gastprofil deiner Wahl weiterleiten. Du kannst zum Beispiel alle Abbuchungen für Übernachtungs- und Bettensteuer an einen Gast weiterleiten, auch wenn andere Gäste die Reservierung vorgenommen haben. 
2. Wähle aus, ob du: 
   1. Eine separate Rechnung für jede Reservierung oder 
   2. Eine separate Rechnung für jede Reservierungsgruppe erstellen möchtest. 

3. Klicke auf Weiter. 

Hier wird der Rechnungsverantwortliche für die Abrechnungsautomatisierung konfiguriert. 

 

Schritt 5: Die Abrechnungsautomatisierung überprüfen 

1. Sieh dir die Übersicht über deine Auswahl an. 

2. Klicke auf Speichern, um die Automatisierung zu bestätigen. 

Dies erstellt eine Abrechnungsautomatisierung in Mews Operations.