Met factuurautomatisering in Mews Operations kun je regels instellen om automatisch te betalen items en diensten toe te wijzen aan de correcte rekeningeigenaren. Dit vermindert handmatige factureringstaken en helpt je om de betalingen voor individuele reserveringen en groepsreserveringen op orde te houden.

Mews past factureringsautomatisering standaard toe op elke reservering. Je hoeft dus niet zelf regels te configureren om van deze automatisering te profiteren. Mews creëert een rekening voor elke reservering en stuurt alle items naar de juiste rekening, zodat je ze niet handmatig hoeft te verplaatsen. Als je een aangepaste factureringsautomatisering aanmaakt, overschrijft deze de standaardlogica wanneer de voorwaarden van toepassing zijn.

 

 

In dit artikel vind je antwoorden op: de volgende vragen: 

• Hoe werkt de standaard factureringsautomatisering?
• Hoe maak en configureer ik een factuurautomatisering? 
• Welke bevoegdheden zijn nodig om factureringsautomatiseringen te maken en te wijzigen? 
• Wanneer treedt een factuurautomatisering in werking? 
• Heeft het maken van een nieuwe factureringsautomatisering invloed op oudere reserveringen? 
• Wat gebeurt er als ik een nieuwe reservering maak? 
• Wat gebeurt er in het Rekeningenscherm voor reserveringen? 
• Wat gebeurt er met items die de automatisering niet dekt? 
• Wat gebeurt er als ik een reservering wijzig waardoor de automatisering niet langer van toepassing is? 
• Wat gebeurt er met mijn bestaande factureringsautomatiseringen? 

 

Hoe werkt de standaard factureringsautomatisering?

De standaard factureringsautomatisering helpt je om rekeningen te organiseren zonder handmatige inspanning. Alle items worden automatisch op één rekening gezet zodra ze worden toegevoegd aan een reservering. Je hoeft geen regels aan te maken om het te laten werken.

Deze automatisering werkt continu en is van toepassing op alle boekbare diensten en aanvullende diensten. Het voorkomt dat het systeem items naar Onbetaalde items/Aanbetalingen stuurt, wat fouten vermindert en tijd bespaart bij het uitchecken.

Hoe werkt het

1. Jij of de gast maakt een reservering aan.
2. De factureringsautomatisering maakt voor elke reserveringsgroep een aparte rekening aan.
3. Hierdoor worden alle kosten naar de gastrekening verplaatst. Als er een bedrijf is gekoppeld aan de reservering, verschijnt het bedrijf ook op de rekening.
4. Elke rekening krijgt een naam met de groepsnaam, bijvoorbeeld Smith-4-11-33C9.
5. Het markeert de rekening met een automatiseringsicoontje en voegt "Gecreëerd door systeem" toe aan het Actielogboek.
6. Het systeem voegt eventuele extra reserveringsitems aan de rekening van de reservering toe.
7. Het systeem voegt alle gekoppelde reserveringsproducten toe aan de rekening van de reservering. Als er geen rekening bestaat voor de eigenaar van de productkosten, dan maakt het systeem een nieuwe rekening aan in dat gastprofiel.

Hoe het samenwerkt met andere factureringsautomatiseringen

Als je je eigen factureringsautomatisering aanmaakt, overschrijft je eigen regel altijd de standaard factureringsautomatisering als aan de opgegeven voorwaarde wordt voldaan. De standaard factureringsautomatisering is alleen van toepassing als er geen aangepaste automatisering is voor de reservering of items.

Hoe maak en configureer ik een factuurautomatisering? 

Je kunt factureringsautomatiseringen aanmaken en configureren vanaf de pagina Factureringsautomatiseringen, vanuit een reservering of vanuit een beschikbaarheidsblok. 

 

Welke bevoegdheden zijn nodig om factureringsautomatiseringen te maken en te wijzigen? 

Om factureringsautomatiseringen te maken en wijzigen, heb je het volgende nodig: 

• De bevoegdheid om je accommodatie aan te passen 
• De bevoegdheid Creëren en beheren van factureringsautomatiseringen 

 

Wanneer treedt een factuurautomatisering in werking? 

Wanneer factureringsautomatiseringen worden geactiveerd, hangt af van de timing die je instelt:

• Een continue automatisering wordt geactiveerd elke keer dat jij of de gast een reservering aanmaakt of aanpast. Wanneer je bijvoorbeeld een verblijf verlengt of een nieuwe dienst toevoegt, past Mews de automatisering toe.
• Een maandelijkse automatisering wordt eenmaal per maand geactiveerd op de dag en tijd die je instelt. Het bevat factureerbare items uit een bepaalde periode, gebaseerd op je instellingen.

Let op: De standaard factureringsautomatisering wordt geactiveerd wanneer je een reservering, rekeningitems of product gekoppeld aan een reservering toevoegt in Mews, tenzij een specifieke voorwaarde dit tegenhoudt.

 

Heeft het maken van een nieuwe factureringsautomatisering invloed op oudere reserveringen? 

Nee, een nieuwe factureringsautomatisering is niet met terugwerkende kracht van toepassing op bestaande reserveringen, zelfs als deze aan de voorwaarden voldoen. 

Let op: Als jij of de gast een bestaande reservering wijzigt die voldoet aan de voorwaarden van de automatisering, activeert Mews de automatisering opnieuw en past deze toe op de bijgewerkte reservering. 

 

Wat gebeurt er als ik een nieuwe reservering maak? 

Als een factureringsautomatisering van toepassing is op een nieuwe reservering:

• Mews toont een melding met "Factureringsautomatisering toegepast" in de samenvatting van de reservering.
• De factureringsautomatisering stuurt automatisch alle items of diensten die jij of de gast toevoegt aan de reservering naar de juiste rekening als deze voldoen aan de voorwaarden van de automatisering.

Je kunt de automatiseringsdetails bekijken door:

• De details van de reservering uit te breiden.
• Op Factureringsautomatisering toegepast te klikken in het paneel Samenvatting.

 

Wat gebeurt er in het Rekeningenscherm voor reserveringen? 

Als er een factureringsautomatisering actief is op een reservering, toont het Rekeningenscherm:

• Een label dat rekeningen markeert die zijn aangemaakt door automatisering.
• Een optie met Automatisering weergeven in het menu die een samenvatting van de automatisering opent.

Let op: Als John Connor bijvoorbeeld een reservering maakt met factureringsautomatisering die de rekeningen doorstuurt naar het bedrijf ZadehCo, dan blijft John de eigenaar van de reservering, maar is ZadehCo de eigenaar van de rekening. Je definieert dit in de configuratie van de automatisering.

 

Wat gebeurt er met items die de automatisering niet dekt? 

De standaard factureringsautomatisering is van toepassing op alle reserveringen, reserveringsitems en producten die zijn gekoppeld aan een reservering en maakt hiervoor een rekening aan.

Als je echter een product toevoegt dat niet is gekoppeld aan een reservering, stuurt het systeem dut naar Onbetaalde items/Aanbetalingen.

 

Wat gebeurt er als ik een reservering wijzig waardoor de automatisering niet langer van toepassing is? 

Als je wijziging de voorwaarden verwijdert die de automatisering triggerden: 

1. Geeft Mews een waarschuwingsbericht weer.
2. Je kunt zelf beslissen wat je met de relevante items doet: 
   1. Klik op Items verplaatsen om ze terug te zetten naar Onbetaalde items en aanbetalingen, of
   2. Klik op Teruggaan om de wijziging ongedaan te maken.

 

Wat gebeurt er met mijn bestaande factureringsautomatiseringen? 

Je eerdere factureringsautomatiseringen, zoals die je hebt aangemaakt vóór de bijgewerkte automatiseringslogica, werken nog steeds zoals verwacht:

• Deze zijn gemarkeerd met "Oude versie" in het overzicht Factureringsautomatiseringen.
• Ze triggeren maar één keer, wanneer jij of de gast de reservering aanmaakt.

Let op: Je kunt je oude factureringsautomatiseringen nog steeds bewerken en verwijderen, maar je kunt geen nieuwe maken met gebruik van de oude logica.