Veelgestelde vragen over factureringsautomatiseringen

AccountingMews Operations

In dit artikel wordt uitgelegd hoe factureringsautomatisering werkt in Mews Operations, inclusief hoe je het configureert, wanneer het triggert en hoe het items over verschillende reserveringen heen beheert.

De factureringsautomatisering in Mews Operations toewijst factureerbare posten en diensten automatisch aan de betreffende factuurhouders, waardoor handmatige facturatietaken worden verminderd en de betalingen overzichtelijk blijven, zowel bij individuele als bij groepsreserveringen. Vastgoedbeheerders en -administrateurs gebruiken het om te bepalen hoe Mews kosten toewijst en doorstuurt. De factureringsautomatisering gaat van start zodra je een reservering aanmaakt en wordt telkens opnieuw geactiveerd wanneer je deze bijwerkt. Om factureringsautomatiseringen aan te maken of aan te passen, heb je naast de toestemming om je accommodatie aan te passen ook de toestemming ‘Factureringsautomatiseringen aanmaken en beheren’ nodig.

Mews past factureringsautomatisering standaard toe op elke reservering. Je hoeft geen configuratie uit te voeren. Als je een aangepaste factureringsautomatisering aanmaakt, overschrijft deze de standaardlogica wanneer de voorwaarden van toepassing zijn.

 

ⓘ
Let op: Elke accommodatie kan maximaal 1300 factureringsautomatiseringen aanmaken. Om te voorkomen dat je deze limiet bereikt, moet je alle automatiseringen die je niet meer gebruikt verwijderen, zeker degene die gekoppeld zijn aan individuele reserveringen of groepen. Je kunt ook het aantal automatiseringen verminderen door meerdere bedrijven in één regel op te nemen als ze dezelfde factureringsvoorwaarden delen.

 

 

In dit artikel vind je antwoorden op: de volgende vragen: 

 

Hoe werkt de standaard factureringsautomatisering?

De standaard factureringsautomatisering helpt je om rekeningen te organiseren zonder handmatige inspanning. Zodra jij of de gast artikelen aan een reservering toevoegt, worden ze automatisch doorgestuurd naar één rekening. Je hoeft geen regels aan te maken om het te laten werken.

Deze automatisering werkt continu en is van toepassing op alle boekbare diensten en aanvullende diensten. Het sorteert de rekeningen per reserveringsgroep, wat fouten voorkomt en tijd bespaart bij het uitchecken.

Hoe werkt het

  1. Jij of de gast maakt een reservering aan.
  2. De factureringsautomatisering maakt voor elke reserveringsgroep een aparte rekening aan.
  3. Alle betalingen worden doorgestuurd naar de rekening van de gast. Als er een bedrijf aan de reservering is gekoppeld, koppelt Mews dat bedrijf ook aan de factuur.
  4. Elk wetsvoorstel wordt vernoemd naar de reservatiegroep. Een rekening kan bijvoorbeeld de naam Smith-4-11-33C9 hebben.
  5. Het markeert de rekening met een automatiseringsicoontje en voegt "Gecreëerd door systeem" toe aan het Actielogboek.
  6. Bij factureringsautomatisering worden eventuele extra reserveringsitems aan de groepsrekening toegevoegd.
  7. Bij factureringsautomatisering worden alle gekoppelde reserveringsproducten aan de groepsrekening toegevoegd. Als er geen rekening voor een reserveringsgroep bestaat voor de eigenaar van de productkosten, maakt Mews een nieuwe rekening aan in dat gastprofiel.

Hoe het samenwerkt met andere factureringsautomatiseringen

Als je je eigen factureringsautomatisering aanmaakt, heeft jouw regel altijd voorrang op de standaard factureringsautomatisering zodra aan de voorwaarde wordt voldaan. De standaard factureringsautomatisering is alleen van toepassing als er geen aangepaste automatisering is voor de reservering of items.

Hoe maak en configureer ik een factuurautomatisering? 

Je kunt factureringsautomatisering rechtstreeks vanaf de pagina ‘Instellingen voor factureringsautomatisering’ aanmaken en configureren, of vanuit een reservering of een beschikbaarheidsblok. 

Als John Smith bijvoorbeeld een reservering maakt via factureringsautomatisering dat de betalingen doorstuurt naar het bedrijf ZadehCo, blijft John Smith de reserveringseigenaar, maar is ZadehCo de eigenaar van de rekening. Je definieert dit in de configuratie van de automatisering.

 

Welke bevoegdheden zijn nodig om factureringsautomatiseringen te maken en te wijzigen? 

Om factureringsautomatiseringen te maken en wijzigen, heb je het volgende nodig: 

 

Wanneer treedt een factuurautomatisering in werking? 

Wanneer factureringsautomatiseringen worden geactiveerd, hangt af van de timing die je instelt:

  • Een continue automatisering wordt geactiveerd elke keer dat jij of de gast een reservering aanmaakt of aanpast. Wanneer je bijvoorbeeld een verblijf verlengt of een nieuwe dienst toevoegt, past Mews de automatisering toe.
  • Een maandelijkse automatisering wordt eenmaal per maand geactiveerd op de dag en tijd die je instelt. Het bevat factureerbare items uit een bepaalde periode, gebaseerd op je instellingen.

Let op: De standaard factureringsautomatisering wordt geactiveerd telkens wanneer je een reservering, een reserveringsitem of een product dat aan een reservering is gekoppeld toevoegt op Mews, tenzij een specifieke voorwaarde dit tegenhoudt.

 

Heeft het aanmaken van een nieuwe factureringsautomatisering invloed op mijn eerdere reserveringen? 

Nee, een nieuwe factureringsautomatisering is niet met terugwerkende kracht van toepassing op bestaande reserveringen, zelfs als deze aan de voorwaarden voldoen. 

Als jij of de gast echter een bestaande reservering aanpast die aan de voorwaarden van de automatisering voldoet, triggert Mews de automatisering opnieuw en toepast deze op de bijgewerkte reservering. 

 

Wat gebeurt er als ik een nieuwe reservering maak? 

Als een factureringsautomatisering van toepassing is op een nieuwe reservering:

  • Mews toont een melding ‘Factureringsautomatisering’ in de samenvatting van de reservering.
  • De factureringsautomatisering doorstuurt alle artikelen of diensten die jij of de gast aan de reservering toevoegen automatisch naar de betreffende rekening, mits ze aan de voorwaarden van de automatisering voldoen.

Je kunt de automatiseringsdetails bekijken door:

  • De details van de reservering uit te breiden.
  • Op Factureringsautomatisering toegepast te klikken in het paneel Samenvatting.

 

Wat zie ik op het rekeningenscherm voor reserveringen? 

Als er voor een reservering een factureringsautomatisering geldt, zie je op het rekeningenscherm het volgende:

  • Een icoontje op automatische rekeningen.
  • Een optie met Automatisering weergeven in het menu die een samenvatting van de automatisering opent.

 

Wat gebeurt er met items die niet onder de factureringsautomatisering vallen? 

De standaard factureringsautomatisering geldt voor alle reserveringen, reserveringsitems en producten die aan een reservering zijn gekoppeld, en maakt hiervoor een rekening aan.

Maar als je een product toevoegt zonder link voor reservering, stuurt Mews het door naar ‘Onbetaalde items’.

 

Wat gebeurt er als ik een reservering wijzig waardoor de automatisering niet langer van toepassing is? 

Als je wijziging de voorwaarden verwijdert die de automatisering triggerden: 

  1. Geeft Mews een waarschuwingsbericht weer.
  2. Je kunt zelf beslissen wat je met de relevante items doet: 
    1. Klik op ‘Items verplaatsen’ om ze terug te zetten naar ‘Onbetaalde items’, of
    2. Klik op ‘Terug’ om de wijziging te annuleren.

Let op: Als je de factureringsautomatisering aanmaakt en de timing op ‘Continu’ zet, kun je een reservering aanpassen zonder dat de factureringsautomatisering uit die reservering wordt verwijderd ( Mews). 

 

Wat gebeurt er met mijn bestaande factureringsautomatiseringen? 

Je eerdere factureringsautomatiseringen, zoals die je hebt aangemaakt vóór de bijgewerkte automatiseringslogica, werken nog steeds zoals verwacht:

  • Mews markeert deze als ‘Oude versie’ in het overzicht van de factureringsautomatiseringen.
  • Ze triggeren maar één keer, wanneer jij of de gast de reservering aanmaakt.

Let op: Je kunt je oude factureringsautomatiseringen nog steeds bewerken en verwijderen, maar je kunt geen nieuwe maken met gebruik van de oude logica.

 

Op welke posten is de factureringsautomatisering van toepassing?

Wijzigingen in de factureringsautomatisering gelden alleen voor posten in rekeningen die door de factureringsautomatisering worden aangemaakt. Je kunt deze rekeningen herkennen aan het  icoontje op het rekeningenscherm.

Opmerking: Een handmatig aangemaakte rekening is elke rekening zonder het automatiseringsicoontje. Factureringsautomatisering heeft geen invloed op de items in handmatig aangemaakte facturen.

Op welke items heeft dit invloed?

  • Items in geautomatiseerde facturen of onbetaalde posten worden opnieuw doorgestuurd zodra de factureringsautomatisering weer wordt getriggerd.
  • Bij factureringsautomatisering worden de posten die je in een handmatig aangemaakte rekening zet, niet verplaatst.
  • Als je items handmatig naar een geautomatiseerde factuur verplaatst, geldt de factureringsautomatisering nog steeds voor die items wanneer het proces de volgende keer wordt triggerd.

Belangrijk gedrag

  • Als een item in een geautomatiseerde factuur of bij de ‘Onbetaalde posten’ staat, wordt dit item doorgestuurd wanneer:
    • De factureringsautomatisering wordt weer geactiveerd
    • Je wijzigt de reserveringseigenaar
  • Als een artikel in een handmatig aangemaakte rekening staat, blijft het gewoon staan.

 

Wat zorgt ervoor dat de factureringsautomatisering weer wordt gestart?

De factureringsautomatisering wordt geactiveerd wanneer er bepaalde wijzigingen plaatsvinden in een reservering of in het systeem.

De factureringsautomatisering wordt geactiveerd wanneer:

  • Ik maak een reservering
  • Je werkt een reservering bij
  • Je voegt producten of diensten toe aan een reservering
  • Je voegt een item van point-of-sale (POS) toe dat aan een reservering is gekoppeld
  • Ik wijzigt gegevens van de reservering die van invloed zijn op de voorwaarden voor de facturering, zoals:
    • Bedrijf:
    • Reisbureau
    • Gastprofielen, zoals die van de eigenaar, de boeker of de medereiziger
    • Tarief
    • Reserveringsgroep
  • Je voegt reserveringsgroepen samen
  • De geplande datum en tijd voor de factureringsautomatisering voor de maand is aangebroken
  • Je werkt een factureringsautomatisering bij die bepaalde reserveringen of reserveringsgroepen bevat en klikt op ‘Items verplaatsen’

Extra gedrag

  • Als een reservering overeenkomt met een factureringsautomatisering, worden de artikelen naar de betreffende rekening doorgestuurd.
  • Als er een andere factureringsautomatisering van kracht wordt, worden de items doorgestuurd naar de nieuwe rekening.
  • Als er geen op maat gemaakte factureringsautomatisering van toepassing is, wordt de reservering afgehandeld via de standaard factureringsautomatisering.

Let op: De factureringsautomatisering controleert elke keer dat het systeem wordt geactiveerd of aan de voorwaarden is voldaan en doorstuurt de items op basis van de huidige instellingen voor de reservering.

 

Wat gebeurt er als de factureringsautomatisering niet meer werkt?

Als een reservering niet meer voldoet aan de voorwaarden voor factureringsautomatisering, wordt de route van het artikel automatisch aangepast.

Wat gebeurt er met de betrokken items?

  • Mews verwijdert de factureringsautomatisering uit de reservering.
  • De betreffende items worden doorgestuurd naar de standaardfactureringsautomatisering.
  • Als er een andere factureringsautomatisering van toepassing is, worden de items naar de nieuwe rekening doorgestuurd.

Als je bijvoorbeeld een bedrijf uit een reservering verwijdert en de factureringsautomatisering is afhankelijk van dat bedrijf, dan stopt Mews met het toepassen van de automatisering en past het de route van het item aan.

 

Wat gebeurt er als er een andere factureringsautomatisering van toepassing is?

Als er door een wijziging in de reservering een andere factureringsautomatisering van toepassing wordt, worden de artikelen automatisch doorgestuurd.

Volgorde van het doorsturen

  1. Bij factureringsautomatisering worden posten uit de vorige geautomatiseerde rekening verwijderd.
  2. Items are moved to ‘Unpaid items’.
  3. De nieuwe factureringsautomatisering is van kracht.
  4. Items worden doorgestuurd naar de nieuwe rekening.

Je ziet dit als één enkele transactie tussen rekeningen op het rekeningenscherm.

 

Kunnen er bij factureringsautomatisering items uit mijn handmatig aangemaakte rekeningen worden overgezet?

Factureringsautomatisering verplaatst geen posten uit handmatig aangemaakte rekeningen.

Het gedrag van de routebepaling van items

  • Factureringsautomatisering verwerkt alleen items in geautomatiseerde rekeningen.
  • De items in handmatig aangemaakte rekeningen blijven ongewijzigd.

Opmerking: Een handmatig aangemaakte rekening is elke rekening zonder het automatiseringsicoontje. Kijk voor meer informatie bij het gedeelte ‘Op welke items is factureringsautomatisering van toepassing? ’ in dit artikel.

 

 

Was this article helpful?
00



Feedback