Met factureringsautomatisering in Mews Operations kun je regels instellen om automatisch rekeningen aan te maken en toe te wijzen aan eigenaren. Je kunt je geautomatiseerde factureringsregels zo configureren dat ze continu of maandelijks worden uitgevoerd. Je kunt ze ook toepassen op basis van gastprofielen, individuele reserveringen of reserveringsgroepen. Hierdoor hoef je rekeningen niet meer handmatig aan te passen of herhalende factureringstaken uit te voeren. 

 

Mews routeert automatisch betalingen uit integraties als je de betalingen instelt via factureringsautomatisering in aanvullende diensten. Dit gebeurt wanneer Mews of de integratiepartner een LinkedReservationID aan orderitems koppelt.  

 

Mews routeert items niet automatisch wanneer: 

• De rekening buiten het verblijf valt, zoals voor de check-in of na de check-out. 
• De gast meerdere actieve reserveringen heeft. 

 

Let op::  

• Om factureringsautomatiseringen aan te maken of te bewerken, moet je de bevoegdheid hebben voor het creëren en beheren van factureringsautomatiseringen. 
• Elke accommodatie kan tot 1300 factureringsautomatiseringen aanmaken. Om binnen deze limiet te blijven, kun je degene die niet meer nodig zijn verwijderen, vooral voor groepen of reserveringen. Je kunt ook meerdere bedrijven in één automatisering opnemen als ze dezelfde voorwaarden hebben. Zo kun je het totaalaantal automatiseringen verminderen. 

 

In dit artikel vind je de volgende stapsgewijze instructies voor het maken van factureringsautomatiseringen in Mews Operations: 

• Stap 1: Stel de timing in 
• Stap 2: Selecteer de boekbare en aanvullende dienst, producten en items
• Stap 3: Configureer de voorwaarden 
• Stap 4: Configureer de eigenaar van de rekening
• Stap 5: Controleer de factureringsautomatisering 

 

Stap 1: Stel de timing in 

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Werkzaamheden > Factureringsautomatiseringen. 
2. Klik op Automatisering creëren. 
3. Voer de volgende gegevens in: 
   • Naam: Voer de naam van de automatisering in. 
     Let op: Gebruik specifieke namen zoals 'Facturering NovaCon 2025 F&B'. Vermijd algemene namen zoals 'Regel 1'. 
   • Beschrijving: Voer een beschrijving van de automatisering in. 
   • Timing: Selecteer wanneer Mews de automatisering triggert. 
   • Doorlopend: Mews triggert de automatisering elke keer als de reservering wordt gewijzigd. Dit is actief vanaf het boeken tot het uitchecken. 
   • Maandelijks: Mews triggert de automatisering eenmaal per maand.

• • • Als je Maandelijks selecteert, voer dan de volgende gegevens in: 
      • Dag van de maand: Voer de dag van de maand in waarop Mews deze automatisering triggert. 
      • Tijd: Voer het uur in waarop Mews deze automatisering triggert. 
      • Verbruiksperiode voor elke rekening: Selecteer de periode die Mews opneemt in de automatisering. 
        • Maand vóór automatiseringsdatum: Bijvoorbeeld: op 1 mei factureert Mews de toepasbare items en diensten met verbruiksdatums van april. 
        • Dezelfde maand als de automatiseringsdatum en de maand daarvoor: Bijvoorbeeld: op 1 mei factureert Mews de toepasbare items en diensten met verbruiksdatums van april. 
        • Dezelfde maand als automatiseringsdatum: Bijvoorbeeld: op 2 mei factureert Mews de toepasbare items en diensten met verbruiksdatums van mei. 
        • Dezelfde maand als de automatiseringsdatum en de maand daarna: Bijvoorbeeld: Op 31 mei factureert Mews de toepasbare items en diensten met verbruiksdatums van mei en juni. 
        • Maand na automatiseringsdatum: Bijvoorbeeld: Op 31 mei factureert Mews de toepasbare items en diensten met verbruiksdatums van juni.

Let op: Om tegemoet te komen aan maanden met een verschillend aantal dagen, kun je 30 of laatste dag selecteren om de automatisering te triggeren op de 30e of op de laatste dag van de maand, afhankelijk van wat het eerst komt. 

 

4. Klik op Volgende. 

Zo configureer je wanneer Mews je factureringsautomatisering triggert. 

 

Stap 2: Selecteer de boekbare en aanvullende dienst, producten en items

1. Onder Boekbare diensten:
   1. Klik je op de schakelaar voor alle diensten die je wilt opnemen in de automatisering. 
   2. Vink de vakjes aan om te selecteren welke items je wilt opnemen in de factureringsautomatisering. 
   3. Als je het vakje Producten aankruist, kies dan hoe Mews rekeningitems voor deze dienst in rekening brengt: 
      1. Alle producten (Incl. nieuw aangemaakt): Om alle producten van deze boekbare dienst op te nemen. 
      2. Geselecteerde producten: Om alleen specifieke producten op te nemen. Klik op om producten te selecteren. 
      3. Geselecteerde productcategorieën: Om alleen specifieke productcategorieën op te nemen. Klik op om categorieën te selecteren. 
2. Onder Aanvullende diensten:
   1. Klik je op de schakelaar voor alle diensten die je wilt opnemen in de automatisering. Let op: De automatisering heeft alleen invloed op items van aanvullende diensten als deze op een rekening staan die is gekoppeld aan een reservering die aan de voorwaarden van de automatisering voldoet. 
   2. Vink de vakjes aan om te selecteren welke items je wilt opnemen. 
   3. Als je het vakje Producten selecteert, kies dan: 
      1. Alle producten (inclusief de nieuw aangemaakte producten) 
      2. Geselecteerde producten 
      3. Geselecteerde productcategorieën
      4. Geselecteerde accountingcategorieën 

1. 4. Als je het vakje Aangepaste items (via API van integratie) selecteert, kies dan: 
      1. Alle items 
      2. Geselecteerde accountingcategorieën
         Let op: Aangepaste items hebben een LinkedReservationID nodig. Mews wijst geen LinkedReservationID toe als de gast meerdere actieve reserveringen heeft of de items buiten de verblijfsperiode vallen. 

Let op: Als je accountingcategorieën selecteert voor de opties Product en Aangepaste items, worden de categorieën gesynchroniseerd. 

Hiermee worden de diensten en itemtypen geselecteerd die Mews opneemt in de automatisering. 

 

Stap 3: Configureer de voorwaarden 

1. Klik onder Voorwaarden op de schakelaars voor de voorwaarden die je wilt opnemen in de automatisering. Je kunt nu routingregels instellen op basis van: 
   1. Gastprofiel: Verplaats kosten naar een specifieke gast wanneer hun profiel wordt toegevoegd aan de reservering, ongeacht of deze de eigenaar, boeker of medereiziger is. 
   2. Reserveringsgroep: Pas de automatisering toe op alle reserveringen binnen een groep. 
   3. Individuele reservering: Pas de automatisering toe op maar één reservering. 
   4. Profiel van bedrijf of reisbureau: Pas de automatisering toe op een of meer profielen van bedrijven of reisbureaus. 
   5. Tarieven: Pas de automatisering toe op een of meer tarieven. 
   6. Reserveringen die vooruitbetaald zijn bij online reisbureau: Pas de automatisering alleen toe op een reservering die vooruitbetaald is bij een online reisbureau. 

Je kunt ook voorwaarden combineren door meerdere opties te selecteren. Bijvoorbeeld:

• • • Reserveringsgroep en Gastprofiel 
    • Reserveringsgroep en profiel van Bedrijf of Reisbureau 
    • Reserveringsgroep en Tarieven 

Let op: Wanneer meerdere automatiseringen van toepassing zijn, geeft Mews ze prioriteit in deze volgorde: 

1. 1. 1. Individuele reservering 
      2. Reserveringsgroep 
      3. Gastprofiel 
      4. Reisbureau 
      5. Bedrijf: 
      6. Tariefgroep 

Dit definieert de regels die bepalen wanneer en hoe Mews de factureringsautomatisering toepast. 

 

Stap 4: Configureer de eigenaar van de rekening 

1. Selecteer de doelrekening voor de kosten. Je kunt alle geselecteerde items doorsturen naar een gastprofiel naar keuze. Je kunt bijvoorbeeld alle betalingen voor overnachtingen en toeristenbelasting doorsturen naar een gast, zelfs als andere gasten de reservering hebben gemaakt. 
2. Kies wat je wilt aanmaken: 
   1. Een rekening voor elke reservering, of 
   2. Een rekening voor elke reserveringsgroep 

3. Klik op Volgende. 

Hiermee wordt de eigenaar van de rekening geconfigureerd voor de factureringsautomatisering. 

 

Stap 5: Controleer de factureringsautomatisering 

1. Controleer de samenvatting van je selecties. 

2. Klik op Opslaan om de automatisering te bevestigen. 

Dit maakt een factureringsautomatisering aan in Mews Operations.