Utiliser plusieurs politiques de paiement dans Mews

Mews PaymentsPayment Automation

Dans Mews, les établissements peuvent utiliser plusieurs politiques de paiement afin d'offrir une expérience de paiement simplifiée à leurs clients grâce à des paiements automatisés et flexibles. Vous pouvez ajouter des politiques de paiement supplémentaires à des groupes tarifaires existants ou créer des groupes tarifaires dans Mews Operations pour différencier votre offre de paiement. Cela est très utile, notamment pour :

  • créer de nouvelles sources de revenus ; 
  • configurer des réservations de groupe avec plusieurs politiques de paiement et permettre aux clients de payer en plusieurs fois ;
  • attribuer des frais fixes à un produit ou service particulier ;
  • ajouter une nouvelle politique de paiement spécifique aux frais accessoires pour le montant total de la réservation.

Pour en savoir plus sur les options de paiement flexibles prises en charge et leur cas d'utilisation, consultez ce guide.


Au sommaire de ce guide :

 

Prérequis

Paiement automatique

  • Mews peut uniquement débiter la carte de paiement associée à la réservation traitée, pour éviter les paiements non autorisés.
  • Les automatisations de Mews ne peuvent pas débiter les cartes de paiement que vous ajoutez manuellement à un profil client.
  • Pour que le système soit en mesure de traiter le paiement automatique, vous devez associer la carte à la réservation correspondante à l'aide de l'un des moyens suivants : 
    • Mews Booking Engine : lors de la création de la réservation avec la carte.
    • Channel manager : lors de la création de la réservation avec la carte.
    • Check-in en ligne : dans ce cas, le client peut associer sa carte à la réservation.

 

Informations relatives aux cartes de crédit virtuelles

Lorsqu'une carte de crédit virtuelle (CCV) est détectée, Mews remplace les politiques de paiement automatiques configurées par l'hôtel par une règle système basée sur les autorisations de la CCV.
 

Par exemple :

  • Si la carte peut uniquement être débitée au moment du check-in, Mews adapte sa règle pour débiter la carte en conséquence.
  • Si les OTA ne transmettent aucune information, Mews procède au débit à l'heure de check-in par défaut.

Remarques :

  • Ce processus est susceptible d'échouer, car nous ne recevons pas toujours les bonnes données de la part des OTA. Dans ce cas, Mews envoie une notification de tâche manuelle pour que la réception débite la carte manuellement à un autre moment.
  • Si vous collectez manuellement un paiement en utilisant une carte de crédit virtuelle et que vous clôturez les éléments de la commande, vous devez annuler le paiement programmé pour éviter de débiter deux fois la carte. Nos automatisations ne prennent pas en charge ce cas de figure. Assurez-vous donc d'utiliser soit l'automatisation, soit le débit manuel, mais pas les deux.



 

Type de contrat  

Pour pouvoir bénéficier des options de paiement flexibles et utiliser plusieurs politiques de paiement, de nouvelles fonctionnalités doivent être ajoutées à votre contrat.

Si ces fonctionnalités n'apparaissent pas dans Mews, cela signifie probablement que votre système ne reçoit plus les nouvelles fonctionnalités. Pour mettre à jour votre contrat en conséquence, contactez votre Customer Success Manager.

 

Configurer plusieurs politiques de paiement

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des politiques de paiement à de nouveaux groupes tarifaires ou existants :
 

  1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Paramètres > Services.
  2. Sélectionnez l'un de vos services réservables.
  3. Cliquez sur Groupes tarifaires.
  4. Cliquez sur le groupe tarifaire que vous souhaitez modifier.
  5. Cliquez sur Politiques de paiement.
  6. Cliquez sur le bouton + pour ajouter une nouvelle politique de paiement.
  7. Remplissez les champs suivants pour configurer votre politique de paiement :
  • Déclencheur : pour choisir le moment où le système traite le paiement. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Confirmation : pour que le système traite le paiement une fois la réservation confirmée.
    • Fin : pour que le système traite le paiement le jour du départ, à l'heure de check-out officielle de votre établissement (celle définie dans les paramètres de votre service).
    • Date de fin : pour que le système traite le paiement à minuit le jour du départ.
    • Début : pour que le système traite le paiement à la date d'arrivée, à l'heure de check-in officielle de votre établissement (celle définie dans les paramètres de votre service).
    • Date de début : pour que le système traite le paiement à minuit à la date d'arrivée du client.
  • Montant : le montant que vous souhaitez débiter ou préautoriser. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Pourcentage : pour débiter un pourcentage du montant total de la réservation lors du paiement. Remarque : Vous pouvez saisir un pourcentage supérieur à 100 % pour créer automatiquement des préautorisations et couvrir d'éventuels frais supplémentaires, par exemple, en cas de dommages.
    • Montant fixe : pour collecter un montant fixe correspondant à un produit/service particulier ou des frais accessoires. Remarque : Le montant fixe n'est pas lié au montant total de la réservation. Une fois configuré, Mews n'applique pas les automatisations de facturation et le montant total est facturé au client.
  • Intervalle : l'ajustement en minutes, heures ou jours pour modifier le déclencheur du paiement. Vous pouvez saisir une valeur positive pour prolonger le délai du déclencheur ou une valeur négative pour le raccourcir. 
  • Action : pour déterminer si la règle déclenche un paiement ou une préautorisation. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Débiter la carte de paiement : pour débiter automatiquement la carte ajoutée à la réservation. 
    • Créer une préautorisation : pour préautoriser la carte ajoutée à la réservation.
Remarques :
  • La préautorisation créée doit être traitée manuellement par un employé.
  • Mews libère la préautorisation 24 heures après l'heure de check-out définie dans les paramètres de votre établissement.
  • Type : le type de paiement. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Automatique : pour traiter automatiquement le paiement ou la préautorisation.
    • Manuel : pour permettre aux employés de traiter manuellement le paiement ou la préautorisation.
  1. Cliquez sur Sauvegarder.

Répétez les étapes 5 à 8 pour chaque politique de paiement que vous souhaitez ajouter au groupe tarifaire. 

Remarques : 

  • Vous pouvez configurer jusqu'à quatre politiques de paiement par groupe tarifaire.
  • L'onglet Politiques de paiement apparaît uniquement une fois que vous avez créé le groupe tarifaire et configuré la première règle. Pour attribuer plusieurs politiques de paiement à de nouveaux groupes tarifaires :
  1. Créez un groupe tarifaire et configurez la première règle. 
  2. Répétez les étapes 5 à 8 pour chaque politique de paiement que vous souhaitez ajouter au groupe tarifaire. 

 

Consulter les politiques de paiement

Suivez les étapes ci-dessous pour consulter toutes les politiques de paiement d'un groupe tarifaire :
 

  1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Paramètres > Services.
  2. Sélectionnez l'un de vos services réservables.
  3. Cliquez sur Groupes tarifaires.
  4. Cliquez sur le groupe tarifaire dont vous souhaitez consulter les politiques de paiement.
  5. Cliquez sur Politiques de paiement.

Remarque : La liste inclut la première règle que vous avez configurée lorsque vous avez créé le groupe tarifaire.

 

Modifier une politique de paiement

  1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Paramètres > Services.
  2. Sélectionnez l'un de vos services réservables.
  3. Cliquez sur Groupes tarifaires.
  4. Cliquez sur le groupe tarifaire dont vous souhaitez modifier les politiques de paiement.
  5. Cliquez sur Politiques de paiement.
  6. Cliquez sur la politique de paiement à modifier.
  7. Remplissez les champs suivants pour configurer votre politique de paiement :
  • Déclencheur : pour choisir le moment où le système traite le paiement. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Confirmation : pour que le système traite le paiement une fois la réservation confirmée.
    • Fin : pour que le système traite le paiement le jour du départ, à l'heure de check-out officielle de votre établissement (celle définie dans les paramètres de votre service).
    • Date de fin : pour que le système traite le paiement à minuit le jour du départ.
    • Début : pour que le système traite le paiement à la date d'arrivée, à l'heure de check-in officielle de votre établissement (celle définie dans les paramètres de votre service).
    • Date de début : pour que le système traite le paiement à minuit à la date d'arrivée du client.
  • Montant : le montant que vous souhaitez débiter ou préautoriser. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Pourcentage : pour débiter un pourcentage du montant total de la réservation lors du paiement. Remarque : Vous pouvez saisir un pourcentage supérieur à 100 % pour créer automatiquement des préautorisations et couvrir d'éventuels frais supplémentaires, par exemple, en cas de dommages.
    • Montant fixe : pour collecter un montant fixe correspondant à un produit/service particulier ou des frais accessoires. Remarque : Le montant fixe n'est pas lié au montant total de la réservation. Une fois configuré, Mews n'applique pas les automatisations de facturation et le montant total est facturé au client.
  • Intervalle : l'ajustement en minutes, heures ou jours pour modifier le déclencheur du paiement. Vous pouvez saisir une valeur positive pour prolonger le délai du déclencheur ou une valeur négative pour le raccourcir. 
  • Action : pour déterminer si la règle déclenche un paiement ou une préautorisation. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Débiter la carte de paiement : pour débiter automatiquement la carte ajoutée à la réservation. 
    • Créer une préautorisation : pour préautoriser la carte ajoutée à la réservation.
Remarques :
  • La préautorisation créée doit être traitée manuellement par un employé.
  • Mews libère la préautorisation 24 heures après l'heure de check-out définie dans les paramètres de votre établissement.
  • Type : le type de paiement. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Automatique : pour traiter automatiquement le paiement ou la préautorisation.
    • Manuel : pour permettre aux employés de traiter manuellement le paiement ou la préautorisation.
  1. Cliquez sur Sauvegarder.

  

Cas d'utilisation non pris en charge actuellement

Modifier des éléments inclus dans le paiement automatique  

  • Si vous modifiez des éléments inclus dans le paiement automatique après que le client a effectué un paiement pour une ou plusieurs politiques de paiement, Mews : 
    • annule toutes les politiques de paiement futures associées à ce groupe tarifaire.
    • envoie un e-mail/crée une tâche invitant l'établissement à gérer les politiques de paiement restantes manuellement. 
  • Modifier des éléments qui ne sont pas inclus dans le paiement automatique n'a aucun impact sur l'automatisation de la politique de paiement.

Remarque : Les éléments que le système inclus dans le paiement automatique dépend des options que vous sélectionnez dans le champ Étendue lorsque vous créez le groupe tarifaire. Ces éléments sont :

  • Dépenses supplémentaires
  • Jours ou Nuits
  • Produits 

Pour en savoir plus sur le champ Étendue, consultez ce guide. 

 

Pour découvrir les avantages des paiements flexibles, consultez ce guide. 

 
 
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