Du siehst Abweichungen, weil jeder Bericht eine andere Methode zur Berechnung des Umsatzes verwendet.

• Der Managerbericht zeigt die Umsätze auf der Grundlage des Verbrauchs von Services und Produkten

• Die Saldenbilanz und der Ledger-Aktivitätsbericht zeigen die Umsätze basierend auf dem Zeitpunkt ihrer Buchung in der Buchhaltung

• Die Buchung in der Buchhaltung erfolgt, wenn die Reservierung eingecheckt ist und die Posten verbraucht werden

Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass die Buchhaltung den Umsatz erst dann erfasst, wenn du den Service für den Gast erbringst.

 

Der Grund für die Abweichung kann also einer der folgenden sein:

 

1. Reservierung nach Ende des Geschäftstages eingecheckt 

 

Wenn du eine Reservierung nach dem Ende des Arbeitstages eincheckst, zählt das System die vor dem Check-in verbrauchten Produkte im Managerbericht am Datum des Verbrauchs, bucht aber erst in die Buchhaltung, wenn du die Reservierung tatsächlich eincheckst.

 

Beispiel: Du checkst eine für den 28. Januar gebuchte Reservierung am 29. Januar ein. 

• Der Managerbericht zeigt den Umsatz für die Nacht vom 28. Januar an diesem Datum. 

• Der Ledger-Aktivitätsbericht zeigt am 28. Januar keine Umsätze. 

 

In dem Ledger-Aktivitätsbericht am^28. gibt es keinen Umsatz:

Das System bucht den Umsatz für die erste und zweite Nacht am^29. Du kannst sehen, dass das Datum der Buchhaltung der^29. ist, während das Datum des Verbrauchs (geplant) der^28. ist, was mit dem Managerbericht übereinstimmt. 

 

2. Änderungen von Posten der Bestellung nach Ende des Geschäftstages 

Wenn Posten der Bestellung innerhalb des Bearbeitungszeitraums (EHW) geändert werden, behandeln die beiden Berichte dies unterschiedlich: 

• Der Managerbericht spiegelt immer den neuesten Stand der Daten wider. 

• Die Saldenbilanz und der Ledger-Aktivitätsbericht zeichnen die ursprüngliche Buchung auf und fügen dann einen korrigierenden (Zähler-)Eintrag an dem Tag hinzu, an dem du die Änderung vorgenommen hast. 

Beispiel: Ein Posten, der am 28. Januar verbraucht wurde, wird am 29. Januar von 80 € auf 60 € umgerechnet. 

Bei der Prüfung der Berichte am 29. Januar:

• Der Managerbericht zeigt den Posten für den 28. Januar mit 60 € an. 

• Der Ledger-Aktivitätsbericht zeigt 80 € Umsatz am 28. Januar und eine Korrekturbuchung von -€20 am 29. Januar. 

 

Am^28. zeigt der Ledger-Aktivitätsbericht die Nacht für 80 Brutto (74,77 netto) an:

Am 29. Januar zeigt das System mehrere Buchungen an: 

• Neubewertung der in der Nacht des 28. Januars verbrauchten Nacht 

• Neubewertung der in der Nacht des 29. Januars verbrauchten Nacht, die bereits in der Buchhaltung gebucht wurde 

  

3. Rückbelastungen oder Stornierungen nach Ablauf des Geschäftstages 

 

Wenn du eine Reservierung innerhalb des Bearbeitungszeitraums nach Schließung des Geschäftstages stornierst, unterscheiden sich die Berichte wie folgt: 

• Der Managerbericht zeigt keine Umsätze für den Aufenthalt an (es sei denn, es fällt eine Stornierungsgebühr an). 

• In der Saldenbilanz und im Ledger-Aktivitätsbericht wird der Umsatz am ursprünglich geplanten Verbrauchsdatum erfasst und am Tag der Stornierung eine negative (Stornierungs-)Buchung vorgenommen. 

Beispiel: Du brichst eine Reservierung, die am 1. Februar beginnt, am 2. Februar ab (No-Show). 

• Der Managerbericht zeigt die Umsätze für diese Reservierung nicht mehr an. 

• Der Ledger-Aktivitätsbericht für den 1. Februar zeigt die erste gebuchte Nacht. 

• Der Ledger-Aktivitätsbericht für den 2. Februar zeigt eine Korrekturbuchung, die die erste Nacht storniert, sowie die Buchung und die Stornierung der zweiten Nacht. 

 

Der Ledger-Aktivitätsbericht für den 1. Februar zeigt die erste gebuchte Nacht an:

Der Ledger-Aktivitätsbericht am 2. Februar zeigt einen Berichtigungseintrag, um die Nacht vom 1. Februar zu stornieren, gefolgt von der Buchung und Stornierung der Nacht vom 2. Februar:

 

4. Verbrauchte Produkte in Verbindung mit einer Reservierung mit einem zukünftigen Datum 

Wenn du Produkte mit falschen zukünftigen Reservierungen verknüpfst, auch wenn deren Verbrauchsdatum heute ist, erstellt das System aufgrund der Verknüpfung

• bucht nur die Buchhaltung beim Einchecken der Reservierung

• erzeugt für das angegebene Datum eine Abweichung zwischen den Posten der Bestellung und dem Ledger-Aktivitätsbericht (Buchhaltung). 

Zum Beispiel:

Der Gast hat einen Aufenthalt im April und Mai und ruft an, um einen Parkplatz für den Aufenthalt im April zu buchen.

Wenn du den Parkplatz mit einem Verbrauchsdatum im April hinzufügst, ihn dann aber mit der Reservierung im Mai verknüpfst, wird er im Mai in den Ledgern erfasst. 

Übersicht

Der Managerbericht berechnet die Kennzahlen auf der Grundlage der aktuellsten Daten, auch wenn diese im Bearbeitungszeitraum aktualisiert wurden, während die Einträge in der Saldenbilanz und im Ledger-Aktivitätsbericht völlig unveränderlich sind und alle Änderungen an Produkten oder Services am aktuellen Geschäftstag berücksichtigt werden. 

 

Auf diese Weise werden die Kennzahlen auf der Grundlage der tatsächlichen Ereignisse berechnet, z. B. wenn die Nächte neu berechnet werden, auch wenn die Änderungen nach dem Verbrauch der Posten eintreten. So erhältst du die genauesten Daten für zukünftige Erkenntnisse. 

 

Aus Sicht der Buchhaltung sind die Daten unveränderlich, und das System korrigiert sie durch Anpassungen in der laufenden Periode. 

 

Die beiden Berichte stimmen überein, wenn du keine Änderungen an Produkten, Services oder Reservierungen nach dem Stichtag vornimmst. 

 

Diese beiden Abweichungen lassen sich minimieren, indem du eine Verschiebung des Geschäftstages einrichtest und den Bearbeitungszeitraum verkürzt, um Änderungen nach dem Geschäftstag zu minimieren. Es würde jedoch immer noch zu Abweichungen kommen, wenn Änderungen an Rechnungsposten nach Abreise vorgenommen werden.