In Mews werden für jede Transaktion, z. B. für einen Aufenthalt oder eine Bestellung, zwei miteinander verbundene, aber unterschiedliche Datensätze erstellt:

• Bestellposten.
• Buchhaltungsposten.

 

Diese beiden Aufzeichnungen dienen unterschiedlichen Teams und Zwecken.

• Betriebsabläufe: Die Teams des Empfangs und des Umsatzes verwenden Bestellposten, um festzustellen, wann ein Gast einen Service in Anspruch nimmt.
• Buchhaltung: Das Finanzteam verwendet Buchhaltungsposten, um zu zeigen, wann Mews den Service im Buchhaltungssystem erfasst.

 

Du nutzt diese doppelte Struktur, um die Genauigkeit der Betriebsabläufe zu gewährleisten und gleichzeitig unveränderliche Finanzunterlagen zu führen. Du siehst und verwaltest diese Datensätze in der Regel in Mews Operations, wenn du Gäste abrechnest, Fehler behebst, Kennzahlen zum Umsatz überprüfst oder Berichte zur Finanzlage erstellst.

 

In diesem Artikel erfährst du Folgendes:

• Die Unterschiede zwischen Bestellposten und Buchhaltungsposten
• Anzeigen und Bearbeiten von Bestellposten
• Wie Buchhaltungsposten die Berichterstattung unterstützen
• Wie verwalte ich die Unterschiede zwischen den Posten in der Bestellung und in der Buchhaltung?

 

 

Die Unterschiede zwischen Bestellposten und Buchhaltungsposten

Jede Transaktion in Mews hat zwei Ansichten, eine für Betriebsabläufe und eine für die Buchhaltung:

• Bestellposten stellen das dar, was der Gast konsumiert hat. Dazu gehören Abbuchungen von Zimmern, Restaurantgebühren und andere Services. Das System verknüpft diese mit dem Verbrauchsdatum, also dem genauen Datum und der Uhrzeit, zu der der Service stattgefunden hat, und ermöglicht so Änderungen im Bearbeitungszeitraum.
• Die Buchhaltungsposten stellen die finanzielle Aufzeichnung der Transaktion dar. Das System verknüpft diese mit dem in der Buchhaltung erfassten Datum, das den Arbeitstag widerspiegelt, an dem Mews den Umsatz in der Buchhaltung erfasst. Die Daten sind völlig unveränderlich und wenn du Korrekturen vornimmst, wird dies durch eine Zähler-Buchung am Tag der Korrektur erledigt.

Diese Struktur mit zwei Daten unterstützt sowohl die Betriebsabläufe als auch die Regelkonformität der Finanzen.

 

Zum Beispiel checkt ein Gast am 5. Mai um 14:15 Uhr ein. Der Bestellposten zeigt den 5. Mai, 14:15 Uhr, während der Posten der Buchhaltung ebenfalls den 5. Mai zeigt, basierend auf deinen Einstellungen für den Geschäftstag.

 

Hinweis: Posten der Buchhaltung existieren erst, wenn das System sie bucht, du kannst sie also nur verwenden, um Daten aus der Vergangenheit einzusehen, während Bestellposten vergangene und zukünftige Verbräuche enthalten können.

 

 

Anzeigen und Bearbeiten von Bestellposten

Mit den Bestellposten stellst du sicher, dass die Rechnung des Gastes mit dem übereinstimmt, was er erhalten hat. Diese Posten erscheinen in Rechnungen, dem Abrechnungsbildschirm für Gäste, und werden auch für Prognosen und die Berichterstattung über den Umsatz verwendet.

• Du kannst die Bestellposten innerhalb eines bestimmten Zeitfensters bearbeiten.
• Du kannst zum Beispiel den Preis für einen Aufenthalt aufgrund eines Last-Minute-Rabatts korrigieren oder einen späten Check-in buchen, der nach Mitternacht stattfand.

 

Wenn du einen Bestellposten bearbeitest, wendet das System die Änderung auf das ursprüngliche Verbrauchsdatum an, um die historische Genauigkeit in der Berichterstattung über den Umsatz zu erhalten.

 

Hinweis: Der Bearbeitungszeitraum legt fest, wie weit zurück die Benutzer die Bestellposten bearbeiten können.

• Ein kürzeres Fenster sorgt dafür, dass die Daten aus Bestellung und Buchhaltung besser aufeinander abgestimmt sind.
• Ein längeres Zeitfenster bietet mehr Flexibilität für Korrekturen und Anpassungen und gewährleistet so genaue Kennzahlen für den Umsatz.

In beiden Fällen bleiben deine Berichte zur Buchhaltung davon unberührt, da das System auf unveränderlichen Daten basiert und Korrekturen innerhalb des aktuellen Berichtszeitraums verarbeitet.

 

 

Wie Buchhaltungsposten die Berichterstattung unterstützen

Die Posten der Buchhaltung bilden den Kern deiner Berichterstattung in Mews. Diese Aufzeichnungen sind:

• Unveränderlich: Sobald sie gebucht sind, kannst du sie nicht mehr bearbeiten.
• Prüfbar: Alle Korrekturen erfordern eine Gegenbuchung, die die Änderung am aktuellen Arbeitstag widerspiegelt.
• Konform: Sie folgen den Standards der doppelten Buchhaltung.

 

Die Posten der Buchhaltung versorgen die folgenden Berichte:

 

• City Ledger
• Deposit Ledger
• Guest Ledger
• Ledger-Aktivitätsbericht
• Saldenbilanz

Hinweis: Diese Berichte spiegeln immer die tatsächliche Reihenfolge der Buchhaltung wider.

 

 

Wie verwalte ich die Unterschiede zwischen den Posten in der Bestellung und in der Buchhaltung?

Mews gleicht die Posten der Bestellung und der Buchhaltung nicht genau ab. Das ist ein erwartetes Verhalten.

• Bestellposten können die Verbrauchsdaten für vergangene Daten aktualisieren.
• Die Posten der Buchhaltung spiegeln Änderungen nur dann wider, wenn sie nach den Regeln des Geschäftstages gebucht werden.

 

Zum Beispiel:

 

Ein Gast bleibt vom 1. bis 4. November für 100 EUR pro Nacht und erhält beim Auschecken einen Rabatt von 20 EUR pro Nacht.

 

Datum	Bestellposten (Ansicht der Gastrechnung und Kennzahl des Umsatzes)	Buchhaltungsposten (Ansicht des Ledgers)
1. November	80 EUR (aktualisiert am 4. November)	100 EUR + -20 EUR (Buchhaltung am 4. November)
2. November	80 EUR (aktualisiert am 4. November)	100 EUR + -20 EUR (Buchhaltung am 4. November)
3. November	80 EUR (aktualisiert am 4. November)	100 EUR + -20 EUR (Buchhaltung am 4. November)
4. November	80 EUR (aktualisiert am 4. November)	100 EUR + -20 EUR (Buchhaltung am 4. November)

 

 

In diesem Beispiel:

• Die Bestellposten werden für jede Nacht des Aufenthalts mit dem neuen Preis aktualisiert. Auf der Abrechnung des Gastes wird der korrigierte Umsatz zum Beispiel so angezeigt, als ob er immer 80 EUR betragen hätte.
• Die Posten der Buchhaltung behalten die ursprünglichen Beträge und geben die Anpassungen an dem Tag, an dem das System sie verarbeitet, separat wieder. In den Berichten des Ledgers werden zum Beispiel die ursprünglichen Abbuchungen plus Korrekturen zum 4. November angezeigt.

Hinweis:

• Korrekturen, Preisanpassungen und die Konfiguration von Geschäftstagen können zu Differenzen bei den Gesamtwerten führen.
• Mews bucht die Abbuchung in der Buchhaltung erst, wenn du die zugehörige Reservierung eincheckst, auch wenn der Bestellposten ein früheres Verbrauchsdatum zeigt.
• Du kannst die beiden Datensätze enger aneinander angleichen, indem du den Bearbeitungszeitraum verkürzt, aber auch dann bleiben die Posten der Buchhaltung unveränderlich und genau.

 

Du kennst jetzt die Unterschiede zwischen den Posten der Bestellung und der Buchhaltung in Mews und kannst sie nutzen, um eine genaue Abrechnung und eine vorschriftsmäßige Berichterstattung zu unterstützen.