Wir haben die Art und Weise, wie Mews die Finanzaktivitäten verfolgt, neu gestaltet, um dir Echtzeittransparenz, Audit-Readiness und einen vollautomatischen täglichen Abgleich zu bieten – ohne manuelle Arbeit oder Stress beim nächtlichen Audit.

 

Um auf alle Ledger zuzugreifen:

Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Finanzen >Ledger.

 

Dieser Artikel behandelt:

• Was gibt es Neues im Bereich Ledger und Saldenbilanz
• Die drei Haupt-Ledger
• Wie die Saldenbilanz die finanzielle Genauigkeit unterstützt
• Wie du die neuen Ledger und die Saldenbilanz nach Rollen verwendest
• Konfigurierbarer Arbeitstag
• Zugehörige Änderungen

 

Was gibt es Neues im Bereich Ledger und Saldenbilanz

Mews bucht jetzt alle finanziellen Aktivitäten – Abbuchungen, Zahlungen, Steuern und Gutschriften – automatischund in Echtzeit in spezielle Ledger. Diese Buchungen sind unveränderlich: Sie können nicht bearbeitet oder überschrieben werden. Jede Korrektur erzeugt einen neuen Eintrag, sodass ein sauberer und nachvollziehbarer Prüfpfad entsteht.

Außerdem hast du jetzt Zugriff auf eine tägliche Saldenbilanz, die die Salden der einzelnen Ledger zusammenfasst und dir hilft, die Salden abzustimmen – ohne manuelle Exporte oder nächtliches Zahlenjonglieren. Der Bericht richtet sich nach deinem konfigurierbaren Arbeitstag. Das System bucht die Transaktionen auf der Grundlage deiner Betriebsabläufe und nicht der Uhr.

 

Die drei Haupt-Ledger

1. Deposit Ledger

Verfolgt Zahlungen, die eingegangen sind, bevor ein Aufenthalt oder Service in Anspruch genommen wird (Vorauszahlungen).

• Beispiel: Ein Gast zahlt eine Woche vor seiner Anreise oder vor einer geplanten Spa-Behandlung eine Anzahlung.
• Diese Mittel werden als Verbindlichkeit betrachtet, bis der Aufenthalt oder Service erbracht wird.

2. Guest Ledger

Verfolgt alle Abbuchungen und Zahlungen für Gäste, die in deiner Unterkunft eingecheckt haben.

• Beispiel: Während eines Aufenthalts werden die Abbuchungen für Zimmer, Frühstück und Minibar-Posten im Guest Ledger erfasst.
• Dieses Ledger zeigt die bisher verbrauchten Abbuchungen und Zahlungen an. So kannst du jederzeit live sehen, was der Gast während seines Aufenthalts schuldet.

3. City Ledger

Verfolgt noch nicht abgerechnete Rechnungen, die in der Regel an Firmen, Reiseagenturen oder Gäste mit Langzeitaufenthalt gestellt werden.

• Beispiel: Eine Rechnung, die einem Gast während oder nach dem Aufenthalt ausgestellt wird, je nachdem, wie die Abrechnung eingerichtet ist.
• In diesem Ledger werden die Forderungen deiner Unterkunft ausgewiesen. Sobald du eine Rechnung ausstellst, erfasst das System den Saldo hier, unabhängig vom Check-out-Status.

Jedes Ledger hat einen eigenen Tab auf dem Bildschirm Ledger und kann nach Datum, Profil, Reservierungsinhaber und mehr gefiltert werden.

 

Wie die Saldenbilanz die finanzielle Genauigkeit unterstützt

Die Saldenbilanz ist deine tägliche finanzielle Momentaufnahme, die eine vollständige Übersicht über deine Finanzen bietet:

• Umsatz
• Nicht umsatzbezogene Posten (z. B. Steuern, Anpassungen)
• Zahlungen
• Salden in jedem Ledger
• Finanzlage des Hotels insgesamt

Mews erstellt den Bericht automatisch am Ende des von dir konfigurierten Geschäftstages und gibt alle Aktivitäten ab diesem Zeitpunkt wieder. Die Daten werden anhand des Buchungsdatums gesperrt (unveränderlich), um die Auditsicherheit zu gewährleisten.

• Wo du sie findest: Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Finanzen > Ledger > Saldenbilanz.
• Exportformate: Excel oder PDF.
• Historische Ansichten: Verwende die Datumsauswahl, um den Bericht eines beliebigen vergangenen Geschäftstages aufzurufen.

 

Wie du die neuen Ledger und die Saldenbilanz nach Rollen verwendest

Buchhalter

• Nutze die Saldenbilanz für den täglichen, monatlichen und jährlichen Abgleich.
• Rufe den Ledger-Aktivitätsbericht auf, um eine detaillierte Übersicht über die Transaktionen zu erhalten.
• Exportiere unveränderliche Daten für die Buchprüfung, die Steuer und die externe Buchhaltung.

Rezeptionisten und Front Desk

• Mit dem Guest Ledger siehst du sofort, was die Gäste schuldig sind – du musst keine einzelnen Rechnungen überprüfen.
• Überprüfe das Deposit Ledger, um Vorauszahlungen vor dem Check-in oder der Lieferung des Services zu bestätigen.
• Reduziere Überraschungen bei der Abrechnung beim Check-out und beantworte Fragen der Gäste schneller.

Geschäftsleiter

• Überwache die täglichen Salden und die Performance aller Ledger in Echtzeit.
• Verschaffe dir einen Überblick über unbezahlte Rechnungen oder hohe Verbindlichkeiten aus Anzahlungen.
• Vertraue darauf, dass das System den täglichen Finanzabschluss ohne manuelle Eingriffe erledigt.

 

Konfigurierbarer Arbeitstag

Um die Finanzberichterstattung und den Abgleich in deiner Unterkunft zu erleichtern, kannst du sicherstellen, dass deine Berichte und Ledger die tatsächlichen Aktivitäten genau widerspiegeln, indem du deinen Geschäftstag so definierst, dass er Transaktionen einschließt, die nach Mitternacht stattfinden – wie z. B. Verkaufsstellenabbuchungen oder spätes Einchecken. Diese Einstellung nimmst du in den Einstellungen deiner Unterkunft unter Mews Operations vor, um Abweichungen zwischen dem erwarteten und dem berichteten Umsatz zu vermeiden, oder wenn deine Betriebsabläufe oft bis spät in die Nacht andauern.

Einmal konfiguriert, verwendet Mews die von dir festgelegte Geschäftsschlusszeit, um Abbuchungen und Umsätze in Berichten und Ledgern zu gruppieren und zu berechnen. Das ermöglicht eine genauere Verfolgung der Betriebsabläufe, vor allem wenn sie bis in den frühen Morgen weitergehen.

Die wichtigsten Ergebnisse: 

• Abbuchungen, die nach Mitternacht, aber vor deinem Geschäftsschluss gebucht werden, werden als Teil des vorherigen Geschäftstages berichtet 

• Der Umsatz stimmt besser mit den tatsächlichen Betriebsabläufen überein (z. B. Abbuchungen im Restaurant, No-Show-Check-in) 

• Der Managerbericht und die Ledger verwenden dieselbe Logik, was den Aufwand für den Abgleich reduziert 

• Du kannst die vom Managerbericht verwendeten Parameter im Export unter dem Tab Parameter einsehen. 

 

Zugehörige Änderungen

Als Teil dieser Markteinführung:

• Der Bericht über die Buchhaltung und seine Exportdatei werden jetzt in Bericht über die Bestellposten umbenannt, um seine Funktion im neuen Ledger-System besser widerzuspiegeln.
• Die Verknüpfung von Zahlungen mit Reservierungen wird aufgehoben. Zahlungen werden jetzt automatisch mit Posten in derselben Abrechnung verknüpft.
• Du hast weiterhin vollen Zugriff auf das ursprüngliche Accounting Ledger über den Link im neuen Buchhaltungs-Bildschirm.
• Wenn du Daten manuell in dein Buchhaltungssystem hochlädst, nutze den Export des Ledger-Aktivitätsberichts für detaillierte Transaktionen – derzeit als manueller Download verfügbar, mit baldiger Verfügbarkeit geplanter Exporte.