Der Ledger-Aktivitätsbericht in Mews Operations zeigt die einzelnen Ledger-Einträge in allen Ledgern deiner Unterkunft. Er bietet eine vollständige Übersicht über alle im System erfassten Transaktionen und unterstützt beim Abgleich sowie der finanziellen Validierung. 

 

Jede Transaktion in Mews erzeugt eine doppelte Buchung, d.h. es werden sowohl Gutschriften als auch Belastungen erfasst. Darüber hinaus stellt die Mews API diese Daten für die Integration mit externen Buchhaltungssystemen zur Verfügung. Benutzer können frühere Einträge im Bericht nicht bearbeiten – alle Korrekturen erscheinen als neue Einträge im aktuellen Zeitraum.

 

Das System gruppiert die Hauptbuchbuchungen nach der Buchung, für die sie gebucht wurden – zum Beispiel eine Bestellposition, eine Zahlung oder eine Rechnung – und unterteilt sie anschließend nach Buchungstag und Steuersatz. So lässt sich leichter erkennen, welche Bewegungen zu derselben zugrunde liegenden Buchung gehören.

 

Selbstausgleichende Bewegungen

Wenn sich zwei Buchungen zum selben Posten am selben Kalendertag vollständig abbrechen – zum Beispiel, wenn du einen Posten am Tag seiner Verbuchung von einer Rechnung auf eine andere verschiebst –, ergeben diese Buchungen unter dem Strich null und werden standardmäßig im Bericht ausgeblendet. Dadurch bleibt der Bericht frei von administrativen Einträgen, die keine tatsächlichen Auswirkungen auf die Buchhaltung haben.

 

Die Filterung erfolgt tagesweise und nicht über den gesamten von dir ausgewählten Zeitraum:

• Wenn du dir einen einzelnen Tag ansiehst, blendet das System nur die Bewegungen aus, die am selben Tag gebucht und verschoben wurden.

• Wenn du dir einen Zeitraum ansiehst, der sich über mehrere Tage erstreckt, werden alle zugrunde liegenden Bewegungen angezeigt, einschließlich etwaiger Stornierungen und Neubuchungen von einem späteren Tag. Das liegt daran, dass diese Bewegungen auf verschiedene Tage fallen und sich innerhalb eines einzigen Kalendertags nicht auf null netto aufheben.

Hinweis: Die Gesamtsumme des Berichts stimmt immer mit demselben Wert überein, unabhängig davon, ob selbstausgleichende Bewegungen ausgeblendet sind. Es werden nur Bewegungen unterdrückt, deren nettoer Saldo an einem einzelnen Kalendertag genau null beträgt. Echte Korrekturen und Stornierungen, die sich über mehrere Tage erstrecken, bleiben sichtbar.

 

Buchungen mit MwSt-Rate 0

Posten, auf den 0 % MwSt erhoben wird, erzeugt nun einen Eintrag im Ledger, auch wenn der Geldwert dieses Eintrags null ist. Dieser Eintrag erfasst die geltende Steuersatz-Rate und die Steuerbemessungsgrundlage, sodass dein Prüfpfad vollständig ist. Die im Bericht angezeigten Steueraufwendungen bleiben unverändert – eine Steuersatz-Rate von 0 % wird beispielsweise weiterhin als Null gezeigt –, aber der Eintrag ist nun im Ledger vorhanden, sodass du überprüfen kannst, welche Steuersatz-Rate bei jeder Buchung angewendet wurde.

 

So zeigst du den Ledger-Aktivitätsbericht an:

• Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Finanzen > Ledger-Aktivitätsbericht. 

   

 

Am oberen Rand des Berichts zeigt Mews die folgenden beiden Übersichtsbereiche an:

1. Ledger-Übersicht

Dieser Abschnitt zeigt den Gesamtwert der Buchungen für jede Ledger-Gruppe im ausgewählten Berichtszeitraum an:

• Gesamtumsatz 

• Nicht-Umsatzbezogenes insgesamt 

• Zahlungen 

• Verkaufsstellen

2. Übersicht über die Bilanz

In diesem Bereich kannst du bestätigen, dass alle Buchungen im Ledger korrekt und ausgeglichen sind. Du siehst die folgenden Highlights:

• Deposit Ledger: Zeigt den Gesamtwert aller Buchungen im Deposit Ledger für den ausgewählten Zeitraum.

• Guest Ledger: Zeigt den Gesamtwert aller Buchungen im Guest Ledger für den ausgewählten Zeitraum.

• City Ledger: Zeigt den Gesamtwert aller Buchungen im City Ledger für den ausgewählten Zeitraum.

• Netto-Saldo: Zeigt anhand der folgenden Formel, ob alle Buchungen ausgeglichen sind:

  Umsatz + nicht umsatzbezogen + Zahlungen - Guest Ledger - City Ledger + Deposit Ledger

  Ein Wert von Null bedeutet, dass die Buchungen im Ledger korrekt und ausgeglichen sind.

Hinweis: Wenn der Nettosaldo nicht null ist, deutet dies in der Regel auf ein Problem bei der Buchung hin. Du siehst möglicherweise einen positiven oder negativen Betrag. Das bedeutet, dass die Ledger-Aktivität vom System nicht ausgeglichen wurde.

 

Wenn zum Beispiel ein technisches Problem dazu führt, dass eine Buchung ein Ledger überspringt, zeigt der Netto-Saldo die Abweichung sofort an.

 

Verwendung des Ledger-Aktivitätsberichts

Der Ledger-Aktivitätsbericht bietet einen umfassenden Überblick über die einzelnen Transaktionen. Damit kannst du die Buchhaltungsflüsse deiner Unterkunft über verschiedene Ledger und Berichte hinweg überprüfen.

 

Mithilfe von Filtern und Buchhaltungskategorien kannst du die Buchhaltung untersuchen und überprüfen.

 

Beispielsweise kannst du den Ledger-Aktivitätsbericht für Folgendes verwenden:

• Summen vergleichen

  • Vergleiche die Ledger-Summen aus der Saldenbilanz mit der zusammengefassten Ansicht im Ledger-Aktivitätsbericht.

  • Überprüfe detaillierte Transaktionen, um Unterschiede festzustellen.

• Bewegungen im Ledger abgleichen

  • Überprüfe die täglichen Bewegungen in den Deposit Ledgers, Guest Ledgers oder City Ledgers.

  • Bestätige, dass die Salden mit deinen erwarteten Ergebnissen der Buchhaltung übereinstimmen.

• Abweichungen feststellen

  • Erkenne ungewöhnliche oder falsche Transaktionen.

  • Untersuche Unterschiede zwischen Berichten oder Ledgern.

• Audit-Pfad überprüfen

  • Behalte alle im System erfassten Buchungen im Blick.

  • Verfolge den Verlauf der Transaktionen zur Überprüfung und Kontrolle.

• Korrekturen überprüfen

  • Überprüfe Anpassungen und Korrekturen von Transaktionen.

  • Bestätige, dass die Aktualisierungen das richtige Ergebnis der Buchhaltung widerspiegeln.

 

 

In diesem Artikel erfährst du mehr über Folgendes:

 

• Verfügbare Ledger im Bericht
• Filter im Bericht einstellen
• Felder im Bericht verstehen
• So wird der Link zum Bericht gespeichert
• Exportieren des Ledger-Aktivitätsberichts

Verfügbare Ledger im Bericht

Der Ledger-Aktivitätsbericht zeigt einzelne Buchungseinträge aus den folgenden Ledgers in einer Tabelle an und gibt dir volle Kontrolle darüber, wie du mit Spalten, Filtern und Gruppierungen arbeitest: 

• Umsatz-Ledger: Umsatz generierende Transaktionen und ihre Beträge. 

• Nicht umsatzbezogenes Ledger: Nicht umsatzbezogene Transaktionen, wie z. B. MwSt., Bettensteuern, Steueranpassungen, Steuern auf Vorauszahlungen oder andere lokale Steuern.  

• Rechnungsinhaber: Der Reservierungsinhaber der Rechnung. 

• Verkaufsstellen-Ledger: Transaktionen der Verkaufsstellen. 

• Deposit Ledger: Transaktionen, die im Deposit Ledger gebucht werden. In diesem Ledger werden erhaltene Anzahlungen als Gutschriften und verbrauchte Anzahlungen als Belastungen erfasst. 

• Guest Ledger: Transaktionen, die im Guest Ledger gebucht werden. In diesem Ledger werden fällige Abbuchungen von Gästen als Belastungen und Ausgleichstransaktionen wie Zahlungen oder Rechnungen als Gutschriften verbucht. 

• City Ledger: Transaktionen, die im City Ledger gebucht werden. In diesem Ledger werden ausgestellte Rechnungen als Belastungen und Rechnungszahlungen als Gutschriften erfasst. 

 

Filter im Bericht einstellen

Du kannst die Daten in diesem Bericht mit den folgenden Filtern eingrenzen:

• Zeitraum:

  • Wähle das Startdatum aus, um den ersten im Bericht enthaltenen Tag festzulegen.

  • Wähle das Enddatum aus, um den letzten im Bericht enthaltenen Tag festzulegen.

Hinweis:

• Das System berechnet den verfügbaren Datumsbereich dynamisch anhand des Datenvolumens deiner Unterkunft.

• Um größere Datenmengen zu exportieren, kannst du den Bericht nach Excel exportieren. Dadurch steht dir ein größerer Datumsbereich zur Verfügung als in der Berichtsansicht selbst.

 

 

 

• Gruppieren nach: Wähle aus, wie deine Daten gruppiert werden sollen und erstelle mehrere Gruppierungsebenen. Du kannst weitere Gruppierungen hinzufügen, z. B. Buchhaltungskategorie oder Reservierungsinhaber, und sie nach Bedarf neu anordnen. Hinweis: Standardmäßig gruppiert der Bericht die Daten nach Art des Ledgers.

Um eine Gruppierung hinzuzufügen:

1. Klicke auf Gruppieren nach.

2. Wähle eine oder mehrere Optionen aus der Liste aus.

Wähle zum Beispiel die Buchhaltungskategorie oder den Reservierungsinhaber aus, um deine Daten in bestimmte Gruppen einzuteilen.

 

So fügst du eine Gruppierung aus einer Spalte hinzu:

1. Klicke auf die drei Punkte beim Spaltennamen.

2. Wähle Gruppieren nach dieser Spalte.

Hinweis: Wenn du Daten aus einer Spalte gruppierst, fügt das System diese Spalte der Liste Gruppieren nach hinzu.

 

So ordnest du die Gruppierungsebenen neu an:

1. Klicke und ziehe eine Gruppe.

2. Bewege sie an die gewünschte Position.

So entfernst du eine Gruppierung:

1. Klicke auf das X neben dem Gruppennamen.

 

• Spalteneinstellungen: Lege fest, welche Spalten im Bericht angezeigt werden. Du kannst jede der folgenden Spalten anzeigen, ausblenden oder neu anordnen:

  • Gruppe: Zeigt die ausgewählten Gruppierungskriterien an. Hinweis: Du kannst alle Gruppen in der Spaltenüberschrift ein- und ausblenden.

  • Typ: Spezifischer Typ des Ledger-Eintrags.

  • Buchhaltungskategorie: Buchhaltungskategorie, die der Transaktion zugewiesen wurde.

  • Posten: Name des in der Transaktion enthaltenen Produkts oder Services.

  • Rechnung: Die mit der Transaktion verbundene Rechnung. Hinweis: Dieses Feld ist bei unbezahlten Posten leer.

  • Reservierungsinhaber: Profil der Person oder Firma, die für die Transaktion verantwortlich ist.

  • Abrechnungsdatum: Das Datum, an dem eine Buchung in deinen Accounting Ledgern verbucht wurde, in der Regel das Datum, an dem die zugehörige Rechnung geschlossen wurde, und nicht das Datum, an dem der Gast die Leistung in Anspruch genommen hat. Das Buchungsdatum zeigt daher an, wann die Transaktion tatsächlich in die Ledgers aufgenommen wurde, und nicht, wann der Gast in deiner Unterkunft übernachtet hat oder was konsumiert wurde. Beispiel: Ein Gast übernachtet in der Nacht zum 10. Juni, seine Rechnung wird jedoch erst am 12. Juni beim Check-out geschlossen. Das Buchungsdatum für die Abbuchung des Aufenthalts ist also der 12. Juni und nicht der 10. Juni, denn an diesem Tag wurde die Buchung in der Buchhaltung verbucht.

  • Anzahl: Menge des Postens oder Services.

  • Steuersatz: Auf die Transaktion angewendeter Steuersatz.

  • Netto: Netto-Wert der Transaktion vor Steuern.

  • Betrag: Gesamtwert der Transaktion, einschließlich Steuern.

  • Ledger-Account-Code: Buchhaltungscode, der der Transaktion auf der Grundlage deiner Konfiguration zugewiesen wurde.

  • Ersteller: Name des Benutzers, der die Transaktion erstellt hat.

  • Erstellt: Datum und Uhrzeit, zu der die Transaktion erstellt wurde.

  • Leistungsdatum: Datum, an dem der Gast den Service oder Posten in Anspruch genommen hat.

  • Kostenstellencode: Interner Code, um die Transaktion einer bestimmten Kostenstelle zuzuweisen.

  • Steuercode: Code, der die Art der angewandten Steuer angibt.

  • Steuername: Name der Steuer, die auf die Transaktion erhoben wird.

  • Service: Art des Services, der in der Transaktion enthalten ist.

  • Status: Status der Transaktion.

  • Rückbelastung: Gibt an, ob es sich bei der Transaktion um eine Rückbelastung handelt.

So fügst du dem Bericht eine Spalte hinzu: Aktiviere das Kontrollkästchen neben dem Spaltennamen.

So entfernst du eine Spalte aus dem Bericht: Deaktiviere das Kontrollkästchen neben dem Spaltennamen.

So ordnest du die Spalten im Bericht neu an: Klicke in der Hauptansicht der Tabelle auf die Spaltenüberschrift und ziehe sie nach links oder rechts.

 

• Nach Suche filtern: Mit dem Schnellfilterfeld kannst du alle sichtbaren Spalten auf einmal durchsuchen.

Schnellsuche:

1. Gib ein Stichwort in das Suchfeld ein.

2. Zeige die passenden Datensätze im Bericht an.

Beispiel: Gib „Garage“ ein, um alle zugehörigen Einträge zu finden, oder gib den Namen eines Gasts oder Reservierungsinhabers ein, um bestimmte Transaktionen anzuzeigen. Hinweis: Die Schnellsuche funktioniert nur bei textbasierten Spalten. Sie gilt nicht für Zahlen oder Daten.

 

Filtere nach einer bestimmten Spalte:

1. Klicke auf die drei Zeilen in der Spaltenüberschrift.

2. Wähle eine Filter-Option aus.

3. Wähle eine Bedingung aus, z. B. „beginnt mit“ oder „ist gleich“.

4. Gib deinen Suchwert ein.

Sortieren:

1. Klicke auf die Spaltenüberschrift.

2. Sortiere die Daten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge.

Hinweis:

• Wenn du einen Spaltenfilter anwendest, erscheint ein blauer Punkt in der Spaltenüberschrift.

• Verwende diese Spalten, um genau die Informationen anzuzeigen, die du benötigst. Beispielsweise kannst du Ersteller und Erstellt am anzeigen, um Audits zu unterstützen, oder Status und Rückbelastung, um Korrekturen und Anpassungen leichter zu erkennen.

• Standardmäßig zeigt der Bericht die Daten des letzten abgeschlossenen Geschäftstages an.

• Du kannst keine Daten vor der Veröffentlichung der Ledger oder für zukünftige Daten einsehen

• Wenn du Daten für nur einen einzelnen Tag anzeigen möchtest, setze das Startdatum und das Enddatum des Zeitraums auf dasselbe Datum.

  • Das System berechnet den verfügbaren Datumsbereich dynamisch anhand des Datenvolumens in deiner Unterkunft. Die Verfügbarkeit kann von ein paar Wochen bis zu mehreren Monaten variieren.

  • Um größere Datenmengen zu exportieren, kannst du den Bericht nach Excel exportieren. Dadurch steht dir ein größerer Datumsbereich zur Verfügung als in der Berichtsansicht selbst.

 

Felder im Bericht verstehen

Je nach den gewählten Einstellungen für die Spalten werden im Ledger-Aktivitätsbericht die folgenden Felder angezeigt:

• Gruppe: Ledger-Gruppe der Transaktion.

• Typ: Spezifischer Typ des Ledger-Eintrags.

• Buchhaltungskategorie: Buchhaltungskategorie, die der Transaktion zugewiesen wurde.

• Posten: Name des in der Transaktion enthaltenen Produkts oder Services.

• Rechnung: Die mit der Transaktion verbundene Rechnung, falls vorhanden.

• Reservierungsinhaber: Profil der Person oder Firma, die für die Transaktion verantwortlich ist.

• Abrechnungsdatum: Das Datum, an dem eine Buchung in deinen Accounting Ledgern verbucht wurde, in der Regel das Datum, an dem die zugehörige Rechnung geschlossen wurde, und nicht das Datum, an dem der Gast die Leistung in Anspruch genommen hat. Das Buchungsdatum zeigt daher an, wann die Transaktion tatsächlich in die Ledgers aufgenommen wurde, und nicht, wann der Gast in deiner Unterkunft übernachtet hat oder was konsumiert wurde. Beispiel: Ein Gast übernachtet in der Nacht zum 10. Juni, seine Rechnung wird jedoch erst am 12. Juni beim Check-out geschlossen. Das Buchungsdatum für die Abbuchung des Aufenthalts ist also der 12. Juni und nicht der 10. Juni, denn an diesem Tag wurde die Buchung in der Buchhaltung verbucht.

• Anzahl: Menge des Postens oder Services.

• Steuersatz: Auf die Transaktion angewendeter Steuersatz.

• Netto: Netto-Wert der Transaktion vor Steuern.

• Betrag: Gesamtwert der Transaktion, einschließlich Steuern.

• Ledger-Account-Code: Buchhaltungscode, der der Transaktion auf der Grundlage deiner Konfiguration zugewiesen wurde.

• Ersteller: Name des Benutzers, der die Transaktion erstellt hat.

• Erstellt: Datum und Uhrzeit, zu der die Transaktion erstellt wurde.

• Leistungsdatum: Datum, an dem der Gast den Service oder Posten in Anspruch genommen hat.

• Kostenstellencode: Interner Code, um die Transaktion einer bestimmten Kostenstelle zuzuweisen.

• Steuercode: Code, der die Art der angewandten Steuer angibt.

• Steuername: Name der Steuer, die auf die Transaktion erhoben wird.

• Service: Art des Services, der in der Transaktion enthalten ist.

• Status: Status der Transaktion.

• Rückbelastung: Gibt an, ob es sich bei der Transaktion um eine Rückbelastung handelt.

Du kannst nach jeder Spalte in der Haupttabellenansicht filtern. Um dies zu tun,

• Klicke auf das Filter-Icon neben dem Spaltennamen.

  • Anschließend kannst du das Feld Nach Suche filtern verwenden oder die Kontrollkästchen neben den Filteroptionen aktivieren, um die Spalte zu filtern.

So wird der Link zum Bericht gespeichert

Nachdem du Filter, Gruppierungen und Spalten nach deinen Anforderungen angepasst hast:

• Kopiere die URL der Seite in deinem Browser.

• Speichere die URL in deinen Lesezeichen.

Beispielsweise kannst du, wenn du nach Ledger-Typ gruppierst, nach Umsatz filterst und die Spalten „Leistungsdatum“ und „Status“ hinzufügst, die daraus entstehende URL speichern, um diese benutzerdefinierte Ansicht später schnell erneut aufzurufen. Um den Bericht für einen anderen Zeitraum zu erstellen, aktualisiere nur den Filter für das Datum.

 

Hinweis: Mews unterstützt derzeit nicht das Speichern von Berichtsansichten innerhalb des Systems. Das externe Speichern der URL ist daher die beste Möglichkeit, eine bestimmte Ansicht erneut aufzurufen.

Exportieren des Ledger-Aktivitätsberichts

So exportierst du den Ledger-Aktivitätsbericht:

1. In Mews Operations gehst du zum Hauptmenü > Finanzen > Ledger-Aktivitätsbericht.

2. Lege die gewünschten Filter fest oder suche den Bericht manuell und klicke anschließend auf Herunterladen.

Hinweis:

• Du kannst den Ledger-Aktivitätsbericht im Excel- oder CSV-Format exportieren.

  • Der Export enthält zusätzliche Spalten, die im System nicht sichtbar sind.

  • Der Export enthält Rohdaten mit einzelnen Buchungen.

  • Der Export enthält keine Gruppierung oder Filter, die in der Ansicht des Berichts angewendet werden.

 

  

Mit dem Ledger-Aktivitätsbericht kannst du jetzt Finanztransaktionen über mehrere Accounting Ledger hinweg verfolgen.