Vous constatez des incohérences parce que chaque rapport utilise une méthode différente pour calculer les revenus.

• Le rapport de gestion montre les revenus en fonction du moment où les services et les produits sont consommés.

• Les rapports Balance de vérification et Activité des balances montrent les revenus en fonction de l'ajout d'éléments à la comptabilité.

• L'ajout d'éléments à la comptabilité a lieu lorsque la réservation est effectuée en check-in et que les éléments sont consommés.

Cette approche garantit que la comptabilité ne comptabilise les revenus que lorsque vous fournissez le service au client.

 

La raison de l'incohérence peut donc être l'une des suivantes :

 

1. Après check-in de la réservation après la fin du jour ouvrable. 

 

Lorsque vous effectuez un check-in d'une réservation après la fin du jour ouvrable, le système compte tous les produits consommés avant ce check-in dans le rapport du directeur/directrice à la date de consommation, mais ne les ajoute aux rapports de comptabilité qu'une fois que vous avez effectivement effectué le check-in de la réservation.

 

Exemple : Vous effectuez le check-in d'une réservation réservée pour le 28 janvier le 29 janvier. 

• Le rapport de la directrice/directrice montre les revenus pour la nuit du 28 janvier à cette date. 

• Le rapport d'activité des balances montre qu'il n'y a pas de revenus le 28 janvier. 

 

Dans le rapport d'activité des balances du²⁸, il n'y a pas de revenu :

Le système ajoute les revenus pour la première et la deuxième nuit le^29. Vous pouvez constater que la date de comptabilité est le²⁹, tandis que la date de consommation (prévue) est le²⁸, ce qui correspond au rapport de gestion. 

 

2. Modifications des éléments du classement après la fin du jour ouvrable 

Si des éléments du classement sont modifiés dans la fenêtre Historique modifiable (FMH), les deux rapports le traitent différemment : 

• Le rapport de gestion reflète toujours l'état le plus récent des données. 

• La balance de vérification et le rapport d'activité des balances enregistrent l'ajout d'un reporting d'origine, puis ajoutent une écriture de correction (contre-écriture) à la date à laquelle vous avez effectué la modification. 

Exemple : Un élément consommé le 28 janvier est réévalué de 80 € à 60 € le 29 janvier. 

En effectuant le check-in des rapports le 29 janvier :

• Le rapport de la directrice/directrice montre que l'élément s'élève à 60 € lorsqu'il est exécuté pour le 28 janvier. 

• Le rapport d'activité des balances montre un revenu de 80 € le 28 janvier et une écriture de correction de -20 € le 29 janvier. 

 

Le²⁸, le rapport d'activité comptable fait état d'une nuit comptabilisée pour 80 TTC (74,77 HT) :

Le 29 janvier, le système affiche des ajouts d'éléments : 

• Reprise de la nuit consommée le 28 janvier 

• Reprise du prix de la nuit consommée le 29 janvier qui a déjà été comptabilisée dans la comptabilité 

  

3. Ajustements ou annulations après la fin du jour ouvrable 

 

Si vous annulez une réservation dans la fenêtre Historique modifiable après la clôture du jour ouvrable, les rapports diffèrent comme suit : 

• Le rapport du directeur/directrice ne montre aucun revenu pour le séjour (sauf si des frais d'annulation s'appliquent). 

• Le rapport d'activité d'une balance de vérification et d'un registre des balances enregistre le revenu à la date de consommation initialement prévue, puis ajoute un élément négatif (annulation) à la date d'annulation. 

Exemple : Vous annulez une réservation commençant le 1er février le 2 février (No show). 

• Le rapport du directeur/directrice ne présente plus de revenus pour cette réservation. 

• Le rapport d'activité des balances pour le 1er février montre que la première nuit a fait l'objet d'un reporting. 

• Le rapport d'activité du registre comptable du 2 février montre une écriture de correction annulant la première nuit, ainsi que l'ajout d'éléments et l'annulation de la deuxième nuit. 

 

Le rapport d'activité des balances pour le 1er février fait état de la première nuit ajoutée :

Le rapport d'activité des balances du 2 février présente une écriture de correction pour annuler la nuit du 1 février, suivie de l'ajout et de l'annulation de la nuit du 2 février :

 

4. Produits consommés liés à une réservation avec une date future 

Si vous liez des produits à des réservations futures erronées, même si leur date de consommation est aujourd'hui, le système ne pourra pas les utiliser,

• les seuls ajouts d'éléments à la comptabilité lorsque vous effectuez le check-in de la réservation

• crée une incohérence pour la date donnée entre les articles facturables et le rapport d'activité du registre comptable (comptabilité). 

Par exemple :

Le client a un séjour en avril et mai et appelle pour réserver un espace de stationnement pour le séjour d'avril.

Si vous ajoutez le stationnement avec une date de consommation en avril, mais que vous le liez ensuite à la réservation de mai, le système l'enregistre dans les registres comptables en mai. 

Récapitulatif

Le rapport de gestion calcule les indicateurs sur la base des données les plus récentes, même si elles ont été mises à jour à des dates antérieures dans la fenêtre Historique modifiable, tandis que les entrées dans la Balance de vérification et le Rapport d'activité du registre comptable sont totalement immuables, et que toute modification des produits ou des services est reflétée sur le jour ouvrable en cours. 

 

De cette façon, les indicateurs sont calculés sur la base de ce qui s'est réellement passé, par exemple les nuits dont le prix a été revu, même si les changements sont intervenus après que les éléments ont été consommés, ce qui vous permet d'obtenir les données les plus précises pour de futures analyses. 

 

Du point de vue de la comptabilité, les données sont immuables et le système les corrige par des ajustements dans la période en cours. 

 

Les deux rapports s'alignent si vous n'apportez aucune modification aux produits, aux services ou aux réservations après la date limite du jour ouvrable. 

 

Ces deux incohérences peuvent être réduites en ajoutant un intervalle de jours ouvrables et en raccourcissant la fenêtre Historique modifiable, afin de minimiser les paramètres modifiés après la fin du jour ouvrable. Toutefois, des incohérences subsisteraient si les éléments de facture étaient modifiés après la fin du jour ouvrable.