Dans Mews, chaque transaction, par exemple, un séjour d'une nuit ou commander un repas, crée deux éléments liés, mais distincts :

• Un élément de commande.
• Un élément comptable.

 

Ces deux éléments servent à des fins différentes et sont utiles pour des départements différents.

• Vue opérationnelle : l'équipe de réception et l'équipe responsable des revenus des revenus utilisent les éléments de commande pour préciser le moment où un client consomme un service.
• Vue comptable : l'équipe Finances utilise les éléments comptables pour préciser le moment où Mews comptabilise le service dans le système comptable.

 

Cette double structure garantit l'exactitude des opérations et l'immuabilité des données financières. Généralement, vous consultez et gérez ces données dans Mews Operations lorsque vous facturez les clients, corrigez des erreurs, vérifiez vos indicateurs de revenus ou préparez vos rapports financiers.

 

Au sommaire de ce guide :

• Les différences entre les éléments de commande et les éléments comptables
• Voir et modifier les éléments de commande
• Éléments comptables : le cœur de votre reporting financier
• Gérer les différences entre les éléments de commande et les éléments comptables

 

 

Les différences entre les éléments de commande et les éléments comptables

Dans Mews chaque transaction a deux vues, une pour les opérations et une pour la comptabilité :

• Les éléments de commande correspondent à ce que le client a consommé. Il s'agit notamment des nuitées, des débits F&B et de tout autre service. Le système les associe à la date à laquelle ils ont été consommés ou à la date et l'heure exactes où le service a été exécuté, ce qui permet d'effectuer les modifications requises dans la fenêtre de modification de l'historique.
• Les éléments comptables correspondent à l'enregistrement financier de la transaction. Le système les associe à la date à laquelle ils ont été comptabilisés, c.-à-d. le jour ouvrable où Mews enregistre les recettes dans le système de comptabilité. Les données sont immuables et si vous les corrigez, une autre entrée est créée le jour où vous effectuez la correction.

Ce principe de comptabilisation en partie double favorise l'excellence opérationnelle et la conformité financière.

 

Par exemple, un client effectue son check-in à 14 h 15, le 5 mai. L'élément de commande affiche le 5 mai à 14 h 15. L'élément comptable affiche également le 5 mai, en fonction des paramètres de votre jour ouvrable.

 

Remarque : Les éléments comptables n'existent pas tant que le système ne les a pas ajoutés. Vous pouvez donc les utiliser uniquement pour consulter des données historiques, tandis que les éléments de commande peuvent inclure des éléments consommés à une date antérieure ou future.

 

 

Voir et modifier les éléments de commande

Vous pouvez utiliser les éléments de commande pour vous assurer que les factures des clients reflètent ce qu'ils ont reçu. Ces éléments figurent sur les factures, sur l'écran de facturation des clients et sont également utilisés à des fins de prévision et de rapports sur les revenus.

• Vous pouvez modifier les éléments de commande dans un intervalle défini.
• Par exemple, vous pouvez corriger le prix d'un séjour en raison d'une réduction de dernière minute ou ajouter un check-in tardif effectué après minuit.

 

Lorsque vous modifiez un élément de commande, le système applique le changement à la date à laquelle l'élément a été originellement consommé, et ce afin de garantir l'exactitude des données historiques dans les rapports sur les revenus.

 

Remarque : La fenêtre de modification de l'historique permet de déterminer jusqu'à quel moment les utilisateurs peuvent modifier les éléments de commande.

• Saisir une valeur faible dans la fenêtre de modification de l'historique contribue à harmoniser davantage les données relatives aux éléments de commande et comptables.
• Saisir une valeur élevée dans la fenêtre de modification de l'historique permet d'effectuer des corrections et des ajustements avec une plus grande flexibilité, ce qui renforce la précision des indicateurs de revenus.

Dans les deux cas, vos rapports comptables restent inchangés, car le système se base sur des données immuables et traite les corrections pendant la période de reporting en cours.

 

 

Éléments comptables : le cœur de votre reporting financier

Les éléments comptables constituent le cœur de votre reporting financier dans Mews. Ces éléments sont :

• Immuables : une fois ajoutés, vous ne pouvez pas les modifier.
• Vérifiables : toutes les corrections créent une entrée qui reflète le changement du jour ouvrable en cours.
• Conformes : ils répondent aux normes en vigueur en matière de comptabilité en partie double.

 

Les éléments comptables alimentent les rapports suivants :

 

• Balance des débiteurs
• Balance des acomptes
• Balance des encours
• Rapport d'activité des balances
• Balance de vérification

Remarque : Ces rapports reflètent toujours la séquence réelle des écritures comptables.

 

 

Gérer les différences entre les éléments de commande et les éléments comptables

Mews ne fait pas correspondre et ne rapproche pas les données relatives aux éléments de commande et comptables (il s'agit d'un comportement attendu du système).

• Les éléments de commande peuvent mettre à jour les entrées liées à des éléments consommés pour des dates antérieures.
• Les éléments comptables reflètent les modifications uniquement lorsqu'elles sont ajoutées, selon les paramètres du jour ouvrable.

 

Par exemple :

 

Un client séjourne du 1er au 4 novembre pour un tarif de 100 € par nuit et bénéficie d'une réduction de 20 € par nuit lors du check-out.

 

Date	Élément de commande (ce qui est affiché sur la facture du client et indicateurs de revenus)	Élément comptable (ce qui est affiché dans le registre comptable)
1er novembre	80 € (mis à jour le 4 novembre)	100 € + -20 € (comptabilisé le 4 novembre)
2 novembre	80 € (mis à jour le 4 novembre)	100 € + -20 € (comptabilisé le 4 novembre)
3 novembre	80 € (mis à jour le 4 novembre)	100 € + -20 € (comptabilisé le 4 novembre)
4 novembre	80 € (mis à jour le 4 novembre)	100 € + -20 € (comptabilisé le 4 novembre)

 

 

Dans cet exemple :

• Les éléments de commande sont mis à jour pour refléter le nouveau prix de chaque nuit du séjour. Par exemple, la facture du client affiche des revenus corrigés, comme s'ils s'étaient toujours élevés à 80 €.
• Les éléments comptables conservent les montants d'origine et reflètent les ajustements de manière séparée, le jour où le système les traite. Par exemple, les rapports du registre affichent les débits d'origine et les corrections, en date du 4 novembre.

Remarques :

• Les corrections, les changements de prix et la configuration des jours ouvrables sont susceptibles d'entraîner des écarts au niveau des totaux.
• Mews comptabilise les débits uniquement si vous effectuez le check-in de la réservation correspondante, et ce même si l'élément de commande affiche une date de consommation antérieure.
• Vous pouvez harmoniser davantage les deux ensembles de données en raccourcissant la fenêtre de modification de l'historique, mais même dans ce cas, les éléments comptables restent immuables et précis.

 

Vous connaissez désormais les différences entre les éléments de commande et les éléments comptables dans Mews. Vous pouvez donc les utiliser pour renforcer la précision de votre facturation et assurer la conformité de vos rapports financiers.