Je ziet afwijkingen omdat elk rapport een andere methode gebruikt om inkomsten te berekenen.

• Het Managersrapport toont inkomsten op basis van wanneer diensten en producten worden geconsumeerd.

• Het Activiteitenrapport accountingoverzichten toont inkomsten op basis van wanneer ze zijn opgeboekt in de accounting.

• Opboeking naar accounting gebeurt wanneer de reservering is ingecheckt en items zijn verbruikt.

Deze aanpak zorgt ervoor dat accounting alleen inkomsten opneemt wanneer je de dienst levert aan de gast.

 

De reden voor de afwijking kan dus een van de volgende zijn:

 

1. Reservering ingecheckt na vertrek op de werkdag 

 

Als je een reservering incheckt na het vertrek van de werkdag, telt het systeem alle producten die voor die check-in zijn verbruikt in het Managersrapport op de datum van verbruik, maar worden ze pas opgeboekt in de accountingrapporten als je de reservering daadwerkelijk hebt ingecheckt.

 

Voorbeeld: Je checkt een voor 28 januari geboekte reservering in op 29 januari. 

• Het Managersrapport toont de inkomsten voor de nacht van 28 januari op die datum. 

• Het Activiteitenrapport accountingoverzichten toont geen inkomsten op 28 januari. 

 

In het Activiteitenrapport accountingoverzichten op²⁸ staan geen inkomsten:

Het systeem boekt inkomsten voor de eerste en tweede nacht op de^29e. Je kunt zien dat de accountingdatum^29e is en de verbruiksdatum (gepland)^28e, wat overeenkomt met het Managersrapport. 

 

2. Wijzigingen in bestelde items na vertrek van de werkdag 

Als orderitems worden aangepast binnen het venster bewerkbare geschiedenis (EHW), gaan de twee rapporten hier anders mee om: 

• Het Managersrapport geeft altijd de laatste stand van de data weer. 

• De Proefbalans en Activiteitenrapport accountingoverzichten registreren de oorspronkelijke opboeking en voegen vervolgens een corrigerende (add-on) boeking toe op de datum waarop je de wijziging hebt doorgevoerd. 

Voorbeeld: Een item dat op 28 januari is verbruikt, wordt op 29 januari afgeprijsd van €80 naar €60. 

Bij het inchecken van de rapporten op 29 januari:

• Het Managersrapport toont het item op €60 wanneer het wordt uitgevoerd voor 28 januari. 

• Het Activiteitenrapport accountingoverzichten toont €80 inkomsten op 28 januari en een correctie van -€20 op 29 januari. 

 

Op de^28e toont het Activiteitenrapport accountingoverzichten nacht opboekingen voor 80 bruto (74,77 netto):

Op 29 januari geeft het systeem meerdere opboekingen weer: 

• Reprijs van de nacht geconsumeerd op 28 januari 

• Terugboeking van de nacht verbruikt op 29 januari die al was opgeboekt naar accounting 

  

3. Rebates of annuleringen na vertrek van de werkdag 

 

Als je een reservering annuleert binnen het editable history window nadat de werkdag is gesloten, verschillen de rapporten als volgt: 

• Het Managersrapport toont geen inkomsten voor het verblijf (tenzij annuleringskosten van toepassing zijn). 

• Het Activiteitenrapport accounting overzicht registreert inkomsten op de oorspronkelijk geplande verbruiksdatum en boekt vervolgens een negatieve boeking (annulering) op de datum van annulering. 

Voorbeeld: Je annuleert een reservering vanaf 1 februari op 2 februari (No-show). 

• Het Managersrapport toont niet langer inkomsten voor die reservering. 

• Het Activiteitenrapport accountingoverzichten voor 1 februari toont de eerste nacht die is opgeboekt. 

• Het Activiteitenrapport accountingoverzichten voor 2 februari toont een correctieboeking die de eerste nacht terugdraait, plus de opboeking en annulering van de tweede nacht. 

 

Het Activiteitenrapport accountingoverzichten voor 1 februari toont de eerste nacht die is opgeboekt:

Het Activiteitenrapport accountingoverzichten op 2 februari toont een correctieboeking om de nacht van 1 februari te annuleren, gevolgd door de opboeking en annulering van de nacht van 2 februari:

 

4. Verbruikte producten gekoppeld aan een reservering met een datum in de toekomst 

Als je producten koppelt aan onjuiste toekomstige reserveringen, zelfs als ze een verbruiksdatum van vandaag hebben, door de koppeling van het systeem,

• alleen berichten over accounting wanneer je de reservering incheckt

• Creëert een afwijking voor de opgegeven datum tussen orderitems-rapporten en het Activiteitenrapport accountingoverzichten. 

Bijvoorbeeld:

De gast heeft een verblijf in april en mei en voert een gesprek om een parkeerplaats te boeken voor het verblijf in april.

Als je de parkeerplaats toevoegt met een verbruiksdatum in april, maar deze vervolgens koppelt aan de reservering in mei, dan registreert het systeem dit in de overzichten in mei. 

Samenvatting

Het Managersrapport berekent de statistiek op basis van de meest actuele data, zelfs als deze is bijgewerkt naar eerdere datums in het editable history window, terwijl de gegevens in het Trial Balance en Activiteitenrapport accountingoverzicht volledig onveranderlijk zijn en alle wijzigingen in producten of diensten worden weergegeven op de huidige werkdag. 

 

Op die manier kun je de statistieken laten berekenen op basis van wat er werkelijk is gebeurd, bijvoorbeeld nachten die opnieuw zijn geprijsd, zelfs als er wijzigingen zijn doorgevoerd nadat items zijn geconsumeerd, zodat je over de meest nauwkeurige data beschikt voor toekomstige inzichten. 

 

Vanuit het standpunt van accounting zijn data onveranderlijk en het systeem corrigeert ze door middel van aanpassingen in de huidige periode. 

 

De twee rapporten komen overeen als je geen wijzigingen aanbrengt in producten, diensten of reserveringen na de sluitingsdatum van de werkdag. 

 

Deze beide afwijkingen kunnen geminimaliseerd worden door een tijdsinterval in te stellen en het editable history window in te korten, om wijzigingen na vertrek te minimaliseren. Er zouden echter nog steeds afwijkingen optreden als wijzigingen in rekeningitems na het vertrek van de werkdag plaatsvinden.