In Mews worden bij elke transactie, bijvoorbeeld een nacht verblijven of een maaltijd bestellen, twee gekoppelde maar verschillende records aangemaakt:

• Orderitem.
• Accountingitem.

 

Deze twee records dienen verschillende teams en doelen.

• Operationele weergave: De front office- en revenue-teams gebruiken order-items om weer te geven wanneer een gast een dienst verbruikt
• Accountingweergave: Financiële teams gebruiken accountingitems om weer te geven wanneer Mews de dienst in het accountingsysteem registreert.

 

Je gebruikt deze dubbele structuur om de nauwkeurigheid van de werkzaamheden te garanderen en tegelijkertijd een onveranderlijke financiële administratie bij te houden. Je bekijkt en beheert deze records meestal binnen Mews Operations wanneer je gasten laat betalen, fouten herstelt, statistieken van inkomsten bekijkt of financiële rapporten opstelt.

 

In dit artikel leer je meer over:

• De verschillen tussen orderitems en accountingitems
• Hoe je orderitems kunt bekijken en aanpassen
• Hoe accountingitems de financiële rapportage ondersteunen
• Hoe je verschillen tussen orderitems en accountingitems beheert

 

 

De verschillen tussen orderitems en accountingitems

Elke transactie in Mews heeft twee weergaven, één voor werkzaamheden en één voor accounting:

• Orderitems geven weer wat de gast heeft verbruikt. Denk hierbij aan nachten in de kamer, betalingen in het restaurant en andere diensten. Het systeem koppelt deze aan de verbruikte datum, de exacte datum en tijd waarop de dienst plaatsvond, zodat wijzigingen kunnen worden aangepast in het venster bewerkbare geschiedenis.
• Accountingitems vertegenwoordigen het financiële verslag van de transactie. Het systeem koppelt deze aan de geboekte datum, die de werkdag weergeeft waarop Mews de inkomsten opboekt in het accountingsysteem. De data zijn volledig onveranderlijk en als je correcties aanbrengt, wordt dit afgehandeld via een nieuwe, aparte opboeking op de dag van de correctie.

Deze structuur met dubbele data ondersteunt zowel operationele nauwkeurigheid als financiële compliance.

 

Een gast checkt bijvoorbeeld in om 14:15 uur op 5 mei. Het orderitem geeft 5 mei, 14:15 uur weer, terwijl het accountingitem ook 5 mei weergeeft, gebaseerd op je instellingen voor werkdagen.

 

Let op: Accountingitems bestaan pas als het systeem ze opboekt, dus je kunt ze alleen gebruiken om data uit het verleden te bekijken, terwijl Orderitems verbruik in het verleden en in de toekomst kunnen bevatten.

 

 

Hoe je orderitems kunt bekijken en aanpassen

Je gebruikt orderitems om ervoor te zorgen dat de rekening van de gast overeenkomt met de diensten/producten die de gast heeft ontvangen. Deze items verschijnen op rekeningen en facturen, op het Rekeningenscherm van de gast en worden ook gebruikt voor prognoses en rapportage van inkomsten.

• You can orderitems aanpassen binnen een gespecificeerd tijdsbestek.
• Je kunt bijvoorbeeld de prijs van een verblijf corrigeren vanwege een last-minute korting of een late check-in opboeken die na middernacht plaatsvond.

 

Als je een item aanpast, past het systeem de wijziging toe op de oorspronkelijke verbruikte datum om de historische nauwkeurigheid van de rapportage van inkomsten te behouden.

 

Let op: Het venster bewerkbare geschiedenis bepaalt hoe ver terug gebruikers orderitems kunnen aanpassen.

• Een korter venster zorgt ervoor dat de data van bestellingen en accounting beter op elkaar zijn afgestemd.
• Een langer venster biedt meer flexibiliteit voor correcties en aanpassingen, waardoor je verzekerd bent van nauwkeurige statistieken over inkomsten.

In beide gevallen blijven je accountingrapporten onaangetast, omdat het systeem ze baseert op onveranderlijke data en correcties verwerkt binnen de huidige periode van rapportage.

 

 

Hoe accountingitems de financiële rapportage ondersteunen

Accountingitems vormen de kern van je financiële rapportage in Mews. Deze records zijn:

• Onveranderlijk: Eenmaal opgeboekt kun je ze niet meer aanpassen.
• Auditeerbaar: Voor alle correcties is een opboeking vereist die de wijziging op de huidige werkdag weergeeft.
• Conform: Ze volgen de standaarden voor dubbele boekhouding.

 

Accountingitems drijven de volgende rapporten aan:

 

• Debiteurenoverzicht
• Aanbetalingsoverzicht
• Gastenoverzicht
• Activiteitenrapport accountingoverzichten
• Proefbalans

Let op: Deze rapporten geven altijd de werkelijke volgorde van opboekingen weer.

 

 

Hoe je verschillen tussen orderitems en accountingitems beheert

Mews stemt orderitems en accountingitems die niet precies overeenkomen niet af; dit is verwacht gedrag.

• Orderitems kunnen verbruiksrecords bijwerken voor datums in het verleden.
• Accountingitems geven alleen wijzigingen weer op het moment dat ze worden opgeboekt, op basis van werkdagregels.

 

Bijvoorbeeld:

 

Een gast verblijft van 1 t/m 4 nov voor 100 EUR per nacht en ontvangt 20 EUR korting per nacht bij het uitchecken.

 

Datum	Orderitem (Gastrekening-weergave en Inkomstenstatistieken)	Accountingitem (Overzicht-weergave)
1 nov	80 EUR (bijgewerkt op 4 nov)	100 EUR + -20 EUR (opgeboekt op 4 nov)
2 nov	80 EUR (bijgewerkt op 4 nov)	100 EUR + -20 EUR (opgeboekt op 4 nov)
3 nov	80 EUR (bijgewerkt op 4 nov)	100 EUR + -20 EUR (opgeboekt op 4 nov)
4 nov	80 EUR (bijgewerkt op 4 nov)	100 EUR + -20 EUR (opgeboekt op 4 nov)

 

 

In dit voorbeeld:

• Orderitems worden bijgewerkt om de nieuwe prijs weer te geven voor elke nacht van het verblijf. Op de rekening van de gast worden bijvoorbeeld gecorrigeerde inkomsten weergegeven alsof het altijd 80 EUR was.
• Accountingitems behouden de oorspronkelijke bedragen en geven aanpassingen afzonderlijk weer op de dag dat het systeem ze verwerkt. De overzichtrapportages tonen bijvoorbeeld de oorspronkelijke betalingen, plus correcties, vanaf 4 november.

Let op:

• Correcties, nieuwe prijzen en configuratie van werkdagen kunnen leiden tot verschillen in de totalen.
• Mews boekt alleen kosten op naar accounting wanneer je de gerelateerde reservering incheckt, zelfs als het orderitem een eerdere verbruiksdatum aangeeft.
• Je kunt de twee datasets beter op elkaar afstemmen door het venster bewerkbare geschiedenis in te korten, maar zelfs dan blijven de accountingitems onveranderlijk en nauwkeurig.

 

Je begrijpt nu de verschillen tussen orderitems en accountingitems in Mews en kunt ze gebruiken om nauwkeurige facturering en conforme financiële rapportage te ondersteunen.