Polizeiberichte für die tschechische Republik automatisch generieren

Wenn das Senden von Reports an die Fremdenpolizei gesetzlich vorgeschrieben ist, können Sie eine unserer Integrationen nutzen um diese automatisch genau dann zu generieren, wenn sie benötigt werden.

 

Reports für die Tschechische Polizei automatisch erstellen

Die Tschechische Polizei Integration generiert automatisch Reports mit den von der tschechischen Polizei verlangten persönlichen Angaben Ihrer Gäste. Die Reports werden an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie bei der Einrichtung der Integration angegeben haben, und sie werden in dem für das Hochladen im Online-Portal der Fremdenpolizei erforderlichen Format generiert (Sie brauchen die Reports also lediglich hochzuladen).

 

Bevor Sie die Integration einrichten, müssen Sie sich bei der tschechischen Fremdenpolizei registrieren – von dieser werden Sie IDUB Hotel Identifikatoren erhalten (Sie benötigen sie zur Verknüpfung der Integration) und Sie erhalten Zugang zum Online-Portal, wo Sie die Reports hochladen. Erfahren Sie mehr über die Anforderungen der tschechischen Fremdenpolizei.

 

Schritt 1: Einrichten der Integration

Die Reports werden für jedes in Commander erstellte Hotelkonto erstellt. Wenn die lokalen Behörden einen Report für jede Adresse verlangen (anstelle eines Reports für das gesamte Unternehmen), sollten Sie: a) eine Tschechische Polizei Integration für jede Adresse erstellen, und b) alle an dieser Adresse vorhandenen Raumkategorien wählen, wenn Sie die Integration einrichten.

1. Gehen Sie zu Hauptmenü > Marketplace.

2. In der Sektion Rechtliches Umfeld, klicken Sie auf Mehr sehen unter Tschechische Polizei Integration.

3. Klicken Sie auf Verbinden.

4. Geben Sie die Daten Ihres Unternehmens ein. Verwenden Sie das Feld Raumkategorie zur Wahl der Raumkategorien, die Sie in den Report einschließen möchten – dies ist nützlich, wenn Sie die Reports per Adresse erstellen; wählen Sie einfach die an einer Adresse verfügbaren Raumkategorien. Wenn Sie keine spezifischen Raumkategorien auswählen, werden in den Report all Ihre Raumkategorien eingeschlossen. In das Feld Empfänger der E-Mails, geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie den Report senden möchten. Dies sollte jemand innerhalb Ihres Hauses sein, der den Export dann auf das Online-Portal der tschechischen Polizei hochlädt.

5. Klicken Sie auf Erstellen.

Achtung: Wir empfehlen, den Report am Morgen zu erstellen, damit Ihnen genug Zeit zum Korrigieren von Fehlern bleibt.

 

Schritt 2: Verifizieren Ihrer Kundenprofile

Die Informationen im Report werden von Ihren Kundenprofilen bezogen, Sie sollten also sicherstellen, dass die geforderten Informationen für all Ihre Gäste ausgefüllt sind. Sie werden jeden Tag eine E-Mail erhalten, die Sie an die Überprüfung der Kundenprofile des vorangegangenen Tages auf deren Vollständigkeit erinnert (Sie haben also einen ganzen Tag Zeit zur Überprüfung der Vollständigkeit, bevor Sie den Report hochladen müssen).

1. Gehen Sie zu Hauptmenü > Profile > Kundenprofile.

2. In die Felder Beginn und Ende, geben Sie das gestrige Datum ein. War zum Beispiel das gestrige Datum der 25. Januar, wählen Sie 25.1.2019 um 00:00 Uhr als Beginn und 26.1.2019 um 00:00 Uhr als Ende.

3. Klicken Sie auf OK, dann auf Report anzeigen.

4. Füllen Sie alle als Erforderlich gekennzeichneten Felder aus. Jede zu einer Reservierung gehörende Person (einschließlich des Inhabers der Reservierung) muss als Begleiter hinzugefügt werden, um die Vollständigkeit des Reports zu gewährleisten. Haben Sie alle von der tschechischen Polizei verlangten Felder ausgefüllt, wird der Report als zu 100% vollständig gekennzeichnet.

5. Die Integration wird den Report automatisch generieren und ihn an die E-Mail-Adresse senden, die Sie bei Verknüpfung der Integration angegeben haben.

Schritt 3: Hochladen des Reports

Sie haben ein Zeitfenster von zwei Tagen, um den Report auf das Online-Portal der tschechischen Polizei hochzuladen. Zum Beispiel wird ein Report mit Gastinformationen für den 1.Januar am 3.Januar an Sie zum Hochladen gesendet.

1. Laden Sie den Report herunter (Sie erhalten ihn per E-Mail, gesendet an die E-Mail-Adresse, die Sie in das Feld An beim Verknüpfen der Integration eingegeben haben). Erhalten Sie die E-Mail nicht, und Sie finden sie nicht im Spam-Ordner, kontaktieren Sie bitte den Support.

2. Laden Sie ihn hoch auf das Online-Portal der tschechischen Polizei.

3. Überprüfen Sie den von der tschechischen Polizei im Portal erstellten Report-Auszug. Ist er positiv, brauchen Sie nichts weiter zu tun. Ist er negativ, müssen Sie die fehlenden Informationen eingeben und den Report unverzüglich erneut hochladen. Denken Sie daran, dass der Report mit zwei Tage alten Informationen generiert wurde, stellen Sie also sicher, dass Sie den richtigen Zeitraum wählen, wenn Sie die fehlenden Daten in Ihren Kundenprofilen zusammentragen.

Verwenden der Integration

Die Integration übermittelt die von der tschechischen Polizei geforderten Informationen – wenn Sie nicht sicherstellen, dass Ihre Kundenprofile zu 100% vollständig sind, wird der Report möglicherweise zurückgewiesen. Um dies zu vermeiden, und um sich die Mühe des nachträglichen Ergänzens von Kundendaten zu ersparen, informieren Sie Ihre Rezeptionsmitarbeiter über die beim Check-in zu erfragenden Daten. Die Pflichtfelder sind:

• Vorname

• Nachname

• Nationalität

• Geburtsdatum

• Information zum Ausweisdokument

• Adresse

• Nummer des Reisevisums (wenn der Gast aus einem Land kommt, für das Visapflicht besteht)

Achtung: Diese Felder gelten nicht für tschechische Gäste (deren Daten müssen nicht an die Polizei übermittelt werden).

 

Automatisieren von Reports für das tschechische Finanzministerium

Die EET CZ Integration kann nur von Unternehmen mit Standort in der Tschechischen Republik verwendet werden, sie wird für die Erfassung von Bargeldzahlungen und deren Report an das tschechische Finanzministerium verwendet.

Vor dem Einrichten der Integration stellen Sie bitte sicher, dass Sie ein EET-Zertifikat vom Finanzministerium erworben haben. Diese Datei wird als Zertifikat-Datei bezeichnet, und das Hochladen der Datei gehört zum Einrichten der Integration.

1. Gehen Sie zu Hauptmenü > Marketplace.

2. In der Sektion Rechtliches Umfeld, klicken Sie auf Mehr sehen unter EET CZ Integration.

3. Klicken Sie auf Verbinden.

4. In das Feld Steuernummer, geben Sie die Umsatzsteuernummer der Person ein, die für das Erfassen und Übermitteln der Umsätze Ihres Hauses verantwortlich ist.

5. In das Feld Website ID, geben Sie die Ihrem Haus von Finanční správa zugeordnete spezifische Nummer ein.

6. Klicken Sie auf Erstellen.

EET Zertifikat-Datei

Diese Datei wird Ihnen vom tschechischen Finanzministerium übermittelt, sie sollte eine .P12 Extension haben.

Haben Sie alle informationen erfolgreich eingegeben, können Sie mit der Aussellung von Rechnungen beginnen, die den Fiskální identifikační kód (FIK) und den Bezpečnostního kódu poplatníka (BKP) enthalten. Beide sind in Tschechien gesetzlich vorgeschrieben.

Achtung: Nur mit Barzahlung beglichene Rechnungen werden mit den Codes versehen und in den Finanzdaten-Report eingeschlossen. Mit anderen Zahlungsarten beglichene Rechnungen müssen nicht in den Report eingeschlossen werden. Achtung: Sollte eine EET-Datenübertragung fehlschlagen, wird sie vom System automatisch innerhalb von 48 Stunden erneut gesendet, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.