Dans Mews Operations, vous pouvez créer des tâches et les attribuer à des utilisateurs ou à des départements. Lorsque des utilisateurs se connectent à Mews Operations, ils peuvent voir les tâches qui leur ont été attribuées sur le tableau de bord (application de bureau) ou dans l'onglet Tâches (application mobile). Vous pouvez ajouter des images, des liens, des en-têtes ou encore des listes à puces aux tâches afin de donner plus de contexte aux utilisateurs concernés. 

Lorsque vous créez une tâche et que vous l'attribuez à un utilisateur :

• Mews envoie un message de notification à l'utilisateur concerné lorsqu'il ou elle se connecte à son compte. 

 

• Si l'employé fait partie de plusieurs comptes Mews, Mews affiche la tâche dans tous les comptes mais ne déclenche la notification que dans le compte auquel vous l'avez attribuée.
• Les notifications de tâches sont cliquables et permettent d'accéder directement à la tâche.

Notifications des tâches du channel manager: si l'intégration d'un channel manager rencontre une erreur de mappage ou des informations d'identification invalides, Mews vous en informe immédiatement, car il s'agit de problèmes critiques pour lesquels l'intégration de votre channel manager est totalement ou partiellement désactivée. Nous vous envoyons cette notification afin de nous assurer que votre intégration ne reste pas inactive pendant trop longtemps.

• Le système envoie automatiquement une notification au département responsable que vous avez défini dans les paramètres du channel manager. Si aucun département responsable n'a été défini : 
• Mews envoie la notification à tous les administrateurs. Pour en savoir plus sur l'attribution d'un département responsable, consultez le guide Connecter et configurer votre intégration de channel manager pour recevoir des réservations depuis des canaux externes.

Au sommaire de ce guide :

• Créer une tâche
  • Sur l'application de bureau
  • Sur l'application mobile Mews
• Consulter et modifier des tâches
  • Sur l'application de bureau
  • Sur l'application mobile Mews
• Créer automatiquement des tâches en cas d'échec d'un paiement automatique
• Fermer des tâches en masse dans Mews Operations

 

Créer une tâche

Sur l'application de bureau 

1. Dans Mews Operations, cliquez sur le donut Tâches sur le tableau de bord. Note: Si votre tâche concerne une réservation spécifique, vous pouvez également ouvrir la réservation, aller dans l'onglet Statut et cliquer sur Créer une tâche.
2. Cliquez sur le bouton + Tâche .
3. Complétez les champs suivants : 

Champ	Description
Responsable	Tapez les premières lettres du nom de l'utilisateur souhaité et sélectionnez-le dans les résultats de recherche.
Département	Sélectionnez le département responsable de cette tâche dans le menu déroulant.
Nom de la tâche	Nommez la tâche.
Description	Ajoutez une description courte pour décrire cette tâche. Pensez à inclure toutes les informations importantes, par exemple, des images ou des liens. Remarque : Pour ajouter une image dans ce champ, vous pouvez faire un copier/coller ou un drag and drop.
Réservation	Saisissez le nom de famille du propriétaire de la réservation ou le numéro de confirmation Mews pour rechercher la réservation à joindre à la tâche.
Date limite	Cliquez sur pour sélectionner une date de fin, puis cliquez sur pour sélectionner une heure de fin.

4. Cliquez sur Créer. 

 

Sur l'application mobile Mews

1. Dans l'application Mews, allez dans l'onglet Tâches. 
2. Appuyez sur le bouton +. 
3. Complétez les champs suivants : 

Champ	Description
Responsable	Tapez les premières lettres du nom de l'utilisateur souhaité et sélectionnez-le dans les résultats de recherche.
Département	Sélectionnez le département responsable de cette tâche dans le menu déroulant.
Nom de la tâche	Nommez la tâche.
Description	Saisissez une brève description de la tâche. Pensez à inclure toutes les informations importantes, par exemple, des images ou des liens. Remarque : Pour ajouter une image dans ce champ, vous pouvez faire un copier/coller ou un drag and drop.
Réservation	Tapez les premières lettres du nom du propriétaire de la réservation et sélectionnez la réservation que vous souhaitez associer à la tâche dans les résultats de recherche.
Date limite	Sélectionnez une date et une heure de fin.

4. Appuyez sur Sauvegarder. 

Consulter et modifier des tâches

Sur l'application de bureau

Accéder à vos tâches

1. Dans Mews Operations, cliquez sur le donut Tâches sur le tableau de bord. 
2. Utilisez les différents filtres disponibles pour affiner les tâches affichées à l'écran. Si vous souhaitez voir uniquement les tâches qui vous ont été attribuées, sélectionnez votre nom dans le champ Responsable.
3. Cliquez sur Voir le rapport.

Modifier une tâche

1. Cliquez sur la tâche que vous souhaitez modifier.
2. Effectuez les modifications nécessaires.
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Changer le statut d'une tâche en « Terminé »

1. Cliquez sur l'icône Plus d'actions à côté de la tâche dont vous souhaitez changer le statut.
2. Cliquez sur Fermer.

Sur l'application mobile Mews

Accéder à vos tâches

1. Dans l'application Mews, accédez à l'onglet Tâches. 
2. Appuyez sur l'icône Filtrer par.
3. Utilisez les différents filtres disponibles pour affiner les tâches affichées à l'écran. Si vous souhaitez voir uniquement les tâches qui vous ont été attribuées, sélectionnez votre nom dans le champ Responsable.

Modifier une tâche

1. Sélectionnez la tâche que vous souhaitez modifier.
2. Effectuez les modifications nécessaires.
3. Appuyez sur Sauvegarder les modifications.

Changer le statut d'une tâche en « Terminé »

1. Sélectionnez la tâche dont vous souhaitez changer le statut.
2. Appuyez sur Sauvegarder et résoudre.

Créer automatiquement des tâches en cas d'échec d'un paiement automatique

Dans Mews Operations, vous pouvez créer automatiquement des tâches afin de rappeler à vos employés qu'une action doit être effectuée, par exemple, régler une facture lorsque le paiement automatique est déclenché, si le paiement automatique est activé dans les paramètres du groupe tarifaire ou en cas d'échec du paiement automatique.

1. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Paramètres > Services >Service réservable.
2. Cliquez sur Groupes tarifaires, puis sur pour sélectionner le groupe tarifaire pour lequel vous souhaitez activer la création de tâches en cas d'échec du paiement automatique.
3. Cliquez sur l'onglet Politiques > Modifier.
4. Sous Options, cliquez sur Créer une tâche de paiement.
5. Cliquez sur Sauvegarder. 

• Les tâches de paiement générées automatiquement sont attribuées à la réservation pertinente par le système.
• Vous ne pouvez pas désactiver des tâches pour des demandes de paiement expirées ou effectuées.

Fermer des tâches en masse dans Mews Operations

Vous pouvez sélectionner et fermer des tâches en masse à partir du rapport Tâches. Pour ce faire :

1. Sur le tableau de bord de Mews, cliquez sur le donut Tâches.
2. Vous accédez au rapport Tâches. Vous pouvez voir les options en haut à gauche de la page. 
3. Vous pouvez affiner le type de tâches affichées à l'aide du filtre Statut. Ensuite, cliquez sur Voir le rapport. Remarque : Le rapport Tâches affiche par défaut les tâches manquées. 

4. Cliquez sur Tout sélectionner pour sélectionner toutes les tâches du rapport, puis sur Fermer pour fermer toutes les tâches sélectionnées en un seul clic. Remarque : Cliquez sur Désélectionner tout pour désélectionner toutes les tâches sélectionnées.