Comment créer un devis dans Mews Events

Un devis dans Mews Events est une proposition formelle de services et de tarifs qui vous permet d'obtenir des réservations pour des événements. Dans un devis, vous pouvez préciser les détails de l'événement, les prix et les services supplémentaires, ce qui garantit la transparence pour les clients potentiels. Un devis bien configuré améliore les taux de conversion en proposant des offres claires et personnalisées qui répondent aux besoins des clients. 

Les détails que vous configurez dans un devis suivent le modèle, ce qui garantit la cohérence des prix et des offres de services. Lorsque vous envoyez le devis aux clients par courrier électronique, ils reçoivent un lien dédié qui leur permet d'accéder au devis et d'examiner l'offre. 

 

Note: Lorsque vous créez un devis, Mews Events lui attribue un identifiant unique, que vous pouvez utiliser pour suivre et traiter le devis selon les procédures internes de votre propriété'. 

 

Pour créer un devis, vous devez d'abord configurer les éléments suivants dans Mews Events : 

• Dans Paramètres, configurez : 
  • Modèle de devis 
  • Parcours 
  • Conditions d'utilisation 
  • Politiques d'annulation 
• Dans Services, configurez : 
  • Les services que vous souhaitez offrir aux clients, par exemple la restauration ou des offres spéciales. 

 

Dans cet article, vous apprendrez comment configurer un devis dans Mews Events et l'envoyer aux clients : 

• Étape 1 : Configuration de l'en-tête de devis 
• Étape 2 : Ajouter des services
• Étape 3 : Ajouter des demandes spéciales 
• Étape 4 : Ajouter des offres spéciales
• Étape 5 : Sélectionnez une politique d'annulation 
• Étape 6 : Configurer le paiement
• Étape 7 : Configurer la présentation commerciale
• Étape 8 : Ajouter des commentaires
• Étape 9 : Examiner et envoyer le devis

 

Étape 1. Configurer l'en-tête du devis 

1. Dans Mews Events, allez dans le menu principal > Quotes.
   
    
2. Cliquez sur + Créer un devis. Note: Le bouton Aller au moteur de réservation ouvre une page où vous pouvez ajouter un devis à l'aide du moteur de réservation. Cette fonction est utile lorsqu'un client appelle pour demander un événement, mais elle n'autorise que les options de configuration définies dans le type d'événement. Les devis créés dans le moteur de réservation apparaissent dans la file d'attente "A traiter" dans les devis.  
3. Configurez l’en-tête du devis. Note: Les champs marqués d'un astérisque * sont obligatoires.
   
   En-tête du devis
   
   

   1. Cliquez sur l’en-tête du devis pour développer la section.
       
   2. Dans la section Personnalisé, ajoutez les coordonnées, le pays et l'adresse du client .
      Remarque :
      • Le système attribue automatiquement le numéro de devis et vous ne pouvez pas le modifier. 
      • Le champ Identifiant fiscal est obligatoire dans certains environnements juridiques,par exemple en Belgique.
      • Ces informations sont envoyées à Mews Opérations. Le système utilise ces informations pour mettre à jour le profil du client et la facture.
   3. Dans la section Evénement: 
      1. Saisissez le nom concis et informatif de l'événement.  
      2. Sélectionnez le type d'événement. 
      3. Sélectionnez le type de client, en fonction des profils dans Mews Events. 
      4. Lenom du parcours doit refléter la configuration des parcours, sur la base de trois valeurs :
         • Type d'événement 
         • Type de client
         • Nombre de participants (capacité).
           Lorsque vous enregistrez l'en-tête, le système recherche la correspondance la plus proche et remplit automatiquement le nom du parcours. Remarque : Si vous saisissez un nom de parcours personnalisé, le système peut le remplacer. Si aucun parcours ne correspond à la configuration, le nom du parcours est par défaut "Other" et apparaît comme tel dans les parcours. 
      5. Configurez les dates d'arrivée et de départ. 
      6. Indiquez le nombre de participants. 
      7. Dans Langue par défaut, sélectionnez la langue par défaut dans laquelle votre devis s'affichera dans le moteur de réservation et dans l'e-mail que recevront vos clients potentiels.  
   4. En option, dans la section Email, cliquez sur + Ajouter un email pour configurer l'adresse email à laquelle envoyer les copies du devis. Ces destinataires ne peuvent que consulter le devis et ne peuvent pas le modifier. 
   5. Si vous le souhaitez, dans Référence finale du client, ajoutez le numéro de référence qui apparaîtra à la fois sur le devis et sur la facture d'acompte. Dans la plupart des cas, il s'agit d'un usage interne uniquement. 
   6. Dans Venue finder, sélectionnez une valeur parmi les options disponibles.  
   7. Cliquez sur Sauvegarder.  

        

    

Étape 2 : Ajouter des services

1. Cliquez sur Services pour développer la section.
2. Cliquez sur + Ajouter un service.
    
   
   
3. Cliquez sur Type de service. 
4. Sélectionnez un service dans le menu déroulant et configurez les options correspondantes. 
5. Cliquez sur Ajouter. 
6. Personnalisez le service le cas échéant. Note: Le type de service "Autre" vous permet d'utiliser des valeurs négatives, par exemple pour créer une remise. 
7. Utilisez les icônes d'action disponibles sur le côté droit de votre service : 
   • Supprime un service 
   •   Duplique un service 
   •   Commander à nouveau des services
8. Pour ajouter d'autres services, cliquez sur + Ajouter un service. Note: Vous pouvez utiliser le bouton + Dupliquer un jour pour réutiliser la configuration et gagner du temps lors de l'ajout de services. 
9. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Étape 3 : Ajouter des demandes spéciales 

1. Cliquez sur Offres spéciales pour développer la section. 
2. Cliquez sur + Ajouter une demande. 
3. Complétez le formulaire :
    
      
   1. Ajoutez le titre de la demande.  
   2. Ajoutez la description de la demande. 
   3. Sélectionnez la date. 
   4. Ajoutez une brève description de la demande sur le devis. 
   5. Utilisez la barre de défilement pour marquer la demande comme ne pouvant être organisée, le cas échéant. 
   6. Configurez la quantité et le prix. 
4. Pour ajouter d'autres demandes, cliquez sur + Ajouter une demande. 
5. Cliquez sur Sauvegarder. 

Ici, vous pouvez également gérer toutes les demandes reçues par le biais du moteur de réservation. Indiquez si : 

• Le client peut faire une demande gratuitement. 
• Des frais supplémentaires sont liés à la demande. 
• La demande ne peut être satisfaite. 

 

Étape 4 : Ajouter des offres spéciales

1. Cliquez sur Demandes spéciales pour développer la section.
2. Configurez tous les services gratuits tels que le parking, les mises à niveau ou d'autres offres pour le client.  
3. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Étape 5 : Sélectionner la politique d'annulation

1. Cliquez sur Politiques d'annulation pour développer la section. 
2. Sélectionnez l'une des options disponibles pour ajuster la politique d'annulation : 
   • Ferme 
   • Intermédiaire 
   • Flexible 
3. Cliquez sur Sauvegarder. 

Note: Pour personnaliser les politiques d'annulation, allez à la section Informations juridiques dans les Paramètres.

 

Étape 6 : Configurer le paiement  

1. Cliquez sur Paiement pour développer la section. 
2. Sélectionnez le type de paiement. 
3. Configurez la date de validité du devis. Cette option définit la date d'expiration du devis si le client ne paie pas l'événement. 
4. Optionnellement, pour bloquer les espaces pendant toute la durée de la citation, effectuez le check-in de l'option Ferme. 
5. Optionnellement, pour permettre aux prospects de négocier des contrats, cochez le bouton "Montrer la contre-proposition" dans la case " devis". 
6. En option, pour ajouter un dépôt, cliquez sur + Ajouter un dépôt. Configurez le pourcentage de dépôt et le délai de paiement, le cas échéant. 
    
7. Cliquez sur Sauvegarder.

 

Étape 7 : Configurer la présentation commerciale

1. Cliquez sur Présentation commerciale pour développer la section.
    
2. Cochez les cases pour spécifier les éléments qui s'affichent sur le devis. Vous pouvez également : 
   • Masquer la section "Extras 
   • Afficher le proforma avant la présentation commerciale, et 
   • Masquer la politique d'annulation. 
3. Vous pouvez également joindre un fichier PDF ou un lien avec un contexte supplémentaire,par exemple les offres de vos partenaires commerciaux ou les annonces officielles. 
4. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Étape 8 : Ajouter des commentaires 

1. Cliquez sur Commentaires pour développer la section.
    
2. Utilisez les champs de texte libre pour ajouter des informations : 
   • Commentaires internes: Ils ne sont pas visibles sur le devis et sont destinés à l'usage interne de votre personnel. 
   • Commentaires du client: Ils sont visibles sur le devis et peuvent être consultés par le client. 
3. Cliquez sur Sauvegarder. 

 

Étape 9 : Examiner et envoyer le devis 

1. Vérifiez les quantités et les tarifs indiqués dans la rubrique Services. 
2. Pour revoir la configuration, en haut de la page de configuration du devis, cliquez sur > Preview quote. Une page séparée s'ouvre avec votre devis. 
3. Une fois la vérification effectuée, cliquez sur Confirmer et envoyez. 
4. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre contextuelle du message pour partager le devis avec le client. 

 

Cela crée un devis qui apparaît maintenant dans la file d'attente "A traiter" sur la page principale des devis. 

 

Pour en savoir plus sur la manière de modifier un devis dans Mews Events , cliquez ici.