Dans Mews Events, un devis est une offre formelle de services et de tarifs qui vous permet d'obtenir des réservations pour des événements. Vous pouvez y détailler les informations relatives à l'événement, les prix correspondants et tout service supplémentaire afin de garantir une transparence totale à vos clients potentiels. Un devis correctement configuré, avec des offres claires et adaptées aux besoins des clients, améliore les taux de conversion.

Lorsque vous envoyez un devis par e-mail, les clients peuvent cliquer sur un lien pour accéder au devis et le passer en revue.

 

Au sommaire de ce guide :

• Avant de commencer
• Aperçu du processus de création d'un devis
• Étape 1 : Configuration initiale
• Étape 2 : Configuration du devis
• Étape 3 : Prévisualisation et envoi du devis
• Statut du devis (une fois créé)

Avant de commencer

Avant de créer un devis, vous devez configurer les éléments suivants dans Mews Events :

• Paramètres : le modèle des devis, les parcours, les conditions générales de vente et les politiques d'annulation.

• Services : chaque service que vous proposez à vos clients, par exemple, des options de restauration, des offres spéciales, etc.

Aperçu du processus de création d'un devis

Créer un devis est un processus en deux étapes :

1. Configuration initiale : un assistant étape par étape où vous pouvez saisir les détails de l'événement, les coordonnées du contact et sélectionner un parcours.

2. Configuration du devis : un écran avec le devis complet et un menu de navigation latéral où vous pouvez remplir les différentes sections restantes.

Une fois l'étape de configuration initiale terminée, le système crée le devis. Vous pouvez ensuite saisir les informations restantes. Dès qu'une section est dûment remplie, une coche apparaît à côté de celle-ci dans le menu de navigation latéral. Vous pouvez à tout moment accéder à chaque section si vous avez besoin d'effectuer des changements.

 

Étape 1 : Configuration initiale

Étape 1 : Saisir les détails de l'événement

1. Dans Mews Events, cliquez sur menu principal  > Devis.

 

2. Cliquez sur le bouton + Créer un devis.

Remarque : En cliquant sur le bouton Accéder au moteur de réservation, vous accédez à un écran où vous pouvez créer un devis à l'aide du moteur de réservation. Cette fonctionnalité est très utile lorsqu'un client vous contacte par téléphone pour un devis pour un événement, mais elle inclut uniquement les options de configuration définies dans le type d'événement. Les devis créés dans le moteur de réservation apparaissent dans la file d'attente avec le statut À traiter sur l'écran Devis.

 

 

3. Nommez l'événement. Privilégiez les noms courts et clairs.

4. Saisissez le nombre de participants.

5. Spécifiez les dates d'arrivée et de départ. Conseil de pro : Cliquez sur le bouton Occupation pour ouvrir Mews Operations (le PMS) et vérifier vos disponibilités pour les dates sélectionnées.

6. Cliquez sur Suivant.

 

Étape 2 : Ajouter les coordonnées du contact

1. Précisez si le contact est un particulier ou une société. Le système affiche les champs correspondants.

2. Configurez les options supplémentaires suivantes :

• Langue par défaut : sélectionnez la langue préférée du contact. Celle-ci détermine la langue du devis affiché sur le moteur de réservation et de l'e-mail envoyé au client.

• Gestion des profils PMS : si un profil avec la même adresse e-mail existe déjà dans Mews Operations, activez l'une des deux options suivantes :

  • Mettre à jour le profil existant (par défaut) : pour mettre à jour les informations de contact dans le PMS et les appliquer à tous les devis du particulier ou de la société concernée.

  • Créer un profil : pour créer un profil dans le PMS pour le contact concerné, sans modifier les profils existants.

• Source du devis : sélectionnez l'une des options disponibles.

• Autres destinataires : cliquez sur le bouton + Ajouter un e-mail pour ajouter des destinataires qui recevront une copie du devis. Ils peuvent uniquement consulter le devis, pas le modifier.

3. Cliquez sur Suivant.

Remarque : Ces informations sont envoyées à Mews Operations. Le système utilise ces informations pour mettre à jour le profil du contact et la facture.

 

Étape 3 : Sélectionner un parcours

1. Sélectionnez le type d'événement.

2. Sélectionnez le type de client.

Mews Events affiche tous les parcours qui correspondent à votre sélection, en fonction du type d'événement, du type de client et du nombre de participants. Voici les informations que vous pouvez voir pour chaque plan :

• Nom du plan

• Nombre de participants

• Calendrier des acomptes

• Groupe tarifaire

Remarque : Si aucun parcours ne correspond aux paramètres choisis, le parcours « Autre » est sélectionné par défaut et il apparaît comme tel dans la liste de vos parcours.

3. Choisissez le parcours le plus pertinent pour l'événement.

4. Cliquez sur Continuer le devis.

 

 

Étape 2 : Configuration du devis

Une fois l'étape de configuration initiale terminée, le système crée le devis et vous accédez à l'écran correspondant. Utilisez le menu de navigation latéral pour naviguer entre les différentes sections. Une coche apparaît à côté des sections Contact et Détails du devis que vous avez remplies lors de l'étape de configuration initiale. Toutefois, vous pouvez les modifier à tout moment.

 

 

Chaque section peut être enregistrée de manière indépendante. Assurez-vous de compléter et d'enregistrer chaque section avant de passer à la suivante.

Contact

Vérifiez et mettez à jour, si nécessaire, les informations de contact saisies lors de l'étape de configuration initiale. Dans cette section, vous pouvez également ajouter des données supplémentaires, comme le pays, l'adresse et l'identifiant fiscal (obligatoire dans certains environnements juridiques, par exemple, en Belgique).

 

Détails du devis

Vérifiez et mettez à jour, si nécessaire, les détails de l'événement saisis lors de l'étape de configuration initiale, y compris le nom de l'événement, le type d'événement, le type de client, les dates d'arrivée et de départ et le nombre de participants.

 

Services

1. Cliquez sur Ajouter un service.

 

2. Cliquez sur Type de service et sélectionnez un service dans le menu déroulant.

3. Configurez les options correspondantes et cliquez sur Ajouter.

4. Personnalisez le service selon vos besoins.

Remarque : Le type de service « Autre » prend en charge des valeurs négatives, que vous pouvez utiliser pour appliquer des remises.

Voici les actions que vous pouvez effectuer en cliquant sur les icônes situées à droite de chaque service :

• Supprimer un service

• Dupliquer un service

• Réorganiser les services

Pour ajouter d'autres services, cliquez sur Ajouter un service. Pour gagner du temps, cliquez sur le bouton + Dupliquer une journée pour réutiliser les paramètres d'une journée.

Cliquez sur Sauvegarder.

 

Politiques d'annulation

Une politique d'annulation est attribuée par défaut en fonction du parcours sélectionné. Vous pouvez la remplacer en sélectionnant l'une des options suivantes :

• Ferme

• Intermédiaire

• Flexible

Remarque : Pour personnaliser les politiques d'annulation, accédez à la section Informations légales sous Paramètres.

Cliquez sur Sauvegarder.

 

 

Paiement

Les paramètres de paiement sont préremplis en fonction du parcours, mais vous pouvez les modifier selon vos besoins.

1. Indiquez le type de paiement.

2. Indiquez la date de validité du devis. Ce champ permet de définir la date d'expiration du devis, si le client ne paie pas l'événement.

3. Cochez la case Option ferme pour bloquer les espaces pendant toute la durée du devis (facultatif).

4. Cochez la case Montrer le bouton de contre-proposition du devis pour permettre aux prospects de négocier les contrats (facultatif).

5. Cliquez sur + Ajouter des arrhes pour configurer le montant de la somme à verser à l'avance et la date limite du paiement (facultatif).

Cliquez sur Sauvegarder.

 

 

Demandes particulières (facultatif)

1. Cliquez sur Ajouter une demande particulière.

2. Un formulaire s'ouvre. Remplissez les champs pertinents :

   • Saisissez l'intitulé de la demande et une description.

   • Indiquez la date.

   • Ajoutez une brève description qui apparaîtra sur le devis.

   • Utilisez le curseur pour indiquer qu'il n'est pas possible de répondre à la demande, le cas échéant.

   • Spécifiez la quantité et le prix.

3. Pour ajouter d'autres demandes, cliquez sur Ajouter une demande particulière.

Ici, vous pouvez également gérer toutes les demandes reçues via le moteur de réservation. Assurez-vous d'indiquer si :

• Le client peut faire une demande gratuitement

• La demande entraîne des frais supplémentaires

• Vous pouvez répondre à la demande.

Cliquez sur Sauvegarder.

 

Offres spéciales (facultatif)

Configurez les services offerts aux clients, par exemple, le parking, les surclassements et toute autre offre, en choisissant parmi les offres que vous avez déjà créées.

Cliquez sur Sauvegarder.

 

Présentation commerciale (facultatif)

Déterminez les éléments que vous souhaitez faire apparaître sur le devis en sélectionnant la ou les options suivantes :

• Masquer la section Extras

• Afficher la proforma avant la présentation commerciale

• Masquer la politique d'annulation

Si vous le souhaitez, vous pouvez également joindre un fichier PDF ou ajouter un lien pour donner plus d'informations aux clients, par exemple, un lien vers des offres de vos partenaires commerciaux ou vers des annonces officielles.

Cliquez sur Sauvegarder.

 

 

Commentaires (facultatif)

Utilisez les champs de texte libre pour ajouter les informations suivantes :

• Commentaires internes : ne figurent pas sur le devis et sont destinés uniquement au personnel, pour un usage interne.

• Commentaires des clients : figurent sur le devis (le client peut donc les consulter).

Cliquez sur Sauvegarder.

 

Étape 3 : Prévisualisation et envoi du devis

1. Vérifiez attentivement les quantités et tarifs indiqués dans la section Services.

2. Pour prévisualiser le devis, cliquez sur le bouton ⁝ en haut de l'écran > Prévisualiser le devis. Un nouvel écran s'ouvre, avec votre devis.

3. Une fois les détails du devis vérifiés et confirmés, cliquez sur Envoyer pour signature.

4. Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche pour envoyer le devis au client.

 

Statut du devis (une fois créé)