Een importbestand importeren en uploaden in Mews Operations

Front Office OperationsMews OperationsTroubleshooting in Mews

Hoe kun je een importbestand kunt downloaden en uploaden?

Je kunt een importbestand gebruiken om snel meerdere bedrijven, gasten of reserveringen toe te voegen in Mews Operations in bulk. Je downloadt het bestand, vult het in en uploadt het om deze gegevens aan het systeem toe te voegen. Je voert deze actie uit als je data migreert vanuit een vorig systeem of gegevens voorbereidt voordat je gaat livegaan, met behulp van de importeertool in Mews Operations.
 
ⓘ
Let op:
  • Schakel de automatische betalingsvoorwaarden in je tariefgroepen uit voordat je reserveringen importeert. Anders, Mews Operations worden betaalverzoeken gestuurd naar gasten van wie de betaling al in je vorige systeem is verrekend. Na het importeren kun je de beleidsregels weer activeren.
  • Je kunt dit ook per reservering in het importbestand regelen met de kolom Automatisch verrekenen overslaan. Gebruik deze optie als je automatische betaling actief wilt houden voor andere reserveringen. Voor meer details kun je de richtlijnen in de import template en het hulpartikel over automatische betalingen inchecken .
  • Je kunt de reserveringen ook handmatig invoeren, wat vooral handig is als je niet veel reserveringen hebt en wilt dat je team oefent met het creëren van reserveringen.
  • Als je accommodatie veel reserveringen heeft die afkomstig zijn van een specifieke channel manager of een OTA, bijvoorbeeld, Booking.comAvialpro, Cubilis, Synxis, dan kun je overwegen om deze reserveringen via directe integratie te importeren en vervolgens de importeertool te gebruiken om de resterende reserveringen te importeren.
  • Je hebt ook de flexibiliteit om alleen profielen te importeren, bijvoorbeeld, gastprofielen en of bedrijfsprofielen. Je kunt de importeertool op verschillende manieren gebruiken, afhankelijk van je behoeften

 

In dit artikel leer je meer over:

 

Een importbestand importeren en uploaden in Mews Operations

Belangrijk: Voordat je de reserveringen importeert, deactiveer eerst de Automatische verrekeningsregels voor je tariefgroepen. Als je dit niet doet, worden e-mails automatisch aan gasten gestuurd die hun om betalingen vragen, zelfs als de betaling al werd gemaakt met je oude PMS. Wanneer de import klaar is, kun je automatische verrekening weer activeren in je tariefgroepen. Dit is de beste praktijk voor zowel het importbestand (Excel) als het handmatig creëren van oude reserveringen in Mews. Ontdek hoe je automatische verrekening kunt in- en uitschakelen in deze handleiding.

Stap 1: Download de template voor importeren

  1. Ga in Mews Operationsnaar het hoofdmenu main menu >Instellingen > Accommodatie.
  2. Klik rechtsboven op het icoontje om een gast te importeren .
  3. Klik op het icoontje lege template downloaden en open het bestand. Dit is het bestand of de template die je moet invullen met je gegevens uit je oude PMS.

 

Let op: Mews werkt deze template regelmatig bij met de nieuwste velden en validatie, dus Mews raadt aan om voor elke import een nieuwe template te downloaden om er zeker van te zijn dat je de nieuwste versie hebt.

 

Stap 2: De template voor importeren voltooien

  1. Open het Excel-bestand en voeg je data toe.

De template bevat ingebouwde begeleiding om je te helpen bij het invullen:

  • Beschrijvingen verschijnen wanneer je een cel selecteert
  • Dropdown-lijsten tonen geaccepteerde waarden
  • Validatie wijst op ontbrekende of onjuiste data
  • Opmaak helpt problemen te identificeren
  • Beschermde vellen voorkomen per ongeluk wijzigingen

 

Gebruik de template als belangrijkste bron van leidraad. Velden en indelingen kunnen na verloop van tijd veranderen.

 

Let op:: Controleer de kolomkoppen en veldbeschrijvingen zorgvuldig. Elke kolom bevat instructies voor het invullen, geaccepteerde indelingen en voorbeelden. Deze richtlijnen helpen je om geldige data in te voeren en importeerfouten te voorkomen.

 

Basisgebruik

Gebruik het bestand zoals gedownload:

  • Hernoem kolomkoppen niet
  • Verwijder geen tabbladen, kolommen of rijen
  • De structuur van de werkmap niet wijzigen
  • Gemarkeerde cellen oplossen voor uploaden

Geavanceerd gebruik

Maak het vel alleen onbeschermd als je het bestand moet aanpassen.

  • Houd kolomkoppen hetzelfde
  • Alle vereiste tabbladen bijhouden
  • Valideer het bestand voor het uploaden

 

Let op:: Het verplaatsen van kolommen of het veranderen van de structuur kan de validatie en opmaak in Excel verbreken en fouten bij het importeren veroorzaken .

  1. Als een veld onduidelijk is, controleer het dan:

  • de beschrijving in de kolomkop of cel;
  • de beschikbare waarden van het keuzemenu;
  • eventuele validatieberichten of gemarkeerde cellen
  • het corresponderende veld in Mews Operationsomdat de meeste velden overeenkomen met wat je ziet in reserveringen, gastprofielen en profielen van bedrijven.

Stap 3: Importeer het bestand

  1. Go to Instellingen > Accommodatie.
  2. Selecteer Klanten importeren.
  3. Upload het voltooide bestand.
  4. Selecteer Gasten importeren.

 

Screenshot 2022-10-05 at 11.43.03.png

Je ontvangt een e-mail nadat het importeren is voltooid.

 

Stap 4: De importstatus inchecken

  1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu main menu > Wachtrijen > Installaties.
  1. Open het installatie item. Check:
  • importstatus
  • foutgegevens

  1. Klik op Importeren.

 

Let op:

  • Upload het bestand niet opnieuw als de status Pending aangeeft. Het importeren kan nog steeds voltooid worden en het opnieuw uploaden kan gedupliceerde records aanmaken.
  • Als de status Waarschuwing of Mislukt aangeeft, zijn er geen reserveringen voor die import aangemaakt. Je moet het importeren herhalen.

 

Succesvol importeren toont een bericht .

 

Problemen met importeren oplossen

Als het importeren mislukt:

  • Bekijk de foutdetails in het installatie item
  • Corrigeer de data in het bestand of de configuratie in Mews Operations
  • Upload het gecorrigeerde bestand.

Veel voorkomende oorzaken van fouten zijn onder andere:

  • Onjuiste datumnotatie
  • Verouderde template met onjuiste kopnamen
  • Er is een discrepantie tussen het bestand en de manier waarop namen van kamers, tarieven of producten worden weergegeven in Mews.
  • Overboekingen of geblokkeerde kamerblokken waar geen ruimte beschikbaar is voor de data van reservering
  • Verwijzingen naar entiteiten die nog niet bestaan in Mews, zoals medereizigers, bedrijven of reisbureaus.
  • Onjuiste landnummers, bijvoorbeeld UK in plaats van GB

 

Let op:

  • Sommige velden zijn hoofdlettergevoelig. Zorg ervoor dat waarden precies overeenkomen met hoe ze worden weergegeven in Mews.
  • Als je verwijst naar andere entiteiten, zoals bedrijven of reisbureaus, moet je deze eerst aanmaken of importeren in een apart bestand voordat je reserveringen importeert.

 

Was this article helpful?
01



Feedback