Je kunt toekomstige reserveringen importeren in Mews Operations om komende verblijven na de go-live te blijven beheren. Dit doe je als je je klanten, bedrijven en reserveringen wilt overzetten naar Mews vanuit een ander property management system. Je voert deze actie uit tijdens de systeemmigratie, vóór de go-live, met behulp van de importtemplate in Mews Operations.

Let op: Mews koppelt reserveringen aan gasten. Je kunt wel een gast importeren zonder reserveringsgegevens, maar je kunt geen reservering importeren zonder gastgegevens.

• Toekomstige reserveringen importeren naar Mews Operations
  • Stap 1: Download de template
  • Stap 2: Vul de template in
    • Uitleg van de kolommen in de template
      • Tabblad Bedrijven
      • Tabblad Gasten
  • Stap 3: Upload het bestand naar Mews Operations
  • Importfouten
    • Fouten in Mews Operations
    • Fouten in de template
      • Verkeerd datumformaat in de template
    • Status 'In afwachting' wordt niet bijgewerkt

Stap 1: Download de template

1. Ga naar het hoofdmenu  > Instellingen> Accommodatie.
2. Klik op Gasten importeren in de rechterbovenhoek.
3. Klik op Lege template downloaden in de rechterbovenhoek. Let op: Zorg ervoor om de lege template te downloaden net voordat je je reserveringen importeert. Doe je dit niet, dan bestaat de kans dat je een oude template downloadt en daarna importfouten krijgt.

Stap 2: Vul de template in

1. Open het Excel-spreadsheet.
2. De template heeft twee tabbladen, Bedrijven en Gasten. Vul de template in met de gegevens van je toekomstige reserveringen, d.w.z. reserveringen die aankomen op of na je go-live datum.

Gebruik de template als belangrijkste bron van begeleiding:

• Kijk in de kolomkoppen en beschrijvingen voor instructies en voorbeelden
• Gebruik de waarden uit de keuzemenu's waar beschikbaar
• Los gemarkeerde validatieproblemen op vóór het uploaden

Als een veld onduidelijk is, controleer dan:

• De beschrijving in de kolomkop of cel;
• De beschikbare waarden van het keuzemenu;
• Validatieberichten of gemarkeerde cellen;
• Het overeenkomstige veld in Mews Operations, omdat de meeste velden overeenkomen met reserveringen, profielen van gasten en bedrijven.

Basisgebruik

• Gebruik de template zoals gedownload
• Hernoem kolomkoppen niet
• Verander de bestandsstructuur niet
• Herstel gemarkeerde fouten vóór het uploaden

Geavanceerd gebruik

• Verwijder indien nodig de bescherming van het blad
• Houd kolomkoppen hetzelfde
• Valideer het bestand zorgvuldig voordat je het uploadt

Uitleg van de kolommen in de template

Velden met een * zijn verplicht.

Let op: Controleer het bestand op instructies omdat de template regelmatig wordt bijgewerkt.

Tabblad Bedrijven

• Bedrijfsnaam*: Voer de naam van het bedrijf in.
• Telefoon: Voer het telefoonnummer van het bedrijf in, inclusief het landnummer voor internationale nummers.
• Contactpersoon: Voer de naam in van je contactpersoon bij het bedrijf.
• Contact Notes: Voer eventuele opmerkingen in die je wilt weergeven in het veld Contact in het bedrijfsprofiel.
• Website: Voer de URL van de website van het bedrijf in. Let op: De URL moet beginnen met 'https://'.
• Opmerkingen: Voer opmerkingen in die je wilt weergeven in het veld Opmerkingen in het bedrijfsprofiel.
• Afdeling: Voer de naam van de afdeling in.
• Adresregel 1: Voer de eerste adresregel van het bedrijf in.
• Adresregel 2: Voer de tweede adresregel van het bedrijf in.
• Stad: Voer de stad van het adres van het bedrijf in.
• Postcode: Voer de postcode van het adres van het bedrijf in.
• Landnummer: Voer het landnummer van het adres van het bedrijf in met behulp van de tweelettercode, bijvoorbeeld GB, FR, DE, CZ.
• ID moederbedrijf: Voer het ID van het moederbedrijf in dat je kunt vinden in het Gastprofiel onder Aanvullende informatie.
• Referentie-ID: Voer de interne ID-code in die je gebruikt om het bedrijf te groeperen en te volgen in rapporten en integraties. .
• Fiscaal identificatienummer: Voer het bedrijfs-ID in.
• Btw-identificatienummer: Voer het btw-nummer van het bedrijf in.
• Aanvullend belastingnummer: Voer het aanvullend belastingnummer of btw-nummer van het bedrijf in.
• Accountingcode: Voer de accountingcode van het bedrijf'in.
• Rekeningcode: Voer de code in die op de rekeningen van het bedrijf staat.
• Extern identificatienummer: Voer het unieke Bedrijfs-ID in dat wordt gebruikt als sleutel in integraties zoals channel managers.
• Interval vervaldatum factuur: Voer het aantal dagen in waarop een factuur verschuldigd is vanaf de datum waarop deze is aangemaakt.
• Factureringsmail: Voer het e-mailadres in voor de facturering.
• Factureerbaar: Selecteer Aan of Uit als je facturen kunt uitgeven voor dit bedrijf.
• Kosten aan facturen toevoegen: Selecteer Aan of Uit als er aan het bedrijf extra kosten in rekening moeten worden gebracht bij het uitgeven van facturen.
• Betalingen met belastingaftrek toevoegen aan facturen: Selecteer Aan of Uit als het bedrijf de omzetbelasting rechtstreeks aan de overheid betaalt en een belastingvrije factuur nodig heeft.
• IATA: Voer de IATA-code van het bedrijf in.
• DUNS-nummer: Voer het D-U-N-S-nummer van het bedrijf in.

Tabblad Gasten

• Email: Voer het e-mailadres van de gast in. Dit is hun unieke identificatiecode. Let op: Als je meerdere gasten met hetzelfde e-mailadres hebt, voegt het systeem ze samen.
• Last Name*: Voer de achternaam van de gast in. Let op: Dit is een verplicht veld. Als de achternaam ontbreekt, mislukt het importeren en krijg je een foutmelding. Daarnaast geeft het importeren aan dat het voltooid is als het 10 opeenvolgende lege regels detecteert.
• First Name: Voer de voornaam en tweede voornaam van de gast in, indien van toepassing.
• Title: Voer de titel in waarmee de gast wordt aangesproken. Ondersteunde waardes zijn Mister, Misses en Miss (oftewel Meneer en Mevrouw).
• Sex: Voer het geslacht van de gast in. Ondersteunde waardes zijn Female en Male (Man en Vrouw).
• Nationality Code: Voer de twee-letterige identificatie van het land van herkomst van de gast. Bijvoorbeeld, GB, FR, DE, NL.
• Code voorkeurstaal: Voer het landnummer van de voorkeurstaal van de gast in, bijvoorbeeld en-US of fr-FR.
• Birth Date: Voer de geboortedatum van de gast in het volgende formaat in: DD.MM.JJJJ.
• Birth Place: Voer de geboorteplaats van de gast in.
• Telephone: Voer het telefoonnummer van de gast in, met de landcode voor internationale nummers.
• Passport Number: Voer het paspoortnummer van de gast in.
• Passport Expiry Date: Voer de laatste dag in waarop het paspoort geldig is.
• Visa Number: Voer het reisvisumnummer van de gast in, als ze uit een land komen dat een visum vereist.
• Beroep: Voer het beroep of de functie van de gast in. 
• Car Registration Number: Voer het autokentekennummer van de gast in.
• Address Line 1: Voer de eerste adresregel van de gast in.
• Address Line 2: Voer de tweede adresregel van de gast in.
• City: Voer de woonplaats van de gast in.
• Postal Code: Voer de postcode van de gast in.
• Country Code: Voer de landcode van het adres van de gast in, met gebruik van de tweeletterige identificatiecode. Bijvoorbeeld, GB, FR, DE, NL.
• Landcode: Voer de landcode in voor het adres van de gast, bijvoorbeeld US-CA, IT-PE of GE-BE. Let op: Dit moet een geldige provincie of onderdeel van het opgegeven land zijn. 
• Customer Classification: Voer de toepasselijke classificaties van de gast in en scheid deze met een komma.
• Internal Guest Notes: Voer opmerkingen in die in de Opmerkingen van het gastprofiel zullen verschijnen, in het tabblad Interne gegevens van het gastprofiel.
• Gewenste ruimtekenmerken: Voer de gewenste ruimtekenmerken van de gast in, zoals zeezicht, balkon of hoge verdieping.
• Dieetwensen: Voer eventuele speciale dieetwensen of allergieën van de gast in.
• Loyaliteitscode: Voer de loyaliteitscode van de gast uit hun intern profiel in, indien van toepassing.
• Bedrijfs-ID: Voer het ID van het bedrijf van de gast in dat te vinden is in het Gastprofiel onder Aanvullende informatie. 
• Fiscaal identificatienummer: Voer het fiscaal identificatienummer van de gast in. 
• Accountingcode: Voer de accountingcode in die wordt gebruikt om Mews te koppelen aan je externe accountingsoftware. 
• Rekeningcode: Voer de code in die op de rekeningen van de gast staat. 
• Factureerbaar: Selecteer Aan of Uit als je facturen kunt uitgeven voor deze gast. 
• Verwerk afbeelding van Identiteitsdocument: Selecteer Aan of Uit als de gast toestemming geeft dat de accommodatie de foto's van hun identiteitsdocument mag verwerken.
• Verwerk verificatiefoto: Selecteer Aan of Uit als de gast toestemming geeft dat de accommodatie hun foto's mag verwerken. 
• Send Marketing Emails: Voer de voorkeur van de gast in wat betreft het ontvangen van marketingmails. Gebruik "Yes" of "No" om dit aan te geven.
• Verstuur marketing per post: Selecteer Aan of Uit als de gast ermee instemt om marketingberichten per post te ontvangen. 
• Verstuur e-mails met marketing van partners: Selecteer Aan of Uit als de gast ermee instemt om e-mails met marketing van partners te ontvangen.  
• Verstuur marketing van partners per post: Selecteer Aan of Uit als de gast ermee instemt om marketing van partners per post te ontvangen.  
• Arrival Date*: Voer in de datum van aankomst van de gast in een van onze ondersteunde formaten (DD/MM/JJJJ, D/M/JJJJ, or JJJJ/MM/DD).
  Let op: Om juist te importeren, zorg ervoor dat deze kolom als tekst is geformatteerd.
• Aankomsttijd: Voer de aankomsttijd van de gast in 24-uursformaat in, bijvoorbeeld 14:00, 9:30.
• Departure Date*: Voer in de datum van vertrek van de gast in een van onze ondersteunde formaten (DD/MM/JJJJ, D/M/JJJJ, or JJJJ/MM/DD).
  Let op: Om juist te importeren, zorg ervoor dat deze kolom als tekst is geformatteerd.
• Vertrektijd: Voer de vertrektijd van de gast in 24-uursformaat in, bijvoorbeeld 14:00, 9:30.
• Aantal personen*: Voer het aantal gasten in dat in de ruimte verblijft in het volgende formaat 'Volwassenen: 4, Kinderen: 2'. Het aantal gasten kan niet hoger zijn dan de maximale bezetting van de geselecteerde ruimtecategorie. Let op: Als er geen kinderen zijn, schrijf dan gewoon "Adults: 4".
• Aantal volwassenen*: Voer het aantal volwassenen in dat in de kamer verblijft. 
• Aantal kinderen*: Voer het aantal kinderen in dat in de kamer verblijft. 
• Boeker-ID: Voer de Mews-ID van de persoon die de reservering heeft gemaakt in. Je vindt dit aan het einde van de URL van hun profiel. 
• Medereizigers: Voer de Mews-ID van de medereizigers van de reservering in. Je vindt dit aan het einde van de URL van hun profiel. 
• Opmerkingen over reservering: Voer eventuele opmerkingen over de reservering in, zoals speciale aandacht nodig of vereiste voorzieningen. 
• Confirmation Code: Voer de reserveringscode van je oude PMS in.
  Let op: Mews importeert de confirmation code, oftewel bevestigingscode, maar kan deze niet gebruiken om reserveringen in Mews Operations op te zoeken.
• Group Code: Voer de groepsreserveringscode in met de juiste opmaak en zonder spaties. Alle reserveringen die deel uitmaken van een groep moet dezelfde groepscode hebben. Let op: Je kunt de groepscode gebruiken om te zoeken naar reserveringen in Mews Operations. Dit betekent dat je dit veld ook kunt gebruiken voor bevestigingsnummers voor enkele reserveringen als je op bevestigingsnummer wilt kunnen zoeken.
• Vouchercode: Voer de vouchercode in voor deze reservering. 
• Beschikbaarheidsblok ID: Voer het Extern identificatienummer van het beschikbaarheidsblok in dat je wilt toewijzen aan de reservering. Nadat het is geïmporteerd, pikt Mews automatisch de reserveringen op in het toepasselijke beschikbaarheidsblok.

• Valutacode: Voer de drieletterige valutacode van de totale prijs in, bijvoorbeeld GBP, CZK, EUR. Let op: Als je accommodatie meerdere valuta's accepteert, moet de prijsstelling in je standaardvaluta geïmporteerd worden.
• Totale prijs: Voer het totale bedrag in dat bij vertrek betaald moet worden.
  • Voor een omgeving met brutoprijzen: Voer de prijs in, inclusief alle belastingen.
  • Voor een omgeving met nettoprijzen: Voer de prijs in zonder belastingen.
• Prijzen per nacht: Voer de totale prijs per nacht in, inclusief extra's en vooruitbetalingen. 
• Vooruitbetaald bedrag: Het bedrag, in cijfers, dat de gast heeft vooruitbetaald. Deze kolom is alleen verplicht als je vooruitbetalingen wilt importeren voor de reservering. Let op: Je kunt de valuta invoeren in de kolom Valutacode.
• Vooruitbetalingstype: Deze kolom is alleen verplicht als je vooruitbetalingen voor de reservering wilt importeren. Voordat je een van de opties hier selecteert:

1. 1. 1. Pas je accountingconfiguratie aan door stappen 1, 2 en 3 van deze handleiding te volgen. 
      2. Na de import, volg:
         1. Stap 6: om alle overgeplaatste saldo's te controleren.
         2. Stap 7: om de rekening in je oude PMS te sluiten.
      3. Je kunt nu het volgende selecteren:
         • Aanbetaling: als je de btw al hebt opgegeven voor toekomstige verblijven.
         • External payment: als je de btw voor je toekomstige verblijven nog moet opgeven.

• Sla automatische betaling over: Selecteer:
  • Ja: om automatische betaling over te slaan voor de reservering.
  • Nee: als je wilt dat het tariefgroep de betaling voor de reservering bepaalt. Let op: Als je de cel leeg laat, slaat het systeem automatische betaling over voor de reservering.

• Allocated Room Category*: Voer de naam van de ruimtecategorie in die aan de reservering is toegewezen in het ondersteunde formaat. Let op: dit moet exact overeenkomen met de velden Naam en Korte naam in Mews Operations.
• Allocated Room Number: Voer het kamernummer in dat overeenkomt met het nummer dat is aangemaakt in Mews Operations. Je moet een regel voor elke kamer of bed, in het geval van slaapzalen, in de reservering creëren. Als een gast bijvoorbeeld 3 kamers reserveert, of 3 bedden in een slaapzaal, dan moeten er 3 aparte regels in de template komen. Let op:Als je een reservering voor verblijf importeert, is deze kolom vereist.
• Allocated Rate: Voer de kamerprijs in die aan de reservering is toegewezen in het ondersteunde formaat. Dit moet exact overeenkomen met de velden Naam en Korte naam in Mews Operations. Let op: Om dubbele kosten voor je vooruitbetaalde boekingen te voorkomen, maak je een apart importtarief aan en zorg je ervoor dat dit is ingesteld op handmatige betaling.
• Included Products: Voer de producten in die inbegrepen zijn in de reservering, in de ondersteunde opmaak. Dit moet exact overeenkomen met de velden Naam en Korte naam in Mews Operations, en zorg ervoor dat elk met een komma gescheiden is.
  Let op: Bij het importeren trekt Mews de prijs van het product van de totale prijs af. Bijvoorbeeld: als het nachttarief 100 EUR is en het ontbijt 10 EUR, importeert Mews de reservering als volgt: 90 EUR voor accommodatie en 10 EUR voor ontbijt.
• Partner Company: Voer de naam in van het bedrijf waaraan je een reservering wilt toewijzen. Dit moet exact overeenkomen met de bedrijfsnaam in Mews Operations.
  Let op: Als je een reservering aan een reisbureau toewijst, zorg ervoor dat het al in Mews Operations bestaat.
• Travel Agency: Voer de naam van het reisbureau in waaraan je de reservering wilt toewijzen. Dit moet exact overeenkomen met de bedrijfsnaam in Mews Operations. Let op: Als je een reservering toewijst aan een reisbureau, controleer dan of deze al bestaat in Mews Operations.
• Business Segment: Voer het segment in waaraan je reservering wilt toewijzen. Dit moet exact overeenkomen met de segmentnaam in Mews Operations. Let op: Als je een segment toewijst, controleer dan of het al bestaat in Mews Operations.
• Doel van reservering: Voer het doel van de reservering in. 
• Release Date: Voer de datum in dat optionele boekingen vrijgegeven worden in een van de ondersteunde formaten (DD/MM/JJJJ, D/M/JJJJ, or JJJJ/MM/DD).
  Let op: Om juist te importeren, zorg ervoor dat deze kolom als tekst is geformatteerd.
• Channel manager number: Voer het reserveringsnummer van de channel manager in. Let op: Het channel number en de channel manager integration ID moeten ingevuld zijn om met je channel manager te kunnen verbinden.  
• Channel number: Voer het reserveringsnummer van de OTA in. 
• Channel manager integration ID: Voer het ID in voor de channel manager-integratie. 

Stap 3: Upload het bestand naar Mews Operations

1. Ga naar het hoofdmenu  > Instellingen> Accommodatie.
2. Klik op Gasten importeren in de rechterbovenhoek.
3. Klik op het grijze gebied onder Bestand om het bestand op je computer te uploaden.
4. Klik op Gasten importeren. Je zult een e-mail ontvangen wanneer de import klaar is.
5. Bekijk de status van je import in de wachtrij voor installatie van reserveringen.

• Als de import mislukt is, klikje erop om een gedetailleerde lijst met fouten te bekijken.
• Het systeem markeert succesvolle import in het groen met 'Succes' in de statuskolom.