Puedes importar reservas futuras a Mews Operations para continuar gestionando las próximas estancias después de la puesta en marcha. Debes hacerlo si quieres transferir tus clientes, empresas y reservas a Mews desde otro sistema de gestión de propiedades. Esta acción se realiza durante la migración del sistema, antes de la puesta en marcha, mediante la plantilla de importación de Mews Operations.

Nota: Mews conecta las reservas con los clientes. Aunque puedes importar un cliente sin datos de reserva, no puedes importar una reserva sin datos del cliente.

• Cómo importar reservas futuras en Mews Operations
  • Paso 1: Descargar la plantilla
  • Paso 2: Completar la plantilla
    • Explicación de las columnas de la plantilla
      • Pestaña Companies (Empresas)
      • Pestaña Customers (Clientes)
  • Paso 3: Cargar el archivo en Mews Operations
  • Errores de importación
    • Errores en Mews Operations
    • Errores en la plantilla
      • Formato de fechas incorrecto en la plantilla
    • El estado pendiente no se actualiza

Paso 1: Descargar la plantilla

1. En Mews Operations, ve a menú principal > Ajustes > Propiedad.
2. Haz clic en Importar clientes en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Descargar plantilla vacía, en la esquina superior derecha. Nota: Asegúrate de descargar la plantilla vacía justo antes de importar tus reservas para evitar utilizar una versión obsoleta que genere errores de importación.

Paso 2: Completar la plantilla

1. Abre la hoja de Excel
2. La plantilla tiene dos pestañas, Companies y Customers (Empresas y Clientes respectivamente). Completa la plantilla introduciendo los detalles de tus reservas futuras, es decir, las reservas que lleguen en la fecha de puesta en marcha o después de ella.

Usa la plantilla como fuente principal de orientación:

• consulta los encabezados y las descripciones de las columnas para ver instrucciones y ejemplos
• usa los valores de los desplegables cuando estén disponibles
• resuelve los problemas de validación resaltados antes de subirla

Si algún campo no está claro, consulta:

• la descripción del encabezado de la columna o de la celda
• los valores disponibles en el desplegable
• mensajes de validación o celdas resaltadas
• el campo correspondiente en Mews Operations, ya que la mayoría de los campos coinciden con los perfiles de reserva, cliente y empresa

Uso básico

• Usa la plantilla tal como se ha descargado
• No cambies el nombre de los encabezados de las columnas
• No modifiques la estructura del archivo
• Corrige los errores resaltados antes de cargarlo

Uso avanzado

• Desprotege la hoja si es necesario
• Mantén los encabezados de las columnas sin cambios
• Valida el archivo cuidadosamente antes de cargarlo

Explicación de las columnas de la plantilla

Los campos marcados con * son obligatorios.

Nota: Revisa el archivo para ver las instrucciones, ya que la plantilla se actualiza con frecuencia.

Pestaña Companies (Empresas)

• Nombre de la empresa*: introduce el nombre de la empresa.
• Teléfono: introduce el número de teléfono de la empresa, incluyendo el prefijo internacional si corresponde.
• Persona de contacto: introduce el nombre de la persona de contacto en la empresa.
• Notas de contacto: introduce cualquier nota que quieras que aparezca en el campo Contacto del perfil de la empresa.
• Página web: introduce la URL del sitio web de la empresa. Nota: La URL debe empezar por “https://”.
• Notas: Introduce cualquier comentario que quieras que aparezca en el campo Notas del perfil de la empresa.
• Departamento: introduce el nombre del departamento.
• Línea de dirección 1: introduce la segunda línea de la dirección de la empresa.
• Línea de dirección 2: Introduce la segunda línea de dirección de la empresa'.
• Ciudad: introduce la ciudad de la dirección de la empresa.
• Código postal: introduce el código postal de la dirección de la empresa.
• Código de país: introduce el código de país de la dirección de la empresa usando el identificador de dos letras, por ejemplo, GB, FR, DE, CZ.
• ID de empresa matriz: introduce el ID de empresa matriz que aparece enPerfil del cliente en Información adicional.
• ID de referencia: introduce el código de identificación interno que utilizas para agrupar y hacer seguimiento de la empresa en informes e integraciones. .
• Identificador fiscal: introduce el identificador fiscal de la empresa.
• Número de identificación fiscal: introduce el número de identificación fiscal de la empresa.
• Identificador fiscal adicional: introduce el identificador fiscal adicional de la empresa o su número de IVA.
• Código de contabilidad: introduce el código de contabilidad de la empresa.
• Código de facturación: introduce el código que aparece en las cuentas de la empresa.
• Identificador externo: introduce el identificador único de la empresa que se utiliza como clave en integraciones como los channel managers.
• Plazo de vencimiento de factura: introduce el número de días en los que vence una factura desde su fecha de creación.
• Correo electrónico de facturación: introduce la dirección de correo electrónico para la facturación.
• Facturable: selecciona True o False según se puedan emitir facturas para esta empresa.
• Añadir cargos a las facturas: selecciona True o False según si se debe aplicar un cargo adicional al emitir facturas.
• Añadir pagos con impuestos deducidos a las facturas: selecciona True o False si la empresa paga los impuestos directamente a la administración y necesita una factura sin impuestos.
• IATA: introduce el código IATA de la empresa.
• Número DUNS: introduce el número D-U-N-S de la empresa.

Pestaña Customers (Clientes)

• Email (Correo electrónico): Introduce la dirección de correo electrónico del cliente. Se trata de su identificador único. Nota: Si cuentas con varios clientes que utilizan la misma dirección de correo electrónico, el sistema les fusionará.
• Last Name* (Apellido): Introduce el apellido del cliente. Nota: Se trata de un campo obligatorio. Si falta el apellido, la importación fallará y enviará un mensaje de error. Además, la importación se dará por completada si detecta 10 líneas vacías consecutivas.
• First Name (Nombre): Introduce el nombre del cliente (y, si procede, su segundo nombre).
• Título: Introduce el título del cliente'. Los valores admitidos son Señor, Señora, Señorita.
• Sex (Sexo): Introduce el sexo del cliente. Los valores aceptados son Masculino y Femenino
• Nationality Code (Código de nacionalidad): Introduce el código del país de origen del cliente usando el identificador de dos letras (por ejemplo: GB, FR, DE, CZ).
• Código de idioma preferido: introduce el código de idioma preferido del cliente junto con el código de país, por ejemplo, en-US o fr-FR.
• Birth Date (Fecha de nacimiento): Introduce la fecha de nacimiento del cliente en el formato DD.MM.AAAA.
• Birth Place (Lugar de nacimiento): Introduce el lugar de nacimiento del cliente.
• Telephone (Teléfono): Introduce el número de teléfono del cliente, incluyendo el prefijo de país para números internacionales.
• Passport Number (Número de pasaporte): Introduce el número de pasaporte del cliente.
• Passport Expiry Date (Fecha de caducidad del pasaporte): Introduce la fecha de caducidad del pasaporte.
• Visa Number (Número de visado): Introduce el número de visado del cliente (si procede de un país que requiere visado).
• Profesión: introduce la profesión o el puesto de trabajo del cliente. 
• Car Registration Number (Número de registro del vehículo): Introduce el número de matrícula del vehículo del cliente.
• Address Line 1 (Línea de dirección 1): Introduce la primera línea de la dirección del cliente.
• Address Line 2 (Línea de dirección 2): Introduce la segunda línea de la dirección del cliente.
• City (Ciudad): Introduce la ciudad de la dirección del cliente.
• Postal Code (Código postal): Introduce el código postal de la dirección del cliente.
• Country Code (Código de país): Introduce el código de país de la dirección del cliente usando el identificador de dos letras. Por ejemplo, GB, FR, DE, CZ.
• Código de subdivisión del país: introduce el código de subdivisión del país para la dirección del cliente, por ejemplo, US-CA, IT-PE o GE-BE. Nota: Debe ser una provincia o subdivisión válida del país especificado. 
• Customer Classification (Clasificación de cliente): Introduce las clasificaciones de cliente aplicables separadas con una coma.
• Internal Guest Notes (Notas internas del huésped): Introduce comentarios que aparecerán en las Notas del perfil del huésped, las cuales puedes consultar en la pestaña Internos del perfil del cliente.
• Características de espacio preferidas: introduce las características de espacio preferidas del cliente, como, por ejemplo, Vistas al mar, Balcón o Planta alta.
• Necesidades alimentarias: introduce cualquier necesidad alimentaria o alergia que pueda tener el cliente.
• Código de fidelización: introduce el código de fidelización del cliente de su perfil interno, si procede.
• ID de empresa: introduce el identificador de empresa del cliente que aparece en Perfil del cliente en Información adicional. 
• Número de identificación fiscal: introduce el número de identificación fiscal del cliente. 
• Código de contabilidad: introduce el código de contabilidad utilizado para vincular Mews con tu software de contabilidad externo. 
• Código de facturación: introduce el código que aparece en las cuentas del cliente. 
• Facturable: selecciona True o False según si emites facturas para este cliente. 
• Procesar imagen de identificación: selecciona True o False según si el cliente consiente que la propiedad procese las imágenes de su documento de identidad.
• Procesar foto de verificación: selecciona True o False según si el cliente consiente que la propiedad procese sus fotografías. 
• Send Marketing Emails (Enviar correos electrónicos de marketing): Indica si el huésped desea recibir correos electrónicos de marketing utilizando el formato "Yes" (Sí) o "No" (No).
• Enviar correo postal de marketing: selecciona True o False según si el cliente acepta recibir comunicaciones de marketing por correo postal. 
• Enviar correos electrónicos de marketing de partners: selecciona True o False según si el cliente acepta recibir correos electrónicos de marketing de socios.  
• Enviar correo postal de marketing de partners: selecciona True o False según si el cliente acepta recibir comunicaciones de marketing de socios por correo postal.  
• Departure Date* (Fecha de salida): Introduce la fecha de salida del cliente en uno de los formatos admitidos: DD/MM/AAAA, D/M/AAAA, o AAAA/MM/DD. Nota: Para una importación exitosa, asegúrate de que esta columna tiene formato de texto.
• Hora de llegada: introduce la hora de llegada del cliente en formato de 24 horas, por ejemplo, 14:00 o 9:30.
• Arrival Date* (Fecha de llegada): Introduce la fecha de llegada del cliente en uno de los formatos admitidos: DD/MM/AAAA, D/M/AAAA, o AAAA/MM/DD. Nota: Para una importación exitosa, asegúrate de que esta columna tiene formato de texto.
• Hora de salida: introduce la hora de salida del cliente en formato de 24 horas, por ejemplo, 14:00 o 9:30.
• Número de personas*: introduce el número de huéspedes alojados en el espacio en el siguiente formato “Adultos: 4, Niños: 2”. El número de personas no puede superar la ocupación máxima de la categoría de habitación seleccionada. Nota: Si no hay niños, escribe simplemente "Adultos: 4".
• Número de adultos*: introduce el número de adultos alojados en la habitación. 
• Número de niños*: introduce el número de niños alojados en la habitación. 
• ID del autor de la reserva: introduce el ID de Mews de la persona que realizó la reserva. Puedes encontrarlo al final de la URL de su perfil. 
• Acompañantes: introduce el ID de Mews del acompañante de la reserva. Puedes encontrarlo al final de la URL de su perfil. 
• Notas de la reserva: introduce cualquier nota de la reserva, como necesidades especiales o servicios requeridos. 
• Confirmation Code (Código de confirmación): Introduce el código de la reserva asignado por tu antiguo PMS. Nota: Mews importa el código de confirmación, pero éste no podrá usarse para buscar reservas en Mews Operations.
• Group Code (Código de grupo): Introduce el código de reserva de grupo en el formato requerido y sin espacios. Todas las reservas que forman parte de un grupo deben tener el mismo código de grupo. Nota: Puedes usar el código de grupo para buscar reservas en Mews Operations. Esto significa que también puedes usar este campo para números de confirmación en reservas individuales si deseas buscar por número de confirmación.
• Código promocional: introduce el código promocional de esta reserva. 
• Availability Block ID (Identificador del bloqueo de disponibilidad): Introduce el Identificador externo del bloqueo de disponibilidad en el que quieres asignar la reserva. Una vez importada, Mews selecciona automáticamente las reservas del bloqueo de disponibilidad correspondiente.

• Código de divisa: introduce el código de divisa de tres letras del precio total, por ejemplo, GBP, CZK o EUR. Nota: Si tu propiedad acepta varias divisas, deberás importar los precios en tu divisa por defecto.
• Total Price (Precio total): Introduce el importe total que tu huésped debe pagar a la salida en formato numérico.
  • Para un entorno de precios brutos: introduce el precio incluyendo todos los impuestos.
  • Para un entorno de precios netos: introduce el precio sin impuestos.
• Precios por noche: introduce el precio total por noche incluyendo extras y pagos anticipados. 
• Prepaid Amount (Importe prepagado): Introduce el importe que el huésped ha pagado por adelantado en formato numérico. Esta columna sólo es necesaria si deseas importar prepagos para la reserva. Nota: puedes introducir la divisa en la columna Código de divisa.
• Prepayment Type (Tipo de prepago): Esta columna sólo es necesaria si quieres importar pagos anticipados para la reserva. Antes de seleccionar las opciones aquí:

1. 1. 1. Ajusta tu configuración de contabilidad siguiendo los pasos 1, 2 y 3 de esta guía. 
      2. Después de la importación, completa los siguientes pasos:
         1. Paso 6: para registrar todos los saldos transferidos
         2. Paso 7: para cerrar la cuenta en tu anterior PMS
      3. Ahora puedes seleccionar:
         • Depósito: si ya has declarado el IVA de tus estancias futuras
         • Pago externo: si aún no has declarado el IVA de tus estancias futuras

• Skip Automatic Payment (Omitir pago automático): Selecciona:
  • Yes (Sí): para omitir el pago automático de la reserva
  • No (No): si deseas que el grupo tarifario determine el pago de la reserva Nota: Si dejas esta celda vacía, el sistema omitirá el pago automático de la reserva.

• Allocated Room Category* (Categoría de espacio asignada): Introduce el nombre de la categoría de espacio asignada a la reserva en el formato admitido. Nota: Debe coincidir exactamente con el nombre introducido en los campos Nombre o Nombre abreviado de Mews Operations.
• Allocated Room Number (Número de habitación asignado): Introduce el número de habitación que corresponde al número creado en Mews Operations. Debes crear en la reserva una línea para cada habitación (o cama, en caso de un dormitorio). Por ejemplo, si un cliente tiene una reserva de 3 habitaciones (o 3 camas en un dormitorio), tendrá que haber tres líneas separadas en la plantilla. Nota: Si estás importando una reserva que pernocta, esta columna es obligatoria.
• Allocated Rate (Tarifa asignada): Introduce la tarifa de habitación asignada a la reserva en el formato admitido. Debe coincidir exactamente con los campos Nombre y Nombre abreviado tal como aparecen en Mews Operations. Nota: Para evitar cargos dobles a tus reservas pagadas con antelación, crea una tarifa de importación separada y asegúrate de configurarla en pago manual.
• Included Products (Productos incluidos): Introduce los productos incluidos en la reserva en el formato admitido. Deben coincidir exactamente con los campos Nombre o Nombre abreviado, tal y como aparecen en Mews Operations, y debes asegurarte de separar cada uno con una coma. Nota: En el momento de la importación, Mews deduce el precio del producto del precio total. Por ejemplo, si la tarifa por noche es de 100 euros y el desayuno de 10 euros, Mews importa la reserva de la siguiente manera: 90 euros por el alojamiento y 10 euros por el desayuno.
• Travel Agency (Agencia de viajes): Introduce el nombre de la agencia de viajes a la que quieres asignar la reserva. Debe coincidir exactamente con el nombre de la empresa tal como aparece en Mews Operations. Nota: Si vas a asignar una reserva a una empresa, asegúrate de que ya existe en Mews Operations, o de que forma parte de la plantilla de importación en la pestaña Companies (Empresas).
• Travel Agency (Agencia de viajes): Introduce el nombre de la agencia de viajes a la que quieres asignar la reserva. Tiene que coincidir exactamente con el nombre de la empresa en Mews Operations. Nota: Si vas a asignar una reserva a una agencia de viajes, asegúrate de que ya existe en Mews Operations.
• Business Segment (Segmento de negocio): Introduce el segmento al que deseas asignar la reserva. Tiene que coincidir exactamente con el nombre del segmento en Mews Operations. Nota: Si vas a asignar un segmento, asegúrate de que ya existe en Mews Operations.
• Motivo de la reserva: introduce el motivo de la reserva. 
• Release Date (Fecha de liberación): Introduce la fecha de liberación de las reservas opcionales en uno de los formatos admitidos (DD/MM/AAAA, D/M/AAAA, o AAAA/MM/DD). Nota: Para una importación exitosa, asegúrate de que esta columna tiene formato de texto.
• Channel manager number (Número del channel manager): Introduce el número de la reserva del channel manager. Nota: Es necesario introducir el número de canal y el identificador de la integración channel manager para poder conectar con tu channel manager.  
• Channel number (Número del canal): Introduce el número de reserva de la OTA. 
• Channel manager integration ID (Identificador de la integración channel manager): Introduce el identificador de la integración channel manager. 

Paso 3: Cargar el archivo en Mews Operations

1. En Mews Operations, ve a menú principal > Ajustes > Propiedad.
2. Haz clic en Importar clientes en la esquina superior derecha.
3. En Archivo, haz clic en la zona gris para cargar el archivo desde tu ordenador.
4. Haz clic en Importar clientes. Recibirás un correo electrónico cuando la importación se haya completado
5. Consulta el estado de la importación en cola de instalación.

• Si la importación falló, haz clic en ella para ver una lista detallada de los errores.
• Mews marca las importaciones exitosas en verde con una etiqueta de estado Exitoso en la columna de estado.