Vous pouvez importer les réservations à venir dans Mews Operations afin de continuer à gérer les séjours à venir après la mise en service. Vous procédez ainsi lorsque vous souhaitez transférer vos clients, vos sociétés et vos réservations vers Mews depuis un autre système de gestion hôtelière. Vous effectuez cette opération lors de la migration du système, avant la mise en service, à l'aide du modèle d'importation disponible dans Mews Operations.

 

Remarque : Mews relie les réservations aux clients. Bien qu'il soit possible d'importer un client sans les données relatives à la réservation, il n'est pas possible d'importer une réservation sans les données relatives au client.

 

• Importer les réservations à venir dans Mews Operations
  • Étape 1 : Télécharger le modèle
  • Étape 2 : Remplir le modèle
    • Explication des colonnes du modèle
      • Onglet Sociétés
      • Onglet Clients
  • Étape 3 : Importer le fichier dans Mews Operations
  • Erreurs lors de l'importation
    • Erreurs dans Mews Operations
    • Erreurs dans le modèle
      • Format incorrect des dates du modèle
    • Le statut En attente ne s'actualise pas

Étape 1 : Télécharger le modèle

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Paramètres > Établissement.
2. Cliquez sur l'icône  Importer les clients dans le coin supérieur droit.
3. Cliquez sur l'icône  Télécharger un modèle vide dans le coin supérieur droit. Remarque : Assurez-vous de toujours télécharger le modèle vide avant d'importer vos réservations afin de ne pas utiliser une version obsolète et d'éviter de rencontrer des erreurs lors de l'importation.

Étape 2 : Remplir le modèle

 

1. Ouvrez le fichier Excel.
2. Le modèle comporte deux onglets : Sociétés et Clients. Complétez-le en y ajoutant les détails de vos réservations à venir, c.-à-d. les réservations qui commencent soit le jour de la mise en service, soit après le jour de la mise en service.

Utilisez le modèle comme principale source d'orientation :

• consultez les en-têtes et les descriptions des colonnes pour obtenir des instructions et des exemples
• utiliser les valeurs des menus déroulants lorsqu'elles sont disponibles
• résolvez les problèmes de validation signalés avant le téléchargement

 

Si un champ n'est pas clair, vérifiez :

• la description figurant dans l'en-tête de colonne ou dans la cellule
• les valeurs disponibles dans le menu déroulant
• les messages de validation ou les cellules mises en évidence
• le champ correspondant dans Mews Operations, car la plupart des champs correspondent aux profils de réservation, de client et de société

 

Utilisation de base

• Utilisez le modèle tel qu'il a été téléchargé
• Ne renommez pas les en-têtes de colonnes
• Ne modifiez pas la structure du fichier
• Corrigez les erreurs mises en évidence avant le téléchargement

 

Utilisation avancée

• Si nécessaire, désactivez la protection du fichier
• Conservez les mêmes en-têtes de colonne
• Vérifiez attentivement le fichier avant de le téléverser

 

Explication des colonnes du modèle

Les champs marqués d'un * sont obligatoires.

Remarque : Consultez le fichier pour obtenir des instructions, car le modèle est régulièrement mis à jour.

 

Onglet Sociétés

• Nom de la société* : saisissez le nom de la société.
• Téléphone : saisissez le numéro de téléphone de la société, en indiquant l'indicatif du pays pour les numéros internationaux.
• Personne à contacter : saisissez le nom de votre interlocuteur au sein de la société.
• Notes sur le contact : saisissez les notes que vous souhaitez voir apparaître dans le champ Contact du profil de la société.
• Site web : saisissez l'URL du site web de la société. Remarque : L'URL doit commencer par « https:// ».
• Notes : saisissez les commentaires que vous souhaitez voir apparaître dans le champ « Notes » du profil de la société.
• Département : saisissez le nom du département.
• Ligne d'adresse 1 : saisissez la première ligne d'adresse de la société
• Ligne d'adresse 2 : saisissez la deuxième ligne d'adresse de la société
• Ville : saisissez la ville de l'adresse de la société
• Code postal : saisissez le code postal de l'adresse de la société
• Indicatif téléphonique : saisissez le code pays de l'adresse de la société sous la forme d'un identifiant à deux lettres, par exemple, GB, FR, DE, CZ.
• ID de la société mère : saisissez l'identifiant de la société mère figurant dans le profil client sous la rubrique Infos supplémentaires.
• Numéro de référence : saisissez le code d'identification interne que vous utilisez pour regrouper et suivre la société dans les rapports et les intégrations. .
• Identifiant d'enregistrement : saisissez le numéro d'identification fiscale de la société.
• Numéro de TVA : saisissez le numéro de TVA de la société.
• Identifiant fiscal supplémentaire : saisissez le numéro d'identification fiscale supplémentaire ou le numéro de TVA de la société.
• Code comptable : saisissez le code comptable de la société.
• Code de facturation : saisissez le code qui figure sur les factures de la société.
• Identifiant externe : saisissez l'identifiant unique de la société utilisé comme clé de la société dans les intégrations telles que les channel managers.
• Délai de paiement des factures débiteur : saisissez le nombre de jours dans lesquels la facture débiteurdoit être réglée à compter de sa date de création.
• E-mail de facturation : saisissez l'adresse e-mail à utiliser pour la facturation.
• Facturable : sélectionnez Vrai ou Faux si vous pouvez émettre des factures pour cette société.
• Ajouter les frais aux factures débiteur : sélectionnez Vrai ou Faux si la société doit se voir facturer des frais supplémentaires lors de l'émission des factures débiteur.
• Ajouter les paiements avec TVA déduite aux factures : sélectionnez Vrai ou Faux si la société verse directement la TVA au gouvernement et a besoin d'une facture débiteur hors TVA.
• IATA: saisissez le code IATA de la société.
• Numéro DUNS : saisissez le numéro DUNS de l'entreprise.

Onglet Clients

• E-mail : saisissez l'adresse e-mail du client. Il s'agit de son identifiant unique. Remarque : Si plusieurs profils ont la même adresse e-mail, le système les fusionne.
• Nom de famille * : saisissez le nom de famille du client. Remarque : Il s'agit d'un champ obligatoire. Si ce champ est vide, l'importation échoue et vous recevez un message d'erreur. De plus, si le système détecte dix lignes vides consécutives, il indique que l'importation est terminée.
• Prénom : saisissez le ou les prénoms du client, le cas échéant.
• Titre : saisissez le titre du client. Les options disponibles sont : M. et Mme.
• Sexe : indiquez le sexe du client. Les options disponibles sont : Homme et Femme.
• Code de nationalité : saisissez l'identifiant à deux lettres du pays d'origine du client, par exemple, GB, FR, DE, CZ, etc.
• Code de langue préférée : saisissez le code de langue préférée du client avec son code pays, par exemple, en-US ou fr-FR.
• Date de naissance : saisissez la date de naissance du client au format suivant : JJ/MM/AAAA.
• Lieu de naissance : saisissez le lieu de naissance du client.
• Téléphone : saisissez le numéro de téléphone du client, y compris le code du pays pour les numéros internationaux.
• Numéro de passeport : saisissez le numéro de passeport du client.
• Date d'expiration du passeport : saisissez le dernier jour de validité du passeport.
• Numéro de visa : saisissez le numéro du visa de voyage, si le client provient d'un pays qui nécessite un visa.
• Profession : saisissez la profession ou le poste du client. 
• Numéro d'immatriculation du véhicule : saisissez le numéro d'immatriculation du véhicule du client.
• Adresse ligne 1 : saisissez la première ligne de l'adresse du client.
• Adresse ligne 2 : saisissez la seconde ligne de l'adresse du client.
• Ville : saisissez la ville où habite le client.
• Code postal : saisissez le code postal de la ville où habite le client.
• Code pays : saisissez le code du pays où habite le client en utilisant son identifiant à deux lettres. Par exemple, GB, FR, DE, CZ, etc.
• Code de subdivision nationale : saisissez le code de subdivision nationale correspondant à l'adresse du client, par exemple, US-CA, IT-PE ou GE-BE. Remarque : Il doit s'agir d'une province ou d'une subdivision valide du pays indiqué. 
• Classifications client : saisissez les classifications applicables. Si vous saisissez plusieurs classifications, séparez-les par une virgule.
• Notes internes sur le client : saisissez les commentaires que vous souhaitez ajouter dans la section Notes, dans l'onglet Interne du profil concerné.
• Caractéristiques préférées de l’espace : saisissez les caractéristiques préférées du client concernant l’espace, telles que la vue sur la mer, un balcon ou un étage élevé.
• Restrictions alimentaires : saisissez les éventuelles restrictions alimentaires particulières ou allergies du client.
• Code de fidélité : saisissez le code de fidélité du client tel qu'il figure dans son profil interne, le cas échéant.
• Numéro d'identification de la société : saisissez le numéro d'identification de la société du client, qui figure dans le Profil client sous Infos supplémentaires. 
• Numéro d'identification fiscale : saisissez le numéro d'identification fiscale du client. 
• Code comptable : saisissez le code comptable utilisé pour relier Mews à votre logiciel de comptabilité externe. 
• Code de facturation : saisissez le code qui figure sur les factures des clients. 
• Facturable : sélectionnez Vrai ou Faux si vous émettez des factures débiteur pour ce client. 
• Traiter la pièce d'identité : sélectionnez Vrai ou Faux si le client accepte que l'établissement traite ses photos d'identité.
• Traiter la photo de vérification : sélectionnez Vrai ou Faux si le client accepte que l'établissement traite ses photos. 
• Envoyer des e-mails marketing : saisissez la préférence du client en matière de réception d'e-mails marketing en utilisant le format « Oui » ou « Non ».
• Envoyer des courriers marketing par la poste : sélectionnez Vrai ou Faux si le client accepte de recevoir des courriers marketing par la poste. 
• Envoyer des e-mails marketing des partenaires : sélectionnez Vrai ou Faux si le client accepte de recevoir des e-mails marketing de partenaires.  
• Envoyer des courriers marketing des partenaires par la poste  : sélectionnez Vrai ou Faux si le client accepte de recevoir des courriers marketing des partenaires par la poste.  
• Date d’arrivée * : saisissez la date d'arrivée du client en utilisant l'un des formats suivants : JJ/MM/AAAA, J/M/AAAA ou AAAA/MM/JJ. Remarque : Pour que l'importation se déroule avec succès, assurez-vous que cette colonne est au format texte.
• Heure d'arrivée : saisissez l'heure d'arrivée du client au format 24 heures, par exemple, 14 h 00, 9 h 30.
• Date de départ * : saisissez la date de départ du client en utilisant l'un des formats suivants : JJ/MM/AAAA, J/M/AAAA ou AAAA/MM/JJ. Remarque : Pour que l'importation se déroule avec succès, assurez-vous que cette colonne est au format texte.
• Heure de départ : saisissez l'heure de départ du client au format 24 heures, par exemple, 14 h 00, 9 h 30.
• Nombre de personnes* : saisissez le nombre de personnes séjournant dans l'espace au format suivant : « Adultes : 4, Enfants : 2 ». Le nombre de clients ne peut pas dépasser l'occupation maximale de la catégorie de chambre sélectionnée. Remarque : Si la réservation ne compte aucun enfant, saisissez simplement « Adultes : 4 ».
• Nombre d'adultes* : saisissez le nombre d'adultes séjournant dans la chambre. 
• Nombre d'enfants* : saisissez le nombre d'enfants séjournant dans la chambre. 
• Identifiant de la personne ayant effectué la réservation : saisissez l'identifiant Mews de la personne ayant effectué la réservation. Vous trouverez cette information à la fin de l'URL de son profil. 
• Occupants : saisissez l'identifiant Mews de l'occupant figurant sur la réservation. Vous trouverez cette information à la fin de l'URL de son profil. 
• Notes de la réservation : saisissez toutes les remarques relatives à la réservation, telles que les précautions particulières à prendre ou les équipements requis. 
• Code de confirmation : saisissez le code de réservation de votre ancien PMS. Remarque : Le système importe le code de confirmation, mais vous ne pouvez pas l'utiliser pour rechercher des réservations dans Mews Operations.
• Code de groupe : saisissez le code du groupe de réservation au format requis, sans espaces. Toutes les réservations qui font partie d'un groupe doivent avoir le même code de groupe. Remarque : Vous pouvez utiliser ce code pour rechercher des réservations dans Mews Operations. Dans la pratique, cela signifie que vous pouvez également utiliser ce champ pour les numéros de confirmation des réservations individuelles si vous souhaitez effectuer une recherche par numéro de confirmation.
• Code voucher : saisissez le code voucher correspondant à cette réservation. 
• Identifiant du bloc de disponibilité : saisissez l'identifiant externe du bloc de disponibilité que vous souhaitez attribuer à la réservation. Une fois l'importation effectuée, le système prend automatiquement les réservations dans le bloc de disponibilité correspondant.

• Code de la devise : saisissez le code de la devise à trois lettres correspondant au prix total, par exemple, GBP, CZK, EUR. Remarque : Si votre établissement accepte plusieurs devises, la tarification doit être importée dans votre devise par défaut.
• Prix total : saisissez le montant total (en nombres) que votre client devra régler lors de son départ.
  • Pour un prix TTC : saisissez le prix, toutes taxes comprises.
  • Pour un prix HT : saisissez le prix hors taxes.
• Prix par nuit : saisissez le prix total par nuit, y compris les suppléments et les paiements anticipés. 
• Montant prépayé : saisissez le montant que le client a prépayé (en nombres). Cette colonne est requise uniquement si vous souhaitez importer des prépaiements pour la réservation. Remarque : ​​Vous pouvez saisir la devise dans la colonne Code de la devise.
• Type de prépaiement : cette colonne est requise uniquement si vous souhaitez importer des prépaiements pour la réservation. Avant de sélectionner une ou plusieurs options :

1. 1. 1. Ajustez votre configuration comptable en suivant les étapes 1, 2 et 3 de ce guide. 
      2. Une fois l'importation effectuée, suivez les instructions indiquées à :
         1. L'étape 6 pour vérifier tous les soldes transférés.
         2. L'étape 7 pour clôturer la facture dans votre ancien PMS.
      3. Sélectionnez ensuite :
         • Acompte : si vous avez déjà déclaré la TVA pour les séjours à venir.
         • Paiement externe : si vous n'avez pas encore déclaré la TVA pour les séjours à venir.

• Passer le paiement automatique : Sélectionnez :
  • Oui : pour ignorer le paiement automatique de la réservation.
  • Non : si vous souhaitez que le groupe tarifaire définisse le paiement de la réservation. Remarque : Si vous ne remplissez pas cette cellule, le système passe le paiement automatique de la réservation.

• Catégorie de chambre attribuée * : saisissez la catégorie d'espace attribuée à la réservation, dans un format pris en charge. Remarque : Elle doit correspondre exactement à celle saisie dans les champs Nom ou Nom abrégé dans Mews Operations.
• Numéro de chambre attribué : saisissez le numéro de chambre correspondant au numéro créé dans Mews Operations. Dans le cas d'un dortoir, vous devez créer une ligne pour chaque chambre, ou chaque lit, dans la réservation. Par exemple, si un client a réservé 3 chambres, ou 3 lits dans un dortoir, le modèle doit comporter 3 lignes distinctes. Remarque : Si vous importez une réservation de recouche, cette colonne est obligatoire.
• Tarif attribué : saisissez le tarif de la chambre attribué à la réservation, dans un format pris en charge. Il doit correspondre exactement à celui saisi dans les champs Nom ou Nom abrégé dans Mews Operations. Remarque : Pour éviter la double facturation de vos réservations prépayées, créez un tarif d'importation distinct et assurez-vous que le paiement manuel est activé.
• Produits inclus : saisissez les produits inclus dans la réservation, dans le format pris en charge. Ils doivent correspondre exactement à ceux dans les champs Nom ou Nom abrégé dans Mews Operations. Assurez-vous de les séparer par une virgule. Remarque : Lors de l'importation, le système déduit le prix du produit du prix total. Par exemple, si le prix par nuit est de 100 € et que le petit-déjeuner est de 10 €, le système importe la réservation comme suit : 90 € pour l'hébergement et 10 € pour le petit-déjeuner.
• Société partenaire : saisissez le nom de la société à laquelle vous souhaitez attribuer une réservation. Elle doit correspondre exactement à celle qui figure dans Mews Operations. Remarque : Si vous attribuez une réservation à une société, assurez-vous que cette dernière existe déjà dans Mews Operations ou qu'elle est incluse dans l'onglet Sociétés du fichier Excel.
• Agence de voyages : saisissez le nom de l'agence de voyages que vous souhaitez attribuer à la réservation. Elle doit correspondre exactement à celle qui figure dans Mews Operations. Remarque : Si vous attribuez une réservation à une agence de voyages, assurez-vous que cette dernière existe déjà dans Mews Operations.
• Segment Affaires : saisissez le segment que vous souhaitez attribuer à la réservation. Il doit correspondre exactement au nom du segment dans Mews Operations. Remarque : Si vous attribuez un segment, assurez-vous que ce dernier existe déjà dans Mews Operations.
• Motif de la réservation : saisissez le motif de la réservation. 
• Échéance : saisissez la date d'échéance pour les réservations optionnelles en utilisant l'un des formats suivants : JJ/MM/AAAA, J/M/AAAA ou AAAA/MM/JJ. Remarque : Pour que l'importation se déroule avec succès, assurez-vous que cette colonne est au format texte.
• Numéro de channel manager : saisissez le numéro de la réservation du channel manager. Remarque : Pour connecter votre channel manager, vous devez remplir les champs Numéro de canal et Identifiant de l'intégration de channel manager.  
• Numéro de canal : saisissez le numéro de réservation de l'agence de voyages en ligne. 
• Identifiant de l'intégration de channel manager : saisissez l'identifiant de l'intégration de channel manager. 

Étape 3 : Importer le fichier dans Mews Operations

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Paramètres > Établissement.
2. Cliquez sur l'icône  Importer les clients dans le coin supérieur droit.
3. Sous Fichier, cliquez dans la zone grise pour importer le fichier depuis votre ordinateur.
4. Cliquez sur Importer les clients. Vous recevez un e-mail une fois l'importation terminée.
5. Consultez le statut de l'importation dans la file d'attente d'installation.

• Si l'importation échoue, cliquez sur l'importation pour afficher une liste détaillée des erreurs.
• Le système indique les importations qui ont abouti en vert, avec l'étiquette Succès dans la colonne Statut.