Dans Mews, la fenêtre de modification de l'historique vous permet de déterminer jusqu'à quelle date, dans le passé, vous pouvez modifier des réservations. Par exemple, si vous vous rendez compte que vous avez oublié de modifier une réservation effectuée il y a 2 jours et si votre fenêtre de modification de l'historique est de 7 jours, vous pouvez toujours accéder à cette réservation et faire les changements requis. 

Au sommaire de ce guide :

• La fenêtre de modification de l'historique
• La fenêtre de modification de l'historique comptable et opérationnel
  • La fenêtre de modification de l'historique comptable
  • La fenêtre de modification de l'historique opérationnel

La fenêtre de modification de l'historique

Avec certains autres PMS, il est nécessaire d'effectuer un « audit de nuit », un processus qui consiste à examiner toutes les transactions de la journée et à les comptabiliser sur les comptes appropriés. Il est généralement effectué entre 04 h 00 et 05 h 00 afin de tenir compte des arrivées et check-ins tardifs. Toutefois, dans Mews, ce processus est superflu, car le système traite toutes les opérations instantanément. Dans Mews, la fenêtre de modification de l'historique est un paramètre qui vous permet d'enregistrer les clients, même à une date située dans le passé.

Remarques :

• L'heure de check-in sur laquelle se base le système pour la fenêtre de modification de l'historique est toujours celle de chaque réservation, et non pas sur celle qui figure dans les paramètres généraux de votre établissement.

• Saisir une valeur très faible dans votre fenêtre de modification de l'historique peut avoir de nombreuses conséquences sur vos opérations :

  • Il n'est pas possible d'effectuer de réservations le jour même si la fenêtre de modification de l'historique excède l'heure de début de la réservation.
  • Les corrections nécessitent des ajustements. Un élément non payé et consommé génère un ajustement si la fenêtre de modification de l'historique excède la date de consommation au moment de la correction.
  • Si vous n'activez pas l'option « Activer l'annulation automatique des réservations avec non-présentation », le système déclenche les non-présentations plus tôt que prévu.
  
   

La fenêtre de modification de l'historique comptable et opérationnel

Dans Mews, il existe deux types de fenêtres de modification de l'historique : une pour la comptabilité et une autre pour les opérations. De cette façon, vous pouvez paramétrer une fenêtre plus courte pour les éléments comptables, par exemple, si vous ne souhaitez pas pouvoir modifier les éléments de facture datant de plus d'un jour, et une fenêtre plus longue pour les opérations, par exemple, si vous souhaitez pouvoir annuler une réservation pour un usage interne datant d'il y a cinq jours.

 

La fenêtre de modification de l'historique comptable

La fenêtre de modification de l'historique comptable s'applique à toutes les opérations qui ont un impact sur les éléments comptables, par exemple, les annulations, les changements de prix, les ajouts, les modifications, etc. Pour paramétrer ou prolonger votre fenêtre de modification de l'historique comptable :

1. Cliquez sur menu principal  > Paramètres > Établissement > Finances.
2. Cliquez sur Configuration comptable.
3. Sous Fenêtre de modification de l'historique comptable, saisissez le nombre de jours et d'heures souhaités (toute valeur supérieure à 7 jours n'est pas acceptée). Remarque : La valeur saisie prolonge le temps vers l'arrière, c.-à-d. à l'inverse de son écoulement normal. Par exemple, si vous saisissez 12 heures dans ce champ, vous pouvez modifier les éléments comptables jusqu'à 12 heures dans le passé.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

La fenêtre de modification de l'historique opérationnel

La fenêtre de modification de l'historique opérationnel s'applique à toutes les opérations de la réception, par exemple, les check-outs ou les annulations en raison de non-présentations. Pour paramétrer ou prolonger votre fenêtre de modification de l'historique opérationnel :

1. Cliquez sur menu principal  > Paramètres > Établissement.
2. Dans la section Paramètres généraux, sous Fenêtre de modification de l'historique opérationnel, saisissez le nombre de jours et d'heures souhaités (toute valeur supérieure à 7 jours n'est pas acceptée). Remarque : Nous vous recommandons de tenir compte de l'heure de check-in de votre établissement. Si votre fenêtre de modification de l'historique est de 4 heures et que l'heure de check-in de votre établissement est fixée à 15 h 00, vous ne pourrez pas créer de réservations pour le jour même après 19 h 00.
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Remarques :

• Si vous recevez le message suivant en cas d'échec d'une réservation : « Certaines réservations contiennent des nuits ou des commandes passées », :
  • Vérifiez vos fenêtres de modification de l'historique comptable et opérationnel. Il est possible que la réservation ait été créée le jour du check-in.
• Si vous avez saisi une valeur inférieure à 24 heures dans vos fenêtres de modification de l'historique comptable et opérationnel :
  • Vérifiez l'heure de check-in de votre établissement. Si votre heure de check-in est fixée à 15 h 00 et que vous avez saisi 5 heures dans vos fenêtres de modification de l'historique, le système traite les réservations créées le jour de l'arrivée jusqu'à 20 h 00. Les réservations créées après ce délai n'aboutiront pas.
• Si vos fenêtres de modification de l'historique comptable et opérationnel sont fixées sur des heures différentes, le système utilise celle qui survient en premier. Par exemple, si votre fenêtre de modification de l'historique comptable est de 10 heures et que votre fenêtre de modification de l'historique opérationnel est de 15 heures, le système utilise 10 heures.