En este artículo se explica cómo funciona la automatización de facturación en Mews Operations, incluyendo cómo se configura, cuándo se activa y cómo gestiona los artículos en las reservas.

La automatización de facturación en Mews Operations asigna automáticamente los conceptos y servicios facturables a los propietarios de la factura correspondientes, lo que reduce las tareas manuales de facturación y mantiene los cargos organizados tanto en las reservas individuales como en las de grupo. Los gestores y administradores de la propiedad lo usan para controlar cómo Mews asigna y envía los gastos. La automatización de facturación se activa desde el momento en que creas una reserva y se vuelve a activar cada vez que la actualizas. Para crear o modificar automatizaciones de facturación, necesitas el permiso «Crear y gestionar automatizaciones de facturación», además del permiso para editar tu propiedad.

Mews aplica la automatización de facturación a todas las reservas de manera predeterminada. No hace falta que configures ninguna regla. Si creas una automatización de facturación personalizada, ésta anulará la lógica por defecto cuando se aplican sus condiciones.

 

 

En este artículo puedes encontrar respuestas a: 

• ¿Cómo funciona la automatización de facturación por defecto?
• ¿Cómo puedo crear y configurar una automatización de facturación? 
• ¿Qué permisos necesito para crear y modificar automatizaciones de facturación? 
• ¿Cuándo se activa una automatización de facturación? 
• ¿Afecta la creación de una nueva automatización de facturación a mis reservas anteriores? 
• ¿Qué ocurre cuando creo una nueva reserva? 
• ¿Qué veo en la pantalla de facturación de la reserva? 
• ¿Qué pasa con los artículos que no cubre la automatización de facturación? 
• ¿Qué ocurre si modifico una reserva para que deje de aplicarse la automatización? 
• ¿Qué ocurre con mis automatizaciones de facturación existentes? 
• ¿A qué elementos se aplica la automatización de facturación? 
• ¿Qué es el activador de la automatización de facturación? 
• ¿Qué pasa cuando ya no se puede aplicar la automatización de facturación? 
• ¿Qué pasa cuando se aplica una automatización de facturación diferente? 
• ¿La automatización de facturación puede eliminar partidas de mis facturas creadas manualmente? 

 

¿Cómo funciona la automatización de facturación por defecto?

La automatización de facturación por defecto te ayuda a organizar las cuentas sin esfuerzo manual. Envía automáticamente todos los artículos a una sola cuenta en cuanto tú o el huésped los añadáis a una reserva. No necesitas crear ninguna regla para que funcione.

Esta automatización funciona continuamente y se aplica a todos los servicios reservables y adicionales. Organiza las facturas por grupo de reserva, lo que reduce los errores y ahorra tiempo al realizar el check-out.

Cómo funciona

1. El huésped o tú creáis una reserva.
2. La automatización de facturación crea una cuenta separada para cada grupo de reserva.
3. Todos los cargos se envían a la cuenta del huésped. Si la reserva tiene una empresa vinculada, Mews también vincula esa empresa a la cuenta.
4. Cada proyecto de ley lleva el nombre del grupo de reserva. Por ejemplo, un proyecto de ley podría llamarse Smith-4-11-33C9.
5. Marca la cuenta con un icono de automatización y añade "Creada por el sistema" al registro de acciones.
6. La automatización de facturación añade cualquier concepto adicional de la reserva a la factura del grupo.
7. La automatización de facturación añade cualquier producto de reserva vinculado a la cuenta del grupo. Si no hay ninguna cuenta de grupo de reserva para el propietario de los cargos del producto, Mews crea una nueva cuenta en ese perfil de cliente.

Cómo interactúa con otras automatizaciones de facturación

Cuando creas tu propia automatización de facturación, tu regla siempre tiene prioridad sobre la automatización predeterminada cuando se cumple la condición. La automatización de facturación por defecto sólo se aplica si no hay ninguna automatización personalizada para la reserva o los artículos.

¿Cómo puedo crear y configurar una automatización de facturación? 

Puedes crear y configurar la automatización de facturación directamente desde la página de ajustes de automatización de facturación, o bien desde una reserva o desde un bloqueo de disponibilidad. 

Por ejemplo, si John Smith hace una reserva con la automatización de facturación que envía los cargos a la empresa ZadehCo, John Smith sigue siendo el propietario de la reserva, pero ZadehCo es la responsable de la cuenta. Tú determinas esto en la configuración de la automatización.

 

¿Qué permisos necesito para crear y modificar automatizaciones de facturación? 

Para crear y modificar automatizaciones de facturación, necesitas: 

• Permisos de edición en tu propiedad 
• El permiso Crear y gestionar automatizaciones de facturación 

 

¿Cuándo se activa una automatización de facturación? 

El momento en que se activan las automatizaciones de facturación depende de los plazos de automatización que hayas configurado:

• Una automatización continua se activa cada vez que tú o el huésped creáis o editáis una reserva. Por ejemplo, Mews aplica la automatización cuando se alarga una estancia o se añade un nuevo servicio.
• Una automatización mensual se activa una vez al mes en el día y la hora que configures. Incluye los artículos facturables de un periodo concreto, según tu configuración.

Nota: La automatización de facturación predeterminada se activa cada vez que añadas una reserva, un artículo de reserva o un producto vinculado a una reserva en Mews, a menos que alguna condición específica la impida.

 

¿Afecta la creación de una nueva automatización de facturación a mis reservas anteriores? 

No, la automatización de facturación no se aplica de forma retroactiva sobre las reservas existentes, aunque cumplan las condiciones. 

Sin embargo, si tú o el huésped modificáis una reserva existente que cumpla las condiciones de la automatización, Mews activará de nuevo la automatización y la aplicará a la reserva actualizada. 

 

¿Qué ocurre cuando creo una nueva reserva? 

Si se aplica una automatización de facturación a una nueva reserva:

• Mews muestra una notificación que dice «Automatización de facturación aplicada» en el resumen de la reserva.
• La automatización de facturación envía automáticamente cualquier artículo o servicio que tú o el huésped añadáis a la reserva a la cuenta correspondiente, siempre que cumpla las condiciones de la automatización.

Puedes ver los detalles de la automatización

• Ampliando los datos de la reserva.
• Haciendo clic en Automatización de facturación aplicada en el panel de resumen.

 

¿Qué veo en la pantalla de facturación de la reserva? 

Si se aplica una automatización de facturación a una reserva, en la pantalla de facturación aparece lo siguiente:

• Todo un icono en el mundo de las facturas automáticas.
• Una opción Mostrar automatización en el menú que abre un resumen de la automatización.

 

¿Qué pasa con los artículos que no cubre la automatización de facturación? 

La automatización de facturación predeterminada se aplica a todas las reservas, a los artículos de las reservas y a los productos vinculados a una reserva, y crea una cuenta para todos ellos.

Sin embargo, si añades un producto sin enlace de reserva, Mews lo envía a «Artículos pendientes de pago».

 

¿Qué ocurre si modifico una reserva para que deje de aplicarse la automatización? 

Si tu modificación elimina las condiciones que activaron la automatización: 

1. Mews muestra un mensaje de advertencia.
2. Puedes decidir qué hacer con los artículos afectados: 
   1. Haz clic en «Mover artículos » para volver a colocarlos en «Artículos pendientes de pago», o
   2. Haz clic en «Volver» para cancelar el cambio.

Nota: Si creas la automatización de facturación y configuras la periodicidad en «Continuo», podrás editar una reserva sin que Mews elimine la automatización de facturación de esa reserva. 

 

¿Qué ocurre con mis automatizaciones de facturación existentes? 

Tus automatizaciones de facturación anteriores, como las que creaste antes de la actualización de la lógica de automatización, siguen funcionando como se esperaba:

• Mews las marca como «Versión antigua» en el resumen de automatizaciones de facturación.
• Sólo se activan una vez, cuando el huésped o tú creáis la reserva.

Nota: Puedes editar o eliminar las automatizaciones de facturación antiguas, pero no puedes crear nuevas utilizando la lógica antigua.

 

¿A qué elementos se aplica la automatización de facturación?

Las actualizaciones de la automatización de facturación solo se aplican a las partidas de las cuentas que crea la propia automatización de facturación. Puedes identificar estas cuentas por el  icono que aparece en la pantalla de facturación.

Nota: Una factura creada manualmente es cualquier factura que no tenga el icono de automatización. La automatización de facturación no modifica los conceptos de las facturas creadas manualmente.

A qué artículos afecta

• Los conceptos de las facturas automáticas o los pendientes de pago se envían de nuevo cuando se activa de nuevo la automatización de facturación.
• La automatización de facturación no modifica los conceptos que incluyas en una factura creada manualmente.
• Si añades manualmente artículos a una factura automática, la automatización de facturación seguirá aplicándose a esos artículos la próxima vez que se active el activador.

Comportamiento importante

• Si un artículo aparece en una factura automática o en los «Conceptos pendientes de pago», se envía cuando:
  • Se ha activado de nuevo el activador de la automatización de facturación
  • Cambias el propietario de la reserva
• Si un artículo aparece en una cuenta creada manualmente, se mantiene en su sitio.

 

¿Qué es el activador de la automatización de facturación?

La automatización de facturación se activa cuando se producen cambios concretos en una reserva o en el sistema.

La automatización de facturación se activa cuando:

• Creas una reserva
• Actualizas una reserva
• Añades productos o servicios a una reserva
• Añades un artículo de punto de venta (POS) vinculado a una reserva
• Puedes modificar los datos de la reserva que afecten a las condiciones de facturación, como por ejemplo:
  • Para
  • Agencia de viajes
  • Perfiles de clientes, incluyendo el propietario, el autor de la reserva o el acompañante
  • Tarifa
  • Grupo de reservas
• Fusionas grupos de reservas
• La automatización de facturación llega a la fecha y hora programadas
• Actualizas una automatización de facturación que incluye reservas concretas o grupos de reservas y haces clic en «Mover elementos»

Comportamiento adicional

• Si una reserva coincide con una automatización de facturación, los artículos se envían a la cuenta correspondiente.
• Si se aplica una automatización de facturación diferente, los artículos se envían a la nueva factura.
• Si no se aplica ninguna automatización de facturación personalizada, la automatización de facturación predeterminada se encarga de la reserva.

Nota: La automatización de facturación evalúa las condiciones cada vez que se activa y envía los artículos según la configuración actual de la reserva.

 

¿Qué pasa cuando ya no se puede aplicar la automatización de facturación?

Si una reserva deja de cumplir las condiciones de la automatización de facturación, la ruta de los artículos se actualiza automáticamente.

¿Qué pasa con los artículos afectados?

• Mews elimina la automatización de facturación de la reserva.
• Los artículos afectados se envían hacia la automatización de facturación predeterminada.
• Si se aplica otra automatización de facturación, los artículos se envían a la nueva cuenta.

Por ejemplo, si eliminas una empresa de una reserva y la automatización de facturación depende de esa empresa, Mews deja de aplicar la automatización y actualiza la ruta del artículo.

 

¿Qué pasa cuando se aplica una automatización de facturación diferente?

Si al actualizar una reserva se aplica una automatización de facturación diferente, los artículos se envían automáticamente.

Secuencia de envío

1. La automatización de facturación elimina los artículos de la factura automatizada anterior.
2. Los artículos pasan a «Partidas pendientes de pago».
3. Ya se aplica la nueva automatización de facturación.
4. Artículos que se envían al nuevo proyecto de ley.

En la pantalla de facturación, esto se ve como una sola operación entre cuentas.

 

¿La automatización de facturación puede eliminar partidas de mis facturas creadas manualmente?

La automatización de facturación no elimina los artículos de las facturas creadas manualmente.

Comportamiento del envío de artículos

• La automatización de facturación gestiona únicamente las partidas de las facturas automatizadas.
• Las partidas de las facturas creadas manualmente no sufren cambios.

Nota: Una factura creada manualmente es cualquier factura que no tenga el icono de automatización. Para más detalles, consulta la sección «¿A qué elementos se aplica la automatización de facturación?» de este artículo.