La automatización de facturación en Mews Operations asigna automáticamente los artículos y servicios facturables a los propietarios de las cuenta correctas. Reduce las tareas manuales de facturación y te ayuda a mantener los cargos organizados tanto en reservas individuales como de grupo.

Mews aplica la automatización de facturación a todas las reservas de manera predeterminada. No necesitas configurar ninguna regla para aprovecharla. Mews crea una cuenta para cada reserva y envía todos los artículos al lugar correcto, de manera que no tengas que moverlos manualmente. Si creas una automatización de facturación personalizada, ésta anulará la lógica por defecto cuando se aplican sus condiciones.

 

 

En este artículo puedes encontrar respuestas a: 

• ¿Cómo funciona la automatización de facturación por defecto?
• ¿Cómo puedo crear y configurar una automatización de facturación? 
• ¿Qué permisos necesito para crear y modificar automatizaciones de facturación? 
• ¿Cuándo se activa una automatización de facturación? 
• ¿La creación de un nuevo automatismo de facturación afecta a las reservas anteriores? 
• ¿Qué ocurre cuando creo una nueva reserva? 
• ¿Qué ocurre en la pantalla de facturación de la reserva? 
• ¿Qué ocurre con los artículos que no están cubiertos por la automatización? 
• ¿Qué ocurre si modifico una reserva para que deje de aplicarse la automatización? 
• ¿Qué ocurre con mis automatizaciones de facturación existentes? 

 

¿Cómo funciona la automatización de facturación por defecto?

La automatización de facturación por defecto te ayuda a organizar las cuentas sin esfuerzo manual. Mueve automáticamente todos los artículos a una sola cuenta en cuanto se añaden a una reserva. No necesitas crear ninguna regla para que funcione.

Esta automatización funciona continuamente y se aplica a todos los servicios reservables y adicionales. Evita que el sistema envíe artículos a la sección Artículos sin pagar / Depósitos, lo que reduce los errores y ahorra tiempo durante el check-out.

Cómo funciona

1. El huésped o tú creáis una reserva.
2. La automatización de facturación crea una cuenta separada para cada grupo de reserva.
3. Transfiere todos los cargos a la cuenta del huésped. Si hay una empresa vinculada a la reserva, también aparecerá en la cuenta.
4. Nombra cada cuenta utilizando el nombre del grupo, por ejemplo, Smith-4-11-33C9.
5. Marca la cuenta con un icono de automatización y añade "Creada por el sistema" al registro de acciones.
6. El sistema añade cualquier artículo de reserva adicional a la cuenta de la reserva.
7. El sistema añade los productos de reserva vinculados a la cuenta de la reserva. Si no existe ninguna cuenta para el propietario de los cargos del producto, el sistema crea una nueva cuenta en ese perfil de huésped.

Cómo interactúa con otras automatizaciones de facturación

Cuando creas tu propia automatización de facturación, sus reglas siempre anulan la automatización de facturación por defecto cuando se cumplen las condiciones establecidas. La automatización de facturación por defecto sólo se aplica si no hay ninguna automatización personalizada para la reserva o los artículos.

¿Cómo puedo crear y configurar una automatización de facturación? 

Puedes crear y configurar la automatización de facturación directamente desde la página de ajustes de la Automatización de facturación, desde una reserva o desde un bloqueo de disponibilidad. 

 

¿Qué permisos necesito para crear y modificar automatizaciones de facturación? 

Para crear y modificar automatizaciones de facturación, necesitas: 

• Permisos de edición en tu propiedad 
• El permiso Crear y gestionar automatizaciones de facturación 

 

¿Cuándo se activa una automatización de facturación? 

El momento en que se activan las automatizaciones de facturación depende de los plazos de automatización que hayas configurado:

• Una automatización continua se activa cada vez que tú o el huésped creáis o editáis una reserva. Por ejemplo, Mews aplica la automatización cuando se alarga una estancia o se añade un nuevo servicio.
• Una automatización mensual se activa una vez al mes en el día y la hora que configures. Incluye los artículos facturables de un periodo concreto, según tu configuración.

Nota: La automatización de facturación por defecto se activa siempre que añades una reserva, un artículo de reserva o un producto vinculado a una reserva en Mews, a menos que una condición específica lo impida.

 

¿La creación de un nuevo automatismo de facturación afecta a las reservas anteriores? 

No, la automatización de facturación no se aplica de forma retroactiva sobre las reservas existentes, aunque cumplan las condiciones. 

Sin embargo, si un huésped o tú modificáis una reserva existente que cumple con las condiciones de la automatización, Mews activa de nuevo la automatización y la aplica a la reserva actualizada. 

 

¿Qué ocurre cuando creo una nueva reserva? 

Si se aplica una automatización de facturación a una nueva reserva:

• Mews muestra un aviso de "Automatización de facturación aplicada" en el resumen de la reserva.
• La automatización de facturación envía automáticamente cualquier artículo o servicio que tú o el huésped añadáis a la reserva a la cuenta correcta, siempre que cumpla con las condiciones de la automatización.

Puedes ver los detalles de la automatización

• Ampliando los datos de la reserva.
• Haciendo clic en Automatización de facturación aplicada en el panel de resumen.

 

¿Qué ocurre en la pantalla de facturación de la reserva? 

Si hay una automatización de facturación activa en una reserva, en la pantalla de Facturación aparecerá:

• Una etiqueta que marca las cuentas que han sido creadas mediante automatización.
• Una opción Mostrar automatización en el menú que abre un resumen de la automatización.

Nota: Por ejemplo, si John Connor realiza una reserva con una automatización de facturación que envía los cargos a la empresa ZadehCo, John sigue siendo el propietario de la reserva, pero ZadehCo es el propietario de la cuenta. Tú determinas esto en la configuración de la automatización.

 

¿Qué ocurre con los artículos que no están cubiertos por la automatización? 

La automatización de facturación por defecto se aplica a todas las reservas, artículos de la reserva y productos vinculados a una reserva, y crea una cuenta para ellos.

Sin embargo, si añades un producto que no está vinculado a ninguna reserva, el sistema lo envía a la sección Artículos sin pagar / Depósitos.

 

¿Qué ocurre si modifico una reserva para que deje de aplicarse la automatización? 

Si tu modificación elimina las condiciones que activaron la automatización: 

1. Mews muestra un mensaje de advertencia.
2. Puedes decidir qué hacer con los artículos afectados: 
   1. Haz clic en Mover artículos para devolverlos a la sección Artículos sin pagar / Depósitos, o bien
   2. Haz clic en Retroceder para deshacer el cambio.

 

¿Qué ocurre con mis automatizaciones de facturación existentes? 

Tus automatizaciones de facturación anteriores, como las que creaste antes de la actualización de la lógica de automatización, siguen funcionando como se esperaba:

• Aparecen marcadas como "Versión antigua" en el resumen general de las Automatizaciones de facturación.
• Sólo se activan una vez, cuando el huésped o tú creáis la reserva.

Nota: Puedes editar o eliminar las automatizaciones de facturación antiguas, pero no puedes crear nuevas utilizando la lógica antigua.