In Mews Operations bepaalt de bewaartermijn van kaartgegevens hoe lang de opgeslagen getokeniseerde betaalkaartgegevens van een gast in het systeem blijven staan na het uitchecken. Met deze configuratie kun je voldoen aan de vereisten op het gebied van privacy van gastgegevens door gevoelige kaartgegevens automatisch te verwijderen na een bepaald aantal dagen. Financiële managers kunnen deze instellingen beheren om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, risico's te verminderen en gegevens van gasten te beschermen. Je stelt dit beleid meestal in of werkt het bij tijdens de onboarding of wanneer je je aanpast aan nieuwe lokale regels.

 

Het beleid voor het bewaren van kaartgegevens is ook van toepassing op de functie Tokenpaspoort in Mews Operations, waarmee alle accommodaties binnen de keten getokeniseerde betaalgegevens kunnen delen in het gastprofiel.

 

In dit artikel leer je meer over:

• Hoe je het bewaarbeleid voor kaartgegevens configureert in Mews Operations
• Hoe je getokeniseerde kaartgegevens wist in Mews Operations
  • Hoe je getokeniseerde kaartgegevens handmatig wist
  • Hoe het Mews-systeem getokeniseerde kaartgegevens wist

 

Hoe je het bewaarbeleid voor kaartgegevens configureert in Mews Operations

Voer de volgende stappen uit om in te stellen hoe lang getokeniseerde kaartgegevens van gasten in Mews na de check-out worden bewaard:

1. Ga naar het hoofdmenu  > Instellingen > Accommodatie.
2. Klik op Betalingen en vervolgens op Algemene instellingen.
3. Zoek het veld Bewaartermijn van kaartgegevens.
4. Voer de termijn in dagen in waarna je wilt dat Mews automatisch de kaartgegevens van gasten wist.
5. Klik op Opslaan.

 

Let op: Als je het veld Bewaartermijn van kaartgegevens leeg laat, past Mews vanaf 18 mei 2026 een standaard bewaarperiode van 90 dagen toe.

 

Hoe je getokeniseerde kaartgegevens wist in Mews Operations

Hoe je getokeniseerde kaartgegevens handmatig wist

Je kunt opgeslagen kaartgegevens ook wissen voordat de bewaarperiode afloopt:

• Ga naar het Betaalkaartrapport, of
• Ga naar Betalingen in het gastprofiel.

 

Let op: :: Mews past dezelfde bewaartermijn toe op Tokenpaspoortwaarmee je getokeniseerde kaartgegevens kunt opslaan en delen tussen accommodaties binnen dezelfde keten.

 

Hoe het Mews-systeem getokeniseerde kaartgegevens wist

Het Mews-systeem voert dagelijks een controle uit om opgeslagen getokeniseerde kaartgegevens te wissen. Het systeem doet hierbij het volgende:

1. Het zoekt door alle getokeniseerde betaalkaartgegevens die zijn opgeslagen in het gastprofiel via Mews Payments.
2. Het controleert of de gast toekomstige reserveringen heeft.
   1. Zo ja, dan bewaart het systeem de kaartgegevens.
   2. Zo niet, dan gaat het proces door.
3. Het vergelijkt de bewaartermijn met de meest recente check-outdatum van de gast.

• • Als de kaartgegevens de bewaarperiode overschrijden, verwijdert het systeem de kaartgegevens uit het systeem.

Let op: Openstaande rekeningen voorkomen dat Mews opgeslagen getokeniseerde kaartgegevens kan wissen, zelfs als de openstaande rekeningen leeg zijn. Om ervoor te zorgen dat Mews de gegevens correct verrekent, controleer je op openstaande rekeningen en sluit en archiveer je deze indien mogelijk. Mews verwerkt de verwijdering van de gegevens binnen 24 uur.

Het wist de getokeniseerde kaartgegevens uit de externe PCI-conforme kluis.

 

Let op: Nadat Mews de getokeniseerde kaartgegevens heeft gewist, kun je hier niet opnieuw kosten op in rekening brengen, tenzij de gast de kaartgegevens opnieuw verzendt via een betaling of een betaalverzoek.

 

Wanneer de bewaartermijn afloopt:

• Het systeem verwijdert alle getokeniseerde kaartgegevens en opgeslagen getokeniseerde kaartgegevens
• Alleen de laatste vier cijfers van het kaartnummer blijven zichtbaar in rapporten
• Je ziet nog steeds betalingsrecords uit het verleden voor audits en afstemming