Wenn du deine Buchhaltungsintegration auf Ledger-Daten umstellst, änderst du die Datenquelle von operativen Bestellposten zu Accounting Ledger-Einträgen in Mews Operations. Das machst du als Geschäftsleiter oder als Mitglied des Teams Finance, um eine korrekte Finanzberichterstattung und einen einfacheren Abgleich der Konten zu gewährleisten. Du bereitest dich vor dem geplanten Umstellungstermin auf diese Änderung vor und führst sie während der Übergangsphase in deinen Buchhaltungsabläufen durch.

 

Warum findet diese Veränderung statt?

Mews hat die Ledger-Berichterstellung auf GAAP- und IFRS-konformen Buchhaltungsgrundsätzen neu aufgebaut, inklusive doppelter Buchführung, integriertem Abgleich und unveränderlichen Daten. Das bedeutet, dass das, was du jetzt in deinen Mews Ledgern siehst, die buchhalterische Realität genau widerspiegelt.

 

In diesem Zusammenhang stellt Mews die bisherige Berichterstattung auf Basis von Bestellpositionen (Betriebsdaten) schrittweise ein. Wenn du deine Integration auf die neue Ledger-Datenquelle umstellst, stellst du sicher, dass die Daten, die das System an deine Buchhaltungssoftware sendet, genau mit dem übereinstimmen, was du in den Ledgern unter Mews siehst. So hast du eine einzige, zuverlässige Quelle der Wahrheit und einen übersichtlicheren Abgleich.

 

Wenn du Omniboost nutzt, teilen wir dir mit, wann deine Integration automatisch umgestellt wird.

 

Dieser Artikel hilft dir dabei, dich vorzubereiten, die wichtigsten Unterschiede zu verstehen und deine Daten nach der Umstellung abzugleichen.

 

In diesem Artikel erfährst du mehr über:

• Voraussetzungen

• Die 4 wichtigsten Unterschiede verstehen

• So funktioniert die Umschaltung bei Verwendung von Omniboost

• Checkliste für den Abgleich nach dem Wechsel

 

Voraussetzungen

Passe deine Einstellungen für die Unterkunft und die Berichterstattung an, um Abweichungen zu vermeiden. Dieser Integrationsschalter gilt für Unterkünfte, die mit periodengerechter Buchführung arbeiten.

1. Passe deine Einstellungen an

2. Führe beide Berichtssätze parallel aus

3. Aktualisiere deine Integration, wenn du Omniboost nutzt

Passe deine Einstellungen an

Wenn du deine Einstellungen anpasst, werden die Korrekturen an früheren Daten zu den Betriebsabläufen reduziert, was zu Abweichungen zwischen alten und neuen Formen der Berichterstattung führen kann.

• Lege deinen Geschäftstag so fest, dass er zu deinen Betriebsabläufen bei der Unterkunft passt

• Verkürze den Bearbeitungszeitraum für die Buchhaltung und die Betriebsabläufe auf das unbedingt notwendige Minimum, um die täglichen Betriebsabläufe zu unterstützen

Mehr erfährst du in unserem Hilfeartikel So konfigurierst du deinen Geschäftstag in Mews Operations, um Verzugsgebühren in Berichten und Ledgern zu berücksichtigen. Diese Anleitung gilt sowohl für die oben genannten Einstellungen für den Geschäftstag als auch für den Bearbeitungszeitraum.

Führe beide Berichtssätze parallel aus

Wenn du beide Berichtssätze parallel ausführst, kannst du dich besser mit den Unterschieden zwischen der alten und der neuen Berichterstattung vertraut machen, was es einfacher macht, eventuelle Abweichungen nach der Umstellung abzugleichen.

• Führe die Saldenbilanz und den Ledger-Aktivitätsbericht aus

• Führe den Bericht „Accounting Ledger“ aus

• Vergleiche die Gesamtwerte für ein paar Tage, um Unterschiede festzustellen

Mehr erfährst du in unserem Hilfeartikel So stimmst du Buchhaltungsberichte mit der Ledger-Berichterstattung in Mews Operations ab.

Hinweis: Dieser Schritt hilft dir dabei, Abweichungen vor der Umstellung zu erkennen und zu beheben.

Wenn du Omniboost nutzt

Omniboost meldet sich kurz vor deinem Migrationstermin direkt bei dir und gibt dir Anweisungen, wie du auf dein Profil auf der Base-Plattform zugreifen oder es erstellen kannst. Über dein Base-Profil kannst du deine Zuordnungscodes für das Ledger überprüfen und aktualisieren, deine Protokolle der Integration einsehen und Daten eigenständig erneut verarbeiten.

Falls du bereits ein Profil auf der Base-Plattform hast

Melde dich unter app.omniboost.io/login an, gehe zu den Einstellungen für die Integration und aktualisiere die Ledger-Accountcodes für die neuen Ledger noch vor deinem Migrationstermin.

Falls du noch kein Base-Profil hast

Du erhältst von Omniboost eine Einladung, dein Konto noch vor der Migration einzurichten. Befolge die Anweisungen in dieser E-Mail, um dein Profil einzurichten und deine Ledger-Zuordnung zu konfigurieren.

Falls du keine Einladung erhältst, wende dich bitte unter Verwendung des folgenden Formats an [email protected]:

• Betreff: Base-Zugang für die Mews Ledger-Migration benötigt
• Enthält:
  • Name der Unterkunft
  • Benutzername
  • E-Mail-Adresse des Benutzers

 

Die 4 Schlüssel-Unterschiede verstehen

Ledger-Buchungen folgen den Grundsätzen der Buchhaltung und verhalten sich daher anders als Auftragspositionen. Die meisten dieser Abweichungen sind auf Datenänderungen zurückzuführen, die im Bearbeitungszeitraum vorgenommen wurden, jedoch erst nach Geschäftsschluss. Du kannst diese Unterschiede verringern, indem du deine Einstellungen wie oben beschrieben anpasst und kurzfristige Änderungen in den Betriebsabläufen einschränkst.

1. Später Check-in nach Geschäftsschluss

• Bestellpositionen werden am geplanten Datum des Check-ins verbucht

• In den Ledgern werden die Umsätze verbucht, sobald der Gast tatsächlich eincheckt

Beispiel: Eine Reservierung mit geplantem Check-in-Datum verbucht den Umsatz am Tag der Reservierung in den Auftragspositionen, im Ledger erfolgt die Verbuchung jedoch erst später, wenn der Gast tatsächlich eincheckt.

 

2. Änderungen im Bearbeitungszeitraum

• Bei Auftragspositionen wird nur der aktuellste Wert angezeigt

• Bei Ledger-Einträgen bleibt der ursprüngliche Wert erhalten und es wird eine Korrektur hinzugefügt

Wenn du zum Beispiel einen Preis änderst, zeigt das Ledger sowohl den ursprünglichen als auch den korrigierten Eintrag an.

3. Stornierungen innerhalb des Bearbeitungszeitraums

• Posten mindern den Umsatz

• Bei Ledger-Einträgen bleibt der ursprüngliche Eintrag erhalten und es wird eine Stornierung hinzugefügt

Ein stornierter Aufenthalt zeigt in den Bestellpositionen keinen Umsatz an, im Ledger erscheinen jedoch eine Buchung und eine Stornierung.

4. Produkte, die mit einer zukünftigen Reservierung verknüpft sind

• Bestellpositionen werden am Verbrauchsdatum als Umsatz gebucht

• In den Ledgern werden die Umsätze verbucht, sobald der Gast eincheckt

Ein Produkt, das zum Beispiel heute konsumiert wird, aber mit einem zukünftigen Aufenthalt in Verbindung steht, wird erst später im Ledger gebucht.

 

So funktioniert die Umschaltung bei Verwendung von Omniboost

Während des Wechsels überschneiden sich beide Datenquellen aufgrund des Bearbeitungszeitraums vorübergehend.

1. Vor dem Umstellungstermin

2. Während des Bearbeitungszeitraums

3. Am Ende des Bearbeitungszeitraums

4. Nachdem die Umstellung abgeschlossen ist

Vor dem Umstellungstermin

• Dein Buchhaltungssystem erhält wie gewohnt die Daten zu den Auftragspositionen, mit einer Verzögerung durch den Bearbeitungszeitraum.

Während des Bearbeitungszeitraums, vom Umstellungstag bis zum Ende des Bearbeitungszeitraums

Hinweis: Ändere während dieses Zeitraums weder deinen Bearbeitungszeitraum noch die Konfiguration deines Geschäftstages. Änderungen an diesen Einstellungen wirken sich auf den Datenfluss aus und können zu Abweichungen beim Abgleich führen.

 

Dein System erfasst die Ledger-Buchungen für diesen Zeitraum, übermittelt sie aber noch nicht an die Buchhaltung. Das System sammelt diese Einträge und sendet sie nach Ablauf des Bearbeitungszeitraums als Nachholvorgang.

 

Daten der Bestellungen aus der Zeit vor dem Umstellungstag werden aufgrund der Verzögerung im Bearbeitungszeitraum weiterhin übertragen.

 

Hinweis: Dieses Verhalten stellt sicher, dass alle Daten aus der Zeit vor und während des Bearbeitungszeitraums berücksichtigt und nach Ablauf des Zeitraums korrekt in der Berichterstattung ausgewiesen werden.

Am Ende des Bearbeitungszeitraums

• Du erhältst die letzte Charge der Daten zu den Bestellpositionen

• Du erhältst eine Nachbuchung der Ledger-Posten für den Zeitraum zwischen dem Wechselstag und dem Bearbeitungszeitraum.

Hinweis: Das ist der entscheidende Moment, um deine Daten zu überprüfen und abzugleichen.

Nachdem die Umstellung abgeschlossen ist

• Dein Buchhaltungssystem erhält ausschließlich Ledger-Buchungen.

 

Checkliste für den Abgleich nach dem Wechsel

Überprüfe nach der Umstellung deine Daten auf duplizierte Einträge zum Umsatz. Es kann zu duplizierten Umsätzen kommen, weil das System die Umsätze vor der Umstellung über Posten der Bestellungen und nach der Umstellung erneut über Ledger-Buchungen erfasst. Das passiert hauptsächlich in zwei Fällen:

• Später Check-in nach Geschäftsschluss

• Produkt, das mit einer zukünftigen Reservierung verknüpft ist

Nachdem sich der Bearbeitungszeitraum geschlossen hat

Sobald sich der Bearbeitungszeitraum geschlossen hat, führe sofort eine einmalige Überprüfung durch:

1. Öffne den Ledger-Aktivitätsbericht und filtere nach dem Buchungsdatum ab dem Umstellungsdatum.

2. Füge die Spalte „Verbrauchsdatum“ zum Bericht hinzu und filtere dann nach Verbrauchsdaten, die vor dem Wechseldatum liegen.

3. Schau dir die Ergebnisse an. Bei diesen Buchungen handelt es sich um Ledger-Buchungen, die durch Änderungen an früheren Transaktionen im Bearbeitungszeitraum entstanden sind – sie werden als duplizierte Umsätze angezeigt.

4. Entferne diese Duplikate aus deinem System der Buchhaltung. Das ist eine einmalige Aktion.

Standardansicht des Ledger-Aktivitätsberichts:

Hinweis: Standardmäßig öffnet sich der Bericht mit dem Buchungsdatum des letzten abgeschlossenen Geschäftstags.

 

Spalte „Verbrauchsdatum“ hinzufügen:

 

Verbrauch vor dem Wechseltermin auswählen:

Laufende Überprüfungen nach der Umstellung

Bei Produkten, die mit zukünftigen Reservierungen verknüpft sind, können später beim Einchecken der Reservierung duplizierte Einträge auftreten. Wiederhole dieselbe Überprüfung in den folgenden Zeiträumen, zum Beispiel im nächsten Monat, und verwende dabei denselben Filter für das Verbrauchsdatum.

Hinweis: Diese fortlaufende Überprüfung hilft dir dabei, Umsätze zu identifizieren, die sowohl vor als auch nach der Umstellung erfasst wurden, damit deine Daten der Buchhaltung korrekt bleiben.