Met de Digital Key kunnen gasten contactloos en via zelfbediening toegang krijgen tot hun kamers. Met de Bluetooth- Digital Key kunnen gasten via een app op hun smartphone toegang krijgen tot hun kamersleutel.

 

Gasten stellen hun Digital Key in na het voltooien van hun online check-in en gebruiken vervolgens hun apparaten om toegang te krijgen tot hun kamers.

 

Gasten hebben ook toegang tot de Digital Key,

• via het Guest Portal na een e-mail Na check-in of sms

• via de Mews Kiosk bij aankomst bij je accommodatie.

De Digital Key biedt je gasten een unieke ervaring en helpt je om te besparen op personeelskosten, wachtrijen bij de receptie te verminderen en de gasttevredenheid te verhogen.

 

In dit artikel leer je het volgende:

• Wat je nodig hebt om Bluetooth in te stellen Digital Key

• Hoe instel je de Bluetooth- Digital Key Mews Operations

  • Stap 1: Aan de slag

  • Stap 2: Voltooi de voorbereiding op de onboarding

  • Stap 3: Voltooi de checklist voor onboarding van Digital Key.

    • Stap 3.1: Configuratie aanbieder deursloten

    • Stap 3.2: Configuratie in Mews

    • Stap 3.3: Laatste stappen

• Hoe haal je het meeste uit Digital Key?

 

Wat je nodig hebt om Bluetooth in te stellen Digital Key

• Voor Bluetooth Digital Keys:

  • Bluetooth-deurslothardware van Assa Abloy of Salto Space.

  • Configureerde sleutelencoder-integraties van Mews Marketplace, ofwel Assa Abloy Vostio-software, VisiOnline-software, of Salto Space.

Let op: Als je een deurslot gebruikt dat hierboven niet wordt vermeld, wordt Mews Digital Key nog niet ondersteund. Je kunt de naam van je provider nog steeds doorgeven via Mews , zodat we de vraag naar toekomstige ondersteuning in de gaten kunnen houden.

 

Hoe instel je de Bluetooth- Digital Key Mews Operations

Stap 1: Aan de slag

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Instellingen > Accommodatie > Gastervaring > Digital Key.

2. Mews toont de startpagina Digital Key met een korte beschrijving van Digital Keys en de voordelen ervan.

   • Om Digital Key in te stellen, klik je op Aan De Slag.

Let op: Als je al met de onboarding bent begonnen, zie je op Mews in plaats daarvan je activeringschecklist.

 

Stap 2: Voltooi de voorbereiding op de onboarding

Als je op ‘Aan De Slag’ klikt, geeft de handleiding Mews je door een kort aanvraagproces om je Digital Key -checklist te configureren.

1. Selecteer Bluetooth keys in het venster Digital keys setup onder Key type.

2. Klik op Volgende.

3. Kies onder ‘Deurslotleverancier’ de leverancier van het deurslot dat je wilt gebruiken:

   1. Assa Abloy Vingcard

   2. Salto Space

   3. Anders (Niet ondersteund)

4. Klik op Volgende.

Let op: Als je ‘Overig (niet ondersteund)’ kiest, kun je de leverancier van het deurslot invoeren dat je wilt gebruiken. Mews registreert je interesse en neemt mogelijk contact met je op als ondersteuning in de toekomst wordt toegevoegd.

5. Voer onder Contactinformatie in het veld E-mailadres het e-mailadres in van je belangrijkste contactpersoon bij de leverancier van je deurslot, zoals je accountmanager of vertegenwoordiger, om te helpen met Mews Digital Key.

6. Klik op Volgende.

7. Onder Geef je toestemming voor het doorgeven van informatie?Vink het vakje Ik ga ermee akkoord dat mijn gegevens naar*. Bijvoorbeeld Assa Abloy of Salto.

Opmerking:

• Om het installatieproces bij Assa Abloy op gang te brengen, moet Mews je naam, e-mailadres en gegevens over je accommodatie doorgeven aan het team van Assa Abloy.

• Door het vakje aan te vinken, ga je ermee akkoord dat Mews je gegevens aan hen doorgeeft. Mews vereist dat je bevestigt om verder te gaan in het proces.

• Voor Salto is deze toestemming alleen nodig als je het e-mailadres van je hoofdcontactpersoon bij Salto opgeeft.

8. Klik op Volgende.

Nadat je de informatie hebt ingediend, doet Mews het volgende:

• Maakt een op maat gemaakte Digital Key-onboarding checklist voor je accommodatie aan op de instellingenpagina Digital Key.

• Voor Assa Abloy stuurt Mews je gegevens automatisch naar Assa Abloy zodat zij kunnen ondersteunen bij het verwerken van je digital key activatie.

Je kunt nu doorgaan naar stap 3: Vul de onboarding-checklist in.

 

Stap 3: Voltooi de checklist voor onboarding van Digital Key.

Terug op de Digital key pagina toont Mews een onboarding-checklist met taken die in drie gedeeltes zijn ingedeeld:

• Configuratie bij leverancier deursloten

• Configuratie in Mews

• Laatste stappen

Elke taak toont:

• Een naam en, in sommige gevallen, een korte beschrijving.

• Een status. Bijvoorbeeld: Nog niet gestart, Wordt beoordeeld, Afgerond.

• Een manier om de taak als ‘geslaagd’ te markeren, of een ‘Ga naar taak ’-link die een scherm voor configuratie in een nieuw tabblad opent.

Het systeem voert sommige taken automatisch uit wanneer Mews of je deurslotleverancier een actie voltooit; andere taken voer je handmatig uit in de checklist.

 

Opmerking: Het systeem blokkeert bepaalde taken totdat je aan de voorwaarden hebt voldaan. Dit is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle afhankelijkheden zijn afgehandeld en om te voorkomen dat er in latere stappen problemen ontstaan door een ontbrekende instelling.

 

Stap 3.1: Configuratie aanbieder deursloten

Deze taken zorgen ervoor dat je deurslotsysteem klaar is voor Digital Keys. Voer de volgende taken uit en neem indien nodig contact op met je leverancier van deursloten voor hulp.

1. Neem contact op met je leverancier van deursloten om digitale sleutels in te stellen (verplicht)

   1. Voor Vingcard | Assa Abloy doet Mews dit automatisch op basis van de gegevens die je hebt opgegeven in gedeelte 2: ‘Voltooi de voorbereiding op de onboarding’ van dit hulpartikel. Je kunt doorgaan naar stap 2 hieronder.

   2. Voor Salto moet je zelf contact opnemen met Salto om hen te vragen je systeem en overeenkomst te controleren, ter voorbereiding op het gebruik van digitale sleutels via Mews.

      1. Kies ‘Taak als geslaagd markeren’ zodra je het proces met je contactpersonen bij Salto hebt gestart.

2. Je leverancier van deursloten bevestigt dat het systeem klaar is voor gebruik (verplicht)

   1. Je moet bij je leverancier van deursloten navragen of je een ondertekende overeenkomst hebt en of alle benodigde hardware en software bij je accommodatie is geïnstalleerd of is bijgewerkt om digitale sleutels te ondersteunen.

   2. Je leverancier van deursloten bevestigt je dat je systeem klaar is voor Mews Digital Key.

   3. Kies ‘Taak als geslaagd markeren’ zodra de leverancier van het deurslot dit heeft bevestigd.

3. Controleer of Vingcard | Assa Abloy verbonden is met Mews (vereist) (alleen Assa Abloy)

   1. Zodra je de vorige taak hebt voltooid, wordt deze taak ingesteld op ‘Review’ en wordt automatisch Mews triggerd om deze verbinding te controleren.

   2. Zodra het systeem de verbinding heeft gecontroleerd, markeert het deze taak automatisch als voltooid.

Opmerking: het kan enkele dagen duren voordat de systeemverbinding is gecontroleerd.

 

Stap 3.2: Configuratie in Mews

Deze taken zorgen ervoor dat Mews correct geconfigureerd is voor Digital Keys:

1. Sluit deurslotintegratie aan en configureer deze in Mews Marketplace (vereist)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Klik op Integratie koppelen.

   3. Volg de stappen in de volgende hulpartikelen om je deurslot te configureren:

      1. Vostio-toegangsbeheer

      2. Visionline

      3. Salto Space

2. Automatisch check-in configureren (aanbevolen)

   1. Klik op Ga naar taak

      1. Kies ‘Automatische check-in niet activeren’ als je wilt dat digitale sleutels alleen worden geactiveerd wanneer een kiosk of een medewerker de reservering incheckt in Mews

      2. Selecteer ‘Automatisch inchecken inschakelen’ om Mews in staat te stellen automatisch in te checken en digitale sleutels te activeren voor reserveringen die aan je configurerde voorwaarden voldoen

   2. Ruimtecategorieën die je wilt uitsluiten voor automatisch inchecken: Als je gasten liever persoonlijk verwelkomt voordat je toegang verleent tot bepaalde ruimtecategorieën. Klik om een ruimtecategorie uit het vervolgmenu te kiezen. Let op: Je kunt dit veld leeg laten als het niet nodig is.

   3. Check-in-uitstelperiode: Voer de tijd in uren en minuten in vóór de check-in-tijd van de reservering, waarin gasten eerder kunnen inchecken om hun digitale sleutels op te halen.

   4. Gasten kunnen hun sleutel pas krijgen als ze het resterende bedrag hebben betaald: vink het vakje aan om ervoor te zorgen dat gasten de Digital Key pas krijgen als ze het resterende bedrag hebben betaald.

   5. Klik op Opslaan.

Belangrijk: Deze automatische check-in viaDigital Key staat los van de algemene instelling ‘Automatische check-in inschakelen’ in boekbare diensten. Gebruik de standaard automatische check-in niet met Digital Keys; configureer altijd de automatische check-in van Digital Key via het Digital key instellingenscherm.

 

Opmerking: Naast de bovenstaande voorwaarden moeten alle reserveringen ook aan de onderstaande verplichte voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen voor automatisch inchecken:

• De reservering heeft de status ‘Bevestigd’

• Een of meer gasten hebben hun online check-in voltooid

• Een of meer gasten in de reservering hebben een Digital Key

• De toegewezen ruimtes zijn gecontroleerd

 

3. Verbind de Digital Key vanuit de Mews Marketplace (verplicht)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Klik op Begin nu je gratis proefperiode.

   3. Door te kiezen voor ‘Kopen’ accepteer je alle Algemene voorwaarden.

   4. Klik op Kopen. Opmerking: Als Digital Key in je abonnement is inbegrepen, brengt Mews je geen extra kosten in rekening.

 

4. Volg de module Mews University Digital Key voor alle medewerkers

   1. Klik op Ga naar taak om de module van Mews University te openen.

   2. Zorg ervoor dat jij en de teams die gasten met toegankelijkheidsproblemen helpen, de module volgen.

   3. Zodra alle betrokken medewerkers de module hebben afgerond, klik je op ‘Taak als geslaagd markeren’ op de checklist.

5. Voeg een afbeelding toe voor Digital Keys door een inlogafbeelding te uploaden (Aanbevolen)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Scroll naar beneden naar het veld Inlogafbeelding.

   3. Klik op ‘Bestand kiezen ’ om een afbeelding te uploaden naar Mews. Deze afbeelding wordt in de app Digital Key gebruikt als afbeelding op je kaart en in de Apple App Clip om je accommodatie weer te geven. Opmerking: het kan een paar dagen duren voordat de Apple App Clip je geüploade afbeelding weergeeft.

 

Stap 3.3: Laatste stappen

Met de laatste reeks taken maak je je Digital Key klaar voor gasten:

1. Digitale sleutels testen ( aanbevolen)

a. Je kunt de ervaring op digital key handmatig testen en hoeft de testresultaten niet in te sturen. Om dit te doen, kun je:

• Tijdelijk het inchecktype aanpassen naar Digital key in je boekbare dienst.

• Maak een testreservering aan in het systeem.

• Rond het online check-in-proces af en maak een Digital key aan via het successcherm.

• Activeer de sleutel door de reservering in te checken (automatisch of handmatig).

• Gebruik de sleutel bij elk deurslot dat bij de ruimte hoort waaraan de reservering is toegewezen.

Let op: Als je nog niet klaar bent om digitale sleutels voor je gasten in te schakelen, zet je de instelling voor het type van het inchecken terug naar de vorige waarde.

 

2. Digital Key -uitgifte via de Kiosk configureren (aanbevolen)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Mews toont de Kiosk-configuraties voor je Verblijfsdienst. Kies een kioskconfiguratie om bij te werken.

   3. Kies in het veld ‘Sleuteluitgifte’ de optie ‘Digitale sleutels’ om dit aan te bieden tijdens het inchecken bij de kiosk.

   4. Klik op Opslaan.

   5. Herhaal dit indien nodig voor andere kioskconfiguraties.

 

3. E-mailsjablonen bijwerken (aanbevolen)
   Om optimaal gebruik te maken van Digital Key, kun je het beste je gasten in je e-mails vóór aankomst (bevestiging, online inchecken, Online check-in herinnering & , Na check-in) laten weten dat ze een digitale sleutel kunnen krijgen. Mews biedt kant-en-klare inhoud om je hierbij te helpen.

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Klik op Aanpassen bij de e-mail die je hebt gekozen voor de pre-arrival.

   3. Klik in het paneel aan de rechterkant op ‘Rijen’.

   4. Kies in het dropdown-menu ‘Mews’.

   5. Scroll naar beneden om het kant-en-klare inhoudsblok ‘Bluetooth Digital Key ’ te bekijken.

   6. Sleep de inhoud van je Digital Key-type naar je e-mailsjabloon.

   7. Klik op Opslaan en sluiten zodra je tevreden bent met de aanpassingen.

   8. Herhaal dit voor eventuele andere e-mails.

 

4. Digital Keys voor gasten inschakelen (verplicht)

   1. Klik op Ga naar taak.

   2. Scroll naar het veld Check-in type.

   3. Klik op het dropdown-menu en selecteer Digital Key.

   4. Scroll naar de onderkant van de pagina en klik op ‘Opslaan’.

Je hebt nu Digital Keys voor je gasten ingeschakeld en de installatie voltooid.

 

Hoe haal je het meeste uit de Digital Key?

Om de acceptatie en de meerwaarde te maximaliseren:

• Moedig online check-in aan in je communicatie vóór aankomst, zodat gasten hun sleutel voor aankomst kunnen klaarzetten.

• Werk e-mails vóór aankomst bij om gasten duidelijk te informeren dat ze een Digital Key kunnen krijgen door vóór aankomst een aantal stappen te voltooien. Als je gebruikmaakt van automatisch inchecken, kun je ze informeren dat ze de receptie bij aankomst kunnen overslaan door deze voorbereiding te treffen.

• Gebruik waar mogelijk automatisch inchecken, zodat het systeem in aanmerking komende reserveringen automatisch incheckt en Digital Keys activeert zonder tussenkomst van personeel. Zo hebben je medewerkers meer tijd om zich te richten op uitstekende hospitality en hoeven ze minder tijd te besteden aan de administratie bij aankomst.

• Configureer de routebeschrijving naar de ruimte in Mews zodat gasten de route naar hun kamer kunnen zien.

• Gebruik de kiosk waar mogelijk als aanvulling op het Online inchecken en om wachtrijen te verkorten, terwijl je toch gasten helpt die aankomen zonder een ingevulde Digital Key.

• Werk je check-in instructies bij om uit te leggen wat gasten ervaren op de dag van aankomst nadat ze hun Digital Key hebben klaargemaakt. Bijvoorbeeld het automatisch ontgrendelen van de sleutel bij het check-in-proces of een begroeting door een medewerker bij de aankomst.