Synchroniser les tâches Mews Operations avec Flexkeeping

La synchronisation entre Mews et Flexkeeping permet d'assurer la cohérence des tâches opérationnelles des deux systèmes, automatiquement et en temps réel. Lorsque vous créez une tâche dans Mews, elle apparaît en moins de 60 secondes dans la file d'attente du groupe d'utilisateurs Flexkeeping correspondant. Votre équipe du service d'étage et de maintenance peuvent ainsi voir immédiatement le travail qui leur est attribué. Une fois la mission ou la tâche terminée par le service d'étage dans Flexkeeping, Mews est automatiquement mis à jour, ce qui vous évite de devoir saisir deux fois la même tâche.

 

La synchronisation doit être configurée dans Flexkeeping, dans l'onglet Intégration Mews. Par défaut, l'intégration est désactivée et doit être activée par un manager ou un administrateur de votre établissement pour que la synchronisation commence. Une fois activée, toutes les tâches Mews en cours pour votre établissement sont transmises à Flexkeeping, et toutes les nouvelles tâches seront automatiquement synchronisées.

 

 

Au sommaire de ce guide :

• Prérequis
• Synchroniser les tâches Mews Operations avec Flexkeeping

 

Prérequis

Pour configurer et activer l'intégration, vous devez être administrateur du compte Flexkeeping de votre établissement. Nous vous recommandons de déterminer à l'avance les départements Mews de vos équipes, par exemple, Service d'étage ou Maintenance, afin de pouvoir les mapper avec les bons groupes d'utilisateurs Flexkeeping lors de la phase de configuration.

 

Synchroniser les tâches Mews Operations avec Flexkeeping

1. Dans Flexkeeping, cliquez sur menu principal  > Marketplace.
2. Trouvez l'intégration Mews et cliquez sur Gérer.
3. Sous le nom de votre établissement, cliquez sur Configurer.
4. Sur l'écran Tâches, cliquez sur le bouton bascule Synchroniser les tâches Mews.
5. Dans la section Mappage des départements, remplissez les champs suivants :
   • Département Mews
     1. Groupes d'utilisateurs Flexkeeping : sélectionnez le ou les groupes d'utilisateurs Flexkeeping qui recevront les tâches de ce département spécifique de Mews. Cliquez sur le bouton bascule pour activer ou désactiver la synchronisation pour chaque groupe d'utilisateurs.
     2. Type de mission : indiquez la nature de la mission. Deux options sont disponibles : Tâche et Réparation.
     3. Synchronisation activée : cliquez sur ce bouton bascule pour activer la synchronisation pour ce groupe d'utilisateurs Flexkeeping.
   • Tâches sans département
     1. Groupes d'utilisateurs Flexkeeping : sélectionnez le ou les groupes d'utilisateurs Flexkeeping qui recevront les tâches auxquelles aucun département Mews n'a été attribué. Cliquez sur le bouton bascule pour activer ou désactiver la synchronisation pour chaque groupe d'utilisateurs.
     2. Type de mission : indiquez la nature de la mission. Deux options sont disponibles : Tâche et Réparation.
     3. Synchronisation activée : cliquez sur ce bouton bascule pour activer la synchronisation pour ce groupe d'utilisateurs Flexkeeping.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Une fois vos modifications enregistrées, toutes les tâches Mews en cours pour votre établissement sont automatiquement envoyées à Flexkeeping, et les nouvelles tâches se synchroniseront. Lorsque vous cliquez sur une tâche spécifique, vous pouvez voir si vous l'avez initialement créée dans Mews ou dans Flexkeeping.

 

Remarque : Par défaut, l'intégration est désactivée. La synchronisation commence uniquement une fois l'intégration activée et les paramètres dans la section Mappage des départements enregistrés.