Firmenrechnungen als XRechnung-Dateien mit der Integration von XRechnung ausstellen

Mews Marketplace

Gesetzliche Vorschriften in Deutschland machen die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) und zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) ab 2025 in Deutschland verpflichtend. XRechnung ist ein XML-Dokumentformat, das du bei der Ausstellung von Rechnungen verwenden kannst. Unterkünfte in Deutschland können die Integration von XRechnung in Mews Marketplace nutzen, um Rechnungen an Firmen im XML-Format auszustellen und so die Regelkonformität mit diesen gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Die heruntergeladenen XML-Dateien können dann direkt an das Regierungsportal übermittelt werden.

ⓘ
Hinweis: Für XRechnung B2G-Integrationen, die vor Dezember 2024 hinzugefügt wurden, konfiguriert Mews die Klassifizierung „Regierungsbehörde“ standardmäßig nicht. Wenn du weiterhin B2G-Rechnungen ausstellen willst, musst du sie manuell hinzufügen.

 

In diesem Artikel erfährst du mehr Folgendes: 

Integration von XRechnung einrichten

Bevor du die Integration einrichtest, musst du die folgenden Informationen vervollständigen:  

  • Du musst Folgendes bei den allgemeinen Einstellungen deiner Unterkunft ausfüllen:
    • Vollständige Adresse, einschließlich Stadt und Postleitzahl
    • Land: Deutschland
  • Du musst Folgendes bei den Einstellungen deiner Buchhaltungskonfiguration ausfüllen:
    • IBAN
    • BIC

 

So richtest du die Integration von XRechnung ein:

  1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü Menüpfeil rechts > Mews Marketplace.
    • Im Bereich Rechtliches Umfeld findest du die deutsche XRechnung-Integration, oder
    • Tippe „XRechnung“ in der Suchleiste innerhalb von Mews Marketplace ein, um die Integration von XRechnung zu finden.
  2. Klicke auf Entdecken, um die Integration zu öffnen.
  3. Klicke auf die Integration von Connect.
  4. Fülle die folgenden Felder aus. Hinweis: Felder, die mit * markiert sind, sind Pflichtfelder als Teil der Standardanforderungen von XRechnung. Mews nimmt diese in die endgültige XML-Datei auf.
    • Name: Name der Integration. Du kannst zum einfacheren Zugriff den Namen anpassen, der in deinem Mews Marketplace erscheint.
    • Posten gruppieren: Hake dieses Kästchen ab, um Bestellposten im XML-Bericht nach Art und Steuersatz zu gruppieren. Wenn der Aufenthalt des Gastes zum Beispiel 5 Nächte mit einer Steuer von 21 % beträgt, zeigt der Bericht dann 1 Nacht mit 5 als Mengenwert und den Gesamtpreis an. Hinweis: Wenn du dieses Kästchen nicht abhakst, meldet Mews jeden Posten getrennt.
    • Firmenname *: Dein eingetragener Firmenname in Deutschland.
    • Steuernummer *: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deiner Firma, beginnend mit dem Länderkürzel „DE“, gefolgt von der 9-stelligen USt.-ID, zum Beispiel „DE123456789“.
    • Zahlungsmittel *: Klicke hier, um das Zahlungsmittel auszuwählen, das deine Unterkunft verwendet:
      • Überweisung (nicht SEPA)
      • Überweisung (SEPA)
    • Kontaktdaten zum Verkäufer
      • Kontaktname *: Der Kontaktname des Verkäufers.
      • Telefonnummer *: Die Telefonnummer des Verkäufers.
      • E-Mail-Adresse *: Die E-Mail-Adresse des Verkäufers.
    • Offizielle Unternehmensadresse
      • Straße *: Der Name der Straße, in der sich die offizielle Geschäftsadresse befindet.
      • Hausnummer *: Die Hausnummer, in der sich die offizielle Geschäftsadresse befindet.
      • Stadt *: Die Stadt, in der sich die offizielle Geschäftsadresse befindet.
      • Postleitzahl *: Die Postleitzahl für die offizielle Geschäftsadresse.
      • Land der Adresse *: Das Land, in dem sich die Geschäftsadresse befindet.
    • IBAN: Deine internationale Bankkontonummer. Hinweis: Die IBAN, die du hier eingibst, hat Vorrang vor der IBAN, die du in deiner Buchahltungskonfiguration angegeben hast.
    • BIC: Dein Bank Identifier Code. Hinweis: Der BIC, den du hier eingibst, hat Vorrang vor dem BIC, den du in deiner Buchahltungskonfiguration angegeben hast.
    • Hinweis: Optional kannst du Notizen hinzufügen.

Einstellungen für die Integration von XRechnung   

  1. Klicke auf Erstellen.
  2. Eine Pop-up-Nachricht erscheint und bestätigt, dass du dein System mit der Integration verknüpft hast. Klicke auf OK. 

 

So aktivierst du die Integration von XRechnung: 

  1. Suche unter Meine Abonnements nach deiner Integration und klicke auf Bearbeiten.
  2. Hake das Kästchen Aktiviert ab.
  3. Klicke auf Speichern.

 

So fügst du die B2G-Klassifizierung zu einem Unternehmensprofil hinzu

Die korrekte Klassifizierung der Firma stellt sicher, dass Mews korrekte Rechnungen für B2G-Einrichtungen ausstellt. So konfigurierst du die Klassifizierung im Profil der Firma:

 

  1. Gehe im Tab Zusätzliche Informationen zu Klassifizierung.
  2. Wähle Behörde für B2G-Rechnungen.


Die Ansicht Zusatzinfo eines Unternehmensprofils, die Klassifizierungsliste.  

  1. Klicke auf Speichern. Hinweis: Wenn du im Unternehmensprofil die Option "Staatliche Stelle" abwählst, wird das Unternehmen für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich konfiguriert.

 

Integration von XRechnung nutzen

Bevor du eine Rechnung für eine Firma ausstellst, überprüfe die folgenden Informationen im Profil der Firma:

  • E-Mail zur Rechnungsstellung und Datum der Ausstellung der Rechnung.
  • Vollständige Adresse in Deutschland, einschließlich der Stadt, Postleitzahl und Land.
  • Elektronische Adresse des Käufers und Name der Kontaktperson.
  • Stelle sicher, dass die Option Rechnung erstellen im Bereich Zahlungen auf dem Tab Zusätzliche Informationen aktiviert ist.

 

Hinweis: Du kannst nur XRechnung-Rechnungen anwenden: 

  • Bei nicht zurückbelasteten Firmenrechnungen, bei denen Folgendes gilt:
    • Sie gehören zu Firmenprofilen.
    • keine Rabatte oder unversteuerte Artikel enthalten.  
  • bei der Ausstellung von Rechnungen der Firma, nicht bei der Rechnungsschließung nach Zahlungseingang

 

So wendest du das Format von XRechnung an, wenn du eine Firmenrechnung ausstellst

Sobald du eine Firmenrechnung ausstellst, in der Anzeige Überprüfen vor Rechnungsstellung:  

 

  1. Überprüfe das Kästchen XRechnung für B2G anwenden unter HinweiseXRechnung window review before invoicing, the B2G setting applied 

XRechnung Fenster Überprüfung vor der Rechnungsstellung, die B2G-Einstellung angewendet  

  1. Gib die folgenden zusätzlichen Daten ein, um die Rechnung zu bearbeiten. Hinweis: Die Validierungsprüfung kann nur dann erfolgreich sein, wenn du alle erforderlichen Angaben zu deiner Rechnung machst.

 

    1. Leitweg-ID
    2. Bestellnummer
    3. (fakultativ) Vertragsnummer
    4. (fakultativ) Projektnummer
  2. Klicke auf Rechnung ausstellen, um die Rechnung im XRechnung-Format auszustellen. 

 

Hinweis: Du kannst das Kontrollkästchen XRechnung für B2G anwenden deaktivieren, wenn du die Rechnung nicht im XRechnung XML-Format ausstellen möchtest.

 

So wendest du das Format von XRechnung an, wenn du eine B2B-Rechnung ausstellst

Sobald dueine Rechnung für deine Firma ausgestellt hast,, kannst du auf dem Bildschirm Vor der Rechnungsstellung überprüfen: 

 

  1. Hinweis: Wenn du „Regierungsbehörde“ im Profil der Firma deaktivierst, wird sie für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich konfiguriert.


XRechnung-Fenster zur Überprüfung vor der Rechnung, die B2B-Einstellung ist angewendet 

  1. Klicke auf Rechnung ausstellen, um die Rechnung im XRechnung-Format auszustellen.

 

Hinweis: Du kannst das Kontrollkästchen XRechnung für B2B anwenden deaktivieren, wenn du die Rechnung nicht im XRechnung-XML-Format ausstellen möchtest.

 

 

So lädst du eine Rechnung als eine XML-Datei von XRechnung herunter

Nachdem du die Rechnung im Format von XRechnung ausgestellt hast, kannst du eine Kopie im XML-Format herunterladen. 

 

Auf deinem Bildschirm für die Rechnung: 

  1. Klicke auf Mehr > XRechnung herunterladen, um die XML-Datei auf deinen Computer herunterzuladen. Die XML-Datei erscheint ebenfalls im aktuellen Downloadverlauf deines Browsers. 

 

 

Sobald du die XML-Datei heruntergeladen hast, kannst du sie auf das XRechnung-Portal hochladen. Dank dieses Schrittes musst du die Rechnungsdetails nicht mehr manuell eingeben. Hinweis: Sobald du die Datei eingereicht und hochgeladen hast, kannst du die Rechnungsdetails nicht mehr ändern.

 

Weitere Informationen zu automatischen Berichten für das deutsche Finanzregister findest du  hier. 

 

Hinweis: Bei jeder XRechnung wird von Mews die XML-Datei und das PDF-Dokument automatisch an die E-Mails angehangen, die über die Option " Rechnung senden" oder " Erinnerung senden" verschickt werden. Hier erfährst du mehr über das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail mit einer angehängten Rechnung. 

 

Referenz: Zuordnung der XRechnung-Felder in Mews Operations

Mews Operations ordnet Felder im XRechnung-Portal gemäß der folgenden Tabelle zu:

Feldname in Mews (DE)

Feldname im Portal XRechnung (EN) 

Feldname im Portal XRechnung (DE)

BT-Code 

Hinweis

Leitweg-ID

Leitweg-ID (Referenz des Käufers)Leitweg-IDBT-10In Mews sind diese Felder Teil der Rechnung, und zwar im Abschnitt " Rechtliche Angaben".

Bestellnummer

Bestellnummer (PO)BestellnummerBT-13

Projektnummer

ProjektnummerProjektnummerBT-11

Vertragsnummer

Vertragsnummer

VertragsnummerBT-12

Firmenname

FirmennameFirmennameBT-27In Mews sind diese Felder Teil der Einstellungen für die XRechnung-Marktplatzintegration . Sie entsprechen den Verkäuferinformationen im XRechnung-Portal.

Steueridentifikator

UMSATZSTEUERIDENTIFIKATIONSNUMMERUmsatzsteuer-IDBT-31

Name der Kontaktperson 

NameNameBT-41

Telefon

TelefonTelefonBT-42

E-Mail

E-Mail

E-Mail-Adresse

BT-43

Anschrift Zeile 1

Straße/Hausnummer

Straße / Hausnummer

BT-35In Mews sind diese Felder Teil der Unternehmenseinstellungen. Sie entsprechen der Postanschrift des Verkäufers im XRechnung-Portal.

Postleitzahl

PostleitzahlPLZBT-38

Stadt

StadtOrtBT-37

Land

LandLandBT-40

IBAN

IBANIBANBT-84In Mews sind diese Felder Teil der Buchhaltungskonfiguration. Sie sind den Zahlungsmitteln im XRechnung-Portal zugeordnet.

BIC

BICBICBT-86

Zahlungsmittel

ZahlungsmittelZahlungsmittelBT-82

E-Mail für die Rechnungsstellung

E-MailE-Mail-AdresseBT-58Bei Mews sind diese Felder Teil des Unternehmensprofils. Sie werden den Informationen des Käufers im XRechnung-Portal zugeordnet.

Anschrift Zeile 1

Straße/HausnummerStraße / HausnummerBT-50

Name

FirmennameFirmennameBT-44

Stadt

StadtOrtBT-52

Postleitzahl

PostleitzahlPLZBT-53

Elektronische Adresse des Verkäufers  

Elektronische Adresse Elektronische Adresse (Verkäufer) BT-34 In Mews ist dieses Feld Teil der Einstellungen für die XRechnung-Marketplace-Integration. Sie wird im XRechnung-Portal der Kontakt-E-Mail-Adresse zugeordnet.  

Elektronische Adresse des Käufers 

Elektronische Adresse Elektronische Adresse (Käufer) BT-49 In Mews ist dieses Feld Teil der Einstellungen für das Profil der Firma. Es ist der E-Mail-Adresse zur Rechnungsstellung im XRechnung-Portal zugeordnet. 

Name der Kontaktperson des Käufers 

Name (Kontaktperson)

Name (Kontakt)

BT-56

In Mews ist dieses Feld Teil der Einstellungen für das Gästeprofil. Es ist dem vollständigen Namen des Gastes im XRechnung-Portal zugeordnet, wenn eine Firmenrechnung mit einem Gast verknüpft ist. Ist dies nicht der Fall, ist es dem Namen der Firma zugeordnet.

 

Datum der Ausstellung der Rechnung 

Ausstellungsdatum

Rechnungsdatum

BT-2

In Mews ist dieses Feld Teil der Rechnungseinstellungen, du kannst die Rechnungsdetails im Aktionsprotokoll ansehen. Es ist dem Datum des Rechnungsabschlusses [ im XRechnung-Portal zugeordnet, wenn es verfügbar ist; wenn nicht, ist es dem Erstellungsdatum der Rechnung zugeordnet.

 

Code des Rechnungstyps 

Code des Rechnungstyps

Code für den Rechnungstyp

BT-3

In Mews stammt dieses Feld aus dem Rechnungstyp. Es ist direkt den XRechnung-Codes zugeordnet, zum Beispiel 380 für eine Rechnung, 381 für einen Hinweis, den du beim Stornieren einer Rechnung erstellst, und 384 für eine korrigierte Rechnung.

 

Was this article helpful?
00



Feedback