De ouderdomsanalyse

De Ouderdomsbalans is een dashboard dat je een overzicht geeft van alle openstaande facturen in je bedrijf, ingedeeld naar leeftijd, d.w.z. de verlopen tijd sinds hun uitgiftedatum.

Je kunt hiermee: 

• Onbetaalde en achterstallige facturen identificeren en volgen, ingedeeld op vervaldatum, om schulden te beheren

• Achterstallige betalingen controleren en mogelijke dubieuze debiteuren.

• Op elk moment in het verlden of in de toekomst de status van de "Ouderdomsbalans" controleren.

• Gegevens exporteren over openstaande facturen en schulden voor je financiële administratie.

• Eenvoudig kredietlimiten van bedrijven vergelijken.
   

Tot nu toe gebruikte je in Mews het tabblad Open facturen in de Financië analyse voor het beheren van onbetaalde facturen. Deze tabblad Open facturen is nu beschikbaar in de Ouderdomsanalyse. Zo kun je makkelijker de openstaande facturen op leeftijd en nummer prioriteren.
 

De Ouderdomsanalyse is beschikbaar in Mews Analytics. Je kunt het als betaalde add-on in alle productpakketten krijgen en het is inbegrepen voor Enterprise klanten.

Let op: Enterprise klanten moeten voor elke vestiging in hun keten de Mews Analytics integratie inschakelen voor gebruik.

Let op: Je moet het "Bijhouden van nog te ontvangen bedragen" inschakelen om de Ouderdomsanalyse te kunnen gebruiken. Je kunt hier leren hoe je deze kunt inschakelen.

Hier leer je meer over Mews Analytics, en hier over hoe je het gebruikt.

 

Zo krijg je toegang tot de Ouderdomsanalyse:

Ga naar het hoofdmenu  > Analyse > Ouderdomsanalyse 
 

 

Dit artikel geeft je een gedetailleerde beschrijving van alle guncties, filters en gegevens op het dashboard van de Ouderdomsanalyse en hoe je deze het best kunt gebruiken.
 

In dit artikel leer je meer over het volgende:  

• Databronnen
• Het dashboard begrijpen
  • Ouderdomsrapport
    • Gegevens op het dashboard
    • De velden Enterprise en Data Selected
    • Totale verouderingsperiodes
    • Verouderingsperiodes per onderneming
    • Geselecteerde dimensies
    • Open facturen per geselecteerde dimensies
    • Data-parameters
  • Open facturen
    • Gegevens op het dashboard
    • Aantal bedrijven met open facturen
    • Bedrijven met kredietlimieten en open facturen
    • Som van het verschil tussen het openstaande factuurbedrag en de kredietlimiet van bedrijven
    • Factuur openen
• De filters op het dashboard instellen
  • Filters
• Het dashboard gebruiken
• Gegevens exporteren

 

Databronnen 

De gegevens op het dashboard vertegenwoordigen de totale geschiedenis van alle onbetaalde facturen binnen je vestiging of onderneming. Het dashboard toont de gegevens per geregistreerde vestiging voor ondernemingen met meerdere vestigingen.  

Let op: Betaalde facturen zijn beperkt tot het huidige en voorgaande jaar
 

Het systeem laadt elke 12 uur gegevens in het dashboard en de gegevens zijn meestal tussen de 8 en 12 uur oud. Bijgewerkte gegevens zijn elke dag beschikbaar om 09:00 UTC en 21:00 UTC.

Let op: De exacte tijd kan variëren afhankelijk van hoeveel gegevens moeten worden bijgewerkt.

 

Het dashboard begrijpen 

Ouderdomsrapport

Gegevens op het dashboard 

 

• Total amount (Totaalbedrag): Het totaal verschuldigd bedrag, berekend op basis van alle openstaande facturen van je onderneming, inclusief alle vestigingen die toegang hebben tot Mews Analytics.

• Selected amount (Geselecteerde bedrag): Totaal verschuldigd bedrag van geselecteerde openstaande facturen, berekend op basis van de filters die je hebt geselecteerd, of op basis van de geselecteerde facturen in het diagram Aging periods by enterprise.

• Percent of total (Percentage van totaal): Berekebd percentage van geselecteerde facturen ten opzichte van het totaal aantal facturen. 

• Open invoices (Open facturen): Totaal aantal openstaande facturen op basis van de geselecteerde filters en diagrammen.

• Aging factor (Ouderdomsfactor): Het gewogen gemiddelde van achterstallige dagen gerangschikt naar factuurbedrag. 

De velden Enterprise en Date Selected

Je kunt het "Enterprise" keuzemenu gebruiken om gegevens van specifieke ondernemingen te zoeken en selecteren.
 

Het veld "Date selected (geselecteerde datum)" toont de datum die wordt gebruikt voor het filteren van open facturen, op basis van hun “Datum aangemaakt” en “Datum betaald”. 
 

 

Totale verouderingsperiodes 

Deze sectie (Aging periods in total) toont alle openstaande facturen, georganiseerd op verouderingsperiode. Gebruik de schuifbalk om in te zoomen voor meer detail.

 

Binnen elke verouderingsperiode splitst het dashboard het totale bedrag uit per account-type: "Customer (klant)", "Customer via company (Klant via bedrijf)" en "Customer via travel agency (Klant via reisbureau)".
 

Verouderingsperiodes per onderneming

Deze sectie (Aging periods by enterprise) creëert een gedetailleerd overzicht van je vestigingen en toont het totaal aantal openstaande facturen, geordend op leeftijdscategorie.
 

 

Je kunt ook het subtotaal per rij en kolom zien en per leeftijdscategorie en vestiging.

 

Open facturen per geselecteerde dimensies 

 

Deze tabel (Open invoices by selected dimensions) geeft je een gedetailleerd overzicht van je achterstallige saldo. Dit helpt je om:

• bedrijven of klanten te identificeren die het meeste geld verschuldigd zijn, of

• individuele rekeningen te identificeren zodat je je daarop kunt richten en deze kunt sluiten.

Je kunt de tabel naar wens personaliseren, zodat je verschillende aspecten van je openstaande facturen kunt controleren.

De kolommen in de tabel geven meer informatie over de facturen, en zijn ingedeeld volgens de geselecteerde dimensie(s):
 

• Betalingstermijn:  

• Payment term days (max.): De maximale betalingstermijn van de facturen in de tabel. 

• Achterstallig:  

• Overdue %: Het percentage van het achterstallige factuurbedrag, en

• Overdue days (avg.): Het gemiddelde aantal achterstallige dagen van de achterstallige facturen.

• Open invoices: Aantal openstaande facturen.

• Paid invoices: Aantal betaalde facturen.

• Days to pay (avg.): Gemiddeld aantal dagen om facturen te betalen.

 

Geselecteerde dimensies    

 

De selectie in de tabel Select dimensions bepaalt de gegevens in de tabel "Open invoices by selected dimensions". Je kunt het niveau aan detail van de getoonde gegevens kiezen door een combinatie van dimensies te selecteren.

Let op: De volgorde waarin je de dimensies selecteert, bepaalt de volgorde en de manier waarop de gegevens in de tabel worden weergegeven.
 

Op basis van je geselecteerde dimensies kun je de gegevens in detail bekijken of naar het volgende niveau in de hiërarchy gaan, bijvoorbeeld van account type helemaal tot Bill number (rekeningnummer). Let op: als je sommige dimensies uitvinkt, wordt de tabel eenvoudiger.
 

Je kunt hier meer informatie vinden over het gebruiken van de "hiërarchy" in Power BI met betrekking tot de gegevensanalyse.

 

Data-parameters 

 

• Last refresh: UTC-tijdstip waarop het dashboard voor het laatst ververst is.

• Last updated: UTC-tijdstip waarop de gegevens op het dashboard voor het laatst zijn bijgewerkt. Het dashboard geeft geen veranderingen weer die na dit tijdstip in Mews zijn gemaakt.

• Currency: Lokale valuta, volgens de selectie op het dashboard.

• Exchange Rate: De getoonde datum is de laatst geldige wisselkoers die is gebruikt om de weergegeven statistieken te berekenen.

Let op: Het dashboard berekent alle bedragen in de geselecteerde valuta op basis van actuele wisselkoersen.

Open facturen

Het tabblad Open facturen biedt:

• een overview van kredietlimieten en gegevens van openstaande facturen, en

• laat je de originele factuur bewerken door je via een URL terug naar Mews te leiden.

Om toegang te krijgen tot de originele factuur, vind hetsymbool aan de linkerkant van de tabel "Open facturen". Meer informatie vind je hier.

Let op: wijzigingen aan de originele factuur zijn niet automatisch in het systeem te zien. Zorg ervoor dat je de gegevens ververst voordat je de bijgewerkte gegevens in Open facturen gebruikt.

 

Gegevens op het dashboard - Open facturen

 

Scroll omhoog om meer te leren, of kijk hier.

Aantal bedrijven met open facturen  

Deze sectie (Number of companies with open invoices) toont het aantal bedrijven met openstaande facturen, onderverdeeld in bedrijven met kredietlimieten in hun Mews profiel, en bedrijven zonder kredietlimieten.
 

Je vind hier meer informatie over het instellen van kredietlimieten.

  
 

Bedrijven met kredietlimieten en open facturen  

Deze tabel (Companies with credit limits and open invoices) toont de kredietlimieten van bedrijven in meer detail, gerangschikt volgens het aantal openstaande facturen, het totaal verschuldigde bedrag en de ingestelde kredietlimiet. Je kunt makkelijk kredietlimieten vergelijken, bedrijven identificeren die het meeste geld verschuldigd zijn en bedrijven identificeren die hun kredietlimiet hebben overschreden.
 

Je kunt ook het totaal van elke kolom bekijken.

 

Som van het verschil tussen het openstaande factuurbedrag en de kredietlimiet van bedrijven

Deze sectie (Sum of the difference between the open invoice amount and credit limit on companies) toont de som van het verschil tussen het openstaande factuurbedrag en de kredietlimiet van het bedrijf, onderverdeeld in bedrijven die hun kredietlimiet overschrijden en bedrijven die onder hun kredietlimiet zitten.

 

Factuur openen

Deze tabel (Open invoice) toont alle openstaande facturen in je vestiging of onderneming in meer detail en geeft je een overzicht van elke factuur.

 

Je kunt de originele factuur in Mews openen en bewerken door op de specifieke URL  te klikken. De rekening opent in een nieuwe tab, zodat je de details direct kunt bekijken, bewerken en updaten.

Let op:  

• Met de specifieke URL kun je alleen facturen openen van de vestiging waarop je bent ingelogd.

• Enterprise klanten die een factuur van een andere vestiging willen openen, moeten eerst inloggen op die specifieke vestiging.

• De tabel kan worden ingedeeld op vestigingsnaam zodat het bekijken van facturen per vestiging makkelijker wordt.

• Wijzigingen aan de originele factuur zijn niet automatisch te zien. Je moet de gegevens eerst verversen voordat de wijzigingen worden getoond.

De filters in het dashboard instellen 

Filters  

Je kunt de met de volgende filters de gegevens in het dashboard verder verfijnen: 
 

Filters op deze pagina 

• Credit limit exceeded (kredietlimiet overschreden): Filter op klanten die hun kredietlimiet hebben overschreden.

• Invoice date created (aanmaakdatum factuur): Filter op de aanmaakdatum van de factuur.

Filters op alle pagina's

• Relative date (relatieve datum): Met deze filter kun je de status van alle openstaande facturen op een specifieke datum bekijken; in het verleden, het heden of de toekomst.

• Let op: Wanneer je de status van facturen bekijkt op de door jou geselecteerde datum, onthoud dan het volgende:

• Als de factuur na de geselecteerde datum is uitgegeven, dan zie je deze niet

• Als de factuur voor de geselecteerde datum is betaald, dan zie je deze niet

• Als de factuur na de geselecteerde datum is betaald, dan zie je deze wel omdat hij op die datum nog als open wordt beschouwd

• Als je een datum in het verleden selecteert, zie je de status van de Ouderdomsanalyse op die datum

• De standaard instelling is de huidige datum

• Aging period (verouderingsperiode): Filter op verouderingsperiode, of op het aantal dagen dat de factuur achterstallig is.

• Chain (keten): Filter op een of meer ketens. 

• Currency (valuta): Filter op valuta. Als je de valuta verandert, worden de bedragen opnieuw berekend op basis van de huidige wisselkoersen.

• Account Type: Filter op het type klant. Bijvoorbeeld: 

• Customer (klant) 

• Customer via company (klant via bedrijf)

• Customer via travel agency (klant via reisbureau)

• Customer Name (naam van klant): Filter op de naam van de klant. Je kunt naar een of meer specifieke klanten zoeken.

Vind hier meer informatie over hoe je filters in Power BI (Business Intelligence) gebruikt, of hier over hoe je Mews Analytics gebruikt.

 

Het dashboard gebruiken

Je kunt de Ouderdomsanalyse naast de Financiële analyse gebruiken om schulden en kredietlimieten bij te houden.
 

Het verbeterde tabblad Open facturen in de Ouderdomsanalyse maakt het makkelijk om gegevens over openstaande facturen te beheren. Het bevond zich voorheen in de Financiële analyse.
 

All Mews Analytics dashboards gebruiken Power BI. Om hier meer over te leren, bekijk onze handleiding “Mews Analytics gebruiken”. 

Meer mogelijkheden in tabellen met gegevens 

Je kunt elke sectie met gegevens verder verfijnen. Voor meer mogelijkheden, houd je muis over de relevante sectie totdat de volgende opties verschijnen:  . 
 

• Visuele filters: Dit toont welke filters en schuifbalken visuele invloed hebben  .

• Focusmodus: Dit opent de geselecteerde tabel in volledig scherm om afleiding te verminderen  .

• Meer Opties: Dit toont nog meer mogelijkheden >   .

 

Gegevens exporteren

Je kunt de gegevens uit verschillende secties van het dashboard naar Excel exporteren, om gemakkelijk de gegevens in de Ouderdomsanalyse te bekijken, op basis van de geselecteerde filters.

Zo exporteer je gegevens uit iedere sectie:

1. Houd je muis over de relevante sectie met gegevens.

2. Klik op Meer opties  . 

3. Klik op Gegevens exporteren

4. Selecteer welk type en format je wilt gebruiken voor je gegevens, d.w.z., samengevatte gegevens in .csv

5. De gegevens worden dan geëxporteerd in het door jou geselecteerde format

Let op: Power BI beperkt het exporteren van gegevens tot 150.000 rijen voor XLS en 30.000 rijen voor CSV bestanden. 

 

Je leert hier meer over hoe je Mews Analytics gebruikt en hier meer over de Financiële analyse.