Mews heeft het toevoegen van meerdere betalingsvoorwaarden mogelijk gemaakt zodat accommodaties hun gasten een vereenvoudigde betalingservaring kunnen bieden met geautomatiseerde, flexibele betalingen. Je kunt meer betalingsvoorwaarden toevoegen aan bestaande tariefgroepen, of je kunt nieuwe tariefgroepen in Mews Operations aanmaken om je betaalaanbod te onderscheiden. Dit helpt je om:

• nieuwe inkomstenstromen aan te trekken, 
• groepsboekingen met meerdere betalingsvoorwaarden te configureren en gasten in meerdere termijnen te laten betalen
• vaste tarieven toe te wijzen aan een bepaald product, dienst, of
• een nieuwe toegewijde betalingsvoorwaarde toe te voegen aan bijkomende kosten die niet gerelateerd zijn aan het totale bedrag voor de reservering.

Je kunt hier meer over ondersteunde use cases voor flexibele betalingen leren.

In dit artikel leer je meer over:

• Voorvereisten
  • Automatische betaling
    • Informatie over VCC's
  • Contract-type
• Hoe je meerdere betalingsvoorwaarden kunt configureren
• Betalingsvoorwaarden bekijken
• Een betalingsvoorwaarde wijzigen
• Momenteel niet-ondersteunde use cases
  • Wijzigingen aan items die onder automatische betaling vallen

 

Voorvereisten

Automatische betaling

• Mews belast alleen de betaalkaart toegewezen aan de verwerkte reservering om niet-geautoriseerde betalingen te voorkomen.
• De automatisering van Mews kan betaalkaarten die je handmatige aan het gastprofiel toevoegt niet belasten.
• Zodat Mews de automatische betaling verwerkt, moet je de kaart aan de reservering toewijzen via: 
  • Mews Booking Engine: bij het creëren van de reservering met de betaalkaart.
  • Channel manager: bij het creëren van de reservering met de betaalkaart.
  • Online check-in: hier kan de gast de betaalkaart aan de reservering toewijzen.

 

Informatie over VCC's

Wanneer VCC's (Virtual Credit Cards) worden gedetecteerd, overschrijft Mews de betalingsvoorwaarden die door het hotel zijn geconfigureerd met een systeemregel op basis van het VCC-tegoed.
 

Bijvoorbeeld:

• Als de kaart alleen belastbaar is tijdens check-in, past Mews het belasten aan die tijd aan.
• Als de OTA's die informatie niet doorgeven, optimaliseert Mews het belasten om standaard overeen te komen met de check-in tijd.

Let op:

• Dit proces kan nog steeds mislukken, omdat we niet altijd de juiste gegevens van de OTA's krijgen. In dit geval stuurt Mews een melding voor een handmatige taak zodat de receptie de kaart handmatig kan belasten op een ander tijdstip.
• Als je een betaling handmatig belast met een Virtual Credit Card (VCC) en de bestelitems sluit, moet je de geplande betaling annuleren om dubbele kosten te voorkomen. De automatisering werkt in dit geval niet, dus zorg ervoor dat je ofwel de automatisering gebruikt ofwel handmatig de kaart belast, maar niet beide.

 

Contract-type  

Je contract moet nieuwe functies ontvangen om voordeel te kunnen halen uit meerdere betalingsvoorwaarden en flexibele betalingsopties.

Als je deze functie niet in Mews ziet, ontvangt je systeem meest waarschijnlijk geen nieuwe functies meer. Neem contact op met je Customer Success Manager om je Mews contract te upgraden.

 

Hoe je meerdere betalingsvoorwaarden kunt configureren

Je kunt meerdere betalingsvoorwaarden toevoegen aan nieuwe of bestaande tariefgroepen door deze stappen te volgen:
 

1. In Mews Operations, ga naar het hoofdmenu  > Instellingen > Diensten.
2. Klik op je boekbare dienst.
3. Klik Tariefgroepen.
4. Klik op de tariefgroep die je wilt aanpassen.
5. Klik Betalingsvoorwaarden.
6. Klik op de + knop om een nieuwe betalingsvoorwaarde toe te voegen.
7. Vul de volgende velden in om je betalingsvoorwaarde te configureren:

• Trigger: De tijd die je kiest waarop het systeem de betaling verwerkt. Selecteer:
  • Bevestiging: om de reservering in rekening te brengen als het bevestigd wordt.
  • Einde: om het op de datum van vertrek in rekening te brengen, om de officiële uitchecktijd die je hebt ingesteld in de instellingen van je dienst.
  • Einddatum: om het om middernacht op de datum van vertrek in rekening te brengen.
  • Start: om het op de datum van aankomst in rekening te brengen, om de officiële inchecktijd die je hebt ingesteld in de instellingen van je dienst.
  • Startdatum: om het om middernacht van de aankomstdatum in rekening te brengen.
• Waarde: Het bedrag dat je wilt pre-autoriseren of in rekening brengen. Selecteer:
  • Percentage: om een percentage van het totale bedrag in te stellen die je bij betaling in rekening brengt. Let op: Je kunt meer dan 100% kiezen om automatisch pre-autorisaties te creëren met een hoger bedrag voor schadevergoeding.
  • Vast bedrag: om een vast bedrag te vragen voor een bepaald product, dienst of voor bijkomende kosten. Let op: Het vaste bedrag is niet gerelateerd met het totale bedrag van de reservering. Eenmaal geconfigureerd, past Mews geen factureringsautomatiseringen toe en wordt de volledige betaling in rekening gebracht bij de gast.
• Tijdsinterval: De tijdsaanpassing in uren, dagen of minuten om de betalingstrigger te wijzigen. Je kunt een positieve waarde selecteren om meer tijd toe te voegen of een negatieve waarde geven om tijd af te trekken. 
• Actie: Als de regel een betaling of pre-autorisatie triggert. Selecteer:
  • Belast betaalkaart: om de creditcard die aan de reservering is toegevoegd automatisch te belasten. 
  • Creëer pre-autorisatie: om de kaart die aan de reservering is toegevoegd vooraf te autoriseren.

• De medewerker moet de aangemaakte pre-autorisatie handmatig in rekening brengen.
• Mews geeft de pre-autorisatie vrij 24 uur na de ingestelde uitchecktijd bij je accommodatie.

• Type: De soort betaling. Selecteer:
  • Automatisch: om de betaling of pre-autorisatie automatisch te verwerken.
  • Handmatig: om medewerkers de betaling of pre-autorisatie handmatig te laten verwerken.

8. Klik op Opslaan.

Herhaal stappen 5-8 voor elke betalingsvoorwaarde die je aan de tariefgroep wilt toevoegen. 

Let op: 

• Je kunt tot maximaal vier betalingsvoorwaarden per tariefgroep instellen.
• Het tabblad betalingsvoorwaarden is alleen zichtbaar wanneer je de tariefgroep creëert en de eerste regel instelt. Om meerdere betalingsvoorwaarden toe te wijzen aan nieuwe tariefgroepen:

1. Creëer een nieuwe tariefgroep en stel de eerste regel in. 
2. Herhaal stappen 5-8 voor elke betalingsvoorwaarde die je aan de tariefgroep wilt toevoegen. 

 

Betalingsvoorwaarden bekijken

Je kunt alle betalingsvoorwaarden bekijken die zijn toegevoegd aan de tariefgroep, door deze stappen te volgen:
 

1. In Mews Operations, ga naar het hoofdmenu  > Instellingen > Diensten.
2. Klik op je boekbare dienst.
3. Klik Tariefgroepen.
4. Klik op de tariefgroep waarvan je de betalingsvoorwaarden wilt bekijken.
5. Klik Betalingsvoorwaarden.

Let op: Op de lijst staat ook de eerste regel die werd ingesteld bij het creëren van de tariefgroep.

 

Een betalingsvoorwaarde wijzigen

1. In Mews Operations, ga naar het hoofdmenu  > Instellingen > Diensten.
2. Klik op je boekbare dienst.
3. Klik Tariefgroepen.
4. Klik op de tariefgroep waarvan je de betalingsvoorwaarden wilt aanpassen.
5. Klik Betalingsvoorwaarden.
6. Klik op de betalingsvoorwaarde die je wilt aanpassen.
7. Vul de volgende velden in om je betalingsvoorwaarde te configureren:

• Trigger: De tijd die je kiest waarop het systeem de betaling verwerkt. Selecteer:
  • Bevestiging: om de reservering in rekening te brengen als het bevestigd wordt.
  • Einde: om het op de datum van vertrek in rekening te brengen, op de officiële uitchecktijd die je hebt ingesteld in de instellingen van je dienst.
  • Einddatum: om het om middernacht op de datum van vertrek in rekening te brengen.
  • Start: om het op de datum van aankomst in rekening te brengen, op de officiële inchecktijd die je hebt ingesteld in de instellingen van je dienst.
  • Startdatum: om het om middernacht van de aankomstdatum in rekening te brengen.
• Waarde: Het bedrag dat je wilt pre-autoriseren of in rekening brengen. Selecteer:
  • Percentage: om een percentage van de totale boekingswaarde in te stellen die je bij betaling in rekening brengt. Let op: Je kunt meer dan 100% kiezen om automatisch pre-autorisaties te creëren met een hoger bedrag voor schadevergoeding.
  • Vast bedrag: om een vast bedrag te vragen voor een bepaald product, dienst of voor bijkomende kosten. Let op: Het vaste bedrag is niet gerelateerd aan de totale boekingswaarde. Eenmaal geconfigureerd, past Mews geen factureringsautomatiseringen toe en wordt de volledige betaling in rekening gebracht bij de gast.
• Tijdsinterval: De tijdsaanpassing in uren, dagen of minuten om de betalingstrigger te wijzigen. Je kunt een positieve waarde selecteren om meer tijd toe te voegen of een negatieve waarde geven om tijd af te trekken. 
• Actie: Als de regel een betaling of pre-autorisatie triggert. Selecteer:
  • Belast betaalkaart: om de creditcard die aan de reservering is toegevoegd automatisch te belasten. 
  • Creëer pre-autorisatie: om de kaart die aan de reservering is toegevoegd vooraf te autoriseren.

• De medewerker moet de aangemaakte pre-autorisatie handmatig in rekening brengen.
• Mews geeft de pre-autorisatie vrij 24 uur na de ingestelde uitchecktijd bij je accommodatie.

• Type: De soort betaling. Selecteer:
  • Automatisch: om de betaling of pre-autorisatie automatisch te verwerken.
  • Handmatig: om medewerkers de betaling of pre-autorisatie handmatig te laten verwerken.

8. Klik op Opslaan.

  

Momenteel niet-ondersteunde use cases

Wijzigingen aan items die onder automatische betaling vallen  

• Als je wijzigingen maakt aan items die onder automatische betaling zijn inbegrepen nadat de gast één of meer betalingsvoorwaarden afbetaald, doet Mews het volgende: 
  • annuleert eventueel toekomstige betalingsvoorwaarden die aan de tariefgroep zijn gekoppeld.
  • verstuurt een e-mail/creëert een taak die de accommodatie vraagt om de overblijvende betalingsvoorwaarden handmatig af te handelen. 
• Als je wijzigingen maakt aan items die niet onder automatische verrekening staan, blijft de automatisering van de betalingsvoorwaarde onveranderd.

Let op: De accommodatie selecteert items die onder automatische betaling vallen in het veld Omvang, bij het creëren van de tariefgroep voor de eerste keer. De items zijn:

• Aanvullende uitgaven
• Dagen of Nachten
• Producten 

Je kunt hier meer over het veld Omvang leren. 

 

Je kunt hier meer over de voordelen van flexibele betalingen leren.