Een offerte aanmaken in Mews Events

Een offerte in Mews Events is een formeel voorstel van diensten en tarieven waarmee je boekingen voor evenementen veilig kunt stellen. In een offerte kun je de details van een evenement, de prijzen en aanvullende diensten schetsen, zodat je transparant bent voor potentiële gasten. Een goed geconfigureerde offerte verbetert het conversiepercentage door duidelijke, op maat gemaakte aanbiedingen te bieden die voldoen aan de behoeften van de gast. 

De details die je in een offerte configureert volgen de template, zodat de prijzen en diensten consistent zijn. Wanneer je de offerte via e-mail naar gasten stuurt, ontvangen ze een speciale link waar ze de offerte kunnen openen en de aanbieding kunnen bekijken. 

 

Let op: Wanneer je een offerte aanmaakt, wordt deze door Mews Events een unieke identificatie toegewezen, die je kunt gebruiken om de offerte te volgen en te verwerken volgens de interne procedures van je accommodatie'. 

 

Om een offerte aan te maken, moet je eerst het volgende configureren in Mews Gebeurtenissen: 

• Binnen Instellingen configureren: 
  • Offerte-template 
  • Evenement plannen 
  • Algemene voorwaarden 
  • Annuleringsbeleid 
• Binnen Diensten configureren: 
  • Diensten die je aan gasten wilt aanbieden, bijvoorbeeld catering of speciale aanbiedingen. 

 

In dit artikel lees je hoe je een offerte kunt configureren in Mews Evenementen en naar gasten kunt sturen: 

• Stap 1: Configureer de quote-header 
• Stap 2: Diensten toevoegen
• Stap 3: Speciale verzoeken toevoegen 
• Stap 4: Speciale aanbiedingen toevoegen
• Stap 5: Selecteer een annuleringsvoorwaarde 
• Stap 6: Configureer de betaling
• Stap 7: Commerciële presentatie configureren
• Stap 8: Opmerkingen toevoegen
• Stap 9: Bekijk en verstuur de offerte

 

Stap 1. Configureer de citaatkop 

1. Ga in Mews Events naar het hoofdmenu > Quotes.
   
    
2. Klik op + Creëer offerte. Let op: De knop Ga naar boekingsmodule opent een pagina waar je een offerte kunt toevoegen met behulp van de boekingsmodule. Dit is handig als een gast een gesprek voert met een verzoek voor een evenement, maar alleen configuratie-opties toestaat die zijn gedefinieerd in het evenementtype. Offertes die zijn aangemaakt in de boekingsmodule verschijnen in de wachtrij "Te verwerken" in Offertes.  
3. Configureer Quote-header. Let op: Velden met een sterretje * zijn verplicht.
   
   Offertekop
   
   

   1. Klik op de kop Quote om het gedeelte uit te breiden.
       
   2. Voeg in het gedeelte Klant de contactgegevens, het land en het adres van de gast toe.
      Let op:
      • Het systeem wijst automatisch het citaatnummer toe en je kunt dit niet wijzigen. 
      • Het veld Belastingnummer is verplicht in sommige juridische omgevingen, bijvoorbeeld België.
      • Deze informatie wordt verstuurd naar Mews Operations. Het systeem gebruikt deze informatie om het gastprofiel en de rekening bij te werken.
   3. In het gedeelte Evenementen: 
      1. Typ de beknopte en informatieve naam van evenement.  
      2. Selecteer Soort evenement. 
      3. Selecteer Klanttype, gebaseerd op profielen in Mews Evenementen. 
      4. Denaam van het Plan moet de configuratie in Gebeurtenisplannen weergeven, gebaseerd op drie waarden:
         • Evenementstype 
         • Type klant
         • Aantal aanwezigen (capaciteit).
           Wanneer je de koptekst opslaat, zoekt het systeem de dichtstbijzijnde overeenkomst en vult het automatisch de plannaam in. Let op: Als je een aangepaste plannaam invoert, kan het systeem deze overschrijven. Als er geen evenementplan overeenkomt met de configuratie, wordt de naam van het plan standaard "Andere" en als zodanig weergegeven in Gebeurtenisplannen. 
      5. Configureer datums van aankomst en vertrek. 
      6. Voer het aantal aanwezigen in. 
      7. Selecteer bij Standaardtaal de standaardtaal voor je offerte die wordt weergegeven in de boekingsmodule en de e-mail die je potentiële klanten ontvangen.  
   4. Optioneel klik je in het gedeelte E-mail op + E-mail toevoegen om het e-mailadres te configureren waarnaar kopieën van de offerte moeten worden gestuurd. Deze ontvangers kunnen de offerte alleen bekijken en niet aanpassen. 
   5. Voeg optioneel in Eindreferentie klant het referentienummer toe dat zowel op de offerte als op de factuur voor aanbetaling komt te staan. In de meeste scenario's is het alleen voor intern gebruik. 
   6. Selecteer in de locatiezoeker een waarde uit de beschikbare opties.  
   7. Klik op Opslaan.  

        

    

Stap 2:Diensten toevoegen

1. Klik op Diensten om het gedeelte uit te breiden.
2. Klik op + Dienst toevoegen.
    
   
   
3. Klik op Type dienst. 
4. Selecteer een dienst in het dropdown menu en configureer de bijbehorende opties. 
5. Klik op Toevoegen. 
6. Pas de dienst aan zoals van toepassing. Let op: Met het diensttype "Overig" kun je negatieve waarden gebruiken, bijvoorbeeld als je een korting wilt aanmaken. 
7. Gebruik de beschikbare icoontjes voor acties aan de rechterkant van je dienst: 
   • Verwijdert een dienst 
   •   Een dienst gedupliceerd 
   •   Diensten nabestellen
8. Om meer diensten toe te voegen, klik je op + Dienst toevoegen. Let op: Je kunt de knop + Dupliceer een dag gebruiken om de configuratie opnieuw te gebruiken en tijd op te slaan bij het toevoegen van diensten. 
9. Klik op Opslaan. 

 

Stap 3: Speciale verzoeken toevoegen 

1. Klik op Speciale verzoeken om het gedeelte uit te breiden. 
2. Klik op + Aanvraag toevoegen. 
3. Vul het formulier in:
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
      
   1. Verzoektitel toevoegen.  
   2. Voeg de beschrijving van het verzoek toe. 
   3. Selecteer de datum. 
   4. Voeg een korte beschrijving van het verzoek toe aan de offerte. 
   5. Gebruik de schuifknop om het verzoek te markeren als Kan niet geregeld worden, indien van toepassing. 
   6. Configureer de hoeveelheid en prijs. 
4. Om meer verzoeken toe te voegen, klik je op + Verzoek toevoegen. 
5. Klik op Opslaan. 

Hier kun je ook alle aanvragen beheren die via de boekingsmodule binnenkomen. Geef aan of: 

• De gast kan free of charge een verzoek indienen. 
• Er zijn extra kosten verbonden aan het verzoek. 
• Het verzoek kan niet worden geregeld. 

 

Stap 4: Speciale aanbiedingen toevoegen

1. Klik op Speciale aanbiedingen om het gedeelte uit te breiden.
2. Configureer gratis diensten zoals parkeren, upgrades of andere aanbiedingen voor de gast.  
3. Klik op Opslaan. 

 

Stap 5: Selecteer annuleringsvoorwaarden

1. Klik op Annuleringsvoorwaarden om het gedeelte uit te breiden. 
2. Selecteer een van de beschikbare opties om de annuleringsvoorwaarde aan te passen: 
   • Streng 
   • Gemiddeld 
   • Flexibel 
3. Klik op Opslaan. 

Let op: Ga voor het aanpassen van annuleringsvoorwaarden naar het gedeelte Juridische informatie in Instellingen.

 

Stap 6: Configureer de betaling  

1. Klik op Betaling om het gedeelte uit te breiden. 
2. Selecteer Betalingstype. 
3. Configureer de datum waarop de offerte geldig is. Dit stelt de vervaldatum in voor de offerte als de gast niet betaalt voor het evenement. 
4. Optioneel, om ruimtes te blokkeren voor de hele periode van de quote, vink je de optie Firm aan. 
5. Optioneel, om potentiële klanten te laten onderhandelen over contracten, kun je de knop Toon balievoorstel in het offertevak in checken. 
6. Optioneel, om aanbetaling toe te voegen, klik je op + Voeg aanbetaling toe. Configureer het aanbetalingspercentage en de betalingstermijn, indien van toepassing. 
    
7. Klik op Opslaan.

 

Stap 7: Commerciële presentatie configureren

1. Klik op Commerciële presentatie om het gedeelte uit te breiden.
    
2. Schakel de selectievakjes in om elementen op te geven die op de offerte worden weergegeven. Dit helpt je om: 
   • Verberg het gedeelte "Extra's 
   • De proforma weergeven vóór de commerciële presentatie, en 
   • Annuleringsvoorwaarden verbergen. 
3. Voeg optioneel een PDF-bestand of een link met extra context bij,bijvoorbeeld aanbiedingen van je zakenpartners of officiële aankondigingen. 
4. Klik op Opslaan. 

 

Stap 8: Opmerkingen toevoegen 

1. Klik op Opmerkingen om het gedeelte uit te breiden.
    
2. Gebruik de vrije tekstvelden om iets toe te voegen: 
   • Interne opmerkingen: Niet zichtbaar op de offerte en zijn voor intern gebruik door je medewerkers. 
   • Opmerkingen van gasten: Ze zijn zichtbaar op de offerte en te bekijken door de gast. 
3. Klik op Opslaan. 

 

Stap 9: Bekijk en verstuur de offerte 

1. Controleer de hoeveelheid en de tarieven die onder Diensten staan vermeld. 
2. Om de configuratie te bekijken, klik je bovenaan de configuratiepagina van de offerte op > Offerte bekijken. Dit opent een aparte pagina met je citaat. 
3. Klik na controle op Bevestigen en verzenden. 
4. Klik op Bevestigen in het pop-upvenster om de offerte met de gast te delen. 

 

Hiermee wordt een offerte aangemaakt die nu verschijnt in de wachtrij "Te verwerken" op de hoofdpagina Offertes. 

 

Meer informatie over het aanpassen van een offerte in Mews Events vind je hier.